Biuro perkraustymas iš Vokietijos su integruota krovinių apskaita: kaip išvengti chaoso

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas iš Vokietijos su integruota krovinių apskaita nėra tiesiog kelionė iš taško A į tašką B. Dažnai klientai galvoja, kad mes atvažiuojame, pakrauname dėžes ir važiuojame, bet realybėje, ypač kai kalba eina apie Vokietiją, viskas kur kas sudėtingesnė. Ten derėti su savininkais, kelti sunkius seifus ar serverius ir viską šitaip užpaisyti dokumentuose. Jei praleisite bent vieną detalę, vėliau gali tekti mokėti baudas ar ieškoti dingusių stalų savaitėmis. Čia ne tik fizinis darbas, bet ir pinigai, todėl reikia žinoti, į ką įsirengiate.

Kiek kainuoja ir kiek laiko užtruks tas biuro perkraustymas iš Vokietijos

Kiek maždaug kainuoja biuro perkraustymas iš Vokietijos su integruota krovinių apskaita?

Labai sunki klausimas, nes kainos labai svyruoja priklausomai nuo to, kur tiksliai esate – Miunchene ar kažkur mažame miestelyje pas sieną. Jei kalbame apie standartinį biurą 50 kv. m., tai kainuos nuo 2 tūkstančių eurų, bet gali siekti ir daugiau, jei reikia išmontuoti sudėtingas sistemas. Vokietijoje darbuotojai brangūs, todėl krovinio apskaita ir pakavimas ten kainuoja daugiau nei Lietuvoje. Taip pat įtakos turi kuro kainos, kurios, tiesą sakant, dabar siaubingos. Geriau susisiekti ir paprašyti konkretaus įvertinimo, o ne remtis tuo, ką kaimynas sakė.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo pasiūlymo iki iškrovos Lietuvoje?

Įprastai nuo tada, kai susitariame dėl sąlygų, iki pat pradžios praeina maždaug savaitė ar dvi, reikia suderinti grafikus. Patis pervežimas, jei einama iš, tarkime, Frankfurto srities, trunka 1-2 dienas, priklausomai nuo to, ar vairuotojui poilsio laikas nepraeita. Bet su integruota krovinių apskaita viskas užtrunka ilgiau, nes reikia laiko dėl dokumentų. Kartais atsitinka taip, kad krovinys nuvežamas į tarpinį sandėlį, kol sutvarkomi formalumai, taip taupyti laiko nereikia – tai papildoma nervų valgyklė. Geriau planuokite savaitę iš anksto.

Ar į kainą įeina dėžės ir pakavimo medžiagos?

Dažniausiai įeiną, bet visada reikia tiksliai klausti, nes kai kurios firmos moka tik už darbą, o medžiagas paskaičiuoja atskirai. Mes, pavyzdžiui, visada suteikiame standartines dėžes, bet jei reikia specialių dėžių kompiuteriams ar tvariems konteineriams, tai gali kainuoti papildomai. Vokietijoje labai griežtai žiūrima į tai, kaip supakuota technika – jei numetai į paprastą dėžę be putų, tai ne tik gali sugriūti, bet ir draudimas neatsiskaitys. Geriau nebijoti paprašyti kokybiškų medžiagų, tai investicija į jūsų ramybę.

Ar galima perkraustytį per savaitgalį, kad neblaškytume darbo laiko?

Teoriškai galima, tačiau Vokietijoje savaitgaliais sunku gauti leidimus užkelti sunkvežimį prie pat biuro pastato, ypač miestuose. Ypatingai jei ten yra pėsčiųjų zonos. Taip pat vokiški sandėlininkai ar technikai dažnai ne dirba šeštadieniais, todėl integruota krovinių apskaita gali strigti. Jei labai reikia, galima bandyti, tai papildomai kainuos, ne visi sutiks dirbti poilsio dienom. Paprasčiau nuleisti darbuotojams anksčiau arba padaryti tai penktadienio vakare.

Ar galite pateiki tikslią kainą iš karto, be jokio "priklauso"?

Norėčiau pasakyti taip, bet ne visada įmanoma, kol nematau, kiek daiktų iš tikrųjų yra. Buvo atvejų, kai klientas sako "turim kelias dėžes", o atvažiavę matome, kad reikia pervežti pusę sandėlio. Taigi, pradinis įvertinimas yra preliminarus. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su integruota krovinių apskaita reikalauja vizualinio patikrinimo arba labai detalžių sąrašų. Jei kas nors pasikeis per procesą, pavyzdžiui, reikės išnešti baldus iš rūsio, kurio nebuvo sąraše, kaina tikrai padidės.

Dokumentai ir ta mistinė integruota krovinių apskaita

Ką gi tą reiškia ta integruota krovinių apskaita iš tikrųjų?

Tai tiesiog sudėtingas žodis apie tai, kad viską, ką keliame, skeniuojame, užrašome ir fiksuojame iškart į sistemą. Tiesa sakant, be šitos sistemos būtų chaosas, ypač kai pervežami šimtai dalykų. Jūs gaunate sąrašą, kur matote, koks stalas, kokiu numeriu dėžė ir kur jis turi atsidurti. Vokietijoje tai labai populiari praktika, nes ji leidžia kontroliuoti kiekvieną detalę. Manau, kad be to dabar jau būtų sunku dirbti, nes klientai nori žinoti, kur dingo jų favoritinis kavinės puodelis (šipučiau).

Kokius dokumentus reikia tur�ti išvykstant iš Vokietijos?

Nors Vokietija ir ES šalis, vis tiek reikia tur�ti tvarkingus važtaraščius ir krovinių sąrašus (packing list). Jei įmonė moka PVM, reikalingi pirkimo-pardavimo sutartis arba bendrovės sprendimas dėl turto perkėlimo. Integruota krovinių apskaita padaro šiuos dokumentus automatiškai, tai didelis pliusas. Be to, jei kelyje sustings muitinė (o tai nutinka retai, bet nutinka), be šių popierių gali tekti stovėti valandas. Vokiškas biurokratas be popieriaus yra kaip žuvis be vandens.

Ar mums reikia susirūpinti muitinei deklaravimu?

Paprastai ne, jei tai tarpinės prekybos operacija abiejose šalyse. Tiesiog reikia nurodyti teisingus PVM mokėtojo kodus. Tačiau jei esate iš Šveicarijos ar Norvegijos (nors klausimas apie Vokietiją, bet visada būna išimčių), tai taip, reikės deklaruoti. Esu matęs situacijų, kai klientai nevalingai paduodavo neteisingus duomenis apie vertę, ir tai sukeldavo didelių problemų. Geriau duoti mums visus duomenis iš karto, o ne slėpti, kad kaina buvo "mažesnė" (klientai dažnai mėgina taip padaryti, kad nebūtų mokesčių, bet tai nelegalu).

Kaip apskaita veikia, jei dalis daiktų lieka Vokietijoje?

Tai normalu, nereikia permesti visko vienu metu. Sistema tiesiog sukuria dvi sąrašas – vieną ivežamam, kitą liekamam turtui. Sunku čia kažkaip suklysti, jei viską tvarkingai užrašome. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su integruota krovinių apskaita leidžia lanksčiai valdyti šiuos procesus. Kartais klientai nusprendžia palikti senas spintas, nes jos netaip jau atrodo, o pervežti tik naujus stalus. Sistemoje tai pažymima kaip "nevežama", ir viskas tvarkingai (išskyrus tą kartą, kai vairuotojas pamiršo nuplėšti etiketę iš palikto dėžės).

Ar gausime kokį nors ataskaitą po visko?

Taip, tikrai. Galiausiai pateikiame galutinį inventoriaus sąrašą su visais numeriais. Jums tai padės susivaduoti naujame biure. Kartais klientai šiuos sąrašus naudoja ir apskaitos tikslams, patikslinus turto vertę. Tai yra tas "integruotos" dalies rezultatas – viskas yra vienoje vietoje, ne po skirtingomis programėlėmis. Be to, jei kažkas dingsta (kas retai, bet galima tai pasakyti), turėsite įrodymų, kad tai buvo pakrauta.

Vokietijos specifika ir kas galiau blogai nutikti kelyje

Ar dažnai pasitaiko problemų su vokiškais savininkais ar nuomotojais?

O jeigu! Vokiečiai labai griežti dėl tvarkos ir terminų. Jei sutarėte išsivežti baldus iki 12 valandos, o vairuotojas užstrigsto spūstyje, gali būti didelis skandalas. Ten reikia gerti kavą su "Herr Müller" ir viską suderinti su savaitės atsarga. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su integruota krovinių apskaita padės, nes turime raštiškus įrodymus, kad viskas vyksta pagal planą, bet to nepagerins nervingos šeimininkės, kuri laukia, kada galės įsiremontuoti. Geriau būti per anksti nei per vėlu.

Kas daryti, jei lifte nebetelpa krovinys?

Tai klasika. Seni vokiški pastatai turi labai mažus liftus, kuriuose net šaldytuvas netelpa, kas kalbant apie biuro stalus. Tada tenka kelti rankomis per laiptus, o tai brangu ir lėta. Integruota krovinių apskaita čia nepadės fiziškai, bet padės suskaičiuoti, kiek darbo laiko reikės. Prieš važiuodami visada klausiu apie liftus ir duris, bet kartais klientas pats nežino, kad durys yra 80 cm pločio. Tada prasideda "kūryba" vietoje.

Ar buvo atvejų, kai dings krovinys?

Dingimas tai per griežtas žodis, bet nutiko, kad dėžė su paslėptais dokumentais (vadybininkas paslėpė, kad nemokėtų mokesčių) atsirado kitame mieste po savaitės. Vokiška logistika gana saugi, bet žmonės sukuria klaidas. Sistemos ir skenavimai padeda sekti istoriją. Turėjau vieną atvejį, kai vairuotojas neva išmetė dėžę, bet ji tiesiog užkrito kito krovinio už. Buvo krantas, bet viskas radosi. Tikrai verta pasirūpinti, kad visos dėžės būtų numeruotos.

Kaip elgiamės su parkavimu miesto centre?

Vokietijoje tai košmaras. Reikia specialių leidimų stovėjimui (Halteverbot). Jei tiesiog sustosite sunkvežimiu priešais "Adidas" biurą, po penkių minučių bus vietinė policija (Ordnungsamt). Mes visada įtraukiame šias išlaidas į įvertinimą arba padedame gauti leidimą iškart. Negalima tiesiog "užšokti ir nuplėšti", tai baigsis baudomis, kurios gali būti didesnės už patį pervežimą. Kai kurie klientai mano, kad mes meluojame dėl tų leidimų, bet tai realybė.

O kaip su eismu – ar dažnai užstringame?

Vokietijoje yra vietų, pvz., ties Frankfurto kryžkele, kur spūstys būna net ir naktį. Tai gali nuleisti grafiką. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su integruota krovinių apskaita yra jautresnis laikui, nes turi susitikti su techniku kitame gale. Jei vėluojame, pranešame. Negerai, kai klientas jau susiruošęs ieškoti mūsų su šautuvais. Gera naujiena ta, kad keliai ten, žinoma, geresni nei pas mus (gal netvarkingai pasakysiu, bet tiesa), tačiau eismo intensyvumas didesnis.

Technika, baldai ir smulkmenos

Ar pervežiate ir serverius, ar tik spintas?

Taip, pervežame viską. Serveriai reikalauja specialaus dėmesio – jie negali būti purškiami statybine dulke, tiesiog juos reikia įdėti į specialų dėžę. Kartais reikia IT specialisto, kuris juos išjungtų ir užrakintų (jei klientas negali pats). Integruota krovinių apskaita tokioje atveju užfiksuoja serijinius numerius, kad niekas nepražioplėtų. Buvo atvejis, kai vienas įmonės vadovas nusprendė vežti serverį savo "BMW" bagažinėje... žinote, kas nutiko po kelio duobės? Dabar jie moka mums.

Ar išmontuojate ir montuojate baldus?

Įprastai taip, tai įeina į paslaugą. Yra dalykų, kuriuos išmontuoti be specialių įrankių beveik neįmanoma (pvz., tamšrios stiklinės sienos). Vokiški baldai dažnai būna labai kokybiški, bet ir sudėtingi. Vieną kartą teko išmontuoti didelę conferencijos stalą, kurį kažkas buvo pririgęs skriemuliais – teko pasiimti grąžtą. Viską susirenkame atgal naujoje vietoje, nebent klientas nuspręs, kad senas stalas jau nereikalingas.

Kaip elgiamės su konfidencialiais dokumentais?

Juos supakuojame į uždaromas, dažnai užrakstomas dėžes su sąrašais. Integruota krovinių apskaita gali būti nustatyta taip, kad matytume tik numerį, o ne turinį (jei tai labai slapti dalykai). Tikrai nelabai malonu sužinoti, kad savo vairuotojai gali perskaityti kokius nors įmonės paslaptis. Mes žodžiu duomenų apsauga gerbiame, o ne skaitom spaudą ant popieriaus. Galiu pasakyti, kad dažniausiai patys klientai nežino, kur turi tuos sutartis, todėl padedame surasti viską spintoje.

Ar reikia ištuštinti spintas ir stalus prieš pervežimą?

Būtina. Nei vairuotojas, nei joks pats judriausias vadybininkas nekelia pilnos spintos knygų – ji tiesiog atsils. Tai pagrindinė taisyklė. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su integruota krovinių apskaita toliau nėra įmanomas, jei nebus sureguluota, kad darbuotojai susirūpintų dėžėmis. Kartais tenka padėti surūšiuoti, bet tai jau papildomas laikas. Geriau pasakyk savo žmonėms, kad viskas turi būti tuščia.

O kas su žaliapjove ar kitais "gyvais" dalykais?

Vokietija yra griežta dėl fitosanitarinių taisyklių. Augalus į Lietuvą vežti galima, bet reikėtų patikrinti, ar jie ne užkrėsti kokia liga. Kai kurios firmos tiesiog atsisako vežti augalus, kad nebūtų galvos skausmo su muitinės veterinarais. Aš visada sakyčiau – palikite kaimynui dovanai, o nusipirkite naujų čia. Nėra verta rizikuoti dėl vieno palmedės, kad gali sustabdyti visą kambario baldų pervežimą.

Nuomininkų ir nuomos problemos

Kas daro tą pačią integrinę apskaitą – jūs ar mūsų buhalterė?

Mes darome fizinę skaičiavimo dalį – kas dėžėje, koks svoris, kur eina. Jūsų buhalteris daro piniginę vertę. Bet duomenys, kuriuos mes suteikiame (excel su numeriais), yra pagrindas jo darbui. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su integruota krovinių apskaita sujungia šiuos pasaulius. Tikrai nerekomenduoju rinktis firmą, kuri tiesiog meta dėžes į sunkvežimį be jokio sąrašo – tada jūsų buhalteris jus užmuš (iš anksto įspėju).

Ar reikia draudimo, o kas jis dengia?

Draudimas būtinas. Jis dengia pažeidimus nuo avarijos, gaisro (nors retai), ar kritimo. Tačiau jis nedengia blogai supakuotų dalykų viduje (pvz., jei statote stiklinę vazą tarp metalinių detalių be putų). Ypatingai svarbu, kai kalbame apie brangų techniką. Draudimo polisas paprastai apima ir tą laiką, kai daiktai stovi mūsų sandėlyje, kol laukiate patalpų. Tai ramybės vertas dalykas.

Kas nutinka, jei naujas biuras dar neparuoštas?

Tai klasika. Kartame atvyksta anksčiau nei klientai. Tada turime galimybę padėti dėžes į sandėlį (tarpinis sandėliavimas) arba palaukti. Jei laukiame daugiau nei 2 valandas, pradedame skaičiuoti stovėjimo mokestį, nes vairuotojo laikas – tai pinigai. Geriau derėtis dėl "time window" (laiko lango). Integruota krovinių apskaita leidžia lengvai sekti, kas yra sandėlyje, o kas jau patalpose.

Ar galima užsakyti dalinį pervežimą, t.y. dalį dabar, dalį vėliau?

Žinoma, dažnai taip ir daroma. Vieną dieną vežame kompiuterius, kitą - stalus. Tiesiog reikia atsiskaityti už kelias keliones, kas brangiau. Bet jei jums reikalinga dar viena diena darbui, tai verta. Sistema leidžia atidaryti kelis projektams vienam klientui. Tokiu atveju svarbu gerai užfiksuoti, kas jau nuvežta, kad nevežtume to paties du kartus (ir tokių istorijų buvo, galiu pasakyti).

Ar dirbate su valstybės įstaigomis?

Taip, dirbame. Čia reikalavimai dar didesni saugumo, konfidencialumo atžvilgiu. Ten integruota krovinių apskaita turi būti 100 proc. tiksli, nes valstybės turto praradimas yra kažkas daug blogiau nei įmonės. Ypatingai griežtai tikrinami vairuotojai. Tačiau jie moka laiku, kas yra malonu. Su jais negalima kalbėti tiek laisvai kaip su verslininkais, bet viskas vyksta pagal protokolus.

Kaip apmokamas paslaugą – iš karto ar paskui?

Įprastai reikalaujame 30-50 proc. avanso, o likutį – atlikus darbą. Jei sutartyje yra tarpinis sandėliavimas, ten gali būti kitokios sąlygos (mokama už mėnesį). Mums svarbu turėti užtikrinimą, kad atvykęs vairuotojas nebus išsiųstas su tuščiomis rankomis, nes klientas "užmiršo" banko kortelę. Paskui skamba, o tu su keliu tona krovinio stovi kaip kvailas.

Smulkmenos, kurios svarbiausios

Ar reikia, kad kas nors iš mūsų būtų vietoje?

Būtina bent vieno atstovo, kuris žino, kas kur eina. Mes galime spėti pagal etiketes, bet kartais etiketė nuplyšta arba dėžė be jų. Tada tenka klausti "kur šis stalas?". Jei nieko nėra, mes statome viską į vieną krūvą centre kambario (ir tai nežinojimas, kas ten yra, iššaukia stresą). Biuro perkraustymas iš Vokietijos su integruota krovinių apskaita gerai veikia, kai yra komunikacija.

O dėl šiukšlių – ar išvežate pakuotes?

Taip, įprastai tai įeina. Atvykstame, iškrauname, susurenkame tuščias dėžes ir išvežame. Nes taip paprasta, klientai turi mintį: "o gal šias dėžes reikės?". Žinau, kad po perkraustymo visi nori šiukšlių. Vokiškoje pusėje kartas nuo karto reikia mokėti už šiukšlių konteinerio nuomą, jei ten tenka jų palikti. Bet geriau, kad mes išvežtume, tiesa?

Ar atliekate galutinį valymą?

Ne, mes ne valymo komanda. Mes esam logistika. Galime padaryti "tvarkingą šiukšlių krūvą", bet nebraukame grindų. Už tai geriau pasamdyti profesionalias valytojas, kitaip jums gali tekti mokėti vokiškam nuomininkui už šiukšles, kurias mes palikome arba nepalikome (klausimas neryškus, bet vokiškas dėl to gindamasi). Mūsų tikslas – pristatyti daiktus sveikus.

Ką daryti su lūžusiais daiktais?

Jeigu nutiko nelaimė, tai reikia užpildyti pažeidimo aktą (damage report) iš karto, o ne po mėnesio. Draudimo kompanija nenori girdėti apie tai po mėnesio. Mes dokumentuojame nuotraukomis (ką darome ir apskaitos metu). Tiesiog praneškite mums nedelsdami. Kai kurie klientai sako "ah, tai senas stalas, nereikia", o kitam išlūžus stiklinei lentai reikalingas šimtas detalių. Svarbu viską užfiksuoti.

Ar keičiate padangas vairuotojams ar jei kas nutinka kelyje?

Tai mūsų problema, ne jūsų. Mes turime techninę pagalbą. Jei lūžta sunkvežimis, mes organizuojame perkrovą į kitą. Jums nereikia rūpintis, kaip jūsų stalai atsidurs priešais duris. Vienintelis dalykas, kuris gali paveikti tai – laikas. Bet stengiamės, kad jūsų verslas neistotų. Turime gerą draudimą ir partnereius kelyje, tai nebe taip bauginanti mintis kaip prieš 20 metų.

Kodėl aš turėčiau pasirinkti būtent jus, o ne pigesnį "vokišką" vežėją?

Pigiau dažnai reiškia "be atsakomybės". Vokiškos firmos dažnai tiesiog vežia, jos nedominą, kas vyksta Lietuvoje su iškrovimu ar dokumentais. Jums teks dirbti su dviem brokeriais. Mes esame "vienas langas" (one-stop-shop). Biuro perkraustymas iš Vokietijos su integruota krovinių apskaita mums – kasdienybė. Žinome ir vokiškus reikalavimus, ir lietuviškas realijas. Be to, mūsų telefonas dažniau atsiliepia lietuviškai, kas lengvina supratimą (nors su vokiečiais ir galima angliškai).

Galiausiai, kada geriausia pradėti planuoti?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Idealus laikas – mėnesis iki. Tada spėjame suderinti viską, padaryti vizualinę apžiūrą ir pasirūpinti tarpiniais sandėliais, jei reikia. Jei skambinate sekmadienį ir sakote "reikia vežti rytoj", tai galima, bet tai kainuos brangiau ir bus daug streso. Planavimas sutaupo ne tik nervus, bet ir pinigus. Taip pat reikia laiko pasirūpinti lifto rezervavimu, tai neįvyksta per valandą.

Ar galiu paduoti duomenis apie daiktus paštu?

Taip, galite siųsti sąrašus el. paštu, bet integruota krovinių apskaita geriausiai veikia, kai mes matome daiktus gyvai. Jūsų sąraše gali būti "stalas", o realybėje tai 300 kg masyvus ąžuolas. Geriau, kad mūsų vadybininkas nueitų pažiūrėti. Tai užtrunka valandą, bet sutaupo klaidų. Ypač jei daug dalykų. Bet jei esate tikrai tikri savo sąraše, mes juo pasinaudosime.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas iš Vokietijos su integruota krovinių apskaita yra sudėtingas procesas, kurį geriau patikėti profesionalams, nei bandyti daryti paties su draugais. Nuo dokumentų tvarkymo iki fizinio sunkvežimių valdymo, čia reikalingos žinios. Nėra tobulų perkraustymų, visada kažkas nuslysta, bet su tvarkingu planu ir sąrašais, išvengsite didžiausios nakties maros. Pasirūpinkite tuo laiku ir drąsiai klauskite patarimų – mums labiau įdomi, kad viskas vyktų sklandžiai, nei spręsti problemas vėliau teisme. (Nors ir to išvengti ne visada pavyksta).