Biuro perkraustymas Vokietijos link: kaip išvengti chaoso ir sudėlioti detalų planą

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas Vokietijos link visada sukelia vienodus jausmus – sumišimą ir didelę atsakomybę. Žmonės visada mano, kad tai tiesiog dėžių kraustymas į sunkvežimį, tačiau realybėje tai sudėtingas logistinis mazgas, vienas klaidingo žingsnio ir viskas užstringa pasienyje arba Vokietijos autostradoje. Svarbiausia yra ne tik susirasti vairuotoją, bet ir suprasti, kaip viskas vyksta iš vidaus, nes be gero plano šis procesas tampa brangiu mokymusi. Štai kodėl reikia žinoti, į ką susitarti ir kaip pasiruošti, kad biuro perkraustymas Vokietijos link nebaigtųsi prarastais dokumentais ar sulaužytais baldais.

Pasiruošimas ir planavimas (bent jau bandant tai padaryti)

Kiek laiko iš anksto reikia pradėti planuoti?

Nesigilindamas į teoriją, praktika rodo, kad mėnuo ar bent savaitės prieš kelionę būtų minimumas. Jei spėjate, pradėkite ruošti inventorius iš karto, nes vėliau visada pasirodo papildomų dalykų, kurių neįsivaizdavote. Turbūt geriau laikyti taisyklę – kuo anksčiau, tuo geriau, nes geros pervežimo firmos turi užimtus grafikus.

Ar verta rūpintis dėžėmis patys ar duoti pervežėjams?

Galima sutaupyti ir rasti pašol dėžių iš parduotuvių, bet tada rizikuojate, kad jos sugers arba suirs. Profesionalios pervežimo firmos paprastai siūlo tvirtas dėžes, kurios mažiau deformuojasi, o tai ypač svarbu, kai keliama biuro technika. As asmeniškai visada patariu imti pasiūlymą, jei jis yra protingas, nes taip sutaupote nervų.

Kas daryti su tais dalykais, kurių nebebe reikia?

Nenuvilkite šiukšlių su savimi, tai paprasčiausiai bepročiška brangu. Prieš pradedant biuro perkraustymas Vokietijos link, atsikratykite senų spaudų, sulūžusių kėdžių ir nereikalingų dokumentų. Vienas kartas teko važiuoti su klientu, kuris norėjo pervežti pusę sandėlio šiukšlių, o paskui vokiečiai mums niekur neleido jų išmesti.

Kaip suskaičiuoti, kiek tai kainuos?

Tai tas dalykas, kurio niekas negali pasakyti iš karto. Reikia žinoti tūrį metrų kubiniais (m3), ar reikės išmontuoti baldus, ir kiek aukštai bus kelti. Paprastai kaina formuojama pagal darbo valandas arba kubinius metrus, tačiau visada yra priklausomybė nuo degalų kainos, kuri, kaip žinome, šokinėja kaip nori.

Ar reikia sudaryti inventoriaus sąrašą?

Be abejo, tai būtina, bent jau dėl draudimo. Be sąrašo, jei kas nors dingsta kelyje į Vokietiją, neįrodysite, kad tai buvo jūsų nuosavybė. Rašykite viską, net tas smulkmenas, kurios atrodo nevertos, nes susumavus gausi didelė suma.

Ką daryti su labai vertingais daiktais?

Dėl serverių, brangių paveikslų ar seifų geriau susitarti atskirai ir papildomai juos uždrausti. Nerekomenduojuju šių dalykų maišyti su paprastomis dėžėmis, nes jei sunkvežimis staiga sustos, jie gali nukristi ir sulaužyti viską aplinkui. Geriau juos padėti atskirai ir užfiksuoti jų būklę prieš įkėlimą.

Ar galima perkraustyti poilsio dienomis?

Taip, ir dažnai netgi rekomenduojama, kad verslas nestotų. Tačiau tada tikėkitės papildomo mokesties už darbą naktį ar savaitgalį, vairuotojai ir krovėjai tai nemėgsta daryti be papildomo mokesčio. Bet jei jums svarbiau, kad biuro veikla neišsirūštintų, tai verta investicijos.

Logistika ir techninė pusė (kur viskas dažnai sukasi)

Kokį transportą pasirinkti?

Jei mažas biuras, užtenka ir didelės furgono su uždaromis korpusu (kitaip tariant "tent" tipo), jei didesnis – reikės sunkvežimio su liftu. Svarbu, kad transportas būtų techninėje būklėje, nes Vokietijoje technikos apžiūros griežtesnės negu čia, ir nenorėtumėm stovėti kelias dienas prieš pat ribą.

Ar jūsų komanda išmontuoja ir sumontuoja baldus?

Įprastai taip, darbas įeina į kainą, jei tai nėra kokia labai sudėtinga sistema. Turiu omenyje paprastus stalus, spinteles, sekcijas. Bet jei turite kokią nors itališką sistemą su tūkstančiu varžtų, geriau pasirūpinkite meistru, kuris tai žino iš viršaus, nes mūsų vyrai gali tiesiog pamesti varžtus.

Kaip saugiai pervežti IT įrangą?

Kompiuteriai, monitoriai, serveriai turi būti supakuoti į originalią pakuotę jei liko, arba į specialias putlas. Negalima tiesiog mesti vieną ant kito, nes po kelionės per bumpus Vokietijos keliais (kai kur vietomis ten gan blogai) gausite "skiepių" mišinį vietoje kompiuterio.

Kas nutinka, jei nebetelpame į planuotą mašiną?

Tai klasika. Klientas sako "tik trys dėžės", o prieš pat išvykimą pasirodo dar du sofos ir archyvas. Tada tenka skubiai ieškoti priekabos arba antrios mašinos, o tai brangiai kainuoja. Geriau deklaruokite daugiau iš karto, nei stebėkite, kaip vairuotojas verčia dėžes į tarpus.

Ar reikia vairuotojo pagalbininko Lietuvoje ir Vokietijoje?

Jei daug daiktų ar yra liftas, vieno vairuotojo užtenka, jei ne – reikia bent vieno krovėjo. Vokietijoje darbo sąnaudos didelės, todėl jei reikės įsileisti vietinį krovėją, tai gali nukristi į kainą. Geriau pasiimti savąjį iš namų.

Kaip sužinoti, kur mašina yra dabar?

Dabar dauguma turi GPS stebėjimą, tačiau seni mokytojai tiesiog nuskambina vairuotojui. Asmeniškai man patikimesnė antroji opcija, nes kartais GPS rodo, kad mašina važiuoja, o ji stovi prie užeigos ir valgo kiaulienos kepsnį. Bet bent jau turite bendrą vaizdą.

Ar atvežate ir grąžinate tuščias dėžes?

Tai dera susitarti iš anksto. Paprastai mes jas surenka ir parvežame atgal, jei jums jos reikalingos, bet jei ne – galima ir išmesti vietoje. Tik nepamirškite išimti dėžių personalinių daiktų, kartais žmonės palieka ten raktus ar pinigus.

Ką daryti, jei kelias uždaromas dėl avarijos?

Nepriklausomai nuo to, ar tai biuro perkraustymas Vokietijos link, ar paprastas siuntinių vežimas, avarijos įvyksta. Tada reikia kantrybės, nes maršruto pakeitimas gali užtrukti. Mes stengiamės pranešti, bet kartais vairuotojas pats sužino tik paskutę minutę.

Vokietijos specifika ir dokumentai (kur viskas tampa rimta)

Kokius dokumentus reikia kirsti sieną?

Pagrindinis yra CMR važtaraštis (tarptautinis krovinių vežimo dokumentas). Be jo niekur nepraeisite. Taip pat reikia sandorio, jei tai ne jūsų nuosavybė (pavyzdžiui, jei pervežate nuomininko daiktus). Ir žinoma, vairuotojo pažymėjimai bei draudimai.

Ar reikia mokėti muito ar PVM?

Jei pervežate įmonės turtą, kuris buvo naudojamas Lietuvoje ir dabar naudojamas Vokietijoje (t. y. perkėlimas), tai dažniausiai taikoma PVM išlyginimo procedūra (Intra-Community Supply). Tai sudėtinga, bet jei turite gerą buhalterį, jis padarys "pranešimą apie prekių perkėlimą". Jei ne, gali tekti mokėti vokišką PVM.

Kas yra T2L dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

T2L naudojamas, kai norima parodyti, kad prekės yra ES prekės ir joms netaikomi muitai. Biuro perkraustymui Vokietijos link jis dažnai nereikalingas, jei turite sąskaitas-faktūras, kuriose matyti PVM mokėjimas Lietuvoje. Bet kartais muitinės pareigūnai gana įnirtingai jo paklauso.

Ar gali muitinė sustabdyti mūsų mašiną?

Gali, ir kartais tai daro tik todėl, kad jiems nuobodu. Tačiau jei visi dokumentai tvarkingi, ir daiktai atrodo kaip biuro inventorius, ne prekės prekybai, tai patikrinimas trunka trumpai. Blogiausia, jei vairuotojas nekalba nei vokiškai, nei angliškai – tai pridaro daug problemų.

Ar reikia deklaruoti elektroninę prekybą?

Jei pervežate prekes, kurias vėliau parduosite Vokietijoje (tarkim, įrengimus ar sandėlio atsargas), tai taip, reikės susitvarkyti su OSS ir kitais dalykais. Bet jei tai tiesiog stalai ir kėdės jūsų filialui, tai laikoma perkėlimu.

Kokios yra Vokietijos taisyklės dėl iškrovimo vietų?

Ten viskas labai griežta. Negalima stovėti kur nori, net ir su "įkėlimo" ženklu. Reikia iš anksto gauti leidimą arba rezervuoti vietą, jei tai miesto centras. Viena kartą mus baigė baudą, nes vairuotojas užlipino ant takeliais, nors ir tik dešimčiai minučių.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Jei vairuotojas dirba pagal "Euroviza" (t. y. kabotažas ar tarpusavio keitimas), turi būti laikomasi poilsio laiko taisyklių. Vokietijoje dažnai tikrina "tachografus", ir jei paaiškės, kad vairuotojas vairavo per ilgai, baudos didžiulės.

Ar galima važiuoti bet kuriuo keliu?

Sunkiasvoriams mašinoms yra draudžių vietų, ypač miestuose ir gamtovėdinguose rajonuose. Reikia tikslaus GPS, nustatyto sunkvežimiams, kitaip galite užkliūti į tiltą, kurio aukštis per mažas. Tada pasidaro įdomu, kaip išsisukti.

Požiūris iš vidau ir praktiniai patarimai (be retorikos)

Ką daryti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Geriau visiems pasakyti, kad pasiima brangius daiktus (lagaminus, piniginę, vaistus) su savimi į keleivinį automobilį. Mes ne esam atsakingi už dėžę, kurioje parašyta "Petro daiktai", jei jo viduje dingsta auksinė grandinėlė.

Ar verta drausti krovinius?

Būtina. Nors biuro perkraustymas Vokietijos link dažnai vyksta be incidentų, viena avarija gali priversti uždaryti verslą. Draudimas kainuoja nedaug, palyginti su rizika. Tik perskaitykite sąlygas, kas yra draudžiama (pavyzdžiui, pinigai ar brangmenos).

Kaip elgtis, jei kažkas sulūžo kelyje?

Skubiai nufotografuokite žalą vietoje ir praneškite vadovui. Negalima nieko išmesti ar taisyti patys, kitaip draudimo kompanija atsisakys mokėti. Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl to, kaip užfiksuoti įvykį.

Ar galima pasitikėti visomis pervežimo firmomis?

Deja, ne. Yra nemažai firmų, kurios pasako vieną, o daro visai kitą – ateina pavėlavusios, su sena technika, reikalauja papildomai pinigų. Patariu ieškoti tokių, kurie turi realių atsiliepimų ir ne tik "Facebook" puslapyje užpildytą teigiamais komentariais.

Kas nutinka su šiukšlėmis, kai iškrauname?

Jei susitarėme, kad mes išrenkame pakuočių atliekas, tai jas paimame. Bet jei jūsų biure pilna senų stalo įrankių ar kavos puodelių, tai tai jūsų problema, ne mūsų. Nešti šiukšles į Vokietijos sąvartyną yra brangu ir be leidimo neįmanoma.

Ar reikia, kad klientas būtų vietoje iškrovimo metu?

Labai pageidautina, bent jau telefono ryšiu. Kartais vokiečiai (paimkime pavyzdį, namų savininkai ar sandėlio vadovai) neleidžia įleisti, kol nepasirodo atsakingas asmuo. Be to, reikia parodyti, kur stėti tą ar tą spintelę, kad nereikėtų vėliau tempti.

Kaip sumokėti už paslaugas?

Daugiausia banko pavedimu, bet kartais reikia paduoti pinigų vairuotojui (diem rūbai, kelių mokesčiai). Visada geriau susitarti iš anksto, kad nėra neatitikimų. Vokietijoje kortelėm ne visur moka degalams.

Ar galima pervežti augalus?

Galima, bet tai labai rizikuota. Sunkvežimyje nėra šviesos ir šilumos, o pasienio kontrolė gali susirūpinti kenksmingais organizmais. Geriau duoti darbuotojams pasiimti savus kaktusus sau, jei jiems brangūs.

Ką daryti, jei atvykstame į Vokietiją, o niekas ten nėra?

Tai vyksta. Stovime, laukome, skambinam, niekas neatsiliepia. Tada mums skaičiuojamas laukimo laikas. Jei jūsų atstovas užsnūdo ar pamiršta, tai jūsų sąskaita. Būkite tikri, kad kas nors laukia.

Ar tikrai verta kraustyti biurą pats?

Galima ir taip, jei norite sutaupyti, bet tada atsakomybėl ant jūsų. Jei sulaužysite nugarą ar monitorių, niekas jums to neatsigins. Profesionalų paslauga kainuoja, bet ji nusiperkama ramybe. Biuro perkraustymas Vokietijos link – tai ne tas dalykas, kur reikia taupyti ant krovėjų.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Tarkime, vokiški mokestis už "Gefahrengut" (pavojingas kruvinis) jei tenka daug dažų ar chemijos, arba mokesčiai už miesto važiavimą (Umweltplakette). Tai smulkmenos, bet jos susideda į gana nemažą sumą, jei apie jas nežinote.

Kaip apsaugoti konfidencialumą?

Užrakinkite kabinetas su dokumentais prieš kelionę. Nors mūsų vairuotojai sąžiningi, bet per kraustymąsi ar sustojimus prie užeigų dėžės gali būti atidarytos. Geriau saugus dalykus vežti atskirai, užrakintame konteineryje.

Kokios yra dažniausios klaidos?

Pagrindinė – per vėlu pradėti. Antroji – nepasakyti apie sunkius daiktus (pavyzdžiui, seifą sienoje). Trečioji – manyti, kad Vokietijoje viskas vyksta taip pat kaip pas mus, tarkime, kad galima sustoti bet kur.

Galutinis patarimas iš "veterano".

Nesijaudinkite per daug. Visada kažkas klysta, bet dauguma dalykų išsprendžiami. Turiu omeny, kad jei pasiruošiate gerai, net jei pasikeis planas, jūsų biuras nenukentės. Biuro perkraustymas Vokietijos link yra tik darbas, o ne katastrofa.

Išvada

Galiausiai, viskas susideda ne iš idealios brošiūros, o iš realaus pasiruošimo ir komunikacijos. Biuro perkraustymas Vokietijos link gali būti sklandus net ir tada, kai kažkas ne taip eina, jei tik pasitikite savo partneriais ir turite rezervinį planą "B". Svarbiausia – nebijoti klausti nepatogių klausimų ir reikalauti aiškumo atsakymuose, nes tai sutaupo daugiausiai laiko ir pinigų. Sėkmės kelyje ir tikimės, kad jūsų kava Vokietijoje bus gerai.