Biuro persikraustymas į Vokietiją be trikdžių ir delsimo: praktinis vadovas

Dvidešimt metų šioje srityje pamokiau viena – biuro persikraustymas į Vokietiją niekada neįvyksta taip lygiai, kaip planuojame Excel lentelėje. Vokietija arti, tačiau jų kelių ženklai, greičio ribojimai ir, svarbiausia, vokiškas kietumas gali užgniaužti net patį drąsiausią vadovą. Dažnai klientai klausia, kodėl truputįį pavėluja, o aš turiu paaiškinti, kad tiesiog sunkvežimis stovėjo prie "Gotthardo" tunelio arba muitininkas (o tiksliau policija) Berlyne buvo per daug išrankus. Čia ne tiek apie dėžių pernešimą, kiek apie nervų valdymą ir dokumentų tvarkymą, kadangi be trikdžių išsiversti įmanoma tik su gera planavimo strategija. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, geriau pasikliaukti profesionalais, o ne draugų "vadykline".

Dokumentų šlamštas ir planavimas: kur pradėti?

Kada tiksliai reikia pradėti planuoti persikraustymą?

Geriau tai padaryti ne savaitę prieš, o maždaug mėnesį ar du. Žinoma, aš matau ir tokius, kurie skambina penktadienį ir nori važiuoti pirmadienį, bet tada kaina šoką sukelia, o biuro persikraustymas į Vokietiją tampa tikru košmaru. Reikia laiko ne tik dėžėms surinkti, bet ir technikos išjungimui, tinklų atjungimui bei visokiai biurokratijai. Vokietija mėgsta, kai viskas suplanuota iš anksto, todėl neskubėkite. Turite laiką? Puiku. Jei ne – ruoškitės didesniam stresui.

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti su savimi?

Sąrašas tikrai nėra trumpas. Jums reikės krovejų draudimo poliso, kuris apimtų tarptautinius pervežimus, ir tų pačių krovejų asmens dokumentų. Taip pat būtinas išsamus inventorius – kas keliauja su mumis. Negali būti taip, kad tiesiog užkrauname viską kas yra. Vokietijos pareigūnai gali sustabdyti ir paprašyti parodyti, ką vežate. Be to, jei vežate kompiuterių techniką, reikės serialų numerių (jei verta), o jei tai tiesiog biuro baldai, tada pakanka bendro sąrašo.

Ar reikia notaro patvirtinimo ar kokių nors specialių leidimų?

Paprastai ne, nebent jūsų įmonė atlieka specializuotas veiklas. Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES nariai, prekių judėjimas laisvas. Tačiau jei vežate dalykus, kurie priklauso ne jums, o, tarkim, nuomotojui, reikės raštiško jo sutikimo. Vieną kartą turėjome problemą, nes klientas vežė biuro stalus, kurie dar nebuvo pilnai išpirkti iš finansų įstaigos, tai teko rodyti pirkimo-pardavimo sutartis. Geriau daugiau dokumentų turėti negu vėliau aiškintis pakrantėje.

Kaip teisingai sudaryti inventoriaus sąrašą, kad nekiltų problemų?

Nerašykite "biuro daiktai". Vokietai mėgsta tikslumą. Parašykite: "3 stalai, 5 kėdžių, 2 spausdintuvai, 10 dėžių su popieriumi". Kuo tikslesnis sąrašas, tuo mažiau klausimų. Be to, pažymėkite apytikslę vertę. Nors tai ne prekyba, muitinė (arba policija kontroliuojanti kelią) gali domėtis, ar nevežate prekybai skirtų daiktų be PVM mokėjimo. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi atrodyti kaip persikraustymas, o ne kontrabanda.

Ar reikia deklaruoti perkraustymą kažkurios institucijose Lietuvoje?

Jei vertė viršija tam tikrą slenkstį (paprasčiau sakant, jei tai labai brangūs daiktai), gali reikėti pateikti Intrastat deklaraciją, nors įprastai tai būna prekybai. Bet geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu. Aš čia nebuhalteris, todėl neduodu 100 procentų garantijos, bet ypač jei vežate naujus, neišpakavotų įrenginių partijas, tai gali būti įvardijama kaip prekės. Tiesa, dažniausiai įmonių turtas perkeliamas be jokių mokesčių.

Ką daryti su jautria informacija arba paslaptimis dokumentuose?

Viską uždarykite į dėžes ir užklijuokite. Nekelkite atvirų dokumentų su darbuotojų duomenimis, jei neturite pasitikėjimo krovejais. Vienas klientas buvo palikęs atvirą personalo aplanką ant stalo, ir mums teko viską tikrinti, kad niekas neprarastų. Biuro persikraustymas į Vokietiją yra puikus proga susitvarkyti archyvus – pasilikite tik tai, kas būtina, o senus sąskaitas galite išmesti čia, Lietuvoje, kad nereikėtų mokėti už juos svorio.

Baldai, kompiuteriai ir kaip tai viskas pakuoti

Ar geriau pakuoti patys ar pasikviesti specialistus?

Jei turite laiko ir norite sutaupyti, darykite patys, bet pasirūpinkite kokybiškomis dėžėmis. Jei norite, kad biuro persikraustymas į Vokietiją nebūtų košmaras su sulaužytais kojomis, kvieskite mūsų vaikinų. Jie turi šieno (t.y. įrangą) ir žino, kaip į dėžę sudėti monitorių, kad jis nenukristų pirmame posūkyje. Kaina, žinoma, skirsis, bet nervai brangesni.

Kur gauti tinkamas dėžes ir pakavimo medžiagas?

Mes dažniausiai atvežame patys. Jei ruošiatės savarankiškai, ieškokite didelių, dvigubų sienelių dėžių. Nenaudokite mažmeninės prekybos parduotuvėse gautų mažų dėžių – jose nieko tilps. O burbuliukų plėvelės niekada nepakanka. Visada trūksta. Užsakykite daugiau, nei manote, kad reikia, likusią dalį galėsite panaudoti vėliau arba išmesti.

Kaip saugiai pakuoti IT ir elektroninę techniką?

Tai yra pačios brangiausios dalys. Monitoriai ir sisteminiai blokai turi būti supakuoti į originalią (jei liko) arba specializuotas dėžes. Niekada negudrinkite jų į krūvas vienas ant kito be tarpinės. Pritaikykite putų polistireną. Biuro persikraustymas į Vokietiją be technikos beveik neįsivaizduojamas šiais laikais, o jei sulūžus serveris darbas stovi, tai prarastas pinigas yra kur kas didesnis nei pakavimo kaina.

Ar reikia išardyti biuro baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus reikia atskirti nuo kojų, spinteles nuimti duris (ypač stiklines). Taip sutaupysite vietos sunkvežimyje. Vienas kartas, kai bandėmevežti sujungtą didelę konferencijos stalą, jis vos tilpo pro duris ir vos neišlūžo. Nors daugelis sako, "jis atlaikys", bet vibruojantis kelyje metalas gali suirti. Geriau uždėti varžtus į atskirą maišelį ir užklijuoti ant baldų.

Kaip užtikrinti, kad nieko neprarandame kelyje?

Numeruokite dėžes. Paprasta ir veiksminga. 1 iš 10, 2 iš 10 ir t.t. Ir turėkite sąrašą, kas yra kurioje dėžėje. Taip pat užklijuokite savo kontaktinį telefono numerį ant kiekvienos dėžės. Jei dėžė nukris arba atsiskirs kelionės metu (kas nutinka retai, bet nutinka), mes greičiau susisieksime su jumis. Biuro persikraustymas į Vokietiją – tai ilgas kelias, o vokiečių autostradose greitis didelis.

Ar verta krauti asmeninius darbuotojų daiktus?

Tai yra pilnai jūsų sprendimas, bet reikia žinoti, kad mūsų draudimas neapsimažo asmeninių daiktų, jei jie nėra įrašyti į inventorių. Jei Marytė nori vežti savo augintinę žiurkę ar didelį vazą, gali kilti problemų. Geriau pasakyti darbuotojams, kad asmeninius daiktus vežia patys. Kiekvienas automobilis turi savo svorio limitą, ir nenorime, kad jis būtų viršytas dėl kieno nors kolekcijos senų žurnalų.

Kelionės eiga, vairuotojai ir Vokietijos keliai

Kiek trunka tipinis persikraustymas į Vokietiją?

Priklausomai nuo to, kur keliaujate. į Berlyną ar Miuncheną važiuosime apie 12-14 valandų važiavimo, tačiau su ramstis (poilsio pertraukomis) tai paprastai užtrunka 1-2 dienas. Negalima važiuoti be pertraukų, tai nelegalu. Biuro persikraustymas į Vokietiją nėra lenktynės. Planuokite, kad sunkvežimis atvyks ryte, kai jau bus atidarytas biuras, o ne vidurnaktį, kai niekas negalės atidaryti garažo vartų.

Ar vairuotojai kalba vokiškai ar bent angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai arba lietuviškai, anglų kalbą supranta "kažkiek". Vokiškai kalbančių reta kas rasi. Tačiau kelionės metu jie dažniausiai bendrauja su logistika, o ne su jūsų klientais. Jei reikia kalbėtis su vietinėmis saugumo tarnybais arba prižiūrėtojais, mums dažnai tenka skambinti mums čia, Lietuvoje, ir versti. Taip, tai atrodo pasenę, bet veikia.

Ką daryti, jei sunkvežimis užstringa arba sugedžia?

Tai ypatingai nepatogi situacija, bet nutinka. Mes turiam pagalbininkų tinklą visoje Europoje. Vieną kartą mums sugedo važiuoklė netoli Hanoverio, ir teko laukti mechanikas 6 valandas. Jei jums skubite, tai yra blogai, bet mes viską stengiamės spręsti pagal CMR draudimo sąlygas. Biuro persikraustymas į Vokietiją gali būti pristabdytas dėl techninių priežasčių, todėl visada turkite planą B.

Ar reikia rūpintis parkavimo leidimu vietoje?

Absoliučiai taip. Vokietijoje negalima tiesiog sustabdyti sunkvežimio prieš biurą "penkioms minutes". Jei padarysite, gausite baudą, o automobilis gali būti nuvarytas į aikštelę. Jūs arba jūsų vokiški partneriai turi iš anksto gauti leidimą (Straßenbenutzungserlaubnis) užimtam kelio ruožui. Mes jums paprasčiausiai nenuvešime į vietą, kur užsimest ant mūsų baudą, todėl šitą reikalą patikrinkite iš anksto.

Ką daryti, jei vietinis prižiūrėtojas neleidžia iškrauti?

Tai dažna problema. Vokiečiai gali būti labai griežti dėl tvarkos. Jei neturite leidimo arba vieta "užimta", mums tenka laukti arba krauti į mažesnį autorių (kai turime tokią galimybę). Kartais padeda nedidelis papirkinėjimas (kava, šilkas), bet dažniausiai reikia griežtai laikytis taisyklių. Biuro persikraustymas į Vokietiją reikalauja, kad vietos taisyklių būtų gerbiamos.

Ar galima sekti sunkvežimio vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų automobilių turi GPS stebėjimo sistemas. Galiu atsiųsti jums nuorodą, kur galite matyti, kur jis yra. Tačiau nebekreipkite manęs kas valandą su klausimu "kur jis?". Jei jis stovi, jis stovi dėl poilsio arba eismo spūsties. Vokietijoje spūstys yra kasdienybė, ypač prie Hamburgo arba statybų zonose.

Kainos ir pinigai: kiek viskas kainuos ir kas daro įtaką

Nuo ko priklauso galutinė biuro persikraustymo į Vokietiją kaina?

Pagrindinis dalykas – tūris (kubiniais metrais) ir atstumas. Taip pat įeina kėlimo paslaugos (ar reikia liftedo), aukščiai aukšta (ar reikia keltis laiptais). Ir, žinoma, kuras – jo kaina svyruoja. Jei reikės išardyti ir vėl surinkti baldus, tai papildomai apmokestinama. Negaliu pasakyti fiksuotos kainos nedamas akis į turtą, bet mažam biurukui tai gali siekti nuo 1500 eurų, o dideliems – kur kas daugiau.

Ar mokate už dienas arba už valandas?

Mes dažniausiai dirbame už fiksuotą užsakymo kainą (visas paslaugas įskaitant). Tačiau jei tenka laukti prie iškrovos vietos dėl kliento kaltės (pvz., raktų nėra), laukimo laikas gali būti apmokestinamas atskirai. Vairuotojo laikas – tai pinigai. Jei jis stovi vietoje ir negali dirbti, jums tai kainuoja. Biuro persikraustymas į Vokietiją turėtų būti suplanuotas taip, kad laukimo nebūtų.

Ar galima atsiskaityti kortele ar reikia grynųjų?

Geriau banko pavedimu, sąskaitą-faktūrą. Grynaisiais atsiskaityti nerekomenduojama, ypač didelėmis sumomis dėl saugumo. Vairuotojai retai turi grynųjų grąžai. Mums labiau patogiaus kai viskas tvarkingai per apskaitą, tada nėra nesutarimų dėl to, ar mokėjote, ar ne.

Ar kainuoja brangiau, jei reikia vežti į tolimus miestus, pvz., Miuncheną?

Taip, aišku. Kuo toliau, tuo brangiau. Be to, Miuncheno centre labai sunkva suvažiuoti dideliu sunkvežimiu – ten griežti apribojimai (Umweltzone). Gali tekti užsakyti mažesnį autorių su keltuvu, kas padidina kaštus. Tačiau jei esate netoli autobano, tai pigiau. Visada geriau, jei naujasis biuras yra prie pagrindinio kelio.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Mokesčių griežtai reglamentuoja sutartis. Bet gali būti papildomų išlaidų, pvz., už specialų įrangą (kėlimo platforma), jei apie ją nebuvo kalbama pradžioje. Arba už išmetamųjų medžiagų (pakuočių) išvežimą, jei norite, kad mes išvežtume tuščias dėžes. Biuro persikraustymas į Vokietiją įtraukia vežimą, bet ne visada "švarą po savimi".

Ar verta drausti turtą atskirai?

Mes turime atsakingąjį sandėliavimą pagal CMR konvenciją, bet jo suma dažnai ribota (pvz., 10 EUR už kg). Jei vežate brangią techniką, verta pasidomėti papildomu draudimu. Vieną kartą klientas nebuvo pasidomėjęs ir jam lūžo brangus serveris – apmokėjome tik dalį vertės. Nenuokryskite nuo šito dalyko, jis svarbus.

Buitinės problemos, įvykiai ir "ką daryti jei..."

Kas nutinka, jei sulūžsta kažkas kelyje?

Praneškite mums nedelsiant. Nufotografuokite žalą. Mes pildysime pranešimą apie žalą (protokola). Negalima iškrauti daiktų ir po to sakyti "ai, čia jau buvo sulūžę". Vairuotojas turi patikrinti būklę iškraunant. Biuro persikraustymas į Vokietiją yra rizikingas dalykas, todėl draudimas yra ne prabangos prekė, o būtinybė.

Ar galiu važiuoti kartu su sunkvežimiu?

Techniškai galima, jei yra vieta keleiviui (lova). Tačiau nerekomenduoju. Ilgos kelionės nėra labai patogios, vairuotojai dirba, o jūs tik turbėsite stovėti. Be to, jei įvykių įvyksta, jūs būsite įkalintas vienoje kabinoje su nepažįstamu vairuotoju 1000 km. Geriau susitikti vietoje.

Ką daryti jei vokiškai kalbantis pareigūnas sustabdys autorių?

Nerimaukite. Mes turime visus dokumentus. Jei reikia, vairuotojas skambins mums, o mes versime. Paprastai tikrinimai yra rutininiai. Jei viskas tvarkoje (dokumentai, svoris, techninė būklė), nieko nebus. Vokietijos policija griežta, bet teisinga.

Ar padedate susirasti naują biurą Vokietijoje?

Ne, mes esame pervežėjai, ne nekilnojamojo turto agentai. Mums galima patarti, kur geriau nevežti (centras), bet paieškos tai ne mūsų duona. Susitarkite su vietiniais brokeriais arba pažiūrėkite "ImmobilienScout24". Mums svarbiau, kad jums būtų kur įvežti dėžes.

Kas daro biuro persikraustymą į Vokietiją tokį stresingu?

Daugiausia dalykai, kurių negalima kontroliuoti – eismas, oras, žmonių nuotaika. Ir visada kas nors nueina ne taip. Paskutinis kart vienas klientas užmiršo pasiduoti raktus nuo sandėlio Vilniuje, ir mes sėdėjome porą valandų laukdami. Tiesiog būkite kantrūs ir turkite vandens su savimi.

Ar pas mane turi būti gėrimai ar maistas krovejams?

Nebūtinai, bet tai yra labai gerai vertinamas gestas. Jei pasiūlysite kavos ar sriubos, darbas eis greičiau ir su šypsenomis. Niekas nekalta apie šampaną, bet paprasta humaniška pagarba padeda susivienyti priešais sunkumus.

Kas nutinka su senais biuro baldais, kuriuos nebevežiu?

Gali juos palikti čia (išmesti) arba mes galime juos nuvežti į utilizedimo punktą Vokietijoje už papildomą mokestį. Nešiukite laužo į naują biurą, jei jo nereikia. Vokietijoje šiukšlių išvežimas labai brangu, tai geriau čia atsikratyti nereikalingų daiktų.

Ar galite padėti surinkti baldus naujoje vietoje?

Taip, tai mūsų paslauga. Mūsų komanda ne tik iškrauna dėžes, bet ir surenka stalus, pakabina lentynas. Viską sutvarkome taip, kad galėtumėte dirbti kitą dieną (nors visada tenka šiek tiek paprašyti laiko, kad visai "nusėdėtų" dulkes).

Ką daryti, jei pasikeičia planai ir reikia atšaukti?

Praneškite kuo anksčiau. Jei atšaukiate dieną prieš važiavimą, teks mokėti baudą, nes mes jau planavome vairuotojo darbą ir galbūt atsisakėme kitų užsakymų. Biuro persikraustymas į Vokietiją yra rimtas verslas, o ne žaidimas.

Ar reikia jums duoti pinigų iš anksto (avansą)?

Įprastai taip, reikalaujame maždaug 30-50 proc. avanso, kad užfiksuotumę datą ir neimtume kitų užsakymų. Likusią dalį sumokate kai atvykstame arba kai darbas baigtas. Tai apsauga ir jums, ir mums.

Kodėl kai kurios kompanijos kainuoja žymiai mažiau?

Galbūt joms nereikia draudimo, arba jos naudoja senus techninius automobilius, arba tiesiog apgaudinėja. Žemiau už kuro kainą niekas nevežia. Jei kaina atrodo per gerai, kad būtų tiesa – tikriausiai tai taip yra. Geriau pasirinkti patikimą partnerį, kuris neprarads daiktų Kelne.

Kaip elgtis su internetu ir telefonais persikraustymo metu?

Išjunkite viską iš anksto. Pažymėkite kabelius. Nieko nebraižykite ant sienelės. Vienas klientas buvo nupjovęs visus kabelius, tiesiog norėdamas greičiau. Nenaudokite pjūklo. Biuro persikraustymas į Vokietiją baigiasi tuomet, kai galite pasisveikinti su klientu nauju numeriu.

Ar galima užsakyti dėžių pristatymą iš anksto?

Žinoma, pristatysime dėžes ir pakavimo medžiagas savaitę prieš kelionę, kad galėtumėte ramiai susirūpinti pakavimu. Tai dažnai padeda išvengti paskutinės minutės panikos.

Kokia tikėtina pagaliausia išvada apie visą šitą procesą?

Jei viską suplanuosite sugebėsite, tai tiesiog darbo diena. Jei ne – bus ilga naktis. Bet po to, kai viskas įvyksta, o jūs sėdite naujame (dar truputį švariajame) biure Vokietijoje su puikiu kava, jūs pamiršite visus tų dėžių rūpesčius. Biuro persikraustymas į Vokietiją vertas to pastangų, jei norite plėstis.

Išvada

Galiausiai, biuro persikraustymas į Vokietiją be trikdžių ir delsimo nėra mitas, tai realu, jei pasitikite žmonėmis, kurie tą padaryti jau tūkstančius kartų. Nereikia būti genijumi, kad suprastum – dokumentai turi būti tvarkingi, o dėžės – užklijuotos. Niekas nesakė, kad bus lengva, bet su gera komanda viskas vyks sklandžiai. Sėkmės jūsų naujuose užmojuose, o jei kas neaišku – skambinkite, paaiškinsiu gyvai. Geriau išklausyti seno vilko patarimą, nei mokėti už savo klaidas.