Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visa logistine priežiūra: kaip išgyventi be nervų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir galiu pasakyti viena – niekas niekada nesukaupia pakankamai dėžių. Kalbame ne apie paprastus butų persikėlimus, o apie rimtus dalykus, kai reikia perkelti visą įmonę. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visa logistine priežiūra tai daugiau nei tik krovinių įkėlimas į mašiną; tai nuolatinis sprendimų priėmimas, telefonai ir vokiečių bürokratinis "malonumas". Jei manote, kad tiesiog paimsite dalykus ir važiuosite, labai klystate. Čia reikia plano, o ne tik gerų norų.

Turėkite omenyje, kad Vokietija nėra Lietuva, čia taisyklės kitokios, ir jei kas nors negerai – baudos didelės. Aš išmokau tai savo kailiu. Taigi, ruoškitės ilgai ir varginančiai, bet jei viską padarysite teisingai, pabaigos rezultatas jus nudžiugins. Štai trumpas vadovas, kaip tai paprastai vyksta iš vidaus.

Pradinis chaosas ir planavimas

Kaip pradėti viską planuoti neprarasant proto?

Pradėkite kuo ankščiau, idealiai – mėnesį iki datos, nors dažnai dirbame ir su savaičių terminais. Reikia susitvarkyti dokumentus, tiksliai suskaičiuoti kiek biudžetą ir, svarbiausia, numatyti, kas darys savo darbą Vokietijoje. Negaliu pasakyti, kad tai lengva, bet be planaro jums bus labai sunku.

Ar tikrai reikalingas vizitas į patalpas prieš krovą?

Be abejo, taip, ypač jei ten yra sunkioms technikai ar dideliems stalams. Vieną kartą važiavome į Miuncheną be apžiūros, ten tenka stovėti gatvėje tris valandas, kol rasta vieta kroviniam liftui. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visa logistine priežiūra prasideda ne tada, kai atvažiuoja vairuotojas, o kai žmogus su juo susitaria dėl vietos.

Ką daryti su dėžėmis, kurių trūksta?

Nupirkite daugiau, visada nupirkite daugiau. Aš nesu vienintelis, kuris tai sakau. Vokiečiai dažnai parduoda stambiausią kiekį, o mums tenka pigiai pirkti antros rūšies dėžes iš sandėlių, kad tik tilptų. Jei taupysite čia, vėliau brangiai atsipirksite laiku.

Ar verta pasikalbėti su administracija pastate?

Būtina, kitaip gausite baudų už neteisingą parkavimą ar nešvarias vietas. Ten gyvena žmonės ir jie nekenčia triukšmo. Užsiprenumeruokite vietą iš anksto, kitaip gali tekti vežti dalykus per kelias dienas kelis kartus.

Kas dėl įmonės duomenų saugumo pervežimo metu?

Tai jūsų atsakomybė, mums tik padėti jas fiziškai perkelti. Pasirašykite sutartis su savo IT žmonėmis, kad serveriai būtų išjungti ir uždaryti. Prisimenu vieną atvejį, kai mūsų vairuotojas tiesiog ištraukė kabelį ir viskas nusėdo (ir tai ne mano kaltė, jam tiesiog buvo vargšui nepatogu).

Kiek laiko užtrunka viso proceso paruošimas?

Nuo savaitės iki mėnesio, priklausomai nuo to, kiek sudėtingas įrenginys. Esu matęs, kad kai kurie verslininkai pradeda rinktis dėžes paskutinę dieną – tai siaubas. Tiesiog nedarykite taip.

Pinigai ir nepageidaujami siurprizai

Kiek vidutiniškai kainuoja Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visa logistine priežiūra?

Noriu pasakyti, kad pigiai, bet nebus. Skaičiuokite nuo 50 iki 80 eurų už kubinį metrą, tačiau jei reikia spec. technikos, kaina šokteli. Visada klauskite išsamios sąmatos, kad vėliau būtų aišku. Vokietijoje darbuotojai moka daugiau, todėl mūsų paslaugos ten brangesnės.

Kas dėl PVM mokesčio Vokietijoje?

Tai vienas sudėtingiausių dalykų. Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir turite reverse charge mechanizmą, gali būti, kad Vokietijoje PVM mokėti nereikia. Nekreipkitės dėl to į mane, aš tik vežu, kalbėkite su savo buhalteriu, nes jie geriau žino šias formules.

Ar į kainą įeina draudimas?

Įprastai įeina, bet tik pagal CMR konvenciją, kuri yra labai ribota. Jei vežate brangią techniką, privalote ją papildomai apdrausti. Nenaudinga verkti, jei pasilūžo monitorius už 2000 eurų, o draudimo nebuvo.

Ar gali būti, kad kaina pasikeš prieš pat važiavimą?

Taip, deja, kartais vyksta. Jei vokiečiai pakeičia kelių mokesčius arba degalai pakyla. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visa logistine priežiūra yra dinamiškas procesas, ir mes visada stengiamės įspėti iš anksto, bet ne visada pavyksta.

Kas dėl užstato arba avansinio mokėjimo?

Įprasta prašyti 30 proc. avanso, kadangi mes irgi turime mokėti už degalus ir tunelius. Nenoriu skambinti ir prašyti pinigų dieną prieš važiavimą, tai kvaila.

Ar galima sutaupyti pakavant dalykus paties?

Galima, bet tik tada, jei darysite tai kokybiškai. Jei dėžės sprogs keliasdešimt kilometrų nuo Berlyno, mes neatsakome. Aš mačiau, kaip žmonės deda indus į dėžes be putų – tai tiesiog tragedija.

Dokumentai ir muitinės pragaras

Ar reikalinga EX1 forma išvykstant iš Vokietijos?

Taip, būtinai, net jei tai nėra prekyba. Be šio dokumento jums gali neleisti išvažiuoti iš šalies arba sulaikyti Lietuvos pasienyje. Vokietijos muitinė yra labai griežta ir nepripažįsta "aš užmiršau" argumento.

Kas dėl TIR knygelių?

Tai jums tikrai nereikalingi, nebent gabenate brangų krovinį, kurį norite uždaryti su antspaudais. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visa logistine priežiūra dažniausiai vyksta kaip paprastas pervežimas, o ne kaip muitinė sandėlio tvarkymas.

Ką daryti, jei trūksta originalo dokumento?

Gali tekti ilgiau paaiškinti muitininkams. Būna, kad klientas numeta dokumentus (nepatikėjau, kad taip gali būti), ir tada teisiame tai per kelias valandas. Geriau turėkite visus popierius vienoje vietoje.

Ar Lietuvos muitinė dažnai stabdo tokius maršrutus?

Vis mažiau ir mažiau, nes Schengen zonoje ribos nebe tokios griežtos, tačiau techninės apžiūros vis dar įvyksta. Jei vairuotojas atrodo pavargęs ar mašina sugedusi, tikrai sustos patikrinti.

Kas turėtų užpildyti prekių deklaraciją?

Geriau, kad tai padarytų profesionalus logistas. Jei bandysite patys su klaidomis, gausite baudą. Yra daug niuansų, susijusių su prekių kodais, apie kuriuos paprastas žmogus net nė negalvoja.

Ar galima eiti tranzitu per kitas šalis?

Įprasta, kad vyksta tiesiai, bet jei reikia per Lenkiją ar Čekiją, reikia žinoti, ar ten nėra ribojimų. Kartais keliai uždaromi dėl protestų (ypač Lenkijoje), ir tada tenka suktis pro miškus.

Krovos darbai ir ypatingi daiktai

Ar įmanoma perkelti serverinę be nutraukimo darbo?

Techniškai įmanoma, jei viską išjungiate teisingai, bet mes neesmė IT specialistai. Mes tik fiziškai perkeliamus dėžes nešame. Girdėjau, kad kai kurios firmos vežia viską veikiančioje būsenoje, bet man tai atrodo labai pavojinga.

Kaip elgtis su seifais?

Reikia juos tuščius vežti, arba uždaryti ir pakuoti į dėžes. Jei seifas pritvirtintas prie sienos, jo nupjovimas kainuoja papildomai. Kartais žmonės pamiršta rakto ir tada prasideda magija.

Ką daryti su augalais biure?

Galiu juos vežti, bet negarantuju, kad jie išgyvens užšaldytame vagonelyje. Žiemą tai problema. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visa logistine priežiūra apima ir gyvus daiktus, bet juos reikia specifiniai uždengti.

Ar gabenate pavojingus medžiagas (dažus, tirpiklius)?

Taip, jei jie tinkamai pakuoti ir pažymėti. Negalima tiesiog mesti dažų spintoje, nes jei išsilieja, viskas sugadinta. Yra specialios taisyklės tam (ADR), ir jos griežtos.

Ką daryti su per dideliais stalais, kurie netelpa į liftą?

Tenka nešti per laiptus arba keltis pro langą su kranu. Antrasis variantas brangus, bet kartais vienintelis. Aš mačiau, kaip didelį prezidento stalą nešiojo 5 vyrai ir visi sušildo (nėra čia juoko).

Ar reikia iširgti spintas?

Geriau iširgti, jei jos yra nestabilios. Jei tiesiog pernešite, spinta gali sugriūti pusiaukelėje. Mes turime savus įrankius, tai neproblema, bet tai užtrunka laiko.

Kaip žymėti dėžes, kad niekas nešoktų?

Naudokite spalvot lipdukus ir skaičius. Negalima tiesiog rašyti "dėžė", reikia konkrečiai - "buhalterija, stalčius nr. 3". Taip bus lengviau surasti dalykus naujoje vietoje.

Kelionės eiga ir vairuotojai

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba, bet jei samdome subrangovą Vokietijoje, gali būti, kad jis kalba tik vokiškai. Tada reikia versti, bet su mumis visada įmanoma susikalbėti lietuviškai.

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Frankfurto?

Priklausomai nuo eismo, bet apie 16-18 valandų. Jei vairuotojas tils, tai ilgiau. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visa logistine priežiūra nėra lenktynės, saugumas svarbiau už greitį.

Ar galima sekti mašiną su savo automobiliu?

Galima, kodėl ne? Bet prisiminkite, kad sunkvežimis važiuoja lėčiau negu jūsų "BMW" ir gali tekti dažnai stovėti. Be to, tenka tenkinti poilsio laikus.

Kas dėl degalų ir mokesčių keliuose?

Visą tai įskaičiuojame į kainą, nebent sutartyje nurodyta kitaip. Vokietijoje tuneliai brangūs, ypač Alpėse, jei tenka važiuoti toliau į pietus. Užsukite į "tankstelle" ir pažiūrėkite kainas – akis lekia.

Kas nutinka, jei mašina sugenda?

Tai baisiausias scenarijus. Tada skambinama pagalbai, ir jei įmanoma, krovinys perkeliamas į kitą mašiną. Gaila, bet tai užtrunka. Esu matęs, kaip degalų sistema užstrigo ties Hamburgu, ir mes vėlavome dieną.

Ar vairuotojas gali apsistoti viešbutyje?

Taip, jis turi poilsio laikus, kurių privalo laikytis pagal įstatymus. Negalima jį versti važiuoti 24 valandas, tai nelegalu ir pavojinga. Jis pasirūpins savo nakvyne, jums nereikia to daryti.

Ar galite pristatyti konkrečiu laiku?

Stengiamės, bet eismas Vokietijoje yra neprognozuojamas. Jei jums būtina 8:00 ryto, geriau, kad mašina atvyktų vakare prieš tai. Pažadėti tikslų valandą yra beviltiška.

Pasiruošimas naujoje vietoje

Kas daroma su atliekomis?

Mums neležia jūsų šiukšlių veži, tai ne mūsų darbas. Susitarkite su vietinėmis bendrovėmis iš anksto. Kartais klientai mėgsta paslėpti šiukšles į dėžę paskutiniu momentu, bet aš tai pastebiu (aš turiu akis).

Ar padedate suįminėti baldus naujame biure?

Taip, jei apie tai sutarta. Įprastai mes atnešame į reikiamą kambarį ir paliekame ant grindų. Pilnas suįminimas yra papildoma paslauga.

Ką daryti, jei liftas naujame biure nedirba?

Tada tenka nešti rankomis. Turite tai žinoti prieš atvykstant. Nėra nieko blogiau nei kilti penktą aukštą su sofos dalimis (ir vėliau skųstis nugaros skausmais).

Ar priimate mokėjimo korteles ar tik grynaisius?

Daugiausia bankiniais pavedimais, bet gauti pavedimą iš Vokietijos gali užtrukti. Geriau, kai viskas išsprendžiama iš anksto su sąskaita faktūra. Grynaisiais mums nebeperduoda, saugumo sumetimais.

Kas dėl privalumų programų kortelių rinkimo?

Na, kai kurios kompanijos turi tokių programų. Galime užregistruoti, bet dažniausiai mus to nesidomėja. Aš asmeniškai nemėgstu užpildyti tų formų po ilgos dienos.

Kaip elgtis, jei vieno dalyko trūksta išsiųstame sąraše?

Tai įvyksta. Viską užrašome akto formoje. Jei randame ką nors papildomo, pridedame prie sąrašo. Nepasitikėkite savo atmintimi, geriau visąką užfiksuoti raštu.

Ar galite padėti su biuro išplanavimu prieš atvykstant?

Galiu patarti pagal patirtį, kur geriau dėti spintas, kad neužsidarytų vartai. Esu matęs daug biurų, todėl turiu akį. Tik neprašykite man brėžti brėžinių ArchiCad programoje.

Išvados

Na, tokie yra mūsų dienos. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visa logistine priežiūra nėra lengvas užsiėmimas, jei norite tai padaryti teisingai, reikia kantrybės ir gero partnerio. Ne viskas eina lygiai taip, kaip piešia popieriuje, bet po daugelio metų šioje srityje išmokau spręsti problemas iš karto. Sėkmės jūsų verslui ir nebijokite klausti, kai kažką neaišku. Geriau paklausti dabar, nei verkti vėliau.