Biuro perkraustymas į Vokietiją organizavimas: patogu, greitai ir be nervų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt tris metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nesuauga į tokį rutiną, kad nejaustum streso. Viskas prasideda nuo to, kad klientai visada mano, jog tai „tik“ duženos įkėlimas į sunkvežimį ir važiavimas toliau. Realybė yra daug sudėtingesnė, ypač kai kalbame apie tarptautinius pervežimus ir vokišką biurokratiją. Esu matęs viską – nuo puikių, subraižytų planų iki visiško chaoso, kai vairuotojas sužeidžia nugarą, o krovinys stinga pasienyje. Štai kodėl reikia žinoti, į ką įsitrauki, kol dar nepakėlėte kelnėms. Tiesiogiai pasakysiu – be gero logistininko ten nueiti sunku, net jei atrodo, kad viskas paprasta.

Pasiruošimas ir dokumentai, be kurų neinaš nei pro žingsnį

Nu ko pradėti, kai nusprendžiau keltis?

Pirmiausia, neskubėkite skambinti vairuotojams. Pasiimkite lapą ir užsirašykite, ką tiksliai turite. Biuro perkraustymas į Vokietiją prasideda ne nuo dėžių, o nuo inventoriaus sąrašo. Vokietijoje muitinės ir gaisrinės inspekcijos yra griežtos, jei atvyksite be detalaus sąrašo, gali tekti mokėti baudas ar laukti dieną ar dvi sulaikyme. Turite žinoti, kiek yra kompiuterių, biuro kėdžių, ar yra pavojingi daiktai. Be to, patikrinkite naujųjų patalpų sąlygas – ar ten yra liftas, ar gali privažiuoti sunkvežimis. Vienas kartą teko nešti baldus penktu aukštu, nes vairuotojas neįvažiavo į kiemą – tai brangus malonumas.

Ar tikrai reikalingas tiek detalus inventorius?

Absoliučiai taip. Daugelis mano klientų rašo „apie 20 dėžių ir keletas baldų“. Tai nepadeda. Kai sulaiko vokiečių pareigūnai, jie nenori girdėti „apie“. Jiems reikia konkretumo: „4 stalai, 10 kėdžių, 2 spausdintuvai“. Be to, inventorius padeda apskaičiuoti tūrį. Biuro perkraustymas į Vokietiją kainuoja ne tik pagal atstumą, bet ir pagal vietą mašinoje. Jei apgausite, gali tekti užsisakyti antrą automobilį, o tai sumoka dvigubai. Geriau praleisti valandą ir viską suskaičiuoti, nei vėliau gailėtis.

Kas su tais vokiškais formaliais dalykais?

Vokietija yra Vokietija. Jei vežate techniką, reikės konosamento (CMR) ir prekių faktūros. Jei tai jūsų nuosavybė, kurią naudojote ir tęsiate naudoti, dažnai galima taikyti perdėjimo procedūrą, tačiau čia reikia žinoti niuansus. Kartais reikia mokesčių agento pagalbos. Esu matęs, kaip mažos įmonės bandydamos tai padaryti patys ir užstrigdavo pasienyje dviem savaitėms. Geriau leiskite man arba jūsų logistikos partneriui užtikrinti, kad visi popieriai atitinka ES reikalavimus. Nenukrypime nuo temos – dokumentai yra pusė sėkmės.

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Minimaliai – savaitė. Idealiai – dvi. Jei skambinate ir sako „reikia rytoj važiuoti“, tai garantuota problema. Geras biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja rezervacijos, ypač jei reikia specios technikos (keltuvai su kabliu). Taip pat reikia suderinti laiką su abiejų pusių administratoriais. Vieną kartą teks važiuoti į Berlyną, o ten darbininkai išėjo anksti, neįleidė į sandėlį. Teko statyti mašina po atviru dangumi – o ten lijo. Žinote, kiek kainuja drėgni dokumentai? Nežinot, ir nenorėtum sužinoti.

Ar galima vežti asmeninius daiktus drauge su biuro?

Techniškai – taip, bet tai rizikuota. Jei į biuro krovinią įmesite savo drabužių ar butelio viskio, muitinėje gali kilti klausimų apie kontrabandą ar privatų importą, kuriam mokesčiai skirtingi. Geriaiausia atskirti. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti aiškiai apibrėžtas kaip komercinis arba vidinis įmonės krovinys. Jei turite asmeninių daiktų, užpilkite juos į atskirą dėžę ir deklaruokite atskirai, kad išvengtumėte nereikalingų klausimų. Vokiečiai mėgsta tvarką, sumaišymas juos erzina.

Logistika, kaina ir techniniai niuansai

Kiek apytiksliai kainuoja toks reikalas?

Kadangi dažnai klausiate, pasakysiu tiesiog – neįmanoma pasakyti be kvotos. Kaina priklauso nuo tūrio (kubinių metrų), atstumo (Miunchenas nėra tas pats, kas Hamburgas), ir prieigos prie objekto. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali kainuoti nuo kelių šimtų eurų už mažą įmonę iki kelių tūkstančių, jei tai didelis call centras. Taip pat įeina draudimas, kuris, tiesą sakant, nėra pigus. Neklauskite „kiek kainuoja viena dėžė“, nes niekas nevežia vieną dėžę per sieną – tai mokesčiai už maršrutą.

Ar į kainą įeina pakavimas?

Paprastai ne, nebent tai iškarto nustatome. Standartiškai mes atvežame žmones ir mašiną, o jūs turite būti supakuota. Jei reikia mūsų „dėžių meistrų“, tai papildoma paslauga. Turiu omenyje, kad tai sutaupo laiko, bet kainuoja. Vienas klientas Vilniuje ryžosi pakelti pats (norėjo sutaupyti) ir pabaigoje sugadino nugarą, tad mums teko dirbti lėčiau. Gaila pinigų už laiką, kurį praradome laukiant, kol jis ilsėjosi.

Kiek trunka kelionės į Vokietiją?

Pats važiavimas – apie 12–18 valandų priklausomai nuo miesto. Bet biuro perkraustymas į Vokietiją neapsiriboja vairavimu. Reikia įkelti (puse dienos), nuvažiuoti, iškelti (dar puse dienos). Taigi, planuokite mažiausiai dvi dienas. Dar verta prisiminti apie vairuotojo poilsį – jis negali vairuoti 20 valandų iš eilės, tai nelegalu ir pavojinga. Jei skubate, reikės dviejų vairuotojų komandos, o tai vėl brangiau.

O jeigu aš neturiu pakavimo medžiagos?

Mes ją galime atvežti. Knygų, popieriaus dėžės, burbuliukai, lipdukai. Visas šitas „šlamštas“ būna reikalingas. Biuro perkraustymas į Vokietiją be tinkamos dėžės yra būdas sugadinti kompiuterius arba stiklinę lentą. Nereikia taupyti ant dėžių – gerkite kavą pigiau, o daiktus supakuokite kietai. Vokiškai keliai būna geros, bet sankryžose staigiai stabdoma, ir ką tik įdėta įvairiapusė spinta nukrito ant grindų.

Ar galima keltis savaitgalį?

Galima, bet už tai imamas papildomas mokestis. Vokietijoje daug kur nėra leidžiama triukšmauti sekmadieniais, o ypač įrenginėti biurus. Biuro perkraustymas į Vokietiją sekmadienį reiškia, kad mums gali tekti gauti specialų leidimą iš savivaldybės arba namų savininko. Kartais paprasčiau pasiimti atostogų pirmadienį ir viską padaryti ramiai. Neapsikraukite galvos, jei tai nėra kritiška.

Specifika: technika, baldai ir problemos vietoje

Ar saugu vežti brangius serverius?

Tik jeigu juos supakuota profesionaliai. Aš asmeniškai nepatikirčiau serverių vairuotojui, kuris tiesiog juos padėtų ant grindų. Reikia specialių dėžių su amortizacija. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai apima IT infrastruktūrą, ir čia klaida gali kainuoti dešimtis tūkstančių eurų. Pats geriausias būdas – išjungti viską, pažymėti kabelius ir nuotraukas padaryti prieš išmontuojant. Vėliau surinkimas bus greitesnis.

Kas daryti su dideliais seifais?

Seifai tai yra mano nuodėmė. Jie sunkūs, stambūs ir dažnai netelpa į liftą. Jei turite seifą, privalote tai pasakyti iš karto. Biuro perkraustymas į Vokietiją su seifu reikalauja ne tik stiprių rankų, bet ir dažnai specialių keltuvų. Praeitu metais viename Miuncheno biure teko išlaužti duris, nes seifas per didelis – klientas nematėjo, kad grindų lygis kitame korpuse kitoks. Tokių dalykų reikia tiksliai išmatuoti.

Ar atvežate ir surinkiate baldus atgal?

Žinoma, mes ne tik juos išmontuojame čia, bet ir surenkame ten. Kas yra svarbu – turite turėti brėžinius arba instrukcijas. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai susiduria su problema, kad instrukcijos dingo prieš 10 metų. Tada mums tenka „spėlioti“, kuris varžtas eina kur. Jei galite, pasidarykite nuotraukų, kaip visa atrodo prieš išardymą. Tai greitina darbą kelias kartas.

Kas su buitine technika (kava vanduo ir t.t.)?

Kavos aparatus, vandens radiatorius reikia išleisti iš vandens. Priešingu atveju jute per šuolius jūsų biure bus kaip baseine. Buvo atvejis, kai klientas pamiršo išjungti vandens padavimo įrenginį, ir visa mašina viduje buvo drėgna. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti sausas. Taip pat, šaldytuvai turi būti išjungti ir išdžiovinti bent parą prieš kelionę, kad neužsikvapšintų ir neužsidžiūgtų grybai.

O jeigu naujose patalpose nėra lifto?

Tuomet mums reikės daugiau žmonių. Vokietijoje daug senų pastatų, kurie yra renovuoti į biurus, bet lifto nėra. Biuro perkraustymas į Vokietiją į 4ą aukštą rankomis – tai brangus malonumas. Skaičiuokite, kad kiekviena lova ar stalas kainuos dvigubai daugiau laiko. Mes apie tai pasakysime iš karto, kai matuosime objektą (arba matysime nuotraukas), nebijokite.

Rizikos, draudimas ir nepageidaujami netikėtumai

Ar jūsų draudimas padengia viską?

Draudimas apima viską, kas buvo supakuota ir patikėta mums. Tačiau yra „bet“. Jei jūs patys supakovote lūžtančius daiktus į blogas dėžes, ir jie sugedo, draudimo kompanija gali atmesti atsakomybę. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mumis apima 3-4 tūkst. eurų standartinį draudimą vienai tonai. Jei turite brangų meno kūrinių ar unikalių daiktų, reikia juos specialiai aprašyti ir įvertinti. Neklauskite pabaigoje „ar tai apdrausta“ – klauskite pradžioje.

Kas nutinka, jei mašina sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turiome atsarginį transportą arba partnerių tinklą, bet gali užtrukti. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali vėluoti dėl techninių gedimų ar avarijų kelyje. Prieš metus mūsų sunkvežimiams užgeso variklis netoli Poznanės – kelių eismo taisyklių pažeidimas kito vairuotojo lėmė spūstį ir perkaitimą. Teko perkrauti viską į kitą. Gaila, bet tokie dalykai būna.

Ar pasitaiko vagysčių?

Retai, bet įvyksta. Dažniausiai pavogiami kroviniai ne važiuojant, o ostant pailsėti arba netinkamai saugant sandėlyje. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra saugesnis nei pavienių dalykų vežimas, nes mašina uždaryta ant spynos (tarpinės). Tačiau jei vežate branduolius, telefonus ar vaizdo plokštes – tai rizikinga. Geriau tokius daiktus vežti asmeniškai sau automobilyje arba naudoti tą pačią dieną pristatymą be pernakvojimo.

Ar jums padeda vietiniai vokiečiai?

Kartais mes samdome vietinius krovikus, jei reikia greitai iškelti, arba jei yra draudimo reikalavimai (vietiniai turi būti apdrausti pagal Vokietijos įstatymus). Biuro perkraustymas į Vokietiją su lietuviška komanda yra pigiau, bet kartais reikia vietinių žinių. Pvz., kaip tinkamai padėti atliekas Vokietijoje, kad nusuštumtumėte baudą už neteisingai surūšiuotas pakuotes. Ten tai labai griežta.

Kas daryti, jei pasienyje kyla problemų?

Tuomet skambinate man, o aš skambau brokeriui. Dažniausiai problemos kyla dėl to, kad dokumentuose nurodytas kitas gavėjas arba prekių kodas netinka. Biuro perkraustymas į Vokietiją be T1 dokumento (jei reikia) yra būdas įkalinti mašiną. Geriau, kad aš padaryčiau klaidą popieriuose ir ištaisčiau iš karto, nei jūs bandytumėt pačiai aiškintis su vokišku muitininku, kuris nekalba angliškai.

Ar galiu būti tikras, kad nieko nulūžta?

Niekas negali duoti 100 proc. garantijos. Mes esame tik žmonės, o ne robotai. Gali nukristi puodukas, gali įbrėžti grindų lentelę. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra fizinis procesas. Jei jums reikalingas idealumas, reikia išsirinkti įmonę, kuri kuria meno kūrinius, ne pervežimus. Mes stengiamės maksimaliai, bet smulkūs nukrypimai būna. Svarbiausia, kad svarbi daiktai pasiektų tikslą sveiki.

Finansai ir pabaigos gaidai

Kada reikia apmokėti?

Įprastai imame avansą 30 proc. sutart sudarant, likusį – pristatymo metu arba iš karto po jo. Biuro perkraustymas į Vokietiją neleidžia mums vežti „skolą“. Uždegalį, kelių mokesčius reikia mokėti iš karto. Jei esate didelė, patikima korporacija, galime kalbėtis apie atidėtą mokėją (pavedimą po 14 dienų), bet mažoms įmonėms – tik grynaisiais arba pavedimu prieš išvykstant / atvykstant.

Ar kainuoja brangiau nei keltis Lietuvoje?

Žinoma, taip. Atstumas didesnis, kuro kainos Vokietijoje aukštesnės, darbo užmokestis aukštesnis. Biuro perkraustymas į Vokietiją negali kainuoti tiek pat, kiek perkėlimas kitame Vilniaus rajone. Neapsimeskime. Tačiau, jei palyginsite su vietiniais vokiečių pervežėjais, mes būname 20–30 proc. pigesni, nors kokybė tokia pati. Mums tiesiog mažiau kainuoja „pradžia“ – mes ir taip esame kelyje.

Kas daro, jei aš pats pavažiuoju su mašina?

Galite, bet ką darysite vairuodami 10 tonų sunkvežimį? Ar turite kategoriją C? Ar žinote, kur užpilti AdBlue? Biuro perkraustymas į Vokietiją su savo vairuotoju yra ramiau. Jūs galite važiuoti savo automobiliu ir prižiūrėti procesą iš šono, o ne mesti ant vairo po 3 paras darbo. Nerekomenduoju sau taip pridaryti galvos, nebent jūs profesionalas vairuotojas.

O jeigu reikia laikinai padėti daiktus sandėlyje?

Mes turime sandėlius Vokietijoje (Frankfurte, Hamburge), galime padėti savaitę ar mėnesį. Biuro perkraustymas į Vokietiją kartais būna „faziškas“ – išsirengiame, o dar vietoje dar nėra baigta remontuoti. Tada daiktai keliauja į tarpinį sandėlį. Tai papildoma kaina už sandėliavimą ir apkrovimą/iškrovimą dar kartą, bet tai geriau nei laikyti ant gatvės.

Ar duojate garantiją?

Draudimo garantiją – taip. Kad viskas bus atvežta – taip. Kad ateisite į darbą rytoj ir jausitės kaip po kurorto – to negaliu garantuoti. Perkraustymas visada yra stresas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mumis sumažina stresą, bet visiškai jį nepanaikina. Būkite kantrūs su savo darbuotojais, jums visiems reikės adaptacijos laiko.

Kaip suskaičiuoti galutinę kainą?

Parašykite man kvotą. Nurodykite adresus (iš ir į), nurodykite, kiek aukštų, ar yra liftas, ir sąrašą daiktų. Aš jums atsiunčiu offerį, kuris bus galiojantis 30 dienų. Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai ne prekė parduotuvėje su fiksuota kaina, kiekvienas atvejis individualus. Nebijokite klausti aštrų klausimų, kiek tai kainuos ir kodėl.

Galite padėti su išmetamosiomis atliekomis sename biure?

Taip, galime užvežti konteinerį arba paimti atliekas, jei jos nėra pavojingos. Tačiau, jei turite senų monitorių ar batu elementų – tai jau speciali utilizacija. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai apima „išvalymą“ senų patalpų, kad būtų gražu perduoti raktus savininkui. Pasakykite iš karto, kad nereikėtų ieškoti atskirų firmų.

Ar reikia apžiūrėti vietą iš anksto?

Labai rekomenduoju. Jei galima, atsiųskite nuotraukas ar vaizdo įrašą. Biuro perkraustymas į Vokietiją be apžiūros yra kaip šaudyti iš patrankos į pelę – gali pataikyti, gali ir ne. Mes matėme, kaip „standartinis“ įvažiavimas pasirodo esąs per žemas sunkvežimiui. Taupo laiką ir pinigus.

Pabaigos mintys

Viskas kalbu apie tai, kad biuro perkraustymas į Vokietiją nėra būtinė blogovė, jeigu pasitiki profesionalais. Esu matęs per šiuos metus daugybę įmonių, kurios sėkmingai startavo Vokietijoje, nes logistika buvo tvarkinga. Svarbiausia – nebijokite klausti ir nedarykite prielaidų. Vieno blogo sprendimo pakanka, kad prarastumite dieną ar tūkstančius eurų. Pasidarykite gerą planą, pasiklauskite mane (ar kito seniūno), ir viskas gerai sueis.