Biuro perkraustymas iš Vokietijos su aiškia užsakymo eiga: kaip išvengti chaoso ir permainų pyčio

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir vis dar stebiuosi, kaip žmonės manyk, kad perkraustymas – tai tik du tralai ir keletas valandų darbo. Ypač kai kalba eina apie biuro perkraustymas iš Vokietijos su aiškia užsakymo eiga, kur viskas turi būti padaryta "vakar". Vokietija – tai ne Lietuva, ten kiekvienas metras ir kiekviena dėžė turi savo reikšmę, o biudžetas degsta greičiau nei degalai vilkiko bake. Per šį laiką mačiau viską: nuo idealiai organizuotų pervežimų Berlyne iki tokių chaoso scenų Miunchene, kad norėdavai uždaryti akis ir tiesiog nueiti. Čia ne apie tai, kaip padaryti gražią svetainę, o kaip išgyventi tą procesą, kai reikia perkelti visą įmonės gyvenimą per sienas, neprarandanč proto.

Kaip viskas prasideda ir kodėl dažnai suklystame

Kada reikia pradėti planuoti biuro perkraustymą iš Vokietijos?

Niekada ne vėlai, sakysiu jums, bet idealiai – mažiausiai mėnesį prieš datą. Žmonės dažnai skambina savaitę prieš ir laukia stebuklo. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su aiškia užsakymo eiga reikalauja laiko, nes reikia ne tik tralo, bet ir dėžių, krovikų, o kartais ir specialių leidimų mieste. Jei spėjote, viskas vyksta lygiai, jei ne – tai bėda ir varg. Vokiškas tikslumas mums dažnai lieka svajone, todėl geriau turėti laiko rezervą nei verkti paskutinę dieną.

Ar tikrai reikia apžiūrėti siuntą akims (inventorizacija)?

Be abejo, taip. Aš negaliu kainą pasakyti, jei nežinau, ar ten du stalai, ar du šimtai. Buvo atvejų, kai klientas sako "mažai daiktų", o ten užtenka pilno 40 pėdžių konteinerio. Tada biuro perkraustymas iš Vokietijos su aiškia užsakymo eiga tampa košmare, nes tralo netelpa. Vaizdo įrašas ar nuotraukos dabar yra standartas, jei jų nėra – kaina bus orientacinė ir, tikėtina, padidinta man mano rizikai padengti.

Kiek kainuoja toks dalykas apytiksliai?

Klausimas, į kurį nenoriu atsakyti be duomenų, bet... žiūrėkime. Paprastai tai prasideda nuo 1,5 tūkstančio euro ir galia eiti į dešimtis tūkstančių. Viskas priklauso nuo tūrio, atstumo (ar tai yra Vokietijos giluma ar arti sienos) ir to, kiek darbo reikia krovikams. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su aiškia užsakymo eiga niekada nebus pigus, jei norite, kad kompiuteriai atvyktu sveiki. Pigiau yra tik tada, kai niekas nepasirašo sutarties ir tada pat dingsta.

Ar jūs duodate dėžes ir kaip su jomis elgtis?

Taip, dėžių turiu, jas pristatome iš anksto. Problema ta, kad žmonės dažnai užpildo jas knygomis ir tada stebisi, kad dugnas iškrenta. (Nesu tikras, ar tai buvo knygos ar akmenys, bet svoris buvo baisus). Rekomenduoju mažesnes dėžes sunkiems daiktams, o didesnes – popieriams. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su aiškia užsakymo eiga įtraukia ir logistiką su šiomis dėžėmis, todėl nenukrypkite nuo taisyklių, kitaip mus kelsiems brangiau.

Kas dėl IT įrangos – serverių ir kompiuterių?

Tai yra jautriausia dalis. Aš asmeniškai nesiimu atsakingumo už serverius, jei juos neišmontuoja profesionalus IT žmogus. Mes galime juos pervežti, bet jei jūs tiesiog ištrauksite kabelį ir įmesite į dėžę, tai ne mano problema. Yra specialios dėžės su amortizacija, jas reikia užsakyti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su aiškia užsakymo eiga numato, kad duomenys yra brangesni už baldus, geriau tai supraskite iš karto.

Ar reikia išmontuoti baldus ar galima vežti taip, kaip stovi?

Jei stovi didelis stalą, jis nepraeis pro duris (ypač Vokietijoje, kur koridoriai kartais siauresni). Išmontavimas – tai papildomas darbas, už kurį reikia mokėti. Kartais klientai sako "mes patys išmontuosime", o tą dieną paaiškėja, kad jie neturi atsuktuvų. Tada laukimas kainuoja. Geriau, kad mūsų komanda tai padaryta, tai greičiau ir saugiau.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (dažai, plaukai)?

Jų vežti negalime pagrindiniame trale, jei neturime sertifikatų (ADR). Tai yra gana dažna problema, kai įmonės persikrausto. Turiu pasakyti, kad dažniausiai reikia juos išmesti vietoje arba rasti specializuotą pervežėją. Neužsidekite ugnies su tokiomis siuntomis, muitinė ar policija Vokietijoje to neįkaitys.

Ar galima perkraustyti savaitgaliu?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vokiški darbuotojai, krovikiai, ir vairuotojai turi poilsio laiką, o viršvalandžiai mums brangiai kainuoja. Jei jums būtina, kad viskas būtų pirmadienį ryte, reikės dirbti šeštadienį ar sekmadienį. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su aiškia užsakymo eiga gali būti greitas, bet greitis visada kainuoja.

Vokietijos niuansai ir kainos sudėtis

Kodėl tralais Vokietijoje laukia ilgai?

Užstojai, kontrolės, tiesiog eismas. Vokietijoje autobanai dažnai užšalę ar sustoję dėl avarijų. Kartą tralui teko stovėti 10 valandų ties Miunchenu, nes buvo griovimas. Tokios atsitiktys nėra įtrauktos į standartinę kainą, todėl laiko planavimas turi būti lankstus. Niekas negali užtikrinti, kad tralas atvyks lygiai 10:00 valandą.

Ar mums reikia muitinės deklaracijos, jei tai ne pirkimas-pardavimas?

Jei įmonė perkrausto turtą iš vieno filialo į kitą (intra-community supply), tai reikalingas T2L dokumentas arba suvestinė apskaita. Be to, Vokietijoje griežtai žiūri, ką išvežate. Jeigu pamatys, kad vėžiate naujus kompiuterius be dokumentų, gali būti Nemokama. (Aš vieną kartą beveik nebeišvežiau senų stalų, nes manęs laikė vagimi). Dokumentai turi būti tvarkingi.

Kaip apskaičiuojate atstumą – nuo durų iki durų?

Taip, mums svarbi adreso detalė. Vokietijos miestuose daug "zona", kur neįleidžia sunkvežimių. Jeigu reikės perkrauti į mažesnį sunkvežimį (paskutinę mylią), tai papildomas mokestis. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su aiškia užsakymo eiga turi numatyti šias išlaidas, kitaip gausite staigmeną pabaigoje.

Kas nutinka, jei daiktų telpa daugiau nei planavome?

Tada mes juos nevežame. Aš negaliu legaliai įkrauto tralo viršyti. Reikės arba grįžti antrą kartą (kas brangu), arba kristi į galvą, ką palikti. Todėl taip svarbi inventorizacija pradžioje. Geriau pasakykite, kad bus daugiau, nei sakykite, kad bus mažiau.

Ar draudžiate krovinius ir kaip tai veikia?

Standartiškai turime draudimą, bet jis dažnai yra ribotas (pvz., 10 EUR už kg). Jei vežate brangų serverį ar meninę galeriją, reikia papildomo draudimo. Svarbiausia – jei dėžė pažeista, bet jos turinys sveikas, draudimas nemoka. Žiūrėkite į pakuotes.

Ką daryti su šiukšlėmis – ar jas išvežiate?

Galime išvežti, bet tai ne įtraukta į biuro perkraustymas iš Vokietijos su aiškia užsakymo eiga kainą. Vokiškos šiukšliadėžės turi savo taisykles, negali tiesiog mesti visko į vieną krūvą. Reikia atskirti kartoną, elektros atliekas. Dažniausiai rekomenduoju išmesti vietose, o ne vežti per sieną.

Ar priimate mokėjimą kortele ar grynais?

Geriau banko pavedimu, sąskaitą-faktūrą. Vokiški vairuotojai dažnai neturi grynųjų pinigų sau ar negali priimti kortelės dėl įmonės taisyklių. Finansai turi būti sutarti iš anksto, kad pabaigoje nektų ieškoti bankomato Berlyno centre.

Problemos, su kuriomis susiduriame kelyje

Kas vyksta, jei vairuotojas užstringa Vokietijoje?

Laukiame. Kartais tai techninė bėda, kartą – ligas. Turiu atsarginių vairuotojų, bet jei tralas suksta ratus šalia Kelno, reikės laukti techninės pagalbos. Tai gali padidinti laiką, bet mes visada informuojame klientą. (Nors kartais ir patys sužinome pavėluotai, ryšiai kartais prastai veikia).

Ar galima pasitikėti "pigia" firma iskyrus internetu?

Niekada. Yra daug " firmų", kurios pasiima užstatą ir dingsta. Dirbu 20 metų ir matau tas pačias aukas. Jei kaina per maža, tai jie suka apvatus. Geriau mokėti daugiau už patikimą žmogų, kuris turi numerį ir licenciją, nei rizikuoti turtu.

Kaip elgtis, jei pažeidžiamas koridoriaus siena ar grindys?

Tai reali problema. Jei įmonė nuomoja patalpas Vokietijoje, turi būti sąlygos, kas atsakinga. Mūsų vairuotojai atsakingi, jei jie kalti, bet jei sienos buvo jau plyšusios... Gera nuotrauka prieš ir po išsaugo daug nervų. Visada rekomenduoju patikrinti savo draudimą nuo atsakomybės trečiesiems asmenims (turtinės atsakomybės draudimas).

Ar galima važiuoti savo automobiliu paskui tralą?

Galima, bet kodėl? Jei norite sekti, rasykite. Bet supraskite, vairuotojas dirba ir turi poilsio laikus. Jis negali sustoti kiekvieną valandą jums. Be to, tralai važiuoja kitais maršrutais (greitkeliais), kuriems jūsų automobilis gali neturėti leidimo (pvz., vokiškai environmental zones).

Ką daryti su dėžėmis, kai atvykstame į Lietuvą?

Jos lieka jums. Jei norite, kad jas paimčiau grįžtant, tai papildomas mokestis. Dauguma įmonių tiesiog jas išmeta arba pasilieka sandėlyje. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su aiškia užsakymo eiga baigiasi tik tada, kai dėžės iškrautos ir išmestos, o ne kai tralas išvažiuoja.

Ar sunku rasti vietą stovėti prie biuro Vokietijoje?

Labai sunku. Dauguma miestų turi apribojimai sunkvežimiams. Reikia iš anksto gauti leidimą arba užsisakyti vietą. Jeigu vairuotojas atvyks ir negalės pastatyti, jis stovės už miesto ir reikės samdyti taksi ar mažesnį sunkvežimį. Planuokite tai.

Kodėl kainos skiriasi priklausomai nuo sezono?

Vasara yra karšta sezonu – visi veža. Žiemą pigiau, bet yra rizika dėl oro. Taip pat, jei yra švenčių Vokietijoje (pvz., Velykos, Kalėdos), kainos šuoliais aukštyn. Jei galite, perkraustykitės tarp švenčių, taip sutaupysite solidžią sumą.

Ar jums reikia vadybininko vietoje (Vokietijoje)?

Labai padėtų, jei kas nors gali sutikti vairuotoją. Vokiškas kalbos barjeras kartais sukelia nesusipratimus. Jei jūsų vadybininkas ten nėra, reikia aiškiai parašyti instrukcijas. Aš vieną kartą laukiau valandą, nes niekas neatsiliepė į skambutį ir vartai buvo uždaryti.

Kas dėl elevatorių – ar jūsų vairuotojai su jais susidoroja?

Jei liftas telpa, taip. Bet dauguma senų biurų Vokietijoje turi mažus liftus. Tada keliame rankomis. Jei daug daiktų aukštai, tai ilgai ir brangiai. Patikrinkite išmatavimus iš anksto, kitaip vairuotojas gali atsisakyti kelti dėl saugumo.

Ar galima susiderėti dėl mokėjimo atidėlio?

Įmonėms, su kuriomis dirbame ne pirmą kartą, taip. Naujiems klientams – įmoka prieš išvykstant arba 50/50. Per 20 metų mačiau daug pažadų, kad "pinigai bus pervedė rytoj", bet rytoj niekas nepasirodydavo. Tai biznis, o ne labdara.

Kaip sekti, kur yra mano krovinius?

Duodu vairuotojo numerį arba GPS stebėjimo nuorodą, jei tokia yra. Kartais vairuotojai tiesiog neatsiliepia, nes vairuoja. Neraudykite jiems kas valandą, tai tik sulėtina procesą. Pasitikėjimas – svarbi dalis biuro perkraustymas iš Vokietijos su aiškia užsakymo eiga.

Ką daryti, jei vienas daiktas pasiklysta kelyje?

Tai retkas atvejis, bet įvyksta. Tada ieškome. Jei dėžė liko ankstesniame punkte ar nukrito, pranešame. Visada turi sąrašą (pakavimo lapą), todėl galime pasitikrinti, kur dingsta. Jei dėl mūsų kaltės – atlyginame.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Negalima. Tai yra muitinės pažeidimas. Biuro krovinys – tai viena kategorija, o asmeniniai daiktai – kita (pirkėjo prekės, be PVM). Jei muitinė rast jūsų drabužių tarp serverių, gali būti didelės rūšies. Nedarykite to.

Paskutinė minutė – kas dar gali nuvilti?

Daugiausia nuvilia dėžių kiekis. Žmonės sako "turime 20 dėžių", o paskui jų susikaupia 100. Arba vairuotojo nuotaika – jei jis išvargęs po 1000 km, jis gali būti šiurkštus. Būkite kantrūs, mes dirbame, kad jums būtų lengviau, o ne atvirkščiai.

Išvada

Galiausiai, visas šis procesas nėra mokslas, bet geras planavimas gelbėja nervus. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su aiškia užsakymo eiga gali būti sklandus, jei nesistengiate užtikrinti visko patys, o pasiklijuojate patyrusiais žmonėmis. Nereikia bijoti klausti aštrų klausimų apie kainas, draudimą ar vairuotojo poilsį, tai jūsų teisė. Ir svarbiausia – neikykite visko į paskutines dėžės vėlą naktį, tai tik sukuria stresą visiems. Gero kelio ir naujo biuro sėkmės.