Biuro perkraustymo procesų valdymas Vokietijos link: Vadovas tiems, kurie nori išlikti sveiki

Sveiki, čia vėl aš. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, tiesą sakant, mažai kas gali mane nustebinti. Bet kai kalbame apie biuro perkraustymo procesų valdymą Vokietijos link, visada pasirodo kažkas naujo. Vokietija – tai ne Lietuva, ten reikalavimai kiti, o keliai, nors ir geresni, turi savo niuansų. Dažnai klientai ateina pas mane su galva pilna vizijų, bet be jokio supratimo, kas juos laukia per sieną. Aš čia ne tam, kad gąsdinti, o kad pasakytų kaip yra iš tikrųjų – be tų visų gražių paveikslėlių iš brošiūrų. Čia bus apie sunkvežimius, pažeistus baldus, vokišką biurokratiją ir tai, kaip viską tai suvaldyti, neišprotėjant. Pasiruošę? Tuomet važiuojame toliau.

Pradžia: Kaip viskas prasideda (ir baigiasi panika)

Ar tikrai reikia brokerio ar galima tiesiog nuomotis sunkvežimį?

Galima ir tiesiog nuomotis, jeigu norite prarasti pusę savo baldų ir naktis nemiegoti. Biuro perkraustymo procesų valdymas Vokietijos link reiškia ne tik fizinį pervežimą, bet ir dokumentaciją, kurios gausybė. Vieną kartą maža įmonė iš Vilniaus nusprendė taip padaryti pačiems – nuomėjo „Scania“ su keliomis pagalbininkomis. Rezultatas? Vokiškai muitininkai neleido įvežti kompiuterių be deklaracijų, o vairuotojas nežinojo, kur Berlyne galima statyti mašiną, kad ją nenuvežtų. Gaila, bet tie pinigai buvo išmesti. Profesionalas tai užtikrina.

Kiek laiko iš anksto reikia pradėti planuoti?

Minimums – mėnuo, idealiai – trys. Ypač jei perkraustote didelę erdvę. Vokietijoje vietos sandėliuose arba prieš įėjimus (tiek vadinamasis „Liegeplatz“) turi būti rezervuojamos iš anksto. Negalite tiesiog atvažiuoti po 800 km ir tikėtis, kad kas nors leis jums statyti 20 tonų sunkvežimį prie „pedestrian zone“. Žinau, skamba banaliai, bet pasitikėkite, aš mačiau, kaip vadovai laukia savo baldų gatvėje tris dienas, nes niekas neiš anksto neišsiuntė prašymo vietos savivaldybei.

Ką daryti su brangia technika?

Serveriai, dideli monitoriai, specialūs spausdintuvai – tai ne kėdės, kurias galima numesti į krūvą. Reikia specialių dėžių, o kartais ir antibruožtinių pakavimo medžiagų. Biuro perkraustymo procesų valdymas Vokietijos link visada įtraukia technikos inventorizaciją. Būna, kad klientai pamiršta pasakyti apie jautrius duomenų laikmenas. Vieną kartą teko važiuoti atgal į Kauną, nes palikome vieną „diską“ su visais klientų duomenimis ant stalo, o vairuotojas manęs neklausė. Nerekomenduoju kartoti tų klaidų.

Ar verta rūpintis draudimu?

Be abejo. Net jei manote, kad jūsų vairuotojas yra dievas už vairo. Vokietijoje keliuose yra daug „Stau“ ir avarijų, o jei atsitinka kažkas blogiau – gaisras ar vogimas be draudimo, jūsų verslas gali nukristi į pradžią. CMR draudimas yra privalomas, bet patikrinkite sumas. 10 eurų už kilogramą – tai per mažai, jei vežate brangią įrangą. Geriau permokėti už polisą, nei gailėtis vėliau.

Kaip susitvarkyti su dokumentais?

Tai viena sudėtingiausių dalių. Jei įmonė išsikrausto iš Lietuvos visiškai, reikia muitinės deklaracijų (EX). Jei tai tik dalinis perkraustymas – tuomet reikia TIR arba vidinės perkėlimo dokumentacijos. Aš asmeniškai visada patariu pasikonsultuoti su buhalteriu prieš kelionę, nes nesunku padaryti klaidą, kuri kainuos brangiai.

Kas daryti su šiukšlėmis?

Nesivežkite jų į Vokietiją! Vokietai labai griežtai tvarko atliekų segregaciją. Jei atvešite pilną sunkvežimį senų spausdintuvų ir sulaužytų lentų, ten gali tekti mokėti didžiulius mokesčius už šiukšlių išvežimą. Geriau čia, Lietuvoje, viską išmesti arba parduoti kaip metalo laužą. Biuro perkraustymo procesų valdymas Vokietijos link taip pat reiškia „atsižvalgią“ išvežimą.

Vokietijos specifika: Kur važiuoja tas sunkvežimis?

Ar sunkvežimis gali važiuoti miesto centre?

Tai priklauso nuo miesto. Miunchene ar Hamburge į centrą su 20 tonų monstru neįvažiuosite – ten yra „Umweltzone“ (ekologinės zonos) ir ribojimai dydžiui. Reikia planuoti maršrutą pro pakraščius arba naudoti mažesnes transporto priemones (7.5 tonos). Kartais klientai stovi ant galvos: „Mes norime tiesiai po langą“. Turiu juos nuraminti – „Jeigu jūsų langas yra pėsčiųjų zonoje, mes ten nevažiuosime, nes gausime 500 eurų baudą“.

Kaip sužinoti, ar vieta prie biuro laisva?

Turiu papasakoti vieną istoriją. Važiavome į Frankfurto priemiestį, klientas tikino, kad vietos užtikrintos. Atvykome – ten stovi statybos technika ir juostos su užrašu „Baustelle“. Nė vieno vietinio koordinatoriaus. Privalėjome važiuoti į artimiausią stovėjimo aikštelę (mokamą, žinoma) ir pervežti dalykus keltuvu. Taigi, niekada nepasitikėkite žodžiu, tik patikrinkite „Baugenehmigung“ (leidimą užimti vietą).

Ar reikia vokiško vairuotojo?

Ne būtinai, jeigu jūsų vairuotojas moka anglų arba rusų kalbą bent truputį. Problemų kyla su pareigūnais, kurie moka tik vokiškai. Esu matęs situaciją, kai mūsų vairuotojas negalėjo paaiškinti policijai, kodėl stovi ant dviračių tako (nors ne jo kaltė, buvo blogai nužymėta navigacija). Geriau, jei įgula yra „mobilioji“.

Ką daryti, jei užstrigame pasienyje?

Pasienio kontrolė tarp Lenkijos ir Vokietijos dabar gana striktnė, ypač jei keliaujate iš Ukrainos ar Baltarusijos kryptimi. Jei turite visus dokumentus tvarkingai – eisite greit. Jei trūksta kažko mažo, pvz., vairuotojo darbo laiko apskaitos kortelės, gali tekti stovėti valandas. Visada tarkitės, kad kelionė užtrunks 2 valandas daugiau negu planavote.

Ar yra skirtumas tarp Rytų ir Vakarų Vokietijos?

Infrastruktūroje – taip, vakaruose keliai šiek tiek platesni, bet ten ir eismas intensyvesnis. Rytuose, pvz., Dresdeno ar Leipcigos apylinkėse, daugiau vietos, bet kartais sunkiau rasti kvalifikuotą krovėją. Biuro perkraustymo procesų valdymas Vokietijos link reikalauja žinoti, į kurį regionį keliaujate, nes vietiniai darbuotojai gali skirtingai vertinti laiką.

Ar galima statyti sunkvežimį sekmadienį?

Vokietijoje galioja griežti poilsio laiko reikalavimai vairuotojams, tačiau iškrovimas gali būti vykdomas ir sekmadienį, jei tai nekelia triukšmo. Bet tada reikia specialių leidimų iš savivaldybės (naktinis iškrovimas ar iškrovimas poilsio dieną). Geriau to vengti ir planuoti atvykti pirmadienio ryte, jei nenorite problemų su kaimynais.

Pinigai ir sutartys: Kur išsisuka daugiausia pinigų?

Kaip formuojama kaina?

Paprasčiausiai: nuo atstumo, svorio, darbo valandų Vokietijoje ir papildomų paslaugų (pakavimas, keltuvai). Dažnai klientai stebisi, kodėl valanda Vokietijoje kainuoja 40-50 eurų. O todėl, kad ten minimalus atlyginimas ir mokesčiai didesni. Negalima lyginti su Lietuvos kainomis. Jei kas siūlo „pigiai“, tikėkitės, kad jūsų baldai važiuos ant grindų be uždangalų.

Ar galima apmokėti tik važiavimą?

Galima, bet tada tuomet privalote rasti žmones iškrovimą vietoje. Kas yra keblu, jei nenorite samdyti vokiškų firmų, kurios kainuoja kaip nupirktas naujas automobilis. Biuro perkraustymo procesų valdymas Vokietijos link dažniausiai įtraukia „turnkey“ sprendimą – mūsų vyrai parveža ir iškrauna. Taip pigiau ir saugiau.

Kas daryti, jei klientas nori atšaukti kelionę?

Jeigu atšaukiate prieš savaitę – paprastai grąžiname užstatą arba taikome nedidelį baudą. Jei atšaukiate važiuojantems mašinoms – privalote mokėti pilną kainą, nes vairuotojai jau yra kelyje, ir kuras neiššvažiuoja. Vienas klientas bandė „dingti“ telefono ryšium, kai mes jau buvome Štetine. Nesigavo – teismo keliu buvo priversti sumokėti dvigubai.

Ar reikia mokėti už laukimą?

Taip, jei jūsų patalpos nėra paruoštos laiku. Vairuotojo laikas – tai pinigai. Jei turime laukti valandą, kol jūsų technikas išjungia signalizaciją, ši valanda bus įskaityta. Nekankkite vairuotojų, jie taip pat nori grįžti namo.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo grynaisiais?

Vokietijoje tai retas dalykas, viskas vyksta per sąskaitas. Mums patogiau taip pat, kadangi su grynaisiais sunkvežimyse yra daug rizikos (grobimai). Geriau pervesti pinigus iš anksto arba pateikti garantiją.

Kiek kainuoja vokiškas keltuvas?

O tai yra brangu. Vienos valandos nuoma gali siekti 150-200 eurų. Jei jūsų biuras yra 4 aukšte be lifto, apsvarstykite, ar ne pigiau išsinuomoti liftą čia, Lietuvoje, ir viską užkrauti į mažesnes mašinas, kurios gali važiuoti su liftu. Kartais biuro perkraustymo procesų valdymas Vokietijos link sukelia šiurkščius skaičius sąskaitoje.

Kas gali nueiti blogai? (Realios istorijos)

Ar dažnai dingo daiktai?

Per mano 20 metų dingo tik vienas dalykas – vadybininko skrybėlė, kurią jis pats paliko degalineje prie Kauno. Kitu atveju, jei viskas sudėliota inventoriumi ir pasirašyta, dingimo tikimybė minimali. Bet! Būna, kad klientai patys pasislepia dalykus (pvz., „aukso luitus“ seife), o paskui kaltuoja vairuotojus. Viskas turi būti užrašyta.

Kas nutinka, jei laužiame laiptą?

Tai klasika. Viename sename name Hanoverio mieste mūsų vairuotojas, bandydamas įvežti sofą, nulaužė betoninę laiptų dalį. Kaina? 2000 eurų remontas. Dėl to mes dabar turime draudimą, kuris dengia ir žalos turtui. Jei firma tokio draudimo neturi – mokės iš savo kišenės.

Ar vairuotojai gali būti nepatenkinti?

Žinoma, jie žmonės. Vieną kartą teko važiuoti atgal su tuščia mašina, nes vokiečių krovėjai atsisakė dirbti su mūsų vairuotojais (buvo kalbos barjeras ir nesusipratimai). Nuo to laiko visada siunčiu bent vieną žmogų, kuris moka angliškai arba vokiškai, kad suvaldytų situaciją. Nerašau to į sutartis tiesiogiai, bet darau tai savo saugumui.

Kaip elgtis su blogais keliais?

Nors Vokietija garsėja autostradomis, bet miestuose, ypač senosiuose rajonuose, gatvės gali būti labai siauros. Kartais navigacija vedą pro takus, kur sunkvežimiui neįmanoma pravažiuoti. Reikia naudotis protu, o ne tik GPS. Aš visada sakau vairuotojams: „Jei atrodo, kad nepraeisi – nebandyk“.

Organizaciniai niuansai: Ką dar pamiršote?

Ar reikia susitarti dėl lifto?

Būtinai. Jei biure yra liftas, reikia sužinoti jo keliamąją galią ir išmatavimus. Kartais liftas telpa tik 4 žmones, o ne 400 kg su spinta. Buvo atvejis, kai teko išardyti liftą (ne mums, kitiems), kad išgabentų serverinę. Nekelkite sau tokių rūpesčių.

Kaip pažymėti dėžutes?

Naudokite spalvas arba skaičius. „Vokiškas tvarkumas“ reikalauja, kad dėžės būtų pažymėtos pagal kambarius (pvz., „Büro 1“, „Kitchen“). Jei atvešite 50 dėžių su užrašu „Daiktai“, vokiečių krovėjai iškraus visą į vieną krūvą ir jūs praleisite savaitę ieškodami pieštukų.

Ar reikia valyti biurą prieš išvažiavimą?

Taip, dažniausiai tai nuomos sutarties sąlyga. Biuro perkraustymo procesų valdymas Vokietijos link neapsiriboja tik įvežimu – reikia palikti patalpas tvarkingai. Priešingu atveju, savininkas gali uždrausti išvykti, kol nebus išvalyta. O valymo paslaugos Vokietijoje... ojoj.

Kas su augalais?

Augalai per sieną neįvežami be fitosanitarinių sertifikatų, jei tai yra dirbtinės aplinkos augalai (žemės). Tiesiog neneškite juos. Nupirkite naujus Berlyne. Bus pigiau nei rūpintis dokumentacija dėl trijų vazų su fikusais.

Ar galima sujungti perkraustymą su atostogomis?

Kai kurie verslininkai bando taip padaryti – nuvažiuoja su šeima, o perkeliamas biuras. Siūlau to nedaryti. Stresas per kraustymą yra milžiniškas. Jums nebus laiko pasivaikščioti po Brandenburgo vartus, kai reikia sekti, ar vairuotojas nenukrito į duobę.

Ką daryti su raktų perdavimu?

Tai dažnai painu momentas. Kur palikti raktus? Kam? Geriausiai, jei vienas iš jūsų darbuotojų laukia vietoje ir viską perduoda ranka į ranką. Siuntimas paštu arba palikimas po kilimu – tai būdas prarasti raktus ir susidurti su policija.

Galutiniai patarimai ir išvados

Kodėl verta pasamdyti profesionalą?

Nes jūsų laikas yra brangesnis už jūsų nervus. Biuro perkraustymo procesų valdymas Vokietijos link yra sudėtingas sisteminis uždavinys, o ne tik fizinis darbas. Profesionalas žino, kur gauti leidimus, kaip pakrauti, kad nesužlūžtų ratas, ir ką daryti, jei policija sustabdo.

Ar visada vyksta pagal planą?

Nieko tokio. Visada kažkas nukrypsta. Vairuotojas gaus padangą, klientas vėluos, arba lietus lius visą dieną. Svarbiausia – turėti rezervinį planą B (ir C). Esu matęs firmas, kurios užstrigo dėl to, kad nebuvo pasirūpinusios papildoma įranga.

Ką pasakyti apie Vokietiją kaip destinaciją?

Tai puiki vieta verslui, o jų logistika yra pavyzdys pasaulyje. Bet ji reikalauja disciplinos. Jei atvyksite su „kaip nors“ požiūriu, jūsų nubaus (finansiškai). Rūpinkitės detalėmis iš anksto.

Ar verta bijoti?

Nebijokite, bet būkite budrūs. Gerai suplanuotas biuro perkraustymo procesų valdymas Vokietijos link gali vykti taip sklandžiai, kad net nepamiršite, kad kada nors kėlėte baldus. Tiesiog nedarykite visko vienam žmogui.

Na, štai ir viskas, ką norėjau pasakyti. Tikiuosi, kad ši informacija padės išvengti tų klaidų, kuriuos aš mačiau per savo karjerą. Sėkmės kelyje ir vokiškai kantrybės!