Biuro perkraustymas iš Vokietijos su koordinuotu procesu: Kaip išvengti chaoso ant kelio

Dirbu jau beveik du dešimtmečius šioje srityje ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas iš Vokietijos su koordinuotu procesu niekada nenusiseka tiksliai pagal planą, kaip tai vaizduojama brošiūrose. Viskas prasideda nuo to, kad vokiečiai yra disciplina, bet jų keliai ir taisyklės gali sukelti ne tik galvos skausmą, bet ir rimtų nusivylimų, jei nesiruošiate. Dažnai klientai mano, kad tai tiesiog užkrauti dėžes į sunkvežimį ir važiuoti, tačiau realybėje reikia derinti laiką, muitinę (jei reikia), o kartais net ir vietinę policiją, jei sunkvežimis užstoja eismą Miunchene ar Berlyne. Esu matęs viską – nuo sugriuvusių pakrovimo rampų iki dingusių dokumentų, todėl šis tekstas ne apie tai, kaip reklamuojame, o apie tai, kaip tai iš tikrųjų vyksta ir kodėl reikia profesionalo, kuris žino, kur "užsikabinti".

Kaip viskas prasideda ir planavimas

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį perkraustymą?

Gerai, kad paklausėte, nes dažnai žmonės skambina sekmadienį ir sako, kad reikia važiuoti trečiadienį. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su koordinuotu procesu nėra toks dalykas, kurį padarote per dieną, jei norite išlikti sveikas. Mažam biurui, tarkime, 5-10 žmonių, užtenka savaitės ar dviejų paruošti, bet jei turite didelį sandėlį Frankfurte, tai gali užeiti ir mėnesį. Reikia laiko ne tik dėžėms surinkti, bet ir technikai išjungti, o vokiečiai labai su tuo griežti, jei ten yra duomenų serveriai. Geriau pradėti anksti, nei vėliau verkti, kad vairuotojas laukia.

Ar tikrai brangu pervežti biurą iš Vokietijos?

Kainos kyla, tai tiesa, degalai brangsta, o ir darbo jėgos Vokietijoje ne tokios pigios. Negaliu pasakyti tikslios sumos be matavimų, bet biuro perkraustymas iš Vokietijos su koordinuotu procesu visada kainuoja daugiau nei paprastas baldų pervežimas, nes čia jums reikia ne tik "jėgų", bet ir galvos. Tarkime, jei važiuojate iš Berlyno į Vilnių, tai gali siekti kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo tūrio. Bet nepamirškite, kad pigiausiais pasiūlymais dažnai slepiasi didžiausios bėdos, tad geriau sumokėti daugiau už ramybę nei vėliau mokėti zašlynu už sugadintus kompiuterius.

Ar jūs atvykstate įvertinti vietą gyvai?

Būtina. Aš asmeniškai ar mano vadybininkai stengiamės važiuoti pažiūrėti, ką mes pervežame. Telefonu ar nuotraukomis visada galima suklysti, o Vokietijoje dažnai būna, kad įvažiavimas į sandėrį yra per ankštas. Vieną kartą (buvo prieš penkerius metus Hamburge) klientas teigė, kad sunkvežimis įvažiuos tiesiai po langais, tačiau atvažiavome ir pamatėme, kad ten tilptų tik "Tikra". Tada ten teko daryti papildomus krovos darbus rankomis, kas pakėlė kainą. Gyvas apžiūra išvengia tokių nepamaldomų klaidų.

Kas daryti su kompiuteriais ir serveriais?

Tai, kad vadinasi "IT technika", reiškia, kad reikia elgtis ypatingai. Mes ne esame IT specialistai, mes žinome, kaip uždėti ant padėklo ir užrišti, bet jei jūsų serveriai turi būti išmontuoti specialiai, tai kvieskite savo žmones. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su koordinuotu procesu apima tai, kad mes sutarsime laiką su jūsų administratoriumi. Patyręme būti, kai vadybininkas tiesiog ištraukė laidus iš sienos ir viskas nustojo veikti... Geriau, kad jūsų IT žmogus viską išjungtų ir pažymėtų, o mes užvežime į naują vietą ir padėsime ant stalo.

Kodėl Vokietijoje taip griežti su taisyklėmis?

Vokiečiai mėgsta tvarką, tai jų kraujas. Jei atvyksite be leidimo parkuoti sunkvežimį prie "Gewerbe" (pramoninio) pastato, tai greitai sulauksite vietinės policijos arba "Ordnungsamt" dėžių. Todėl biuro perkraustymas iš Vokietijos su koordinuotu procesu turi apimti ir leidimus užpildyti. Kartais net nežinau, kur jie tą tiek popierių susikuria, bet reikia. Nesilaikant taisyklių, galiite gauti baudą, kuri bus didesnė nei pati pervežimo kaina, todėl geriau klausyti mūsų patarimų.

Krovinių apsauga ir dokumentai

Ar reikia daryti krovinių sąrašą (pakavimo sąrašą)?

Tikrai, jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai ir be rūpesčių muitinėje (nors jei tai ne iš ES, tai čia kita istorija, bet Vokietija yra ES). Sąrašas padeda ne tik mums suskaičiuoti, kiek dėžių turime, bet ir jums, kad prarastumėte mažiau dalykų. Aš pats viską užrašinėju savo knygelyje, bet turiu ir kliento sąrašą. Kartais nutinka, kad viena dėžė pasimetą kelyje (ypač jei keičiamame mašinas), tad su sąrašu lengviau padaryti pretenziją draudimo kompanijai. Geriau praleisti valandą rašant, nei vėliau ieškant.

Kaip apsaugote brangius daiktus?

Turiu specialias antklodes, stropas, o taip pat "dėžes su oro burbuliukais" (nors jie brangūs, bet verti). Kaldinami baldai, o jei kas nors labai verta – paveikslai ar severiai – tai dedame į atskiras dėžes ir žymime "Lengvai sudaužoma". Vieną kartą buvo toks atvejis, kad klientas padėjo į dėžę brangų vazoną tiesiai viršutiniame tarpe... nenukrito, tik po šiek tiek praslydo, bet vazonas liko sveikas dėka tos putos. Taigi, neleiskite mums spėti, pasakykite, kas yra svarbiausia.

Ar draudžiate krovinius?

Taip, mes turime draudimą, bet jis nėra "begalinis". Yra standartinės sumos, o jei pervežate auksą arbrangius meno kūrinius, tai reikia pasakyti iš anksto ir sudaryti papildomą sutartį. Dažnai klientai galvoja, kad jei kas nutinka, mes atsilyginame viską iš karto, tačiau draudimo kompanijos turi savo niuansų. Svarbu tai, kad jei dėžė yra pažeista išoriškai, tai reikia tai užfiksuoti dar prieš pasirašant dokumentus. Jei pasirašote, kad viskas gerai, o vėliau randama sulaužyta porceliano figūrėlė viduje, tai gali būti problema.

Kas nutinka, jei dėžė dingsta?

Tai baisiausias scenažius, bet, deja, įvyksta. Jei mes dirbame su biuro perkraustymas iš Vokietijos su koordinuotu procesu, mes stengiamės kontroliuoti kiekvieną dėžę su numeriais. Jei dėžės nėra, pradedame ieškoti – skambinome vairuotojui, darbuotojams, einame į sandėlį. Kartais ji tiesiog užkliuvo už kitos dėžės arba buvo palikta prie laiptų. Jei tikrai dingsta, tuomet jungiamės su draudiku. Bet čia jau reikia jūsų sąrašo, kurį minėjau anksčiau, be jo bus labai sunku įrodyti, kas ten buvo.

Ar reikia išpakuoti dėžes į vietas?

Tai priklauso nuo to, ką užsisakėte. Standartiškai mes padėjome dėžes ten, kur jūs pasakysite (prie sienos arba į kambarį). Jei reikia išpakuoti ir dėti dalykus ant stalų, tai tai jau yra papildoma paslauga, paprastai vadinama "White glove" (baltaisinės pirštinės). Vokietijoje dažnai dirbame su vietinėmis komandomis, kurios padeda išpakavoti, tai greitai. Pasakykite iš anksto, kad mums būtų užtektinai žmonių, nes ne kiekvienas vairuotojas nori laiptais nešioti tuščias dėžes dar penkias valandas.

Kelionės detalės ir vairuotojai

Kiek trunka važiavimas iš Vokietijos į Lietuvą?

Priklausomai nuo to, kur esate. Jei iš Miuncheno, tai tai apie 14-16 valandų važiavimo, jei be didelių spūsčių. Vokietijoje Autobahn (automagistralė) gali būti labai greita, bet ir staigiai sustojusi dėl eismo įvykio. Vairuotojai turi poilsio režimus – negali važiuoti 10 valandų iš eilės be pertraukos, tai įstatymas. Todėl biuro perkraustymas iš Vokietijos su koordinuotu procesu numato tą, kad vairuotojas gali būti priverstas sustoti ir miegoti mašinoje. Reikia suprasti, kad jei sakau "atvyks rytoj", tai tai gali reikšti ir vakare.

Ar galima važiuoti sekmadienį?

Vokietijoje yra griežtas draudimas važiuoti sunkvežimiais sekmadieniais ir šventinėmis dienomis (nors yra išimčių, pavyzdžiui, kai pervežami šaldytuvai ar kai kurie statybos medžiagos, bet biuro baldams tai netaikoma). Taigi, jei planuojate biuro perkraustymas iš Vokietijos su koordinuotu procesu kuri nors šventė, viskas gali pavėluoti. Geriau planuoti išvykimą penktadienį arba šeštadienį (iki tam tikros valandos), kad vairuotojas spėtų išvažiuoti iš šalies arba pasiekti vietą prieš draudimo pradžią.

Kokias mašinas naudojate?

Turime viską – nuo mažų "Volkswagen Crafter" iki didelių 40 pėdų priekabų (tiktina tokiems dideliems projektams). Jei biuras mažas, geriau paimti mažesnę mašiną, nes ji lengviau įvažiuoja į miesto centrus. Didelė mašina reiškia didesnius išlaidas, bet galą gale gali būti pigiau, jei daug krovinių. Svarbu, kad mašina būtų su "liftu" (pakrovimo platforma), nes kitaip nešioti sofas per laiptus yra kančia ir brangu.

Kas daryti, jei vairuotojas neišmano vietos?

Tai dažnai nutinka, jei vairuotojas yra iš Ukrainos arba Baltarusijos ir pirmą kartą važiuoja į tam tikrą Vokietijos miestą. Mes visada duodame GPS koordinates, bet kartais reikia ir žmogaus kontakto. Jei vairuotojas prarado ryšį (o Vokietijos miškuose tai įvyksta), mes skambiname jam ir nukreipiame. Kartais netgi patys susirandame vietinį "Volkswagen" vairuotoją, kuris už nedidelį mokestį (kai kurie reikalauja dešimt markių... o jei, senas įprotis, tarkim, 5 eurų) nuveža iki vietos.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Ne visada. Turime komandą, kurioje yra vokiečių kalbą mokančių vairuotojų, bet dažniausiai jie kalba rusiškai arba angliškai. Vokietijoje dauguma "krovinininkų" supranta rusų kalbą, nes ten dirba daug imigrantų. Tačiau oficialioms kalboms su policija ar muitininku geriau, kad būtų kas nors, kas kalba vokiškai. Mūsų dispečeriai gali prisijungti prie skambučio ir padėti išversti, jei kiltų nesusipratimų.

Problemų sprendimas ir patirtis

Kas blogiausia nutiko per šiuos metus?

Prieš metus turėjome tokią situaciją, kai vairuotojas "pavogė" (ne oficialiai, bet jis tiesiog dingo) su kroviniu. Jis atsisakė atsiliepti į telefonus tris dienas. Atrodė, kad mašina su biuro inventoriumi dingo begalybėje. Paaiškėjo, kad jis susirado kitą, geriau apmokamą darbą Kroatijoje ir paliko mašiną stovėti privažiūvėje. Teko siųsti kitą ekipą traukti mašiną. Tai buvo baisus biuro perkraustymas iš Vokietijos su koordinuotu procesu pavyzdys, kur mes viską ištaisėme, bet laiko praradome daug.

Ar buvote nušalinti?

Taip, žiema Vokietijoje gali būti žiauri. Vieną kartą, bandydami užvesti seną sunkvežimį -20 laipsnių šaltuke netoli Leipcigo, užstrigome be šilumos. Teko laukti pagalbos kelias valandas. Dabar stengiamės naudoti naujesnes mašinas žiemai, bet senas "žaliasis" (tai mūsų firmos vardo dalis, ironiška, tiesa?) vis dar kartais iššaukia problemų. Tai neabejotinai atsiliepia laikui, bet mes visada informuojame klientą, jei pavėluojame dėl oro sąlygų.

Kaip išvengti sukčių rinkoje?

Rinkoje yra daug "firmų", kurios neturi nei savo mašinų, nei patirties. Jie tiesiog perka užsakymus ir parduoda kitiems pigesniems pervežėjams. Kaip atpažinti? Jei kaina per maža, tai pirmas signalas. Jei atsisako atvykti apžiūrėti, tai antras. Jei reikalauja 100% išankstinio mokėjjo (nors nedidelis avansas yra normalu), tai tai kažkoks "red flag". Geriau dirbti su įmonėmis, kurios turi realų adresą ir transporto priemones.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Nemanau. Pigiai kainuoja brangiai. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su koordinuotu procesu tai ne tik degalai, tai ir atsakomybė. Jei pasirinksite pigią ekipę, jie gali atvykti be apsaugos, dėžių, o netgi su girtu vairuotoju (yra ir tokių istorijų). Užtikrintas kokybės pervežimas reiškia, kad aš asmeniškai atsakau už tai, kas nutinka. Pasidomėkite įmonės reputacija, ne tik kaina.

Kas daryti, jei klientas nepasiruošęs?

Tada mes pradedame dirbti lėčiau arba imame papildomus mokestis už laukimą. Vieną kartą atvykome į Diuseldorfo biurą, o darbuotojai vis dar dirbo ir nebuvo nieko išpakuotos. Teko stovėti po kiemu valandas. Mes esame lankstūs, bet mūsų laikas taip pat kainuoja. Geriausia yra, kai klientas turi "moving koordinatorių" viduje, kuris viską tvarko.

Pabaigos ir išvados

Kas po perkraustymo lieka mums padaryti?

Atvežame dėžes, iškrauname, pasirašome dokumentus. Jei buvo pažeista ką nors, tai tai užrašome į "protokolą". Po to mes galime paimti tuščias dėžes (jei sutarta) arba jas palikti jums. Kartais klientai užmiršta, kad reikia susirūpinti šiukšlių išvežimu (tų dėžių), tai reikia susitarti iš anksto. Taip pat paliekame atsiliepimą, jei norite (o mes labai mėgstame gerus atsiliepimus!).

Ar padedate sujungti kompiuterius?

Paprasčiausiu atveju ne, mes esame fizinio darbo žmonės. Bet jei sutarėme su jūsų IT komanda, mes galime pastatyti serverius į vietą, o jie juos prijungs. Nežinau, kaip jūsų administratorius vadina savo kabelius (aš vadinu "tu didysis ir tas mažasis"), bet mes klausdami pastatome viską ten, kur jis sako. Nesijaudinkite, mes neįsijungsime jūsų į "Wi-Fi" (nors kartais pavargę vairuotojai būtų norėję).

Ar reikia gerti vokietišką alų po to?

(smiling) Po sėkmingo perkraustymo niekas nedraudžia pasimėgauti geru alumi, ypač jei atvažiavome į Bavariją. Bet vairuotojams tai draudžiama, tai aš asmeniškai geriu už juos. Kas daro biuro perkraustymas iš Vokietijos su koordinuotu procesu malonus? Tai jausmas, kai matai, kad klientas laimingas ir viskas veikia. O alus tai jau papildomas bonusas po ilgos dienos.

Ar kils kaina artimiausiu metu?

Degalai nebebrangs taip greitai, bet darbo rankos trūksta, taigi tikėtina, kad kils. Jei galvojate apie perkraustymą, geriau susitarti dabar, nei laukti paskutinės minutes. Mes stengiamės laikyti kainas stablias, bet rinka nulemia.

Kas jei darbuotojai nepasirodo?

Tai jūsų, o ne mūsų bėda (nežinau kaip kitaip pasakyti). Mes atvežame dalykus į adresą. Jei nieks ten nėra, mes paliekame dėžes prie durų (jei saugu) arba važiuojame į sandėlį. Bet paprastai viskas susitarta, todėl tokių situacijų būna labai retai. Viskas priklauso nuo to koordinavimo, apie kurį kalbėjome nuo pat pradžių.

Kodėl verta rinktis jus?

Nes aži žinau, ką darau. Turiu daugiau nei 20 metų patirties, esu matęs viską – nuo gero iki blogo. Nėra tokių situacijų, kurių mes nebūtume išsprendę. Dirbame atsakingai, su draudimu, ir visada galite susisiekti su manimi asmeniškai, jei kas negerai. Tai garantuoja ramybę.

Galutinis patarimas?

Neleiskite paskutinei sekundei. Planuokite, susitarkite, klauskite. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su koordinuotu procesu gali būti lengvas, jei tai darote su žmonėmis, kurie žino kelią. Ir nepamirškite pasidžiaugti nauja vieta, kai viskas baigsis!

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos su koordinuotu procesu nėra tik apie logistiką, tai apie žmones ir jų nervus. Matęs esu daugybę biurų, kurie vos neprašlojo dėl blogai organizuoto pervežimo, todėl patirtis čia yra brangiausia valiuta. Jei pasiruošiate kelionei, nebijokite klausti "kvailų" klausimų, geriau klausti dabar nei gailėtis vėliau. Tikiuosi, šie man atsakymai padės jums suprasti, kad su tikru partneriu net ir chaose galima rasti tvarką, o vokiečių griežtumas gali būti net naudingas, jei viskas padaryta taip, kaip turi būti.