Biuro perkraustymo logistika į Vokietiją be rūpesčių: kaip iš tikrųjų atrodo šis procesas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir vis dar, kai kažkas užsako „Biuro perkraustymo logistiką į Vokietiją be rūpesčių“, aš šypsoju. Taip, vadinamasis „be rūpesčių“ egzistuoja, bet jis reiškia, kad rūpesčius ima ant saves logistikos vadybininkas, o ne klientas. Iš tiesų, viskas vyksta labai paprastai – užpildote sąrašą, mes gauname daiktus ir vežame juos į Berlyną, Miuncheną arba Hamburgą. Tačiau yra niuansų. Vokietija – tai ne Lietuva, ten dirbti su muitine ir pirkėjais reikia visiškai kitaip. Jei viską suplanuosite teisingai, o ne „kiek pusryčiais“, tada visa biuro perkraustymo logistika į Vokietiją be rūpesčių bus tiesiog darbo diena. Bet jei praleisite detales, gali būti nemalonumų su dėžėmis, kurios „kažkur dingsto“ pačiame kelionės pradžioje.

Kainos ir biudžeto klausimai

Kiek kartu gali kainuoti toks biuro kelionė į Vokietiją?

Čia labai dažnas klausimas. Žinoma, kainos svyruoja priklausomai nuo to, kiek tų dėžių yra ir kur būtent ten važiuojame. Viskas prasideda nuo kubinių metrų – maždaug nuo 50 iki 200 eurų už kubą su visais mokesčiais, bet tai labai apytikslis dydis. Taip pat įeina kuro mokesčiai, kuriuos dabras taip pat nešluoja. Turiu omenyje, kad jei reikia įrengti įrangą (keltuvus ir pan.) tame Vokietijos gatvės, tai papildomai kainuos.

Ar galite tiksliai įVERTINTI iš karto?

Patikėkite, aš nebęčiau duosiu kietų numerių iš karto, nežiūrėjęs į tų dėžių kiekį. Kartais klientas sako „turime šiek tiek baldų“, o atvažiuoju, o ten visau biuras su keturiomis didelėmis konferencijomis stalais. Biuro perkraustymo logistika į Vokietiją be rūpesčių prasideda nuo to, kad aš turiu pamatyti, ką reikia vežti, arba bent gauti tikslų sąrašą. Tada galiu pasakyti kainą su priedais.

Kas daro įtakos galiam kainos padidėjimui?

O daug kas. Pavyzdžiui, vokiečiai mėgsta savo taisykles – jei reikia speciali leidimą išvažiuoti į pėsčiųjų zoną, tai reikalauja laiko ir pinigų. Taip pat, jeigu reikia įrengti specialią techniką krautis aukštuose australuose. Ir dar vienas dalykas – kuro kainos. Kai aš dešimt metų dirbau, kuras pigesnis, o dabar žiūri į kuro baką ir laižo.

Ar galima apsimokėti su PVM mokesčiais?

Taip, jei abejonės yra PVM mokėtojai (Lietuvoje ir Vokietijoje), tai galima taikyti 0 proc. PVM tarifą (vidinės ES prekybos procedūra). Biuro perkraustymo logistika į Vokietiją be rūpesčių apima ir šiuos dokumentus, tai mums reikia jūsų PVM mokėtojo numerio. Be to, reikia pateikti prekių gavėjo patvirtinimą. Jei ne – viskas įeina į standartinę tarifą su PVM.

Ar galima susimokėti kredito kortele vairuotojui?

Nė ne. Mums tai nėra įprasta praktika. Vairuotojai tiesiog nešioja pinigus ar kortelių terminalus, nors pastaruoju metu keičiasi, bet geriau nesiųskite šimtų eurų su juo. Atsiskaitymas paprastai vyksta pavedimu pagal sąskaitą-faktūrą iš anksto. Taip saugiau ir man, ir jums.

Ką daryti, jei biudžetas yra labai ribotas?

Tada tenka derėtis dėl datų. Jei galite laukti, kol mums tenka tuščias automobilis grįžtant iš Vokietijos (t.y. backload), gali būti gerokos nuolaidos. Bet čia tikimybė nėra 100 proc. Biuro perkraustymo logistika į Vokietiją be rūpesčių tuo atveju gali truputį palūžti, kadangi reikės sulaukti tikslio momento.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Pagrindinis dalykas – krovinių sąrašas (packing list). Jis turi būti tikslus, su svoriais ir pažymėta, kas yra ką (nauji ar naudoti daiktai). Be to, mums reikės sutarties ir jūsų asmens dokumentų (jei asmeninis perkraustymas) ar įmonės duomenų (jei tai firmos inventorius). Vokietijos muitinė labai mėgsta popierius.

Ar sunku susitvarkyti su muitine?

Iš esmės ne, jeigu viskas tvarkinga. Problemų kyla, kai klientas bando savaime sumanyti ir užrašo „naudoti daiktai“, nors jie yra visiškai nauji ir tik nupirkti prieš du dienas. Tada gali būti muitų ir PVM. Biuro perkraustymo logistika į Vokietiją be rūpesčių su mumis veikia taip, kad mes parengiame viską iš anksto, o vairuotojas tiesiog paduoda dokumentus.

Kas yra EX1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

Tai išvežimo deklaracija. Jei vežate prekes už ES ribų, tai būtina, bet į Vokietiją nereikia, kadangi tai ES viduje. Kartais klientai maišo Šveicariją su Vokietija. Šveicarija – tai jau kita istoria su muitine. Biuro perkraustymo logistika į Vokietiją be rūpesčių apima tik ES viduje taisykles, taigi EX1 čia neaktualu.

Ką daryti, jei pritrūksta kokių nors dokumentų pakelyje?

Būna ir tokių situacijų. Vieną kartą vairuotojas pamiršjo power of attorney dokumentą, ir mes turėjome veltui stovėti pasienyje, kol klientas išsiuntė skenuotą kopiją. Geriau turėkite visus pasiruošę iš anksto, arba turkite susisiekimą su mumis per telefoną. Mums padėtume nuotoliniu būdu.

Ar reikia deklaruoti elektroninę techniką?

Jei tai jūsų įmonės technika, skirta darbui (ne pirmai prekybai), tai dažniausiai nereikia specialių leidimų, bet turi būti inventorius sąrašas. Vokiečiai yra ypatingai atsargūs dėl duomenų saugumo, todėl serverius gali labai įdėmiai patikrinti. (Tiksliau – ne tiek dėl saugumo, kiek dėl to, kad tai brangu įranga).

Kaip elgtis su VMĮ numerym?

VMĮ (viršytojo muitinės instruktoriaus) numerio nereikia ES prekybai, tačiau reikia EORI numerio, jeigu prekės keliauja trečiosioms šalims. Į Vokietiją – ne taip. Biuro perkraustymo logistika į Vokietiją be rūpesčių dažnai vengia šių sudėtingų terminų, tiesiog taikant bendrąsias ES taisykles. Nereikia to per daug giliai galvoti paprastam biuro perkėlimui.

Ar tikrai nereikia jokių leidimų Vokietijos miestuose?

Priklauso. Miestų centruose, pavyzdžiui, Frankfurte ar Kolyje, antros eilės (Umweltzone) reikalavimai gali varginti sunkvežimius. Tačiau mūsų automobiliaus dažniausiai tenkinusius normą. Bet sustojimas vietoje – tai problema. Reikia iš anksto pranešti vietos savivaldybei arba pasirūpinti leidimu. Mes tai dažnai darome kliento vardu, jei gavome duomenis.

Techninė įranga ir pakavimas

Ar jūs pakuojate patys?

Mūsų komanda gali atvykti ir susirūpinti pakavimu (full service). Turime medines dėžes, burbuliukus, staltieses. Biuro perkraustymo logistika į Vokietiją be rūpesčių mums reiškia, kad galite tiesiog gerti kavą, o mes padėsime visus kompiuterius į dėžes. Tačiau tai kainuoja brangiau, nei jei padarysite patys.

Ką daryti su serveriais ir jautria technika?

Tai atsakomybė. Serveriai turi būti išjungti teisingai ir užfiksuoti jų padėtis. Geriausia juos krauti į specialiuose stačiuose rėmuose (reilinguose), o ne į paprastas dėžes. Jeigu jų neįmanima išjungti, reikia žinoti, kad kelyje gali būti duobų – taip, kelyje į Vokietiją keliai yra geri, bet vėlgi, Lenkijoje ar Vokietijos ribose tenka įveikti „šlagbaumus“.

Ar saugu krauti jautrius duomenis?

Duomenys – tai ne mūsų sritis, mes vejame „geležį“. Tačiau užtikriname, kad dėžės būtų uždarytos ir užseglotos, kad niekas neprietarų neišimtų. Vairuotojas visada su savo raktu. Biuro perkraustymo logistika į Vokietiją be rūpesčių apima ir fizines apsaugas – užraktais ir tentu. Bet už duomenų atsarginės kopijas atsakinėkite IT skyrius, o ne vadybininką.

Kokias dėžes naudojate standartinis biuro perkraustymui?

Standartinės „trolėjaus“ dėžės su durimis – jos patogios, pateikus popierius, kadangi netenka visko išimti. Taip pat naudojame mažas knygų dėžes ir didesnes nešančiąsias dėžes. Kartais, jeigu daug mažmeninės prekybos prekių, naudojame EB dėžes (Europiniai pašto standartai). Bet viskas įsisuka į paprastą kibirkštį.

Ar reikia išpakuoti dėžes vietoje?

Gali būti variantų. Standartiškai mes atvežame į patalpą ir padedame ant grindų arba kur jūs pasakysite. Išpakuojame tik jeigu tai buvo tam sutarta. Vokietijoje darbininkai gali reikalauti papildomo mokesčio už išpakuotį vietinėse sąskaitose (ne mūsų, o jeigu samdote vietinę pagalbą), tad užtikrinkite, kad tai aišku iš pradžių.

Kas daryti su atliekomis (pakavimo medžiagos)?

Gali juos vežti atgal su savimi (jeigu vietos tenka), tačiau kuro sanaudos neapsimoka. Dažniausiai išnešame į artimiausią šiukšlių konteinerį vietinėje srityje arba paliekame jums pasirūpinti. Jeigu reikia mums tai padaryti – praneškite, tai ne nemokama paslauga.

Ką daryti, jei įranga yra per didelė ant durų?

Tai būna. Kartais biurai yra seni, o liftai maži. Tada reikia naudoti keltuvus pro langą arba (o niekas nenori to girdėti) išmontuoti. Turime patirties, bet reikia tai žinoti iš anksto, ne ten, kai sunkvežimis jau stovi kieme. Biuro perkraustymo logistika į Vokietiją be rūpesčių gali pavirsti „dideliu rūpesčiu“, jei apie tai nepasakysite.

Kelionės eiga ir laikas

Kiek laiko užtrunka nuvežti biurą į Vokietiją?

Standartiškai, į Miuncheną važiuojame apie 18–20 valandų važiavimo laiko (su poilsiais). Bet atsižvelkite į tai, kad tai ne tik vairavimas. Ten yra pakrovimas, iškrovimas, dokumentų priežiūra. Pilnas procesas gali užtrukti nuo 2 iki 4 dienų, atsižvelgiant į maršrutą. Jeigu tik vienas vairuotojas, jis turi miegoti, tai užtrunka ilgiau.

Ar galite atvežti tikslią dieną?

Mes stengiamės, bet kartais techniniai gedimai ar eismo įvykiai keičia planus. Pavyzdžiui, praėjusią vasarą mums sutrukdė didelis eismo įvykias netoli A1 magistralės Lenkijoje – stovėjome 10 valandų. Biuro perkraustymo logistika į Vokietiją be rūpesčių (tai čia tas pavadinimas) tada atrodo juokinga, bet toks yra mūsų darbas. Visada duokite laiko rezervą.

Dirbate savaitgaliais ar švenčių dienomis?

Galime, bet tai papildomai kainuoja, nes vairuotojai turi savaitgalinio darbo mokesčius. Be to, Vokietijoje parduotuvės ir kitos įmonės savaitgaliais uždarytos, tai gali būti sunku gauti prieigą prie pastato. Geriau planuoti pirmadienį ar antradienį.

Kas vyksta, jei automobilis sugenda kelionės metu?

Tokia situacija retoka, bet įmanoma. Tada mes išsiunčiame kitą automobilį arba meistrą daryti remontą. Jeigu dėl to vėluojame, mes apmokame (ne visada!) nešiojimo mokestį (demurrage) arba bent jau stengiamės kompensuoti nuostolius. (Čia priklauso nuo sutarties sąlygų, tiesiog taip būna, kad ne visada įmonės nori tai mokėti).

Ar vairuotojas moka vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai, o vokiškai bent jau kažkiek supranta pagrindinius žodžius (Maut, Ausfahrt, Polizei). Jei reikia sudėtingų dalykų kalbėti su vietos apsauga, geriau, kad jūs galėtumėte susisiekti telefonu. Vokiškai kalbantis vairuotojas – tai retumas ir tai kainuoja labai brangiai (tai dažniau ekspeditorius).

Ar įmanoma sekti krovį realiu laiku?

Taip, mūsų visi automobiliai turi GPS sekimo sistemas. Galite atidaryti nuorodą ir matyti, kur jis stovi. Tai ramina klientus. Biuro perkraustymo logistika į Vokietiją be rūpesčių leidžia jums matyti tikrovę, o ne tik girdėti „mes važiuojame“. Bet atsiminkite – kartais signalas dingsta tarp miestų, tai ne problema.

Ar galima sujungti krovinius (konsolidacija)?

Taip, jei jūsų daiktai neužpildo viso sunkvežimio, mes juos galiems sujungti su kituo kroviniu (LTL – Less than Truckload). Tačiau tai reiškia, kad atvežimas gali šiek tiek užtrukti iliau, nes reikia nuvykti į kitus adresses. Jeigu skubate – turite užsisakyti pilną „partiją“.

Neprognozuojamos situacijos ir patarimai

Kas daryti, jei vokiškas klientas atsisako pirkti (arba atiduoda biurą)?

Tai būna. Tada reikia rasti sandėlį laikinai. Mes galime padėti susirasti sandėlį Vokietijoje (ten brangiau) arba Lietuvoje. Reikia turėti „Plan B“. Biuro perkraustymo logistika į Vokietiją be rūpesčių apima ir tiekėjo sutarčių (palyginimo su kitomis firmomis) įvertinimą. Nekelkite nieko be galutinio patvirtinimo.

Kaip elgtis, jei prieš pat išvykimą pradeda lyti?

Krauti lietinga orą – blogai dėl popierių. Naudojame tentus ir staltieses, bet jeigu labai laja, gali reikėti laukti. Kartais vairuotojai tiesiog sako „nekeliau“ dėl saugumo. Geriau palaukti valandą nei sugadinti brangų serverį ar dokumentus.

Ar ypač pavojingos vietos kelyje ties Vokietiją?

Pravažiuojant pro Tamsta ar Zgorzelec (Lenkijos-Vokietijos pasienis) gali būti intensyvus patikros. Nereikia nieko slėpti, tik dokumentus turėti po ranka. Vieną kartą girdėjau, kad sulaikė kelią dėl neleidžiamų daiktų (alkoholio prekyba be licencijos), tad nenaudokite tokios progos.

Ką daryti, jei klientas vėluoja pasiruošti?

Stabi problema. Jei numatoma pakrovimas 8:00 ryte, o jūsų darbuotojai dar surašo sąrašą 9:30, tai mums automobilis stovi ir kaupia stovėjimo mokesčius. Biuro perkraustymo logistika į Vokietiją be rūpesčių reikalauja, kad klientas būtų pasirengęs. Mes tą laiką galime imti iš jūsų.

Ar verta rūpintis draudimu?

Absoliučiai taip. Mes turime CVR draudimą (transporto atsakomybės), bet jis apsaugo tik pagal CMR konvencijos ribas (apie 8.33 SDR pagal kg). Jei daiktai brangūs, reikalingas papildomas draudimas. Nemanau, kad norite rizikuoti brangiu serveriu, kuris kainuoja dešimtis tūkstančių, o draudimas sumokės tik kelis šimtus.

Ar dažnai gaunate skundų dėl pažeidimų?

Retokai, nes mūsų pakavimas tvarkingas. Kartai atsitinka, kad pasidaro įbrėžimai ant korpusų, bet su baldų pervežimu be to sunku išgyventi. Svarbiausia – pranešti iš karto iškrovimo metu, o ne po savaitės.

Kaip apmokesti už laukimą vokiečių pusėje?

Jei jums reikia, kad vairuotojas lauktų valandą ar dvi, kol paruošiate patalpas, tai mokama pagal valandinį tarifą (tarifą nustato vadybininkas). Geriau derėkites iš anksto. Vokiečiai dažnai būna labai punktualūs ir nemyli, kai ką nors laukia ant kiemo.

Išvados

Galiausiai, biuro perkraustymo logistika į Vokietiją be rūpesčių – tai nėra stebuklas, o tiesiog gerai suplanuotas darbas. Jei pasiruosite dokumentus, sudėsite daiktus į dėžes ir aiškiai paseiksite savo lūkesčius, viskas nueis sklandžiai. Jei bandysite tai daryti „ant skubos“, gali tekti brangiai mokėti už klaidas. Pasitikėkite savo ekspeditoriumi, bet ir nepykite, jei jis pasakys tiesą apie delsas. Sėkmės rengimuose!