Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją su greitais terminais: praktinis vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas visada yra stresas, o kai reikia biuro perkraustymo paslaugų į Vokietiją su greitais terminais, tai tada galvos skauda ne tik klientams, bet ir mums, vairuotojams. Visgi, viskas įmanoma, jei susitarti laiku. Kartais atrodo, kad nebespaus, bet vistiek spėjame. Čia ne tik apie vairavimą, tai organizavimas, dokumentai ir rankos, kurios nebijo pakrauti sunkios technikos. Dažniausiai keliaujame į Berlyną arba Miunchenas, ten verslas gyva greičiau. Taigi, nebijokite kreiptis, nes „greitai“ ne visada reiškia „brangiai“ ar blogai, tiesiog reikia žinoti, iš ko pradėti.

Planavimas ir skubumas: kaip tai veikia realiame gyvenime

Ar tikrai įmanoma viską nuvežti per 3 dienas?

Žiūrėk, 3 dienos – tai nėra fiksuotas standartas, bet dažnai taip ir būna, jei dokumentai tvarkingi. Vakar padariau vieną verslą iš Kauno į Berlyną, išvykome antradienį vakare, trečiadienį vakare jau buvome vietoj. Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir ar jau surinkti baldai. Jei reikia lentą išsukti – tai laiko priduoda. Bet jei dėžės paruoštos, tai 3 dienos yra gan realus laikas, nebent įvyks kažkas neprognozuojamo, ką, tiesą sakant, šioje srityje reikia visada galvoti.

Kiek užtrunka susitarti dėl eksporto?

Eksporto dokumentus darome dieną prieš važiuodami arba tą pačią ryto, jei bėda. Geriausia būtų paskambinti savaitę prieš, bet žinau, kad verslininkai dažnai prisimena paskutinę minutę. Mes pasistengsme pritarti. Tiek laiko, kiek reikia paruošti CMR bei sąskaitas, tai maždaug valanda, jei turite visus duomenis. Bet jei trūksta PVM kodų ar sutartyje klaidų, tai gali užtrukti ir ilgiau, todėl duomenis turėkite po ranka.

Kas būna, jeigu aš vėluoju su dėžėmis?

Tai yra klasika. Klientas sako, kad viskas paruošta, o mes atvykstant matome, kad dar stovi kompiuteriai ant stalų. Jei vėluojate porą valandų, paprastai tai problema nėra, kol tai perkelia į naktį. Vairuotojai turi poilsio režimus, todėl jei dėžės neįleidžia jų išvykti laiku (tarkime, iki 22:00), tai reikės laukti ryto. O vėlavimas Vokietijoje, kur turi randevu laiką, gali kainuoti brangiai. Taigi geriau pradėkite krauti bent dieną anksčiau.

Ar reikia rezervuoti vietą aikštelėje Vokietijoje iš anksto?

Absoliučiai taip. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją su greitais terminais sužlugsta dėl to, kad nėra kur sustoti. Miuncheno centre arba netoli Frankfūto gatvės siauros, o vietinis gyventojas iškviestų policiją vos pamatęs sunkvežimį. Iš anksto pasidarykite leidimą užimti vietą arba susiderkite su gynėjais (buvę atvejai, kai jie padėdavo užsidėti šviesas). Be to, dauguma namų valdybų turi savo taisyklių, kada galima kelti baldus.

Kainodaros niuansai ir pinigai

Kiek vidutiniškai kainuoja toks perkraustymas?

Kainą sunku pasakyti akimirksniu, nes priklauso nuo tūrio. Galima sakyti, kad mažam biurui (pavyzdžiui, 5 darbo vietų) tai kainuos nuo 800 iki 1200 eurų į vieną pusę, priklausomai nuo distancijos. Dideliems kompleksams – skaičiuojama pagal valandas arba kilometrus. Turėkite omenyje, kuro kainos šiuo metu... ne, jos šokuoja, todėl visada paliekame sau vietos kainos koregavimui, jei kuro suma staiga pakyla.

Kodėl kaina kyla, jei reikia vairuotojo pagalbos?

Vairuotojas yra vairuotojas, jis ne nešikas, nors ir padeda. Jei reikia išnešti 50 dėžių į trečią aukštą be lifto arba išmontuoti sudėtingas sekcijas, tai reikalauja fizinių pastangų ir daugiau laiko. Tada jau kalbame apie krovėjų komandą. Paprastai valandinis tarifas už papildomą žmogų yra apie 15–20 eurų, bet įskaičiuojant kelionę ir laiką, tai susideda į bendrą sumą. Negalima tikėtis, kad vairuotojas dirbs po 10 valandų be papildomo mokėjimo.

Ar priimate mokėjimus kortele ar tik grynais?

Stengiamės būti modernūs, tačiau Vokietijoje pamatau, kad daugiau mėgsta grynaisiais ar pavedimu. Mes priimame ir korteles, bet yra vienas „nepatogus“ dalykas – bankai gali laikyti lėšas kelioms dienoms, o mums reikia degalų į tą pačią dieną. Todėl dažniausiai prašome 30 proc. аванса (avanso) pavedimu, o likutį – grynais (vairuotojui) arba pavedimu atvykus. Kartais klientai nenušoka nuo grynųjų, ypač kai skubu, tai suprantama.

Kas dėl PVM mokesčio tarptautiniuose vežimuose?

Tai sudėtinga vieta, nes aš nebuks apskaitininkas. Tiesiog žinokite, kad tarp ES šalių, jei abi įmonės yra mokesčius mokančios, taikoma 0 proc. PVM tarifas (vidinės prekybos procesas). Jums tereikia suteikti mums savo PVM mokėtojo kodą. Jei kodas neteisingas arba jo nėra, gali tekti mokėti Vokietijos PVM, kuris yra didesnis, nei mūsų. Tai labai svarbu patikrinti iš anksto, kad nebūtų nemalonumų vėliau.

Ar galiu gauti nuolaidą, jei vėliau grąžinsiu tuščias dėžes?

Klausimas įdomus, bet praktiškai ne. Dėžių kaina yra maža dalis viso perksraustymo, o jos sugadintos ar sugniaužytas grąžinti negalima. Vairuotojas važiuoja atgal tuščias ar su nauju užsakymu, tai jam nėra prasmės vežti šiukšles. Geriau tiesiog išmeskite dėžes vietinėje perdirbimo aikštelėje Vokietijoje, nes mums vežti jas atgal Lietuvon būtų brangiau, nei jų vertė. Neklausykite manęs apie tai praėjus 3 mėnesiams po važiavimo.

Techninė įranga, baldai ir jų saugumas

Ar jūsų komanda tikrai moka krauti serverius?

Žinoma, serveriai yra jautri daiktas. Mes turime specialias transporterio vežimas su amortizacija (ne, ne tik paprastas vežimį). Esu matęs, kaip viena konkurentų mašina užvažiavo į duobę prie IKI, ir serveriai nuvirto ant grindų. Mūsų vairuotojams sakau: jei neesi tikras, nekelk. Serveriai užkloti ant šoninių sienų, prifikuoti raiščiais. Tai brangiausias dalykas jūsų biure, todėl jam skiriamas didžiausias dėmesys.

Kaip geriausia vežti didelius susitikimų stalus?

Dideli stalai turi būti išmontuoti. Nė vienas stalas netils pro normalius lifto duris, jei jis ilgesnis nei 2 metrai. Jei jis neina išsukti, tai jį reikia guldyti ant grindų ant specialios putos. Negalima jį statyti įstrižai, nes pasukant mašiną gali įtrūkti mediena. Dažniausiai staluose yra kniedės, jas reikia atidaryti. Vokietijoje daugiau biurai turi tokius „Italian“ stilius stalus, jų labai sunku surinkti atgal, tai patikrinkite, ar turite instrukcijas.

Galiu padėti stiklinę lentą į normalią dėžę?

Būkite sąžiningi – į normalią dėžę ją dėti negalima. Ji suskils pirmame kelyje greičio rampoje. Reikia specialios dėžės su rėmais viduje, arba ją apvynioti storesne burbuliukų plėvele (mažiausiai 5 sluoksnių) ir padėti tarp standžių dėžių. Jei dėjote ją tiesiai ant grindų krovininėje be izoliacijos, tikimybė, kad atvyks sveika, yra 5 iš 100. Nekreipkite rizikos, padėkite pinigus į pakavimą.

Kas vyksta su vitrinomis, jos visada sulūžta?

Ai, vitrinos... Tai mūsų blogas sapnas. Žinote, paskutinis kartą vežėme vieną stiklinę pertvarą į Miuncheną, ir vairuotojas taip staigiai sustojo prieš raudoną šviesą, kad vos nenukrito. Jos ne visada sulūžta, jeigu užpakuotos su putomis ir storu kartonu, bet rizika yra didelė. Rekomenduoju jums draudimą. Nors mes ir stengiamės važiuoti lygiai, viena duobė kelio (o jų ten yra daug) gali sugadinti tūkstančius eurų vertės stiklą. Todėl apie tai pagalvokite iš anksto.

Ar reikia išmontuoti spintas ar galima vežti surinktas?

Surinktos spintas labai sunku nešti, jos gali būti labai sunkios (ypač jei užpildytos dokumentais), be to, jose gali atsirasti įtrūkimai kol nešite pro duris. Dažniausiai mes kalbame, kad geriau išmontuoti. Paimkite viską iš lentynų. Jei spinta yra „viršutė“, tai ją galima nešti surinktą, bet „viršuje“ reikia nuimti duris. Niekada neneškite baldų su vitrininėmis durimis viduje – jos atsivers ir iškristi. Paprastas patarimas, kurį dažnai pamirštą išsekęs direktorius.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos reikalavimai

Kokius dokumentus aš turėčiau paruošti išvykai?

Jums reikės eksporto sąskaitos-faktūros su mūsų įmone, kurioje būtų išvardyti visi vežami daiktai (bent apytiksliai). Reikia konosamento (CMR), tai paruošiam mes. Taip pat reikia patvirtinimo, kad tai nėra pavojingos medžiagos (nors biure dažniausiai tokios nėra, nebent chemikų laboratorija). Jei vežate techniką su serijiniais numeriais, surašykite juos – Vokietijos muitinė kartais klausia, kas tas kompiuteris.

Ar reikia eiti į muitinę, jei įmonė veža daiktus sau?

Tarp ES šalių nėra „tikrosios“ muitinės sienos, tačiau yra kontrolė. Dažniausiai tiesioga važiuojame pro „žalią juostą“. (čia aș pasiklydau). Tarkime taip: nereikia eiti deklaruoti į postą, jei vertė maža, bet turi būti dokumentai, kurie įrodo prekių kilmę, jei sustabdo. Vokietijos policija ant kelio A6 dažnai sustabdo lietuviškas mašinas ir prašo įrodyti, kad krovinys nenukastas. Jei nebus CMR, gali būti didelė problema.

Kas yra tas CMR ir kodėl jis svarbus?

CMR tai tarptautinis vežimo dokumentas, jis kaip pasoportas jūsų kroviniui. Be jo negalima legaliai vežti krovinių tarptautiniais maršrutais. Jame parašoma, kas ką vežia, kur reikia vežti ir atiduoti. Jei pasibaigia degalai arba atsiranda avarija, pagal CMR draudikis moka žalą. Be to, klientas Vokietijoje jo laukia, nes tik su tuo lapu gali parsivežti daiktus į naują biurą be paaiškinimų. Niekuo jo nepakeis.

Kas atsitinka, jei aš prarandu sąskaitą faktūrą?

Tai nepatogu, bet ne mirtina. Galime susiformuoti naują dokumentą kopiją ir nusiųsti el. paštu, vairuotojas gali ją atspausdinti. Bet jei prarandate CMR originalą, tai yra rimtai. Tada reikia eiti į policiją, daryti praradimo aktą, o tai užtrunka dieną-dvi. Visus svarbiausius dokumentus patariu daryti po dvi kopijas – vieną duodate vairuotojui, kitą pasilikite sau. Dažniausiai jūsų buhalterė vis tiek klaus originalo apmokėjimui.

Ar reikia Intrastat deklaracijos, jei vertę viršyju?

Nesu tikras, ar čia reikalaujama įmonėms, kurios neregistruotos Vokietijoje (tikriausiai ne jums, o jums būtų Lietuvoje). Intrastat tai statistika tarp ES šalių. Ją reikia pateikti, jei siuntų apimtis per metus viršija tam tičrą ribą (Lietuvoje tai maždaug 400 tūkst. eurų). Bet nedarykite iš to drama – dauguma mažų biurų jo nereikia. Jei esate didelė korporacija, tai jūsų logistika žino, ką daryti. Mums paprasčiausiai reikia teisingų svorių.

Kelionės eiga, vairuotojai ir realijos kelyje

Ar jūsų vairuotojai kalba vokiškai?

Turime keletą vairuotojų, kurie įsivaizduoja vokiškai pakankamai, kad suprastų instrukcijas arba gautų nukreipimą. Tačiau ne tikėkitės, kad jie sugebės aptarti verslo strategijas su jūsų partneriu arba ginčytis dėl kainos parduotuvėje. Paprastai kalbame angliškai arba naudojamės vertėju telefone. Suderinimas su uoste ar sandėliu vyksta anglų kalba, todėl problemų nebūna, o klausimus „kur yra tualetas?“ sužinojome išmokti.

Kas vyksta, jei vairuotojas užstringa į spūstį netoli Liubecko?

Liubeckas (Liubeko automagistralė) yra legendarinė vieta dėl spūsčių. Jei ten stringa, tai prarandame 4–5 valandas. Čia niekoepadarysi – tai yra įskaičiuota į riziką. Jei turite labai griežtą terminą (tarkime, 10:00 ryto posėdis), mes paprašome važiuoti nuo priešvakario, kad net jei užstringa, spėtume. Bet dažniausiai tiesiog skambiname ir sakome, kad vėluojame. Vokietijai tai nėra naujiena, jie taip pat dirba su terminais.

Ar galime sekti mašiną realiu laiku?

Daugelis mūsų mašinų turi GPS sekimo sistemas, todėl galiu atsiųsti jums nuorodą, kur matosi, kur dabar yra vairuotojas. Tačiau nenaudokite to kas valandą. Vairuotojas gali važiuoti po miestą, kur signalas pradingsta, ir galvosite, kad jis pasiklydo. Geriausia susisiekti su manimi telefonu, aš sušypsosiu ir paskambinsiu jam. Tai saugiau ir psichologiškai ramiau jums, žiūrint į tašką ekrane, kuris neranda.

Ar vairuotojas padės atnešti dėžutę į aukštą be lifto?

Jis padės, jei dėžės yra lengvos ir jų nedaug. Bet jūs sužinosit greitai, kad nešti 20 kg dėžę į 4 aukštą be lifto ne mokėjimas, o fizinis darbas. Jei tokių dėžių yra 50, tai vairuotojas tiesiog atsisakys po 10-osios. Todėl tokiam atvejui privaloma užsakyti papildomus krovėjus. Nenukelkit žmogui sau – po 500 km važiavimo jis nėra tinkamas maratono bėgimui laiptais.

Ką daryti, jei mašina sugenda kelyje?

Tai baisiausias scenarijus, bet įvyksta. Mes turiam draudimą „CASCO“, todėl jei suyla variklis, siunčiame pagalbą arba keičiame mašiną (jei įmanoma). Jei kilpų nebera, tai gali užtrukti. Tuomet stengiamės iškrauti viską į kitą, ką užsakome vietiniu pervežėju (tas dažniausiai būna brangiau, bet mums už tai padengia draudikis). Klientui reikia kantrybės – mechaniniai gedimai niekada nenumatomi.

Ar vairuotojas su savimi turi pakabinamąją?

Taip, įrenginys (pakabinamoji arba kėbulas) visada yra su mumis. Jos nenaudojame tik tuo atveju, jei krovimas vyksta iš pirtyro (rūsio) pro langą arba jei liftas telpa viską. Bet dirbame su paprastomis kėbulais, kurie turi kelis metrus aukščio. Naudoti ją varginantis, bet būtina, jei norime, kad nesirgtų nugarą (ir jūsų, ir mūsų). Kartais žmonės prašo nieko nenaudoti, kad taupytų laiką, bet mes to nedarysime – saugumas pirmiau.

Ar galima vežti darbuotojus kartu su kroviniu?

Čia yra pilnas „šoninis peilis“. Teitiškai, jei tai krovininis mikroautobusas, kuris skirtas įrangai vežti, keleivių vežti negalima, ypač oficialiai. Bet realybėje jei vairuotojas pasiima savo pagalbininką, tai niekas nesustoja ir ne tikrina dokumentų kiekviename kilometre. Tačiau aš jums nedaryčiau toks patarimo, nes jei ką nors Vokietijoje sustabdo policija, baudos yra baisios. Geriau tegul važiuoja savo automobiliu ar traukiniu, o mums tik duokite krovinių. Saugiau taip.

Ką daryti, jei Vokietijos klientas atmest krovinių?

Tai buvo vienas kartą, kai mums nutiko. Vėlavome 3 valandas, o jų sandėlininkas išėjo namo. Mes teko statyti mašiną aikštelėje (mokant už stovėjimą) ir laukti ryto. Tokiu atveju privalome turėti kontaktinį asmenį, kuris gali atvykti bet kuriuo metu. Jei atsisakoma priimti dėl vėlavimo, mes skambiname jums. Geriausiai viską suderinti iš anksto – net jei vėluojate, praneškite porą valandų anksčiau, o ne tada, kai jau stovite prie durų.

Visuomenėje, kur viskas veikia kaip laikrodis, biuro perkraustymas gali atrodyti kaip chaosas. Tačiau su biuro perkraustymo paslaugomis į Vokietiją su greitais terminais, kurioms vadovauja patyrę žmonės, net ir labai skubus reikalas gali būti įgyvendinamas sekmingai. Nesvarbu, ar tai nedidelis start-upas, ar didelė korporacija, pagrindas yra atvirumas ir tikslus planavimas. Mes jau matėme viską – nuo lentų, kurios neina pro duris, iki dingusių raktų. Tada tik padėkite, kad mes esame šalia ir paruošę padėti susitvarkyti, kad jūsų verslas Vokietijoje galėtų dirbti toliau be nutrūkimo.