Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu procedūrų koordinavimu

Sveiki, tiesiog šoviu į temą be jokių įžangų, nes laikas – pinigai, o šiandien kalbėsime apie tai, kaip tą laiką nenušventi griuvėsiams. Es čia srityje jau virš dviejų dešimtmečių, mačiau viską – nuo dėžių, kurios pradingdavo Vokietijos autostradoje, iki tokių biurų, kurie galėtų varžytis su muziejais. Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu procedūrų koordinavimu nėra tas pats ką tik nusipirktų sofos atvežimas i� ikeos. Čia tas procesas, kurio metu viena klaida su pasirašymu ant dokumento gali priversti tave mokėti baudas už ką įsivaizduoti net negebi. Taigi, ką reikia žinoti, kad nebeliektų nervų ir pinigų? Tiesiog skaityk toliau, aš stengiausi visą tai užrašyti taip, kaip papasakotų draugui alaus bokale, o ne teisininke.

Ką tikrai reikia žinoti prieš pradedant

Kiek laiko užtrunka toks biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu procedūrų koordinavimu?

Nėra vieno atsakymo, bet jei nori greitai, užsirašyk savo kalendoriuje savaitę-dvi nuo momento, kai pasakai „taip“, iki iki to, kai paskutinis dėžutė bus Vokietijoje. Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu procedūrų koordinavimu reikalauja, jog vairuotojai būtų rezervuoti iš anksto, nes geri vyrai turi savo grafikus. Jei spėji suorganizuoti dokumentus per tris dienas, visas procesas gali užtrukti vos penkias darbo dienas, bet tai retas atvejis, retas kaip grynas alus.

Ar galima pasitikėti tais, kas siūlo kainas, kurios atrodo per mažos?

Žinodamas tą rinką, pasakiusiu tiesiai – jei kaina atrodo per gera, kad būtų tiesa, tai tikrai taip nėra. Vėliau pradeda ryškėti papildomi mokesčiai už liftą, už laiptus, už „ilgą nešiojimą“ ir panašius pigiausiai pervežti triukus. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau už firminę transporto įmonę, kuri turi draudimą ir nepradingsta vidury nakties, nei stebėti, kaip tavo technika važiuoja kryptimi, kurios nematai mape.

Kaip teisingai suskaičiuoti, kiek dėžių man reikės?

Sėdėk ant sofos ir apžiūrėk savo stalą. Jei ant jo chaosas, reikės daugiau dėžių nei manote. Dažnai klientai sako „o, mes turime tik tris stalus“, o po to prieina sunkvežimis, o ten visas biuras kabo lubose. Aš visada patariu prie kiekvieno darbuotojo priskirti maždaug 5-6 standartines dėžes. Geriau liks penki tuščios, nei teks važiuoti į parduotuvę paskutinę minutę.

Ką daryti su tais dalykais, kuriais niekas nenaudoja, bet jų atsisakyti nepavyksta?

Kodėl mes visi laikome senus spausdintuvus, kurių nebegali nusipirkti rašalo? Prieš biuro perkėlimą į Vokietiją, su greitu procedūrų koordinavimu ar be jo, tiesiog išmesk šiukšles. Logiška neveži šiukšlių per sieną, tai brangu. Jei dalykas turi istorinę vertę, paduok jį į muziejų, jei ne – konteineris. Tikrai nerašyk ant dėžės „seni daiktai“, jei ten yra tik dulkių ir pjaustukų.

Ar vairuotojai išsiruošia lyg į pikniką?

Nemanau, kad tai jų piknikas, tačiau jie turi būti pasiruošę bet kam. Geri logistikos vairuotojai turi su savimi rankšluosčius, vandenį, netgi viršutinius drabužius, o jei reikia, ir lovytes. Buvau mačęs situaciją, kur vairuotojai teko nakvynei užimti kabiną, nes klientas dar nebuvo atidaręs patalpų. Taigi – pasirūpink, kad jiems būtų kaip nusileisti, kitaip jie gali būti įniršę.

Popieriai, kvitai ir Vokietijos griežtumas

Kokius dokumentus reikia paruošti sienai kirsti?

Tai svarbiausia vieta. Turi būti krovininis manifestas, CMR sąskaita (krovinio vežimo sąlygos), o jei turi technikos serijinius numerius – būtinai sąrašas. Be šito biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu procedūrų koordinavimu gali sustoti ties pat sienos juosta. O jeigu esi iš ne ES šalies (pvz., iš Anglijos po „Brexit“), čia prireiks ir Muitinės deklaracijos, nes be jos neišliksi.

Ar tikrai reikia inventorizacinio sąrašo, jei aš ir taip žinau, ką turiu?

Vokiškai pareigūnai nenori girdėti „aš žinau“. Jie nori matyti popierių. Inventorius turi būti tikslus, su pažymėtais buklės būklėmis. Būna, įsirašote „monitorius“, o vokiškas muitininkas klauso „kas tai per monitorius? Kokia vertė?“. Jei nesugalvosite, gali traukti baudas už neaiškų deklaravimą. Tad Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu procedūrų koordinavimu prasideda ne nuo dėžių, o nuo Excel lentelės.

Kas su PVM? Ar aš turiu jį mokėti pervežiant?

Jei turi PVM mokėtojo kodą ir perveži savo turtą tarp savo padalinių (intrasantrinė operacija), dažniausiai PVM mokėti nereikia, bet turi užpildyti atitinkamus PVM pranešimus. Jei tiesiog perkeli biurą į naują firmą Vokietijoje – tai gali būti PVM objektas. Aš čia nebučiu toks specialistas apie mokesčius, geriau pasiklausk buhalterės, kad nebūtų nemalonumų (o jų būna, pasakysiu).

Kodėl vokiečiai taip prižiūri tą techniką?

Jie tokių griežtų. Neseniai girdėjau istoriją, kad viena firma vežė senus serverius į šiukšliadėžę Vokietijoje, o pareigūnai sustabdė, matydami „elektronikos atliekas“. Neteisingai tvarkant elektros atliekas, baudos ten milžiniškos. Taigi, nuspausk visus duomenis, techniką padėk į dėžes kaip brangų įrankį, o ne kaip metalo laužą.

Ar leidžiama vežti degias ir aštrias medžiagas?

Tai labai pavojinga sritis. Ne visi vairuotojai turi ADR leidimus. Paprastai degiklius, aštrius peilius ar chemikalus reikia specialiai pažymėti. Jei tu paslėpsi įprastą dėžę benzininą žirklę ir ją uždegs (o tą padaryti labai lengva), draudimas nebeapsimokės nieko. Būk sąžiningas, kas gali sprogti ar užsidegti.

Ar reikia versti visus dokumentus į vokiečių kalbą?

Ne visus, bet pagrindiniai dokumentai (kaip krovinio sąrašas) turi būti suprantami pareigūnams. Angliškas dažnai užtenka, bet jei turite specifinių terminų, verčiau būtų turėti vertimą. Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu procedūrų koordinavimu veda prie to, kad viskas turi būti sklandžiai, kitaip kalbos barjeras taps didžiausia problema.

Fizinis darbas ir krovimo ypatumai

Kas daroma, kai nėra lifto? (O Vokietijoje daug senų pastatų)

Tai baisi svajonė kiekvienam vairuotojui. Jei įsirengi biurą penktame auke name be lifto, pasiruošk piniginę. Papildomas mokestis už nešiojimą laiptais gali būti didesnis nei už patį pervežimą. Aš vieną kartą mačiau, kaip klientai taupė ant lifto nuomos, o pagalvojai, kas atsitiks, kai reikės nuleisti kopijavimo aparatą, sveriantį tris šimtus kilogramų.

Ar reikia išardyti biuro baldus?

Didelę dalį – taip. Stalus, skyrius, spinteles – viską reikia nuimti, kad tilptų į liftą ar sunkvežimį. Nenuleisk galvos, kiekvienas reiks vėl susirinkti. Geri perkėlimai komandos turi savo meistrus, kurie sus renka viską greitai. Negaliu tik įsivaizduoti kaip tave vežtų su sukomplektuota spinta, ji tiesiog nulūžtų vidury kelio.

Kaip apsaugoti grindis Vokietijoje iškraunant?

Vokiečiai labai myli savo grindis. Jei purvini batai paliks dėmių ant brangios parketės, reikalavimas atstatyti gali ateiti per teismus. Užsakyk perdangas (suolelius) arba lipdukas, kuriais išklijojami keliai. Tai nedidelė investicija lyginant su galimais nuostoliais.

Ar galiu privažiuoti į miesto centrą sunkvežimiu?

Berlyne, Miunchene ar Hamburge tai tikrai ne taip paprasta. Yra zonos, kur sunkvežimis negali važiuoti be specialaus leidimo (Umweltplakette). Jei tas biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu procedūrų koordinavimu vyksta į rūsį senamiestyje, gali tekti iškrauti ant mažesnės transporto priemonės šalia ir vežti dalimis. Planuok šitą iš anksto.

Ką daryti su serveriais? Jie gi jautrūs.

Serveriai – tai tavo širdis. Jie negali būti svyruoti. Reikia specialių dėžių, vadinamų „fly cases“. Ir dar svarbiau – prieš išjungiant būtinai pasidaryk atsarginę kopiją (backup). Nes jei serveris nukrito ir nebeįsijungia, tu nebegali kaltinti pervežėjo, jei nepadarei backup. Čia jūsų atsakomybė.

Ar vokiečių vairuotojai susitvarko su mūsiškiais komandomis?

Dauguma lietuviškų komandų dirba Vokietijoje kasdien, jie kalba šiek tiek vokiškai, skirtingai – „du“, „drei“, ir gestais susitaria. Tačiau, jei reikia ypatingo koordinavimo, geriau, kad vienas asmuo iš jūsų pusės mokėtų kalbą arba būtų su vertėju. Taip biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu procedūrų koordinavimu vyksta daug sklandžiau.

Gyvenimiškos situacijos ir paslaptys

Ar visada viskas vyksta pagal planą? (Realistiška situacija)

Vargu. Prisimenu vieną atvejį Frankfurte. Viskas buvo suplanuota, klientas laukė, bet vairuotojas užstrigo kelio eismo trukdžioje dėl avarijos. Atvyko 4 valandas pavėluotas. Klientas buko beviltiškas, o biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu procedūrų koordinavimu virto naktine rašyba. Tie dalykai vyksta. Turite turėti maržą laike, bent kelias valandas.

Kas nutinka, jei dingo dėžė su svarbiais dokumentais?

Tai košmaras. Vieną kartą vienas vadybininkas įdėjo visus sutarčių originalus į vieną dėžę ir užmerkė ją. Dėžė dingo (arba – buvo paimta kas nors nesančio darbuotojo). Tikra tiesa? Nežinau, bet faktas kad jos nebuvo. Dabar visada sakau – dokumentus vežk su savimi mašina, ne su krovininiu. Nematytųjų rankų darbas, žinote.

Ar galiu pasitikėti įmonės rekomendacijomis internetu?

Daugelis rekalmų yra paverčiamos. Tikrink, ar įmonė turi realų adresą, ar ne tik virtualų biurą. Jei jie negali parodyti savo bazinės vietos vaizdo, vengk. Geriau pasiimk rekomendaciją iš draugo, kuris jau kėlėsi, nei pasikliauk „Gausime penkių žvaigždučių“ įrašu, kurį parašė pats administratorius.

Kodėl vieną kartą kaina pasikeičia iš karto?

Klausimas apie paskutiniųjų kainų pokyčius. Jeigu sutartyje parašyta „apytikslis kiekis kilometrų“ ar „apytikslis svoris“, galų gale gali tekti papildomai mokėti už degalus, jei reikėjo važiuoti rūkosioms. Užsirašyk kainą „fiksuota“, o ne „apytiksliai“.

Ar verta kelti senus biurų įrankius ar sutepti naujus?

Ekonomiškai dažnai geriau nusipirkti naujus IKEA staliukus Vokietijoje nei juos vežti per visą Europą. Palygink transporto kainą su naujų baldų kaina. Kartais biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu procedūrų koordinavimu išties brangiai kainuoja dėl to, kad keliame „gelbėjamuosius“ daiktus, kuriuos tikrai reikėtų išmesti.

Kaip elgtis su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Čia daug konfliktų. Darbuotojai pasislepia daiktų stalų stalčiuose. Turėtum pranešti „Kas norite savo daiktus pasiimti, susidėkite į savo dėžes“. Ką padarys su likusiais? Dažnai tiesiog išmetame arba duodame labdaringoms organizacijoms (jei nėra šlamšto).

Kainos ir pabaigos posmargiai

Kokia vidutinė kaina pervežti vieną darbo vietą?

Sakyčiaime, nuo 150 iki 300 eurų priklausomai nuo atstumo ir kiekio. Jei tu keli į Miuncheną iš Vilniaus, tai brangiau nei į Štetiną. Bet viskas priklauso nuo to, kiek daugiau reikia daryti (pakavimas, išrinkimas). Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu procedūrų koordinavimu nėra pigus, bet jis sutaupo laiko.

Ar mokestis už draudimą įeina į kainą?

Įprastai taip, bet tiksliau – įeina bazinis draudimas. Labai brangūs daiktai (tapybos, monetų kolekcijos, brangūs serveriai) gali reikalauti papildomo draudimo. Patikrink draudimo polisą, ar jo dydis atitinka turtą. Jei dėžė su vertingu daiktu nukrenta ir ant jo užrašyta „stalo įrankiai“, čia bus bėdų.

Ar turiu duoti arbatpinigių vairuotojams?

Nebūtina, bet laisva valanda arba kavos puodelis su šokoladu daro stebuklus. Vairuotojai dirba fiziškai sunkų darbą, jei jie jaučiasi gerbiami, jie gerbia ir tavo daiktus. O jei juos laikysi kaip tarnus, gali rasti staigmenų savo dėžėse (pvz., viskas bus sukrauta be jokios tvarkos).

Kas daryti, jei atvyksta purvinas sunkvežimis?

Greičiausiai jis atvažiavo iš kito krovinio. Būk atsargesnis. Užsirašyk „švarus sunkvežimis“ sutartyje arba pareikalauk, kad būtų užtiesiami grindų kilimėliai. Nenori, kad t naujas biuras Vokietijoje kvepėtų senų keptųjų bulvių alumi nuo paskutinio pervežimo.

Kada reikia apmokėti paslaugas?

Daugelis įmonių laukia išankstinio apmokėjimo (pvz., 50%), o likusią dalį – gavus daiktus. Nemuokk viską iš karto, kol dar nežinai, ar viskas atvyko sveika. Turėk „ką“ į rankas iki pat pabaigos.

Ar ten kuri nors „knygų“ pagrindinė taisyklė?

Pagrindinė taisyklė – nesažinek. Jei nežinai kaip daryti, paklausk. Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu procedūrų koordinavimu turi būti suplanuotas kaip karinis operacija. Ir dar vienas dalykas – niekada nekelk savo naminio gyvūno be pasiruošimo, nes jis gali pabėgti Vokietijos miške ir tada...

Išvados

Na, va, turbūt parašiaau per daug, bet tai iš patirties. Svarbiausia yra ne rūpintis tik kaina, o rūpintis procesu. Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu procedūrų koordinavimu gali būti sklandus, jei paruoši dokumentus, išmesti šiukšles ir pasitikėti profesionalais. Nenaudokims pigių variantų, kurie „tikrai įvežs“, o vėliau dingsta. Sekmės versle Vokietijoje, tikiuosi, jums čia viskas sekėsis geriau nei tamiems vieniems klientams prieš penkerius metus (juokauju, bet tikrai, buvo įdomu).