Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją: kas iš tikrųjų svarbu?

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtą amžių, o gal ir daugiau, pamiršęs, kada pradėjau. Vakar suskaičiavau, kad per tą laiką Matukas ir vėl pakėlė tą patį stalą, bet jau kitoje vietoje. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją – tai ne tiesiog dėžių įkėlimas į sunkvežimį ir važiavimas toliau keliu. Vokietija tai Vokietija – čia tvarka, bet kartais ji pasidaro ir per didelė, kai reikia paprastai įvežti biurą. Dažnai klientai klauso „o kiek tai kainuos?“, o aš žiūriu į juos ir galvoju, kad tenka ne tik vežti, bet ir išversti galvas, kaip įveikti tuos visus reikalavimus, kurie kasmet pasikeičia. Čia ne grožio salonas, čia paprastas, kartais purvinas darbas, ir jei nepasiruoši gerai, gali prarasti ne tik laiką, bet ir pinigus, o ir nervus.

Pasiruošimas ir planavimas (arba kaip nieko nepraleisti)

Ar tikrai verta kreiptis į profesonalus, ar galima pasidaryti paties?

Žinau, visi nori sutaupyti, ypač mažos įmonės, kurios vos išsilaiko ant kojų. Bet biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją reikalauja patirties, kurios nusipirkti neįmanoma per vieną naktį. Jei pasileisi „gazelinę“ su draugais, gali baigtis taip, kad vištos nugaras nusileisite prieš pat Berlyną, o apdraudimas nebus padengęs jūsų brangių serverių. Profesionalai turi ne tik vairuotojus, bet ir įrangą, dėžes, o svarbiausia – žino, ką daryti, jei sulaiko muitinė. Tai brangu, tačiau ramybės brangiau. (Nors jei turite tik tris stalus ir nebijote rizikuoti, bandykite, bet atsakomybė ant jūsų).

Nuo ko tiksliai pradėti rengimąsi?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo sąrašo. Pasidaryk inventorizaciją – ką vežiame, o ką išmetame. Nėra nieko keisčiausio nei važiuoti su senais spausdintuvais, kuriais niekas nenaudoja jau penkerius metus. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją tampa košmaru, kai vairuotojas pamato, kad kroviniu yra tik seni šiukšlės. Taigi, pirmiausia – atsikratykite nereikalingo. Tada nustatykite datas. Atsiminkite, reikia ne tik išvežti, bet ir įrengti naujoje vietoje, todėl derinkite laiką su savo IT žmonėmis, kad internetas nešvystėtų pirmąją darbo dieną.

Kiek laiko užtrunka visoks reikalas?

Tai priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kur tiksliai Vokietijoje važiuojate. Jei į Miuncheną ar Frankfurtą, tai greičiau nei į kokį kaimelį netoli Bavarijos miškų, kur keliai siauri. Vidutiniškai planuokite savaitę iki išvykimo ir dar 1-2 dienas paties pervežimo bei iškrovimo. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją neleidžia spausti, nes vairuotojų poilsio laikas yra griežtai ribojamas, ir jei juos praleisiite, gausite baudą, o ne greitą pervežimą. Geriau pasidarykite atsargą laiko, nei suksitės vėlai vakare beširdžiuose biuruose.

Ar reikia specialių dėžių ar tinka paprastos?

Galima ir paprastų, jei norite, kad jūsų kompiuteriai nukristų ir susilaužytų. Esu matęs, kaip buvo vežami serveriai „Lidl“ prekiabagažėse – tai buvo katastrofa. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją įtraukia ir tinkamą pakavimą. Reikia tvirtų dėžių, burbuliukų plėvelės, o ypatingai svarbių dokumentų – neperšlampamų krepšių. Netaupykite ant pakavimo medžiagų, jų kainos lyginant su technikos verte – tai pinigai lietui. Ir nepamirškite uždėti etikečių, kitaip vokiečiai iškrantys dėžes ir žiūrės į jus kaip į ateivius.

Kas daroma su baldais, kurie nedėjami į dėžes?

Balda turi būti išmontuota. Negaliu pakartoti – išmontuota. Nė viena didelė spinta nepraeis pro duris nei Lietuvoje, nei Vokietijoje, jei ją paliksite suvirintą. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją įtraukia ir baldų surinkimą-išmontavimą paslaugas. Mūsų komanda visada atsivežia elektrinius atsuktuvus, todėl tai nuėja greitai. Jei bandysite daryti patys su paprastu peiliu, gali nukirsti pirštą arba sugadinti laminatą, o tada reparacija Vokietijoje kainuos šimtus eurų.

Dokumentai, teisiniai dalykai ir biurokratija (nusikęsti)

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti su savimi?

Pagrindinis dalykas – krovinio manifestas arba pakavimo sąrašas (packing list). Jis turi būti tikslus, be „gi didelės dėžės su daiktais“ užrašų. Be to, reikalingas CMR draudimas, kuris pridedamas prie vairuotojo dokumentų. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją reikalauja ir galbūt TIR knygelės, jei važiuojate dideliu sunkvežimiu, nors dabar dažniau naudojame vidinius ES procedūras. Ir, žinoma, asmens dokumentai – ne tik vairuotojo, bet ir atstovo, kuris paima prekes.

Ar reikia drąsinti, kad muitinė gali sustabdyti?

Atsiprašau, bet ES viduje ribų nėra, tačiau... Taip, yra vienas „bet“. Jei esate registruoti ne ES šalyje (kaip Jungtinė Karalystė po „Brexit“ ar Šveicarija), tai kontrolė bus. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją iš šių šalių yra vienas didžiausių galvos skausmų. Nors Lietuva ir Vokietija yra ES, vokiečių muitinė (Zoll) vis dar mėgsta pasitikrinti, ar nenešate narkotikų ar tabako be mokesčių, net jei tuomet tenka tik biuro kėdės. Tai gali užtrukti valandą, o ir visą dieną, jei bus įtarimų.

Kaip suformuoti sąskaitą faktūrą, kad viskas tvarkingai?

Jūsų sąskaitoje turi būti nurodytas tikslus adresas ir krovinio pavadinimas. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją nėra prekyba prekėmis, todėl čia dažnai naudojamas ne PVM mokesčio apskaitos būdas, o vidaus pervežimo paslaugos kodai. (Nebūčia girtas, bet geriau pasikonsultuokite su buhalteriu, kad netyčia nepridėtumėte mokesčio, kurio vėliau negalėsite susigrąžinti). Vokiečai yra labai griežti dėl dokumentų tikslumo – viena klaida skiltyje „Prekės“ ir gausite baudą arba praleistą dieną.

Ar mums reikia specialios draudimo poliso?

Privalomai. Standartinis CMR draudimas dažnai neapima visų biuro reikmenų, ypač jei kalbame apie brangią techniką ar duomenų serverius. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją turi įtraukti papildomą „All Risk“ draudimą, kuris apima ir griuvimus, ir vagystes pervežimo metu. Vokietijoje vagysčių nėra daug, bet jos įvyksta, o jei dingsta jūsų duomenys, draudimas nepadės susigrąžinti klientų, todėl saugokite duomenų atsarginęs kopijas debesyse, o ne fiziškai.

Kas daryti, jei įmonė keičia savo juridinę formą?

Tai sudėtingesnė istorija. Jei perkeliate juridinį adresą, tai nebe pervežimas, o įmonės relokacija. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją tada tampa daugiau teisiniu procesu nei logistiniu. Reikės derėtis suregistruoti įmonę Vokietijoje (Handelsregister) ir tik tada vežti turtą kaip vidaus pervežimą, o ne eksportą-importą. Nemanau, kad čia sugebėsite susitvarkyti be advokato, tai ne mano darbo sritis.

Vokietijos specifika ir „smulkmenos“, kurios erzina

Ar Vokietijoje sunku su rėmiais ir įvažiavimais?

O, čia yra nuovargis. Vokietijos miestuose dauguma senų pastatų turi siaurus kiemus ir aukštaus pakopos rėmus. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją visada prasideda nuo klausimo: „Ar ten praeis sunkvežimis?“. Dažnai tenka važiuoti mažesne mašina ir daryti kelis kartus, kas brangina paslaugą. Patikrinkite iš anksto, ar yra pakėlimo platforma, ar ne. Vokiečai mėgsta statyti biurus antrame aukšte be lifto – tikra pasaka.

Kas su aplinkosaugos zona (Umweltzone)?

Be „Umweltplakette“ (žaliosios kortelės) jums negalės važiuoti į daugumą miestų centrų, net jei turite naują sunkvežimį. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją reikalauja, kad mašina atitiktų Euro 6 standartą (ar bent Euro 5 su kortele). Jei atvyksite su seno tipo „gazuotu“ sunkvežimiu, gausite baudą, kurią mums teks mokėti, o tą sumą sąskaitoje pastumsime jums. Nėra prasmės rizikuoti, policija ten stovi ant kiekvieno kampe.

Ar reikia leidimo iškrovimui gatvėje?

Taip, beveik visada. Negalima tiesiog sustoti „prie šulinio“ Vokietijoje ir pradėti iškrauti biurą. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją reikalauja iš anksto gauti leidimą iš miesto savivaldybės (Verkehrsbehörde). Tai trunka kelias dienas, kartais savaitę, todėl neskubėkite. Jei sustosite be leidimo, atvyks ratukais užrakinta mašina ir nuveš jūsų sunkvežimį, o tada reikės mokėti skyrybas.

Kaip elgtis su parkavimo bilietais ir vietomis?

Vokietijoje viskas yra apmokestinama. Nors jums gali būti leidimas iškrovimui, jis nereiškia, kad galite užimti vietą privažiuojančiam automobiliui visą dieną nemokamai. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją įtraukia ir vietos nuomos mokėjimą (Stellplatz). Kartais tai įeina į kainą, kartais reikia mokėti parkometre, nors ir iškraunate. Žmonės ten labai budrūs, jei užimsite jų vietą, skambins policiją iškart.

Ar vokiečiai yra taip griežti, kaip sako?

Taip, ir dar kaip. Ypač kai kalba eina apie tvarką ir taisykles. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją gali būti sustabdytas, jei vairuotojas bus užtiktas dirbantis poilsio laiku arba nekęs saugos diržo. Jie neturi humoro jausmo šiais klausimais. Nors kartais pasitaiko geranoriškų senių, kuriais padės pakelti dėžę, bet dažniau tiksliai žiūri, ar nebraižote grindų.

Techniniai dalykai, kuriuos niekas nemato, bet jūsų jaudina

Ar duomenų saugumas yra svarbus pervežiant metu?

Absoliučiai. Ne tik dėl vagystės, bet dėl fizikinio sužalojimo. Diskai gali nulūžti nuo vibracijos. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją turi apimti specialų serverių pakavimą į smūgius atsparias dėžes. Ir svarbiausia – prieš išjungiant elekttrą, viskas turi būti uždaryta teisingai. Vienas klientas taip išjungio servery, kad vėliau tris dienas IT specialistai gelbėjo duomenis. Geriau pasirūpinkite šiuo dalyku iš anksto.

Kaip pervežti didelius kiekius popierinių dokumentų?

Archievai – tai košmara. Jie sunkūs, daug vietos užima ir dažnai net vertės neturi. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją siūlo prieš vežimą apsvarstyti dokumentų skenavimą ir sunaikinimą. Jei visgi reikia vežti, geriau juos sudėti į specialias dėžes su dangteliais, kad niekas neišsibarstytų vėjui pervežimo metu. Popierius pavargsta, jei jį drėgina, todėl mašina turi būti sausa.

Ar reikia rūpintis IT infrastruktūra naujame biure?

Tai ne mano darbas, aš tik vežu, bet galiu pasakyti, kad vienas kitas neatsiranda. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją reikalauja, kad IT žmogus būtų ten prieš jus. Jei atvyksite su kompiuteriais, o lizdų nėra arba jų tipo kitoks (skirtingi keitikliai), sėdėsite ir žiūrėsite į sieną. Vokietijoje elektros tinklas gali būti kitokio tipo (žemiau įtampa, skirtingos šakelės), tai patikrinkite iš anksto.

Kas daryti, jei kelio metu sugenda mašina?

Tai įvyksta. Nors vokiškos mašinos patikimos, bet technika yra technika. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją numato ir šią scenarijų – turime pagalbinę mašiną arba partnerių tinklą vietiniame remonte. Žinoma, tai užtrunka. Jei jums reikia, kad viskas būtų rytoj 8:00 val. ryto, o prieš tai sugenda variklis, tai nėra mūsų kaltė, bet stengsimės išspręsti kiek įmanoma greičiau. (Bet nejuokaukitės, kartais reikia nukeliauti kelioms valandoms toliau ieškoti detalių).

Ar galima pervežti pavojingas medžiagas (chemija)?

Biure dažnai būna valymo priemonių, toneriaus kasetės ar darželių trąšos, jei turite tokį biurą. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją griežtai reguliuoja ADR taisyklės. Negalima mesti visko į vieną krūvą. Toneriai yra pavojingi degimo atžvilgiu, todėl jie turi būti deklaruojami atskirai. Jei paslėpsite tai, o sulaips, gausite didelę baudą, o gal net baudžiamąjį procesą.

Pinigai, kainos ir nesklandumai (apie ką visi klausia)

Iš ko susideda galutinė kaina?

Nėra vienos kainos. Čia ir valandinis darbo mokestis, ir kuro priemoka, ir kelių mokesčiai Vokietijoje (kurie ne smulkmenos), ir rėmų nuoma. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją kainuoja daugiau nei vidaus pervežimas, dėl didesnių atstumų ir aukštesnių standartų. Dažnai klientams siūlau fiksuotą kainą, kad nebūtų staigmenų, bet ji visada yra aukštesnė, nei jūs tikėjatės, įskaičiuojant visą riziką.

Ar galima mokėti tik po atlikto darbo?

Esu matęs daug situacijų, kai po darbo klientas paslapčia išsitraukia arba pradeda ginčytis dėl smulkmenų. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją reikalauja avanso bent 30-50 proc., nes mes turime užsilaikyti vairuotojus, nupirkt kuro ir sumokėti už iškrovimo leidimus. Pasitikėjimas – tai puiku, bet versle reikia garantijų. Jei nesutinki iš anksto, mes nevažiuojame. Paprasta kaip duona.

Kas daryti, jei pažeidžiama turtą pervežimo metu?

Tai blogiausia situacija, bet ji įvyksta. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją numatyta draudimo išmoka, bet ji bus išmokėta tik tada, jei viskas buvo užfiksuota. Jei pasirašysite CMR dokumentą, kad viskas tvarkoje, o vėliau pamatysite įbrėžimą ant stal viršaus, niekam nebus kaltas. Todėl tikrinkite viską akimirksniu, kol vairuotojas dar stovi.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia dirbti savaitgalį arba naktį?

Vokietijoje naktinis darbas ir savaitgaliai yra griežtai reglamentuojami ir brangiai apmokestinami. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją naktį gali kainuoti dvigubai. Vairuotojai turi poilsio laiką, o viršvalandžiai mums kainuoja. Jei norite sutaupyti, perkelskite per darbo dieną, nors ir suprantu, kad verslas negali sustoti. Bet čia jūsų pasirinkimas – mokėkite arba laukite.

Ar yra paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Paslėptų – ne, bet apie kurias dažnai užmirštama – taip. Pavyzdžiui, užtarų (Schranke) mokestis Vokietijoje už didelių mašinų važiavimą po miestus arba aplinkkeliais. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją gali būti apsunkintas tuo, kad kai kurie regionai reikalauja specialių mokesčių už sunkiųjų transporto priemonių naudojimą. Visa tai dedama į sąskaitą, todėl nenuostebkite, jei pamatysite eilutę „Mokesčiai“.

Pabaigos gaidos ir išvados

Kaip elgtis su iškrautomis dėžėmis ir pakavimo medžiagomis?

Daugelis klientų mano, kad mes atvežame ir pasiimame šiukšles su savimi. Deja, ne visada. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją baigiasi tuo, kad dėžės lieka jums. Mes galime jas susitraukti ir išvežti į šiukšliadėžę, bet tai papildoma paslauga, už kurią reikia mokėti. Geriau susitarti iš anksto, ar mums reikės grįžti tuščia mašina, ar ne. Kartais tai išeina pigiau nei nuomoti konteinerį vietiniame.

Ar reikia padėkoti vairuotojams ar komandai?

Nebūtina, bet tai labai padeda. Vokiečiai mėgsta etiketą, o lietuviai – stiprų kavą. Biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją yra fiziškai sunkus darbas, todėl jei pasiūlysite vandens ar užkandžio, darbas eis greičiau ir geranoriškiau. Nemanau, kad reikia duoti pinigų rankon, bet paprastas žmogiškas požiūris daro stebuklus. Niekada nepabijau pasakyti „ačiū“, o ir jums neturėtų.

Toliau pagalvokite, kad biuro perkraustymo procesų valdymas į Vokietiją nėra paprasta užduotis, kurią galima padaryti „tarp dviejų pusryčių“. Tai reikalauja planavimo, pinigų ir kantrybės. Būkite atsargūs, tikrinkite dokumentus ir nepasitikėkite žodžiu, rašykite viską ant popieriaus. Tada galbūt viskas nueis be didelių nusiskundimų ir nervų. Sėkmės kelyje, sutiksime priešais Berlyno vartus (arba kur jums ten tenka važiuoti).