Biuro perkraustymas iš Vokietijos greitu ir patikimu būdu: tiesa be reklamų

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, ir galiu pasakyti viena – idealus biuro perkraustymas iš Vokietijos yra toks mitas, kaip nemokamas pietų lėkštė. Vieną kartą viskas lyg ir sklandžiai, kitą – vairuotojas praranda raktus nuo priekabos prieš Berlyną arba vokiečių muitininkas nusprendžia patikrinti kiekvieną dėžę, tikrai dėl to, kad jam pasibodo. Nepaisant to, procesą galima sutrumpinti ir padaryti jį mažiau skausmingu, jeigu žinai, kur dažniausiai pasitaiko kliūtys. Kalbėsime čia ne apie tuos puikius brošiūrinius variantus, o apie tai, kas vyksta iš tikrųjų. Nerašau kaip turinio kūrėjas, o kaip žmogus, kuris matė pačius keisčiausius nesusipratimus tarp Vilniaus ir Miuncheno, todėl pasiruoškite girdėti tiesą.

Apie pinigus, laiką ir planavimą (ir kodėl visada brangiau)

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį biuro perkraustymą iš Vokietijos?

Nežiūrėkime į tą standartinę "dvi savaites" taisyklę, nes realiame pasaulyje niekas taip nedirba. Paprastai, jeigu norite gyventi ramybėje ir be širdies priepuolių, mažiausiai savaitę reikia skirti tik dokumentų sutvarkymui, o patį perkraustymą geriau derinti dar savaitę iki to. Biuro perkraustymas iš Vokietijos neįvyksta per dieną, net jei ekspeditorius meluoja, kad jų vairuotojai yra "sparnuoti". Jeigu dar reikia išmontuoti baldus arba išimti IT įrangą, tai pridėkite dar dvi dienas. Geriau anksti pradėti ir šiek tiek pavėluoti, nei skubėti ir galvoti, kad dingsta serveriai su visais duomenimis.

Kodėl kainos tokios skirtingos ir nuo ko jos priklauso?

Žiūrėk, čia ne tik kurso reikalas, nors ir jis svarbus. Kainą lemia kuro kainos Vokietijoje, kurios aukštesnės nei pas mus, ir mokesčiai už važiavimą keliais (Maut). Dar vienas dalykas – ar reikia įrangos krauti su liftu, ar ne. Biuro perkraustymas iš Vokietijos brangsta tada, kai reikia specialios technikos, pavyzdžiui, keltuvų į trečią aukštą be lifto. Taip pat įtakos turi ir diena – jeigu norite važiuoti penktadienį vakare, tai kaina šoks, nes vairuotojai nori namo į savaitgalį. Neklauskite kodėl, tokia vadybos logika.

Ar verta taupyti rinkdamasis pigiausią pasiūlymą?

Aš sakau visada taip – jei kas siūlo kainą, kuri yra 30 procentų žemiau rinkos, bėkite toliau. Tai dažniausiai reiškia, kad važiuos senas "sąvartynas", kuris gali sugesti pusiaukelėje, arba vairuotojas, kuriam reikės padėti krauti rankomis. Biuro perkraustymas iš Vokietijos neturi būti pigus jūsų nervams. Užsaveidėjusios ekonomijos pasekmės yra tokios, kad vėliau gali tekti mokėti dvigubai už naujus kompiuterius ar sulūžusius stalus.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Yra, ir aš jų nemėgstu. Pavyzdžiui, daugelis pamiršta apie užsakymo panaikinimo mokestį (cancellation fee), jei vokiečių pusė atšauks dieną prieš pat važiavimą. Dar vienas dalykas – gali būti mokestis už laukimą, jeigu vairuotojas atvyksta, o jūs dar nesate paruošę arba nėra kur pastatyti mašinos. Biuro perkraustymas iš Vokietijos taip pat gali užplaukti dėl ilgalaikio stovėjimo miesto centre, kur leidimas kainuoja kaip nupirkta maža būsta. Patikrinkite sutartyje smulkmenas apie "laukimą".

Ką daryti, jeigu biuro įranga yra labai brangi?

Tada čia visai kitas reikalas. Reikia ne tik paprasto draudimo, bet ir tikslinio inventoriaus sąrašo su serijiniais numeriais. Biuro perkraustymas iš Vokietijos, kai vežame tūkstančių eurų vertės serverius, reikalauja ypatingo dėmesio draudimo polise. Nerašykite "biuro technika", nes tada, jei kas dingtų, draudikas sumokės tik simbolinę sumą. Reikia įrašyti "serveris Dell modelis X, vertė 5000 eurų". Gniuždžiau pirštus, bet tai iš tiesų svarbu.

Dokumentai, vokiškas biurokratijos siaubas ir muitinė

Ar man tikrai reikalingas EORI numeris?

Jei esate juridinis asmuo ir vežate prekes (tai yra biuro turtas) į kitą ES šalį, formaliai jo nereikia, nes tai ne išorės prekyba, tačiau dažnai muitinė arba ekspeditoriai jo paprašo pagal nutylėjimą. Aš asmeniškai nerekomenduoju rizikuoti, net jei manote, kad tai nereikalinga. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su EOR numeriu vyksta greičiau, nes nereikia niekam aiškinti, kodėl jūsų įmonės kodas atrodo taip kaip atrodo. Geriau jį susigriebti anksčiau ir užmiršti, nei stovėti pasienyje.

Ką daryti su CMR sąskaitomis ir draudimu?

CMR draudimas yra būtinas, jis dengia žalą kelyje, bet tik ribotai. Biuro perkraustymas iš Vokietijos be CMR – tai lyg važiuoti automobiliu be stabdžių. Būtinai pasirašykite CMR, kai krovinys įkeliamas, o ne tada, kai jis jau iškrautas Lietuvoje. Jei vairuotojas sako, "parašysim vėliau", tai niekada nerašykite. Dažnai būna, kad vėliau pasirodo, kad vairuotojas pamiršo, o krovinys jau pažeistas.

Ar reikia vertimo į lietuvių kalbą dokumentams?

Paprastai ne, jei sąskaitos-faktūros yra vokiškai ar angliškai, tai lietuvių muitininkai supranta. Tačiau jei ten yra kokių nors specifinių techninių specifikacijų arba cheminių medžiagų (nors ką jų biure), tai gali prireikti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos vyksta sklandžiau, jei turite angliškai išverštą inventoriaus sąrašą, nes ne kiekvienas vokiškai kalbantis vairuotojas sugeba suprasti, kas yra "rašomoji mašina" (jei dar tokių turite).

Kas dėl techninių apžiūrų vokiškose mašinose?

Tai nėra jūsų problema, jeigu samdate pervežėją, tačiau verta pasitikrinti. Vokietijoje labai griežtai žiūri į TÜV (techninę apžiūrą). Jeigu mašina sustoja kelyje dėl blogų stabdžių, tai biuro perkraustymas iš Vokietijos gali užstrigti dešimtims valandų. Būtinai paklauskite ekspeditoriaus, kokio amžiaus jų parkas. Nenorite, kad jūsų dokumentai gulėtų kažkur prie Kelno karčemos, kol keičiasi stabdžių diskai.

Ar vokiečių muitinė dažnai stabdo tokius maršrutus?

Retai, kai tik juda tarp ES šalių, tačiau jei yra įtarimų, kad tai ne "perkelimas", o prekyba, gali sustabdyti. Prieš metus turėjau atvejį, kai stabdė, nes vokiečiai manė, kad mes pervežame naujus neįregistruotus kompiuterius. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su senais, subraižytais stalais keliauja ramiau nei su dėžėmis, kurios atrodo kaip iš parduotuvės. Jeigu technika naudota, tai gerai tai pažymėkite ant dėžių – "USED" arba "Gebraucht".

Kodėl buhalteriai visada piktinasi dėl dokumentų?

Nes jie mėgsta tvarką, o mūsų srityje dažniausiai vyrauja chaosas. CMR originalai kartu nusikopia, antspaudai pasimeta, datos nesutampa. Biuro perkraustymas iš Vokietijos baigiasi tik tada, kai paskutinė sąskaita atsiduria buhalterijos archyve. Aš jums patariu daryti nuotraukas visiems dokumentams tiesiog vietoje, dar prieš vairuotojui išvažiuojant. Tai išgelbės nuo tūkstančių skambučių vėliau.

Krovimas, technika ir budrosios akys

Ar reikia viską supakuoti į dėžes?

Absoliučiai viską. Aš mačiau, kaip vienas vadovas įmetė tiesiog ant grindų visus failus su "ką tik pasirašytais" sutartimis ir sakė "vežk". Žinote, kas atsitiko? Viskas išsibarstė ir pamixavosi. Biuro perkraustymas iš Vokietijos be dėžių yra siaubingi kankinimai vėliau. Naudokite standartines dėžes, užsegamas lipnia juosta, o ne virveles. Virvelės tiesiog užklysta kitiems daiktams ir gadina baldų paviršius.

Kaip elgtis su jautria technika ir serveriais?

Jei turite serverių spintą, tai niekada nekelkite ją pilną. Diskai gali nukristi nuo vibracijos. Biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja, kad IT specialistai būtų patys pirmieji, kurie iškrauna įrangą, o ne vairuotojai su kėdėmis. Vieną kartą vairuotojas bandė pastumti serverinę spintą koja... trumpai tariant, buvo prastai. Jeigu vertinate savo duomenis, šitos sritys taupyti negalima.

Ką daryti su baldais, kurie nebeatitinka standarto?

Tarkime, turite didžiulį "L-formos" vadovo stalą, kuris neįeina pro duris. Jį reikia išardyti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos dažnai užstringa dėl to, kad klientai sako "o jis ten buvo surinktas, kaip čia atsiradęs?". Taip, jis buvo surinktas prieš 10 metų pro langą, o ne pro duris. Naudokite meistrus arba prašykite pervežėjo, kad jie turėtų su savimi įrankių išardymui.

Ar verta rūpintis dėžių numeravimu?

Tikrai taip. Nerašykite tik "kompiuteriai". Parašykite "1 iš 10 - Vadovo kabinetas". Biuro perkraustymas iš Vokietijos tampa košmaru, kai atvykstate į naują biurą, o čia gūžis 200 dėžių ir niekas nežino, kur ką dėti. Skirkite dieną darbams, kad žmonės pažymėtų savo daiktus. Pasitikėkite manimi, pirmą dieną įsikuriajant į naują vietą, nėra nieko blogiau negu ieškoti savo pelės tarp svetimų dalykų.

Kas daryti, jeigu vokiečių pusėje nėra lifto?

Tada tai bus brangu. Reikės keltuvų arba daugiau vyrų, kurie neš į rankas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos senų pastatų centre, pvz., Hamburge, gali tapti tikru išbandymu. Kartais netgi reikia gauti leidimą iš savivaldybės uždaryti gatvę keltuvui. Užsirašykite šią vietą savo žiniaraštyje, jei įsivaizduojate, kad viskas vyks kaip filmuose.

Ar reikia stebėti krovimą arba galima pasitikėti vairuotojais?

Geriau stebėti bent pirmąsias dėžes. Ne taip, kad jie nenukrautų, o kad užtikrintumėte, kad jie supranta, kur yra "viršus" ir "apačia". Biuro perkraustymas iš Vokietijos – tai ne tik fizinis darbas, bet ir komunikacija. Jeigu vairuotojas kalba tik rusiškai, o jūs tik vokiškai, gali kilti nesusipratimų. Būkite ten, parodykite pirštu, padėkite pirmąją dėžę ant grindų.

Kelionė, vairuotojai ir realus gyvenimas kelyje

Kaip vairuotojai elgiasi su kroviniais per naktį?

Gerai, jei mašina turi GPS imtuvą, bet blogai, jei vairuotojas nusprendžia miegoti ne saugioje aikštelėje. Biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra pavojingas dėl vagysčių (nors ir tai įvyksta), tačiau dėl neprofesionalumo. Kartais vairuotojai sustoja pietų metu prie neoficialios kebabinės ir palieka mašiną atrakintą. Aš asmeniškai visada prašau, kad jie naudotų tik saugias aikšteles, bent jau jaučiuosi ramiau.

Ar vežėjai dirba savaitgaliais ir švenčių dienomis?

Vokietijoje yra griežtas draudimas važiuoti sunkvežimiais sekmadieniais ir šventėmis (Sonn- und Feiertagsfahrverbot). Biuro perkraustymas iš Vokietijos negali įvykti sekmadienį, nebent tai labai mažas mašinačia, kurios svoris mažesnis nei 7,5 tonos. Dažnai klientai klausia "o kodėl negalima šiandien?", ir aš turiu aiškinti apie vokiškus įstatymus. Nenorite, kad vairuotojas gautų didelį baudą, kurią jums vėliau paskaičiuos.

Kas dėl sustojimų kelyje ir pristatymo laiko?

Niekada nepasitikėkite laiku "nuo iki". Jeigu sakoma, kad atvyks 12:00, tai galvokite, kad ateis 14:00. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra labai priklausomas nuo urmo ant autobanų (Stau). Vieną minutą važiuojate 160 km/h, kita stovite valandą vietoje. Nustatykite savo darbuotojams lanksčius grafikus, kad jie nebūtų nervinami, kai vairuotojas skambina sako, kad užeikęs į spūstį prie Frankfurto.

Ką daryti, jei mašina sugedus kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tuomet reikia skambinti displačeriui, o ne vairuotojui. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi būti apdraustas ne tik nuo dingimo, bet ir nuo techninės gedimo pasekmių (pvz., pervežimas kita mašina). Jeigu jums svarbu, kad dokumentai būtų rytoj ryte, tai geriau turėti atsarginį planą – galbūt patys vykti pasimti, jei atstumas ne toks didelis.

Ar vokiečiai patikri kaip partneriai?

Dauguma taip, ypač jei tai didelės firmos, tačiau mažos vietinės firmos gali būti labai "išrankios". Biuro perkraustymas iš Vokietijos kartais sustoja tam, kad vokiečių sandėlininkas atsisako išduoti prekę be antspaudų, kurių jis niekada nematė. Būkite pasiruošę tam, kad teks siųsti el. laiškus su patvirtinimais. Vokiečai mėgsta popierius, net jei viskas jau yra kompiuteriuje.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių firmų siūlo GPS stebėjimą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su GPS suteikia ramybę. Galite matyti, kur mašina stovi, ar ji jau Lietuvoje. Tačiau nedarykite iš to neurozės – nebekreipkite į vairuotoją kas valandą su klausimu "kur jūs". Jis gali būti už vairo ir negali atsiliepti.

Problemos, su kuriomis susidursite (ir kaip išgyventi)

Kas daryti, jei kažkas sulūžo pervežimo metu?

Skubiai užfixinkite nuotraukas ir parašykite defektų aktą tiesiog vietoje. Biuro perkraustymas iš Vokietijos be defektų akto – tai pralaimėjimas iš karto. Nerašykite "ką nors sulūžo", rašykite "kairiojo stalo viršus įtrūko perpus, matomas įbrėžimas". Kuo tiksliau, tuo greičiau gausite pinigus iš draudimo.

Ar tikrai reikia išvalyti baldus prieš vežant?

Nebūtinai iki blizgesio, bet geriau, kad nebūtų pusės puodų kavos viduje. Vieną kartą teko valyti kilimus po to, kai kažkas užpylė vyną dar Vokietijoje. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su švariais baldais yra malonesnis patirtis visiems. Be to, dulmės gali pakenkti elektronikai, tad šiek tiek dulkių siurblius visgi praeikite prieš dėžiant.

Kaip organizuoti iškrovą Lietuvoje, jeigu biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai klasika. Atvyksta mašina, o čia dar dažoma siena. Biuro perkraustymas iš Vokietijos tada tampa loginiu žaidimu. Reikia susitarti su remonto meistrais, kad jie paliktų praėjimą arba išvežtų daiktus į laikiną sandėlį. Neklauskite manęs, kodėl klientai visada planuoja remonto pabaigą taip pat kaip atvykimą, gal tiesiog mėgsta adrenalino.

Ar verta pirkti naujus baldus Vokietijoje ir vežti juos čia?

Kartais taip, jeigu ten yra išpardavimas. Bet atkreipkite dėmesį į PVM grąžinimo procedūras. Biuro perkraustymas iš Vokietijos gali tapti pelningas, jeigu sėkmingai susigrąžinate mokesčius, tačiau tai reikalauja daug popierių. Aš nerekomenduoju šito daryti, jeigu nesate tikri savo buhalterinės galios, nes galite likti su brangiais baldais ir neišgauti cento.

Kas daryti, jei vairuotojas pareikalauja papildomo mokesčio pinigais grynaisiais?

Niekada nemokėkite. Viskas turi būti įtraukta į sutartį arba sumokėta sąskaita-faktūra. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su "grašinėjimu" yra gudrybės ženklas. Jeigu vairuotojas sako, kad reikia pinigų duonai ar keltuvui, skambinkite savo kontaktinei asmeniui į Lietuvą. Jis turėtų tai išspręsti. Jūsų reikalas – duoti sąskaitą, o ne pinigus į ranką.

Ar yra kokių nors sezoninių niuansų?

Žinoma. Vasarą vokiškais keliais eina daugiau turistinių mašinų, todėl spūstys didesnės. Žiemą gali būti problemų dėl sniego, nors Vokietijoje keliai valomi geriau nei pas mus. Biuro perkraustymas iš Vokietijos geriausia planuoti pavasarį ar rudenį, kai oras vidutinis, o eismo intensyvimas nebe tokias milžiniškas.

Galutinė patarimo dalis – ką daryti paskutine minutę?

Gerkite kavą ir atsipalaiduokite. Jeigu viskas supakuota, tai jūsų darbas baigtas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos dabar yra pervežėjo rūpestis. Stenkite nebūti ant viršaus, kai vairuotojas atvyks penkias minutes pavėluoti. Jis jau tikriausiai nuvargęs po 800 km. Draugiškas požiūris padaro stebuklus ir gali netgi padėti išvengti smulkių nesklandumų.

Apibendrinant, viskas vyksta ne taip kaip mūsų galvose, bet jeigu pasiruošiate dokumentais ir pasitikite patikima komanda, tai išgyvensite. Svarbiausia yra ne skubėti, o viską tikrinti du kartus.