Biuro perkraustymo procesas iš Vokietijos tinkamai suplanuotas: kas nutinka iš tikrųjų

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo puikių, organizuotų pervežimų iki tokių katastrofų, kai norėtųisi uždaryti akis ir pabėgti. Biuro perkraustymo procesas iš Vokietijos daugeliui atrodo kaip tik formalumas, nes Vokietija šalia ir viskas turėtų būti paprasta, bet praktikoje tai dažnai suka galvą. Vokiečiai yra disciplinuoti, bet jų biurokratija ir specifiniai reikalavimai gali sustabdyti net patį patikimiausią sunkvežimį. Jei norite išvengti tų momentų, kai vairuotojas stovi prie sienos ir nežino, ką daryti, reikia žinoti keletą niuansų, kuriuos niekas nesako brošiūrose. Tiesą sakant, planavimas čia yra pusė sėkmės, o kita pusė – tai tikras gyvenimas.

Pradžios vargai ir planavimas

Kada tiksliai reikia pradėti planuoti tokį kelionę?

Nenaudinga laukti paskutinės minutės, jei norite, kad biuro perkraustymo procesas iš Vokietijos nevirštų košmaru. Geriausia pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš 2–3 mėnesius, ypač jei turite daug technikos ar archyvų. Vokietijoje dėl vietos rezervavimo (Stellplatz) sunkvežimiams gali užtrukti, o jei perkeliate didelę įmonę, tai gali būti ir savaitės reikalas. Neskubėkite, laikas – tai pinigai, o čia jis praleidžiamas kur kas greičiau.

Ar tikrai reikia inventorizacijos sąrašo ar tai per daug?

Sakyčiau, kad be jo nebus lengva. Nors mažoms firmoms atrodo, kad galima tiesiog visiems dalykams užsirašyti "biuro reikmenys", vokiečiai mėgsta tikslumą. Inventorius padeda ne tik tikrinti, ar niekas nepaslydo kelyje, bet ir draudimo atveju. Be to, kai vairuotojas klaustą "kas čia per daiktai?", jums bus paprasčiau parodyti lapą nei aiškinti rankomis pusę valandos.

Kiek laiko užtrunka įvertinimas vietovėje?

Įprastai tai trunka nuo valandos iki dviejų, priklausomai nuo to, kiek didelis biuras ir ar visi baldai išardomi. Kartais važiuoju į vieną vietą, o ten pasirodo, kad reikia pervežti dar ir sandėlį gatvės kitame pusėje. Geriau, jei atvykstate su planu, o ne tik su viltimi, kad viskas tilps į vieną sunkvežimį, nes kartais net ir aš pats stebiuosi, kiek daiktų gali susiglausti vienoje kambaryje.

Kas dėl to, kad Vokietijoje viskas brangu?

Tai tiesa, darbo jėgos kainos čia aukštesnės, todėl ir paslaugos gali kainuoti daugiau nei Lietuvoje. Tačiau nereikia bijoti klausti dėl nuolaidų ar kompleksinių paslaugų. Dažnai įmonės siūlo paketus, kurie įtraukia ne tik pervežimą, bet ir pakavimą. Tik žiūrėkite, kad jums nebūtų įkalta kaina, kai darbas tik prasideda.

Ar galima perkraustytis savaitgaliu?

Techniškai galima, bet Vokietijoje yra griežti reikalavimai ramybės laikui ir sunkvežimių judėjimui. Sekmadieniais daug kur draudžiama važiuoti dideliais sunkvežimiais, todėl reikia griežtai planuoti šeštadienį arba paprašyti ypatingo leidimo. Niekada nežinai, ką galvoja vietiniai gyventojai, jei šalia jų namų šeštadienį ryte pradės vežti stalus.

Vokietijos specifika ir biurokratija

Kokius dokumentus reikia tur�ti pasiruošus?

Būtinai reikia turėti CMR konosamentą, kuriame tiksliai nurodyta, kas keliauja. Be to, jei pervežate techniką, reikės serialinių numerių sąrašo (tai svarbu dėl muitinės, nors ir esame ES, bet kontrolė egzistuoja). Kartais užtenka ir paprasto sąrašo, bet geriau turėti viską tvarkingai surašyta, kad nepraleistum valandos pasienyje aiškindamas kas yra kas.

Kas su tais vokiškais leidimais mieste?

Kiekvienas miestas turi savo taisykles, todėl negalima tiksliai pasakyti vieno modelo. Vienur reikia paprasto pranešimo, kitur – specialaus leidimo, ypač jei reikia užimti kelio juostą ar eismą reguliuoti policija. Vieną kartą turėjau atveju Frankfurte, kai nebuvo gautas leidimas, ir teko mokėti didelę baudą, o klientas lauk�jo valandas. Neskubėkite čia, tai gali brangiai kainuoti.

Ar sunku su vokišku kalbos barjera?

Dauguma vairuotojų ir logistikos specialistų kalba angliškai, bet senos kartos žmonės gali ir nekalbėti. Biuro srityje dažniausiai viskas vyksta angliškai arba vokiškai, todėl jei turite ką nors sudėtingo aiškinti, geriau turėti vertėją. Nors aš asmeniškai su vokiečiais susitariu beveik visada, bet kartais techniniai dalykai dingsta vertime.

Kas dėl vokiško preciziškumo – ar tai mitas?

Nėra mitas, jie tikrai mėgsta, kad viskas būtų tiksliai laiku ir vietoje. Jei sutarėte aštuntą valandą ryto, reikia būti tada, ne po pusės valandos ir kavos. Jų požiūris į laiką yra griežtesnis, todėl biuro perkraustymo procesas iš Vokietijos reikalauja disciplinos iš mūsų pusės. Nėra nieko blogiau nei laukti vokiškoje saulėje, nes kas uždelėjo.

Ar dažnai pasitaiko problemų su dėžėmis?

Kartais žmonės užrašo ant dėžės "viskas čia", tai yra blogiausias variantas. Vokiečiai mėgsta etiketes, todėl geriau naudoti spalvotas lipdukas arba numeruoti dėžes. Taip greičiau surandate dalykus naujoje vietoje ir vengiate nereikalingo streso, kai reikia rasti svarbiausius dokumentus pirmąją dieną.

Techniniai dalykai, kuriuos visi pamiršta

Kaip pervežti serverius ir jautrią techniką?

Tai vienas svarbiausių dalykų, kurį dažnai paliekame pabaigoje. Serveriai negali būti supakuoti kaip paprasti baldai, jie reikalauja specialių dėžių ir (tikriausiai) antistatinės apsaugos. Geriau kreiptis į specialistus, o ne mėginti juos įkišti į paprastą dėžę su putomis, nes viena smūgis gali sunaikinti visą verslo duomenis.

Ar reikia išardyti visus biuro baldus?

Didžiąją dalį taip, ypač didelius stalus ir spintas. Vokiečiški baldai dažnai būna labai solidūs ir sunkūs, todėl neįsivaizduoju, kaip juos galima išvežti neišardant. Be to, taip sutaupote vietos sunkvežimyje ir sumažinate pažeidimo riziką. Vienas kartas bandėme nešti didelę sekretorinę per laiptus ir beveik nulaužėm ją (tai buvo baisu).

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis arba chemija?

Biuruose dažnai būna spausdintuvų kasetės ar valymo priemonės, kurios yra pavojingos. Jos negali būti gabenamos kartu su baldais be specialių priemonių. Geriau jas susidėti į atskiras dėžes ir pažymėti, kad vairuotojas žinotų, ką veža. Nereikia gi, kad kažkas nutekėtų ant svarbių dokumentų.

Ar verta rūpintis draudimu?

Be abejo, tai ne privalomas, bet labai rekomenduojamas dalykas. Nors vairuotojai yra atsakingi, bet jei įvyksta avarija ar gaisras, be draudimo gali prarasti brangų turtą. Ypatingai svarbu drausti techniką, nes jos remontas ar pirkimas naujos kainuoja labai brangiai. Geriau būti saugiam nei gailėtis vėliau.

Kas dėl pakavimo medžiagų – kur jas gauti Vokietijoje?

Galima nusipirkti vietose, bet pigiau ir paprasčiau dažnai atsivežti iš namų arba susitarti su pervežėju, kad jis duotų. Vokiškos dėžės kainos gali būti šokiruojančios, todėl verta pasidomėti iš anksto. Nors kokybė gali būti geresnė, bet mums svarbiau, kad dėžė nebyrėtų.

Pinigai, kainos ir nenumatyti mokesčiai

Kaip suformuojama kaina – už ką mokama?

Dažniausiai kaina susideda iš valandinio darbo užmokesčio, sunkvežimio nuomos ir atstumo. Kartais įeina ir pakavimo medžiagos, bet tai reikia patikrinti. Neklauskite, kiek kainuoja "pervežimas", klauskite, kas įeina į tą kainą, kad nustebtumėt, kiek papildomų mokesčių gali iškilti (pavyzdžiui, už laiptus arba už dienos normą viršijimą).

Ar mokama už laukimą vietovėje?

Taip, jei vairuotojas turi laukti, kol jums paruošiate biurą arba kol išsiruošiate dokumentai, laikas gali būti įskaičiuojamas. Vokiečiai labai tiksliai seka laiką, todėl nereikėtų juo laikyti be reikalo. Geriau susitarti dėl laiko, kad nereikėtų ginčytis dėl papildomų 50 eurų už valandą.

Kas yra tas "Umweltzone" mokestis?

Tai environmental zone, kurioje galima važiuoti tik su tam tikru ekologiniu standartu atitinkančiu sunkvežimiu. Jei jūsų transportas neturi tinkamos žaliosios kortelės, gausite baudą. Tai nėra mokestis, kurį mokate, tai bauda, kurios norite išvengti. Patikrinkite iš anksto, ar jūsų maršrutas eina per tokias zonas.

Ar galima taupyti pasirinkus pigesnę kompaniją?

Galima, bet tai yra kaip lošimas. Pigesnės kompanijos dažnai neturi pakankamai patirties arba transporto, todėl gali atsitikti, kad jūsų daiktai nueis ne į ten, kur reikia. Aš asmeniškai mačiau, kaip pigių pervežėjų sunkvežimiai sugedo kelyje ir klientas liko be biuro dvi dienas. Sutaupyti 100 eurų neverta to streso.

Kiek vidutiniškai kainuoja toks pervežimas?

Sakyčiau, kad mažam biurui tai gali kainuoti nuo tūkstančio iki kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo atstumo ir kiekio. Didelėms įmonėms skaičiai užlipa aukštyn. Geriau kreiptis į keletą vietų ir gauti pasiūlymus, o ne sutikti su pirmuoju, kuris atrodo "pakankamai gerai".

Žmonės ir komunikacija

Ar darbuotojai turi dalyvauti perkraustyme?

Nebūtinai, bet labai padeda, jei yra atsakingas žmogus, kuris žino, kur kas turi eiti. Be to, vairuotojai gali nežinoti, ką daryti su tam tikrais daiktais, todėl reikia kažko, kas gali greitai nuspręsti. Nereikia, kad visi biure stovėtų ir trukdytų, bet vienas vadovas praverčia.

Kas daryti su asmeniniais daiktais darbuotojų stalų?

Geriausia prašyti darbuotojų susirinkti savo asmeninius daiktus ir išvežti juos patys, arba sudėti į pažymėtas dėžes. Mes ne esame atsakingi už jūsų darbuotojų nuotraukas ar vaikių piešinius, todėl geriau pasirūpinkite tuo patys. Vieną kartą teko ieškoti prarasto vestuvių žiedo, tai buvo tikras šokas.

Ar reikia maitinti vairuotojus arba padėjėjus?

Oficialiai ne, bet jei norite, kad jie dirbtų greičiau ir su šypsenomis, kavos ar užkandžiai padeda. Tai nėra reikalavimas, bet labai pagerina nuotaiką, ypač jei darbas trunka visą dieną. Neklausykite to jų vadovo, tiesiog pasiūlykite – tai žmogiškas dalykas.

Kaip susitarti su vokišku personalu, jei jie yra "įkyrūs"?

Geriausia būti taikiam ir aiškiai perteikti savo poreikius. Vokiečiai gali būti tiesmukiški, bet jei jūs taip pat aiškiai kalbate, viskas vyksta gerai. Nereikia jų įnirdyti, tiesiog laikykitės savo plano ir būkite pasiruošę pagrįsti savo sprendimus. Kartais jie tiesiog nori tikslumo, o ne įkyrumo.

Kas jei kas nors susižaloja pervežimo metu?

Tai retas atvejis, bet visada reikia turėti pagalbos priemonių ir žinoti, kur kreiptis. Draudimas turėtų dengti ir tokias situacijas, todėl nereikia panikuoti. Svarbiausia užtikrinti saugumą ir neleisti niekam nešti per daug sunkių daiktų vienam. Saugumas pirmiausia, o ne greitis.

Atvykimas ir pabaigos smulkmenos

Kiek trunka kelionė iš Vokietijos atgal?

Priklausomai nuo to, iš kur keliaujate. Iš Berlyno ar Miuncheno tai gali trukti nuo 10 iki 15 valandų, priklausomai nuo eismo. Jei važiuojate iš mažesnių miestų, gali pritrūkti dienos, todėl reikia planuoti nakvynes arba keisti vairuotojus. Nespauskite vairuotojų, jie taip pat tils poilsio.

Kas daryti su šiukšlėmis, kurios atsiranda?

Nesiųskite šiukšlių atgal į Lietuvą, tai nėra logiška. Geriau susitarti dėl šiukšlių išvežimo vietoje Vokietijoje. Tai paprastai kainuoja nedaug, bet sutaupo laiko ir vietos sunkvežimyje. Nėra nieko blogiau nei atvežti pilną dėžę su seniais popieriais, kur niekam nereikalingi.

Ar reikia tikrinti daiktus išsikraunant?

Būtinai, net jei jums norisi tiesiog nueiti namo po ilgos dienos. Tikrinkite, ar visos dėžės atvyko, ar nėra pažeidimų. Jei pastebite kažką blogai, užfiksuokite iš karto, o ne kai vairuotojas jau važiuoja toliau. Vienas klientas taip praleido nulūžusią spintą ir negalėjo gauti kompensacijos.

Kaip organizuoti iškrovą naujoje vietoje?

Gerai, jei turite planą, kur kur statysite. Pažymėkite grindis lipdukais arba tiesiog pasakykite vairuotojams, kur dėti ką. Taip sutaupote laiko ir vengiate chaoso, kai viskas stovi vienoje krūvoje ir reikia perkelti tris kartus.

Kas jei naujas biuras dar nebaigtas?

Tai dažna problema, todėl reikia turėti planą B. Galima laikinai padėti daiktus į sandėlį arba palikti sunkvežimį (jei įmanoma) iki kito ryto. Nereikia spausti statybininkų, tiesiog susitarkite su jais dėl laiko, nes kitaip gali likti gatvėje.

Ar reikia pasirašyti ką nors po darbo?

Taip, būtinai pasirašykite perdavimo aktą, kad patvirtintumėte, kad viskas atvyko saugiai. Tai jūsų apsauga, jei vėliau atsirastų ginčų. Be to, tai užbaigia biuro perkraustymo procesas iš Vokietijos formaliai, ir galite gyventi ramiai.

Išvada

Galiausiai, viskas baigiasi ne taip blogai, kaip pradžioje atrodo. Svarbiausia yra ne tik susirasti transportą, bet ir suprasti, kad biuro perkraustymo procesas iš Vokietijos reikalauja kantrybės ir detalių planų. Nereikia bijoti klausti ir derėtis, o taip pat pasitikėti savo intuicija, kai kažkas atrodo įtartai. Jei viską padarysite protingai, o ne skubėdami, naujame biure galėsite pradėti dirbti be jokio streso, o senus rūpesčius paliksite už maršruto ribų.