Biuro perkraustymas į Vokietiją – visa logistikos paslauga

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus (gal net dvidešimt keturius, paskaičiuoti nebepajėgiu), ir sakau tiesiai – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada neįvyksta taip, kaip planuojate Excelio lentelėje. Visada kažkas pasikeičia, vairuotojai pavėluoja, arba paaiškėja, kad liftas neišveš sofos per langą. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tik dėžių kelimas į sunkvežimį, bet realybėje tai sudėtingas logistikos procesas, reikalaujantis tikslumo ir kantrybės. Čia ne tiesiog pervežimas, tai visa logistikos paslauga, kuri gali išgelbėti jūsų nervus arba visiškai juos sugriauti, jei pasitikėsite kokiais nors neaiškiais „pervežėjais“ iš skelbimų.

Kainos ir suplanuojamos kvailystės

Kiek tiksliai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją? Galėtum pakviesti su kaina?

Čia toks dalykas, kurio negaliu pasakyti iš karto, neparašęs ant rankos maždaug trys eilutes. Kaina priklauso nuo to, kiek turite tose dėžėse knygų ar sunkių serverių. Jei tai tik keli stalai ir kompiuteriai – viena kaina, jei norit vežti visą archyvą su seifais – kita. Tačiau paprastai, kalbant apie vidutinį Lietuvos verslą, biuro perkraustymas į Vokietiją kainuoja nuo kelių tūkstančių eurų, bet tai labai apytikslis skaičius. Geriau siųskite sąrašą, aš tada jums sakysiu.

Kodėl visi kliaujaosi dėl tos „pilnos paslaugos“? Kas ten įeina?

Pilna paslauga reiškia, kad jums nereikia liesti pirštu. Mes atvykstame, sumontuojame baldus, užpakuojame viską į dėžes, keliam į sunkvežimį, vežame iki Vokietijos, iškeliam ir netgi surenkame toje vietoje. Bent taip turėtų būti teoriškai. Praktiškai kartais tenka priimti sprendimus vietose, pavyzdžiui, jei neįeina į liftą, tenka kelt per laiptus, o tai papildomai nervina ir brangia. Taigi, įeina viskas, kas susiję su fizinio darbo ir logistikos organizavimu.

Ar reikia mokėti už kainos apskaičiavimą?

Ne, kodėl aš iš jūsų turėčiau paimti pinigus už tai, kad parašiau skaičius? Aš atsiunčiu komercinį pasiūlymą nemokamai. Vienintelis dalykas, dėl ko galiu būti nepatenkintas – kai klientas prašo apskaičiuoti kainą, bet neprisimeną, kiek turi baldų. Tada turiu būti aiškiregis ir nurodyti apytikslę kainą, su sąlyga, kad gali pakisti. Gyvenime taip būna – ne visada žinome tikslų svorį iš anksto.

Ar galima pasidaryti įmonės perkraustymą savaitgaliu, kad nepristotų darbas?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vairuotojai taip pat žmonės, nors kai kuriai vadovybei taip neatrodo. Jei reikia važiuoti sekmadienį ar šventę, reikia mokėti papildomai už viršvalandžius arba išankstinio planavimo. Biuro perkraustymas į Vokietiją savaitgaliu yra geras sprendimas, jei norite pradėti dirbti pirmadienį ryte kaip niekas neįvykęs, bet reikia apie tai pranešti iš anksto, ne šeštadienį vakare.

Kas dėl mokesčių už vairuotojų nakvynes? Jie įeina į kainą?

Įeina, jeigu tai ne ypač ilgas maršrutas ar neįprastos sąlygos. Vokietijoje nakvynės brangios, ypač Miunchene arba Frankfurte parodų metu. Jeigu mes sudarome sutartį „viskas įskaičiuota“, tai mūsų problemos surasti pigų viešbutį arba parkingą. Kartais vairuotojai praleidžia naktį mašinoje (legalu, jei ten yra miegamoji vieta), kad tausotų jūsų biudžetą, tačiau tai ne visada įmanoma dėl griežtų taisyklių.

Ar galima gauti PVM sąskaitą-faktūrą?

Žinoma, mes legalus verslas. Nėra jokio prasmės dirbti „pjuv“ ir rizikuoti sunkvežimiu aiškinantis prieš sieną. Biuro perkraustymas į Vokietiją įmonėms visada yra apmokestinamas veiksmas, todėl gausite tinkamą dokumentą savo buhalterijai. Tiesą sakant, dauguma klientų iš viso neklausia šito, tik patikrina, ar mokėti su PVM, kažkodėl manote, kad be PVM bus pigiau? (Galiau būti klaidingai).

Viskas apie tą daiktų nešimą ir dėžių chaosą

Ar jūs pakuojate patys ar aš turiu viską padėti į dėžes?

Geriau, kad jus nedėtumėte, jei norite, kad jūsų brangus kompiuteris atvyktų gyvas. Mes turime savo pakavimo medžiagas – burbuliukus, lipdukus, tvirtas dėžes. Biuro perkraustymas į Vokietiją įtraukia ir profesionalų pakavimą. Kartais vyksta taip, kad klientai bando padėti ir užpildo dėžę tiek sunkiais daiktais, kad ji plyšta kėlimo metu. Geriau palikite mums, mes žinome, kiek svorio gali pakelti.

Kas dėl pažymėjimo? Kaip aš sužinosiu, kur yra mano kava?

Mes pažymime visas dėžes. Ant kiekvienos lipdukas, kur nurodyta kambarys ar turinys, pvz., „Vadovo kambarys – dokumentai“ arba „Virtuvė – šaldytuvas“. Vokiškai taip pat galime parašyti, jei ten kasdirbus. Viena kartą teko permaintyti šimtus dėžių, nes klientas užmiršo pažymėti, kurioje yra svarbios sutartys, tai teko atidaryti visas. Nebūkite toks klientas.

Ar išmontuojate ir surenkate baldus?

Taip, tai mūsų darbas. Nežiūrėkime į tai, kad kai kurie baldai yra tokie seni, kad jų varžtai išsiveržia vien žvilgtelėjus. Turime įrankių ir žinių, kaip tai padaryti. Biuro perkraustymas į Vokietiją be šios paslaugos būtų siaubingas vaizdas – vairuotojas atvežia krūvas lentų ir išvažiuoja, o jūs stovite su atsuktuvu rankose. Tai įeina į standartinį komplektą, nebigu kalbame apie labai neįprastus konstrukcijas.

Kas dėl technikos? Serveriai, kompiuteriai – ar saugu?

Tai pati sudėtingiausia dalis. Serverius negaliau tiesiog mesti į dėžę. Juos reikia specialiai užfiksuoti, jei reikia – išjungti ir paruošti transportavimui. Taip pat rekomenduoju pasidaryti atsarginęs kopijas (backup), nors mes ir esame atsakingi. Žinote, buvo atvejis, kai klientas pasakė, kad viskas įjungta, o vairuotojas pakėlė spintą ir krisdamas nutraukė maitinimo laidą. Na, laimei, duomenys liko, bet nervų nebebuvo. Biuro perkraustymas į Vokietiją su technika reikalauja ypatingo dėmesio.

Kiek dėžių reikės mano biuluiui?

Paprastai vienas darbuotojas – tai maždaug 5–10 vidutinio dydžio dėžių. Tačiau jei jūsų buhalterė kaip kurmis, kaupiantis popierius jau 20 metų, tai gali būti ir 30. Nėra tikslios formulės. Aš galiu tik įvertinti akimi, kai atvykstu pas jus. Kai kas bando sutaupyti dėžių ir krauna viską į juodmesius maišus – Tai prasta mintis, nes maišai plyšta, visas biuras gauna pilką dulkių debesį.

Ar galima sulaikyti daiktus Vokietijoje sandėlyje, jei dar nebaigėme remonto?

Galima, bet tai papildomai kainuoja. Sunkvežimis negali stovėti gatvėje dienomis, jis turi važiuoti toliau ir dirbti. Mes turime partnerių sandėlius Vokietijoje (Berlyne, Hamburge, netgi Miunchene galime surasti vietą). Ten galima padėti viską keletui dienų ar savaičių. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai susiduria su tokia problema, kad naujieji patalpai dar nebaigti, tad tai gana dažna paslauga.

Vokiškas „orderis“ ir nematomi pavojai

Kas su muitine? Ar reikia deklaracijuoti, jei įvežame įmonės turtą?

Jei jūsų įmonė jau registruota Vokietijoje arba tai tik perkėlimas tarp filialų, tai paprastai muitinės procedūros nereikalingos (intra-community supply). Bet jei steigiate naują padalinį, reikia tiksliai užpildyti deklaracijas, kad vokiečiai nelibtų pas sieną su „Meldung“. Asmeniškai mane nuobodu su vokiečių biurokratija, bet mūsų brokeris žino, ką daryti. Biuro perkraustymas į Vokietiją be tinkamų dokumentų gali baigtis labai brangiai.

Ar galiu vežti savo asmeninius daiktus darbuotojų?

Gali, tai vadinama "mixed shipment" (mišrus siunta). Bet reikia atskirti, kas yra įmonės, o kas – asmeninė nuosavybė. Jei vairuotojui sulaips vokiečių policija ir rast pilną indų komplektą vienoje iš dėžių (o ne biuro reikmenų), gali būti rūpesčių. Geriau viską užrašyti sąraše. Vokietai mėgsta tvarką, net jei tos tvarkos ir pačios nemoka sukurti savo protu (pajuokauju, o gal ir ne).

Ar reikia specialių leidimų vaziavimui miesto centruose?

Žinoma, ypač jei tenka važiuoti aplinkinių zonose (Umweltzone). Mūsų sunkvežimiai turi reikiamas kategorijas (Euro 6), bet ten, kur yra senamiestiai, gali reikėti specialaus leidimo. Biuro perkraustymas į Vokietiją, pavyzdžiui, į Berlyno centrą, reikalauja išankstinio planavimo, kad mums neperleistų baudos už važiavimą neįleistą vieta. Kartais klientai sako: „Tiesiog užvesk prie durų“, o durys yra pėsčiųjų zonoje.

Kaip su parkavimu? Aš turiu vietą, bet ten niekas nepraeis.

Jūs turite užtikrinti, tiek įmonė, kad sunkvežimiui būtų kur pastoti. Jei reikia, mes organizuojame statomąsias kelio ženklus arba pasiskolome vietą gatvėje. Vokiškoji policija nėra linksma, jei blokuojate eismą. Kartą mums teko girti vairuotoją, nes jis stovėjo ne ten, bet klientas nieko nepasakė. Taigi, pasirūpinkite vieta iš anksto, arba mes darysime tai už papildomą mokestį (jei išvis galima).

Kas dėl draudimo? Kas apsidraus?

Mes turime atsakomybės draudimą (CMR), bet jis apima tam tikras sumas. Jei vežate brangų meną ar unikalius baldus, vertėtų apsigaubti papildomu draudimu. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra rizikingas dalykas – variklis gali užgesti, gali būti avarija. Nereikia manyti, kad „niekas neįvyks“. Mano praktika rodo, kad įvyksta viskas, kas įmanoma, tik ne taip, kaip planavote.

Ar vokiečių vairuotojai (jei juos naudojate) moka lietuviškai?

Jei samdome vietinius, tai jie moka tik „Prost“ ar „Danke“. Todėl mums geriau siųsti savus lietuviškus vairuotojus, kurie gali susikalbėti su jumis vietiniu ryšiu. Ypač jei reikia kažką paaiškinti apie dėžių išdėstymą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su savo ekipažu yra saugiau jūsų nervams, nebent jums labai svarbu, kad vairuotojas būtų vietinis dėl kokių nors specifinių leidimų.

Problemų vienetai ir kitos nesąmonės

Kas vyksta, jei daiktas sugęsta kelionės metu?

Gedimas, konfidencialumas... Mes prisiimame atsakomybę, jei tai mūsų kaltė. Rašome protokolą, fotografuojame, turi draudimo. Bet jei jūs pats trupinėte stalą prieš tai ir jis taip buvo sumestas, mes nenuobrodome. Kartais būna keistų situacijų – atvykstate, o dėžės šlapios. Kaip? Negaliu pasakyti. (Gal vairuotojas palangę užmiršo uždaryti, tai neįvyksta). Bet mes tai išspręsime.

O jeigu aš noriu vežti pavojingas medžiagas (dažus, chemiją)?

Tai nedirbtuvės, čia biuras. Bet jei tenka vežti biuro chemiją (valiklius ir pan.), turi būti specialios pakuotės ir deklaracijos. Negalima tiesiog mesti dažų bakelio ant grindų gale sunkvežimio. Vokietija yra labai griežta dėl ADR (pavojingų krovinių). Biuro perkraustymas į Vokietiją su 10 litrų valalo maždaun nėra problema, bet jei turite pilną sandėlė chemijos – tai jau kita istorija.

Kiek laiko užtrunka visa operacija? Nuvažiuoti ir sugrįžti?

Priklausomai nuo maršruto. Į Berlyną važiuojame apie 12–14 valandų viena kryptis. Tačiau tai be stabdymų. Į Miuncheną ilgiau. Tiesą sakant, daugiau laiko užima įkėlimas ir iškėlimas nei pati kelionė. Vieną kartą įkėlimas truko dvi dienas, nes klientas negalėjo surasti raktų nuo sandėlio. Taigi, suplanuokite bent kelias dienas, o ne vieną.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimą. Galiu siųsti nuorodą, kur matosi, kur jis važiuoja. Nebijokit, mes nenamežiojame nieko (nors kartais klientai klauso, ar nenuvažiavo į kitą šalį parduoti krovinius). Biuro perkraustymas į Vokietiją yra pernelyg brangus verslas, kad juo būtų žaidžiama taip paprastai.

Kas dėl atliekų? Ar išvežiate senus baldus, jei nereikia?

Tai papildoma paslauga, vadinama „išvežimo šiukšlių“. Galime parsivežti senas spintas į Lietuvą į šiukšliadėžę arba palikti Vokietijoje (jei turime kur). Dauguma klientų nori atsikratyti senų daiktų vietoje, nes juos vežti atgal nėra prasmės. Tiesiog pasakykite iš anksto, kad mums nektų ten su jais laikinai gyventi.

Ar dirbate šventinėmis dienomis? Kalbėju apie Vokietijos šventes.

Vokiškos šventys yra šventos ir mums. Jeigu ypač reikia, galime rasti piktą vairuotoją, kuris pasirašo, kad jam nieko nerūpi, bet tai kainuos dvigubai. Geriau derinti kalendorius. Biuro perkraustymas į Vokietiją per Velykas ar Kalėdas yra siaubinga idėja, viskas uždaryta, parduotuvės nėra, jei kažkas trūksta – liekti be.

Kas darbo sauga? Ar jūsų žmonės dėvi šalmus?

Taip, mes ne kišenėje nešiojame savo galvas. Krokimui naudojame diržus, pirštines, šalmus (jei reikia statybos aikštelėse). Vokietijos darbo inspekcija (Gewerbeaufsichtsamt) yra griežta, jei pamatys vyrą stovintį ant viršaus be saugos diržo, gali uždaryti visą statybos objektą. Mes apie tai žinome.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėlio?

Įmonėms galima, jei pasirašome sutartį ir pateikiate banko garantiją arba ilgamečio partnerio statusą. Bet neįsivaizduoju, kaip aš galiu išleiti vairuotojus be užstato. Ką jie valgys? Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai didelės sąnaudos degalams, algoms, mokesčiams. Todėl dažniausiai prašome avanso arba mokėjimo grynaisiais pristatymo metu.

Kodėl kai kurios firmos pigesnės?

Jūs visada gaunate tai, už ką mokate. Pigios firmos dažnai samdo atsitiktinius vairuotojus be patirties, arba jų draudimas neapima nieko. Aš mačiau, kaip pigių pervežėjų sunkvežimiai buvo sulaikyti ir krovinys konfiskuotas dėl dokumentų stokos. Nenorėkite savo verslo patikėti pigiausiais pasiūlymais, kai kalba eina apie kritinį biuro perkraustymą į Vokietiją.

Kas dėl archyvų? Ar juos saugoja kažkas specialiai?

Jeigu turite senus dokumentus, kurių negalima išmesti, juos galima sutalpinti į specialias dėžes ir padėti į sandėlį. Tai nekeliamas daiktas, tai archyvas. Mes žinome, kaip su jais elgtis. (Nors vienas kartas mes pamiršome uždaryti vieną dėžę ir visą kelią liejo seno popieriaus dulkės, niekas nebuvo laimingas).

Pabaigai – ar verta viską daryti patys?

Nėra. Jūsų laikas brangesnis už tai, kad jūs neštumėtės dėžmis su popieriais. Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai užduotis profesionalams. Leiskite mums dirbti, o jūs stebėkite ir gerkite kavą.

Išvados

Galiausiai, noriu tik pasakyti – nesiūlykite savo darbuotojų padėti, jei jie tikrai neprivalo. Tai sukelia daugiau problemų naudos. Planuokite iš anksto, skirkite biudžetą, ypatingą dėmesį skirkite technikai ir dokumentams. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali būti sklandus procesas, jei viską pavedžiojote tiems, kas kuria šią tvarką kasdien. O jei bandysite tai padaryti patys „pigiau“... geras laukimas su dėžėmis rankose tarp Vokietijos autostrados.