Biuro perkraustymas iš Vokietijos greitas ir efektyvus sprendimas

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, tai mačiau viską – nuo pavėluotų konteinerių iki dingusių serverių. Biuro perkraustymas iš Vokietijos greitas ir efektyvus sprendimas skamba kaip gražus šūkis reklamoje, bet realybėje tai yra sudėtingas mazgas, kurį reikia išsukti. Dažnai klientai mano, kad tiesiog užsako mašiną ir ji pasirožys, tačiau ten yra daugiau smulkmenų, būtent dėl dokumentų ir taisyklių. Čia ne tik baldų vežimas, tai viso verslo proceso perkėlimas, kuris negali sustoti net valandai, jeigu norite, kad viskas vyktų sklandžiai.

Pradžia, planavimas ir terminai (kaip tai paprastai vyksta)

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti biuro perkraustymą iš Vokietijos?

Įprastai sakau, kad kuo anksčiau, tuo geriau, bent jau mėnesį iki dviejų. Vokietijoje viskas vyksta pagal tvarką, todėl per šią naktį tai neįmanoma įgyvendinti. Jeigu reikia išsinuomoti liftą ar gauti leidimus stovėjimui, tai gali trukti savaitę. Nereikia laukti paskutinės minutės, nes tada kainos šoka į viršų kaip vėjas po automobiliu.

Ar galite atvykti savaitgalį, kad nebetrukdytume darbui?

Taip, savaitgaliai dažnai būna geriausias variantas, ypač jei judate iš didmiesčio centro. Bet turiu pasakyti, kad mūsų vairuotojai turi poilsio laiką, todėl reikia derinti brangiai (nebrangiai, reikšia pagalvoti apie papildomus mokesčius). Reikia suprasti, jeigu sekmadienį reikės kelti sunkius dalykus pro langą, tai gali kainuoti daugiau nei įprasta.

Ar tikrai biuro perkraustymas iš Vokietijos gali būti greitas?

Gali būti, jeigu viskas suplanuota iki smulkmenų. Greitis čia priklauso ne nuo to, kaip greita vairuotojas važiuoja, bet kaip greitai parengiami dalykai. Jeigu dėžės surašytos o pažymėtos, tuomet mes įvežame, įkrauname ir važiuojam. Bet jeigu ten pasilikti chaosas, tai prarandame valandas tiesiog ieškodant, kur dėjo tokią ar tokia svarbią dokumentaciją.

Kas dėl kvietimų ar vizų vairuotojams, jums reikia to rūpintis?

Mums tai kasdienybė, todėl mes sutvarkome savo reikalus, tačiau kai kuriose Vokietijos vietovėse gali būt ypatingų reikalavimų. Jeigu reikia patekti į saugomą zoną ar gamyklą, tada klientas turi padėti su leidimais. Paprastai tarptautiniai pervežimai nekelia problemų su dokumentais, mūsų vairuotojai visada turi pasus ir viską, kas reikalinga sienų kirtimui.

Ar tikrai taip svarbu detalus inventorius?

Turbūt svarbiausia dalis. Be jo, tuomet gali atsitikti taip, kad vairuotojas atvyksta, o ten trys kartus daugiau dalykų nei planavote. Tada maža mašyna netelpa, reikia važiuoti antrą kartą, ir viskas kainuja dvigubai. Gerai, kai žinai, kiek tų dėžių yra, ir kas jose yra, nes kitaip tiesiog pasikeliate chaosą į naują vietą.

Kainos, mokesčiai ir biudžetas (pinigai visada svarbu)

Kokį biudžetą reikia turėti tokiam projektui?

Kiekvienas atvejis skiriasi, kaip sakau, tai priklauso nuo tūrio ir atstumo. Biuro perkraustymas iš Vokietijos gali prasidėti nuo kelių šimtų eurų ir siekti tūkstančių, jeigu ten yra jautrios technikos ar daug baldų. Nereikėtų siekti pigiausio varianto, nes tuomet tikrai nusivilsite. Geriausia paduoti sąrašą dalykų ir gauti fiksuotą kainą, kad nesižemintumėte paskui su priedais.

Ar kainoje įskaičiuotas pakavimo medžiagos?

Žinoma, įprastai į kainą įeina standartinės dėžės ir plėvelės, bet jeigu jums reikia specialių dėžių kompiuteriams ar tūrinių kabinetų demontavimo, tai gali būti papildomai. Sakyčiau taip – pakavimas sudaro apie 15-20 procentų galutinės sumos. Geriau tiksliai pasakykite, kiek tų dėžių reikia, kad nereiktų važinėti po parduotuves paskutinę minutę.

Kodėl kai kurios firmos kainuoja pus mažiau?

Tiesiog todėl, kad jos daro tai kokybiškai arba neturi draudimo. Buvo atvejų, kai klientai ieško "pigiau", o paskui jų baldus nebebežino kur išvežė. Vokietijoje darbo jėga brangi, todėl jeigu kaina peržemia rinkos lygį, tai yra signalas. Geriau pasirinkti patikimą partnerį, kuris nedings gatvės viduryje.

Ar priimate mokėjimą kortele ar tik grynaisiais?

Daugniausiai dirbame su įmonėmis, todėl mokėjimas bankiniu pavedimu yra standartas. Bet galime aptarti ir kitas galimybes, jeigu tai būtina. Vokietijoje dažnai mokama sąskaitą-faktūrą su ilgesniu terminu, tai aišku, tereikia susitarti iš anksto. Nepatartu perduoti pinigų vairuotojams rankomis, nebent tai yra nedidelis priedas viršvalandžiams, kas kartais nutinka.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Dažnai klientai klausia apie tai. Pasakykime taip – jeigu kalbame apie vokiškus leidimus už "Lkw-Maut" (mokestis už kelių naudojimą), tai įeina. Bet jeigu reikia specialios keltų paslaugos arba darbuotojų, kurie dirba naktį (taip, Vokietijoje tai gana brangu), tai apie tai reikia kalbėti iš karto. Aš stengiuosi nieko neslėpti, nes daugiau nei kartą nesu patyręs problemų dėl to.

Dokumentai, draudimas ir teisiniai dalykai (boring bet svarbu)

Kokius dokumentus turiu paruošti siuntai?

Mums svarbiausia yra tikslius krovinių sąrašas, vadinamas packing list. Be jo, jei sustabdys muitinė, bus didelių problemų. Taip pat reikės sutarties ir galbūt draudimo poliso. Jeigu pervežame techniką, patartina turėti serialinius numerius. Nėra nieko blogiau, nei kai parašote "baldai" vietoje to, kad "vadybininko stalas su 4 stalčiais".

Ar jūsų įmonė turi draudimą įmonių atžvilgiu?

Žinoma, mes turime atsakomybės draudimą, kuris padengia žalą, jeigu mes kažką sulaužytume. Nors, turiu pripažinti, retai kada tai įvyksta (pasitikėkite, įvyksta). Bet visada verta patikrinti draudimo sumas, nes kai kurie baldai gali būti verti daugiau nei standartinė riba. Mes visada rekomenduojame klientams susitarti dėl draudimo iš anksto.

Ar reikia mokėti PVM Vokietijos pusėje?

Tai jau sudėtingesnis klausimas, priklauso nuo to, ar abiejose pusėse esate registruoti PVM mokėtojai. Jeigu taip, tai vyksta PVM mokėtojų sąskaitų principu (reverse charge). Jeigu ne, tai gali tekti mokėti Vokietijos PVM. Tą dažniausiai tvarko buhalteriai, tiesiog reikia mums perduoti jūsų PVM koda, kai sudarome sutartį (tikrai reikalingas dalykas).

Kas dėl muitinės, jeigu mes judame iš ES šalies į ES šalį?

Jeigu abi šalys yra ES narių, tai oficialiai muitinės neturi būti, tačiau inspekcijos gali sustabdyti patikrinti. Viskas turi atitikti deklaraciją. Žinau, kad panašu į kvailą klausimą, bet reikia būti pasiruošusiam, jeigu keliaujate pro Lenkiją ir ten yra dažni patikrinimai. Jeigu dokumentai tvarkingi, nieko nebijokite, tiesiog prarasite valandą laiko.

Ar galiu pasitikėti jūsų vairuotojais su svarbiais dokumentais?

Turiu pripažinti, kad visada yra tam tikra rizika, bet stengiamės, kad svarbiausi dokumentai keliautų su jumis, o ne dužų bagaže. Jeigu ten yra originalai sutarčių ar pinigai, neleiskite jų į sunkvežimį. Vairuotojai yra geri vaikinai, bet jie gali pamiršti uždaryti spintą arba kažkas gali nukristi. Geriau saugoti brangius dalykus su savimi.

Pakavimas, technika ir jautrūs daiktai

Ar jūs pakuojate biuro techniką ar mes turime tai padaryti?

Galime tai padaryti ir mes, turime patirties su serveriais ir dideliais spausdintuvais. Bet Įmonės IT skyrius dažniausiai nori tai padaryti patys, kad būtų tikra. Jeigu duodate mums, mes naudojame burbuliukų plėvelę ir specialias dėžes. Svarbiausia yra išjungti viską iš anksto, o ne kai jau masina stovi prie durų.

Kaip elgtis su seifais, jie labai sunkūs?

Seifai tai yra mūsų kasdienybė, turime specialias juostas ir ratukus juos judinti. Pagrindas yra nustatyti svorį, nes kartais klientai sako "nedidelis seifas", o jis sveria toną. Jeigu reikia, galime atidaryti seifą, jeigu raktas dingęs (nors tai atskira paslauga). Būtinai pasakykite apie seifus iš anksto, kad nevažiuotume su per maža mašina.

Ar galiu perveži augalus į Lietuvą?

Galima, bet yra tam tikrų apribojimų, ypač jeigu tai yra dideli augalai ar rūšys, kurios yra saugomos. Įprastiniai kambariniai augalai dažniausiai keliauja be problemų, tiesiog juos reikia gerai uždengti nuo vėjo. Tik nepamirškite, kad vairuotojai ne sodininkai, jie gali juos numesti ant grindų su juodžiu, jeigu jūs nepareikalaujate ypatingo elgesio.

Kas jei reikia išmontuoti baldus?

Tai mūsų darbas. Turime įrankių, atsuktuvų, veržliarakčių – viską, ko reikia kadetui. Vokietijoje dažnai susiduriame su senais baldais, kurie prisisuka per 20 metų, tai užtrunka šiek tiek ilgiau. Nereikia bijoti, mes nieko nesulaužysime (beveik nieko). Svarbu, kad būtų pasiekiami baldai, ne kažkur uždaryti spintoje be raktų.

Kaip saugiai pervežti stiklo stalviršius?

Stiklas yra baisus dalykas, nes viena maža duobelė ir viskas sugadinta. Mes turime specialias dėžes su rėmais, kurios laiko stiklą vertikaliai. Niekada negaliu girdėti, kad kas nors padėjo stiklą horizontaliai ant dėžių – tai tikrai bus sudaužyta po pirmojo greičio sustojimo. Geriau pasakykite mums iš anksto, kad mes pasiruoštume.

Logistika, vairuotojai ir kelionės detalės

Kokio dydžio sunkvežimius naudojate?

Mes turime viską nuo mažų "kraitvežių" iki didelių 40 pėdų priekabų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos dažniausiai reikalauja maždaug 20 tonų mašinos su liftu. Vertinu situaciją pagal tūrio kubinius metrus. Jeigu biuras mažas, gali atvykti ir su 7,5 tonų mašina, kad nebrašytumėm dideliu sunkvežimiu po miestą ir mokėtume mokesčių už užterštumą.

Ar jūsų vairuotojai kalba lietuviškai, ar reikia vokiškai?

Mūsų vairuotojai yra lietuviai, bet dauguma supranta ir rusiškai, ir angliškai, o kai kurie net kalba truputi vokiškai. Viskas priklauso nuo to, kur tiksliai važiuojame. Jei į Berlyną ar Miuncheną, turime vairuotojus, kurie gali paprašyti kelią vokiškai. Bet geriausiai viskas sutariama lietuviškai, jei jūs esate iš Lietuvos.

Kas dėl parkavimo Vokietijos miestuose, ten labai griežta?

O tai yra didžiausia galva. Vokietijoje už neteisingą stovėjimą gali padaryti didelių rūpesčių ir baudų. Mums reikia vietos, kur galima statyti sunkvežimį, idealiai su išankstine vietos rezervacija. Jeigu jūsų biure yra tik po grindų garażas, mes ten neįvažiuosime. Kartais teko krauti dalykus 100 metrų nuo įėjimo, nes mašina neprileido.

Ką daryti, jeigu vairuotojas užstringa eisme ar sugenda?

Tai nutinka. Esame mobiliūs, turiem ryšį su dispečeriu. Jei mašina sugenda, mes siunčiame pagalbą arba krovinį perkeliami į kitą mašiną. Žinoma, tai gali sužlugti planus, bet stengiamės pranešti iš karto. Vokiečiai yra disciplinuoti, bet eismas ten yra eismas, ypač ties Frankfurto arba Štutgarto sankryžomis.

Ar galiu sekti savo krovinių buvimo vietą?

Taip, šiais laikais beveik visos mašinos turi GPS sistemą. Galiu atsiųsti nuorodą, kur matysi, kur dabar yra vairuotojas. Tai padeda planuoti savo laiką, ypač kai reikia laukti sandėlyje arba biure. Nors kartais signalas dingsta tarp kalnų (arba tiesiog vairuotojas išjungia telefoną, kai ilsisi), bet dažniausiai matosi tiksliai.

Ar reikia mums būti vietoje, kai atvyksta mašina?

Būtina bent vieno žmogaus, kuris žino, kas kur eina. Jeigu mes atvykstame į tuščią biurą ir nieko nėra, tai mes tiesiog stovime ir laukiam. O laukimas mums kainuoja, o jums – pinigus. Geriausia, kad kažkas iš jūsų vadovų būtų pasiruošęs parodyti duris ir pasirašytu dokumentus, kad viskas vyktų greitai.

Nesklandumai, rizikos ir gyvenimiškos istorijos

Kas nutinka, jei kas nors sulaužoma ar dingsta pervežimo metu?

Tai nėra malonu, bet nutinka. Tada prasideda draudimo išmokos procesas. Reikia turėti nuotraukas prieš ir po. Prisimenu vieną atvejį, kai klientas tvirtino, kad jo auksinis liniuotė dingusi, nors tikriausiai užkrito po stalą. Mes atsakingi už tai, ką pasiėmėme, todėl visada tikriname sąrašus su vairuotoju išsikraunant.

Ar buvote atvejų, ką klientas nepasirūpino niekuo ir teko gelbėti?

Buvo, o kaip ne. Vienas vadybininkas Berlyne tiesiog padėjo dėžes ant grindų ir išvažiavo neįvertindamas, kad nebuvo pažymėtos. Mums teko iškrauti viską vietoje ir rūšiuoti, kadangi nežinojome, kur eina technika, o kur šiukšlės. Gera nuoroda – nebijokite paprašyti mūsų pagalbos planuojant, jeigu neturite laiko tuo užsiimti patys.

O jeigu biure yra brangūs paveikslai ar meno kūriniai?

Tada mes neįsileidžiam. Tai yra atskira sritis – meno kūrinių pervežimas. Reikia specialių dėžių, temperatūros kontrolės ir labai dėmesingų vairuotojų. Paprastas biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra pritaikytas dailės galerijoms. Mes galime juos padėti į dėžes, jei jūs suteikiate, bet atsakomybę mes neprisiimsu už tūkstantinę vertės paveikslą be specialiojo draudimo.

Ar galima pervežti asmeninius daiktus kartu su biuro daiktais?

Galima, tai dažnas dalykas. Darbuotojai dažnai nori nusivežti savo kėdes ar kuprines. Bet turiu įspėti, kad tuomet gali kilti klausimų dėl mokesčių, jei tas asmeninis turto yra per daug. Muitinė gali galvoti, kad tai prekyba. Geriausia tą atskirti sąraše, kad nebūtų nesusipratimų.

Kaip elgtis su buitine technika, pvz., kava arba virduliais?

Tuos daiktus galima vežti, bet svarbu, kad jie būtų sausi ir išpilti. Virdulys su vandeniu gali sukelti katastrofą, jei nukryps per važiavimą. Kavos aparatai reikalauja specialaus išmontavimo, kad nenukristų filtrai. Kartais klientai pamiršta pašalinti vandenį, ir tada turėjome džiūvinti grindis sandėlyje.

Ką daryti, jei naujoje vietoje dar nėra paruošta?

Tai blogiausias scenarijus. Tuomet mes turime laukti, o laukimas kainuoja. Jei atvykstame su pilna mašina, o jums nėra raktų ar dar dažoma grindys, mes stovime ir mokame baudą. Būtinai suderinkite laiką su statybininkais, kad mums nereikėtų vežti krovinio į sandėlį ir galiausiai vežti atgal (tai brangu).

Pabaigiamieji sprendimai (ką daryti toliau)

Kodėl verta rinktis jus, o ne vietinę Vokietijos firmą?

Vietinės firmos žino Vokietiją, bet mums žinoti kelią atgal ir kalbos turi savo privalumų. Mums svarbiau, kad klientas būtų laimingas Lietuvoje, nes čia mūsų rinka. Be to, mūsų kainos dažnai yra konkurencingos, nors darbas jums toks pat. O ir jeigu reikės kas kažką papildomai padaryti Lietuvoje, mes visada pasiekiames.

Ar turite kokių nors patarimų, kaip sumažinti stresą?

Pagrindinis patarimas – nebelikikite visko paskutinei dienai. Pradėkite pakuoti tas dėžes, kuriose nėra kasdien reikalingų daiktų, jau savaitę prieš. Ir pasirašykite ant kiekvienos dėžės, kas joje yra. Nėra nieko blogiau, nei stovėti tarp šimto dėžių ir nežinoti, kur dedamas spausdintuvas. Gerai suplanuotas biuro perkraustymas iš Vokietijos yra pusė sėkmės.

Visas šis procesas atrodo kaip košmara, jeigu bandote jį daryti patys, bet su profesionalia komanda tai tiesiog darbo diena. Biuro perkraustymas iš Vokietijos gali būti labai sklandus, jeigu iš anksto apsikalbamės apie visus niuansus. Nenuvilkite dalykų į paskutinę akimirką, geriau skambink man šiandien ir pasakysk, ką turi, o aš jums pasakysiu, kaip tai nuvežti saugiai.