Biuro perkraustymas į Vokietiją – nuo ko pradėti planavimą, kad neišprotėtum

Gyvenu šitoje srityje jau beveik dvidešimt metų, o kartais atrodo, kad matau viską naujai. Viena diagnozę išduoda iš karto – klientas su panikos akymis sulaiko mane koridoriuje ir klausia: „O kaip dabar su tais Vokietijos dokumentais?“. Žinote, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra joks mokslas, jeigu nesate nusprendę viską padaryti patiems su „Ford Transit“ ir pusbroliu. Reikia tik šaltos galvos ir supratimo, kad vokiečiai mėgsta tvarką, mūsiškiai dažnai mėgsta taupyti, o tarp šitų dviejų polių dažnai įvyksta staigmenų. Esu matęs ir tobulų projektų, ir tokių, kurie baigėsi teismu dėl dingusių serverių, todėl pasidalykime patirtimi, kaip tai padaryti normaliai, be nereikalingo streso. Žemiau rasite tai, ką kasdien sakau klientams per telefoną, kai jie jau nebežino, kur kreiptis.

Dokumentai, biurokratija ir biuro perkraustymas į Vokietiją

Ar tikrai reikalingas inventoriaus sąrašas, ar galiu tiesiog susirašyti „biuro baldai“?

Galima ir taip, jeigu norite, kad vokiečių pareigūnai arba draudimo įmonė jus pamatytų kaip blogą juoką. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja tikslumo, ypač jei vežate brangią techniką. Sąrašas turi būti detalus: ne „kompiuteriai“, o „5 vnt. Dell monitoriai, serijiniai numeriai...“. Esu matęs situaciją, kai klientas parašė „baldai“ dėžėje, o viduje buvo originalus meno kūrinis vertas tūkstančių. Atėjo laikas reikalauti draudimo išmokos ir... nieko. Nežinojome, kas dingsta. Užtrunka valandą sukurti normalų Excel lentelę, bet tai sutaupo mėnesių nervų vėliau.

Kokie dokumentai yra būtini muitinės tikrinimui?

Nors esame ES, biuro perkraustymas į Vokietiją vis dar kelia klausimų pasienio punktuose arba atsitiktiniuose patikrinimuose. Jums reikės kontraktų su naujuoju darbdaviu Vokietijoje (jei persikėliaujate darbuotojai), perkėlimo faktūros ir vairuotojo CMR draudimo. Jei daiktai priklauso ne firmai, o fiziniam asmeniui (pvz., verslininkui), gali tekti rodyti, jog jis gyveno Lietuvoje ne mažiau 12 mėnesių. Vėlgi, tai priklauso nuo to, ką tiksliai vežate, bet pagrindai yra tie patys beveik visada.

Kas dėl PVM (MwSt) procedūrų pervežiant įrangą?

Čia dažniausiai kyla painiava. Jei įmonė perkelia savo turtą iš vienos ES šalies į kitą, tai laikoma vidine ES prekyba, jei turi PVM kodą. Reikia pateikti intrakomuninės tiekimo deklaraciją. Biuro perkraustymas į Vokietiją įtraukia ir apskaitą, ne tik fizinį darbą. Geriausia pasikalbėti su savo buhalteriu prieš vežiant, nes vokiečai dėl mokesčių yra labai griežti. Vienas mano klientas pamiršęs pažymėti vieną dėžę su serveriais, ir tai sukėlė didžiulį šurmulį muitinėje, netgi buvo gresas pridėti mokesčius, nors jie nebuvo mokėtini.

Ar turiu turėti notarinį įgaliojimą vairuotojui?

Dažnai nebūtina, jei vairuotojas yra jūsų įmonės darbuotojas arba jei sutartyje su pervežėju viskas aišku. Tačiau biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta dažniausiai su subrangovais. Tada vairuotojas gali reikti oficialio raštiško patvirtinimo, kad jis turi teisę priimti turtą jūsų vardu. Ypač jei atsiimate prekes iš sandėlio, kuriame niekas jus nematė. Geriau pasidarykite paprastą įgaliojimą lietuviškai ir vokiškai – tai pigiau nei nešiotis dokumentus elektroniniu būdu 3 valandas ryte.

Kaip susitvarkyti su draudimu – ar jis automatinis?

Niekada nerašykite „automatinis“. Biuro perkraustymas į Vokietiją savaime nereiškia, kad jei vairuotoja užkabino traukinys, gausite pinigus. Patikrinkite, ar sutartyje yra nurodyta „krovinių draudimas“ ir kokia jo suma. Daugelis pigių siuntų brokerių siūlo tik atsakomybės draudimą, kuris padengia tik kelis eurą už kilogramą. Jei vežate serverius, tai yra juokingai mažai. Visada prašykite pažiūrėti draudimo poliso sąlygas prieš pasirašant.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro inventoriumi?

Gali, bet tai pavojinga sritelė. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti aiškiai atskirtas nuo asmeninio perkėlimo. Jei dėžėje su monitoriumi rasim žmonės drabužius, gali kilti klausimų dėl mokesčių ar netgi kontabandos (nepažymėto importo). Vokiškai galiausiai sunku paaiškinti, kodėl vyras, kuris registruotas kaip vadovas, veža tris nešiojamus kompiuterius, kai du iš jų nėra įmonės balanse. Geriau viską dėti į atskiras dėžes ir pažymėti „ASISTINIAI DAIKTAI – NEĮMONĖS TURTAS“.

Ar reikia versti visus dokumentus į vokiečių kalbą?

Ne visus, bet techninius pasus ir technines korteles būtų protinga turėti anglų arba vokiečių kalba. Biuro perkraustymas į Vokietiją kai kada sustoja ties paprasta problema: pareigūnas nemoka lietuviškai ir nenori nurašyti serijinio numerio, kurio nėra lotyniškais rašmenimis. Ypač tai svarbu, jei vežate specialią medicinos ar laboratorinę techniką, kurios pavadinimai gali būti sudėtingi.

Logistika, fizinis darbas ir biuro perkraustymas į Vokietiją

Kiek laiko užtrunka nuvežti viską iki Berlyno ar Miuncheno?

Teoriškai, jeigu neraštum stūmėsių, tai 10–12 valandų važiavimo viena kryptimi. Bet realus biuro perkraustymas į Vokietiją niekada neturi taip atrodyti. Reikia įsivaizduoti pakrovimą (puse dienos), važiavimą, iškrovimą, grįžtą tuščiu. Tą darba reikia planuoti mažiausiai dviem dienoms, jei tikrai norite, kad darbuotojai nevežtų dėžių savo lengviesiems automobiliuose paskutinę sekundę. Lenkijoje dažnai būna eismo įvykių, tai pridėkite dar 2–3 valandas rezervo.

Ar geriau nuomoti sunkvežimį su vairuotoju ar be?

Jei jūsų komandoje yra šaltalankių, kurie gali nešti dideles spintas, tai nuoma be vairuotojo pigiau. Tačiau biuro perkraustymas į Vokietiją su savo vairuotojais turi puikių niuansų – ar jie turi „Euro“ vairuotojo pažymėjimus, jei reikės vairuoti didesnį mikroautobusą? Ar jie žino, kur Vokietijoje galima užpilti kuro pigiau? O svarbiausia – kas liquis dėl atsakomybės, jei jie sudaužys praėjimo duris kliento biure? Profesionalas su savo komanda dažnai apsimoka brangiau, bet sutaupo nervedų.

Kaip supakuoti kompiuterius ir IT įrangą?

Nenaudokite paprastų šiukšlių maišų, prašau. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra bėda jūsų IT direktoriui, jei jis nebuvo įsitraukęs. Reikia originalių dėžių bent jau serveriams. Monitoriai turi būti apvynioti burbuliuku plėvele ir uždėti ant specialių kraštinės. Vienkartą gavau nuotrauką iš kliento – monitoriai supilti į dėžę kaip obuoliai. Speigas. Viskas buvo sulaužyta. Nenaudojami kabeliai turi būti surašyti ir pažymėti, kitaip prijungimas Miunchene truks dvi savaites.

Ar reikia rūpintis leidimu stovėti prie namo Vokietijoje?

Privalomai! Vokiški miestai yra tvarkingi, bet jie yra bepročiai dėl parkavimo. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali baigtis 100 eurų bauda, jei sunkvežimis užims „antrąją eilutę“ arba užblokuos dviračių taką. Reikia kreiptis į vietinę policiją arba miesto valdybą (Ordnungsamt) ir gauti laikiną stovėjimo leidimą (Halteverbot). Tai paprasta procedūra, bet užtrunka kelias dienas, todėl darykite iš anksto.

Kas daryti, jei liftas naujame biure neveikia?

Tai klasika. Atvykstame, o prie durų lipdukas „Außer Betrieb“ (išjungtas remontui). Biuro perkraustymas į Vokietiją tampa kankinių darbu. Tada reikia įvertinti, ar pigiau nuomoti keltuvą su platforma, ar mokėti krovėjams už nešimą rankomis per 5 aukštus. Pasakysiu tiesiai – rankomis nešti 50 kilogramų spintas yra brangu ir lėta. Visada, tikrai visada patikrinkite techninę būklę pasiekimo dieną.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (tolueną, dažus)?

Ribotai ir tik su deklaracijomis. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai užmegzamas su gamybinėmis įmonėmis, kurios turi chemikalių sandėliuką. Negalima tiesiog užmesti į sunkvežimį. Reikia ADR ribojimų, tikslios etiketės. Jei tai tik keletas dažų balų, gali praeiti, jei vairuotojas nebus labai griežtas, bet rizikuoti su vokiečių inspekcija tikrai neverta. Geriau atsisakykite to arba vežkite atskirai mažia automobiliu.

Kaip elgtis su telefonų centru (PBX)?

Jis turi būti išjungtas ir (labai svarbu!) atjungtas nuo maitinimo šaltinio prieš supakuojant. Biuro perkraustymas į Vokietiją baigiasi nuliuline telefonų sistema, jei ją įjungiate su drėgne vidumi arba su sukrėtimu. Geriau, kad IT specialistas išardytu jį į dalis pačioje Lietuvoje. Duomenys gali dingti, o konfigūracijos atstatymas gali kainuoti tūkstančius. Negailėkite lauko šitam darbui.

Ar reikės rūpintis švara išvykus iš senojo biuro?

Nėra tiesiogiai susiję su važiavimu, bet tai dažna problema. Biuro perkraustymas į Vokietiją (ar iš jos) dažnai įtraukia nuomos sutarties sąlygas dėl „palikimo būklės“. Užtikrinkite, kad įmonė Lietuvoje žino, kad ji turi išsiimti šiukšles ir išvalyti grindis, kitaip uostys baudą iš užstato. Kartą teko padėti klientui ieškoti valymo komandos, kadangi jie užmiršo tai numatyti biudžete.

Ar saugu vežti serverius juodąjį penktadienį arba šventiniu laikotarpiu?

Saugaus fiziškai, bet rizikingu dėl pasiekiamumo. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją numatytas šv. Kalėdų metu, o Jums sprogsta serveris arba dingsta raktai nuo sunkvežimio... gudbėkite. Dirbti sunkvežimiai gali, bet techninė pagalba ir sandėliai dirba ribotai. Geriau planuokite ant savaitės vidurio, antradienį-ar ketvirtadienį, kad jei kas negerai, turėtumėte laiko spręsti problemas.

Kainos, biudžetas ir biuro perkraustymas į Vokietiją

Nuo ko priklauso kaina – nuo svorio ar tūrio?

Dažniausiai abi šios vertės įeina į skaičiavimus, bet biuro perkraustymas į Vokietiją dažniau įkainojamas pagal užimamą vietą sunkvežimyje (kubinius metrus). Jei turite labai sunkių daiktų (safe, metalo spintas), gali būti taikomas papildomas mokestis už ašies apkrovą. Neapsigaukite – pigiau vežti daug lengvų baldų negu vieną sunkų seifą, nors tūris tas pats.

Ar reikia mokėti už keliones išlaidas vairuotojui (dienpinigiai)?

Taip, tai standartinė praktika. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra ilga kelionė, todėl vairuotojui reikia dienpinigių, maisto ir nakvynės (jei neina nuvažiuoti ir atgal viena diena). Dauguma įmonių tai įtraukia į savo pasiūlymą, bet kartais matau, kad klientas stebisi, kodėl prie sąskaitos yra eilutė „nakvynė“. Vairuotojas žmogus, jis turi pailsėti, kitaip jis užmigs vairuodamas.

Kiek kainuoja papildomas krovėjas Vokietijos pusėje?

Gana brangiai. Vokiečių darbo jėgos kainos yra didelės, tad jei biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja vietinių krovėjų (pagalbos rankų), tai gali kainuoti net 20–30 EUR ar daugiau už valandą. Jei vežate savą komandą iš Lietuvos, užtikrinkite, kad ji užtektinai stipri, kitaip teks samdyti vietinius, ir tai smarkiai pakels biudžetą.

Ar turiu mokėti už užstatą (deposit) prieš perkraustymą?

Žodis „užstatas“ čia turbūt netinkamas. Dažniau reikalaujama avanso (10–30%) sutarties pasirašymo metu. Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai paslauga, kuri reikalauja išlaidų (kuras, kelių mokesčiai, darbo užmokestis) dar prieš pradedant darbą. Negaliu aš važiuoti tuščiomis kišenėmis, tikintis, kad vėliau gausiu pinigus. Avansas užtikrina, kad klientas rimtai.

Ar į kainą įeina draudimas ir kelių mokesčiai?

Paprastai į kainą įeina kelių mokesčiai Vokietijoje ir Lenkijoje, bet visada patikrinkite. Biuro perkraustymas į Vokietiją neretai sukelia klausimų dėl „mokesčių už užterštą orą“ ar pnš. tokių, bet šiuo atveju kalbame apie paprastus kelių mokesčius. Draudimas dažnai būna papildomas arba įtraukiamas pagal pageidavimą. Neklauskite „kokia kaina“, klauskite „ką ši kaina apima“.

Kaip išvengti paslėptų mokesčių sąskaitoje?

Nesirašykite sutarties akių nusipręęs. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti aiškiai aprašytas: kiek valandų trunka krovimas, kas atsitinka, jei teks laukti prie iškrovimo vietos. Užlaikymas (Waiting time) dažnai yra tas dalykas, kurį klientai pamiršta, o jis kainuoja brangiai. Užfiksuokite, kiek laiko planuojama praleiti taškuose. Jei vairuotojas laukia 4 valandas, jis nebus laimingas dirbti nemokamai.

Ar verta taupyti antpakavimo medžiagų?

Absoliučiai ne. Dėžės kainuoja pora eurų, o stalo koja sulaužyta atsigulusi ant monitoriaus kainuoja šimtus. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra tas momentas, kai taupyti ant plastikinių dėžių ir lipdukų yra kvaila. Nupirkite gerų krepšių, burbuliukų, lipniajuosčių juostų. Tai mažiausia, ką galite padaryti savo nervams ir turtui.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėlio?

Retai kas sutinka. Mes nedirbame su bankais, o su krovinių vežėjais. Biuro perkraustymas į Vokietiją baigiasi tuo momentu, kai paskutinis daiktas padėtas grindyse. Tada turi būti apmokėta sutartyje numatyta suma. Kartais galima susitarti dėl išankstinio apmokėjimo su sąskaitos-faktūros pateikimu, bet suteikti kreditą dideliems korporacijoms „prieš pat atostogas“ mes tikrai nebegalime.

Kiek kainuoja perkraustyti mažą 5 žmonių biurą?

Sunku pasakyti be detalių, bet maždaug nuo 1500 iki 3000 eurų gali būti reali vertė, jei tai ne tik kelios dėžės, o pilnas baldų komplektas, technologinė įranga ir t.t. Biuro perkraustymas į Vokietiją mažoms firmoms dažnai būna brangesnis vienam darbuotojui nei didelėms, kuriose galima taikyti nuolaidas už didelį tūrį (kubinius metrus). Reikia prašyti konkrečių pasiūlymų.

Rizikos, problemos ir nesklandumai

Kas nutiks, jei vairuotojas užstrigs Lenkijoje techninės gedimo?

Tuomet Jūsų perkraustymas sustoja. Biuro perkraustymas į Vokietiją keliauja per Lenkiją, o ten keliai gali būti... na, pasakysime taip, nestabilūs. Jei sugenda sunkvežimis, reikia siųsti kitą, tai gali užtrukti 24 ar 48 valandas. Turiu omenyje vieną atvejį, kai kliento atidarymo vakarėlyje Vokietijoje nebuvo nei kėdžių, nei kompiuterių, nes vilkikas degalų baką pradūrė Lenkijos autostradoje. Buvo liūdna.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su gerais pervežėjais – ne. Su „gudriukais“ iš skelbimų – taip. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti atliekamas su fiksuota sutartimi, o ne su žodžiu. Darbuotojai dažnai paslapčia bando „užsivilkti“ gerus biuro kėdes namo, sakydami, kad tai jų asmeniniai daiktai. Užfiksuokite visą turtą sąraše ir patikrinkite spalvas bei būklę prieš užkeliant į mašiną.

Kaip elgtis, jei Vokietijoje nepriima krovinio dėl klaidų dokumentuose?

Reikės sprendimą „iššukti“ su vietine logistika. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra formalus procesas. Jei trūksta vieno parašo arba sąskaita nėra apmokėta (jei reikia tokių įrodymų), sunkvežimis gali būti užfiksuotas sienoje arba sandėlyje. Geriausia turėti ryšinį vadybą, kuris moka vokiškai ir gali paaiškinti situaciją telefonu, o ne nešiotis žodyną.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Jeigu tai nešifravęs popierius, geriau vežti patys. Biuro perkraustymas į Vokietiją su aštriais dokumentais (darbo sutartys, duomenys apie klientus) reikalauja ypatingos apsaugos. Nors vairuotojai sąžiningi, kas nutiks, jei mašina bus išplėšta naktį poilsio aikštelėje (kas retai, bet įvyksta)? Tokius dalykus vežkite asmeniniame automobilyje arba naudokite saugų pervežimą.

Ką daryti, jei paskutinę minutę biuro įrengimo Vokietijoje atidėlioja?

Tai rimta problema. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti sinchronizuotas su savininkų. Jei reikalavimo dieną neturite raktų, mums teks laukti (ir Jums mokėti) arba vežti atgal į Lietuvą (ir vėl mokėti). Yra nemalonu, tačiau reikia numatyti „planą B“ – laikiną sandėliavimą Vokietijoje, kur daiktai gali stovėti porą dienų tol, kol išspręsite architektų ginčus.

Ar dingo koks nors keistas dalykas per tą 20 metų?

Na, kažką mažų dalykų visada pradingsta, kaip tas vienas vaza arba kėdės ratukas, bet stambiau... O, vieną kartą dingo visą biuro „kavos kampas“, t.y. kavos aparatas su tūkstančiu kapsulių. Vairuotojas teigė, kad nieko nematė, o Vokietijoje tikrai nebuvo. Bet... aš turiu įtarimų, kad kavos aparatas „ilgai gyveno“. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi tą savo „gyvenimo mokslą“ – nebraižykite ant brangių dalykų „mano“.

Ar verta rizikuoti su nelegaliais pervežėjais dėl pigesnės kainos?

Jei norite prarasti viską – taip. Vokiečiai griežtai tikrina sunkvežimių apribojimus (tacho grafai, svoriai) ir jei bus užfiksuota pažeidimų, mašina gali būti sustabdyta. Jūsų biuro perkraustymas į Vokietiją tada baigiasi teisme ir didžiulėmis baudomėms, kurias gali paskirti ne tik vairuotojui, bet ir krovinio siuntėjui (Jums), jei įrodys, kad jūs žinojote apie riziką. Nenaudokite „juodųjų“ vežėjų.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra kasdienis įvykis, todėl jam reikia skirti daugiau dėmesio nei paprastam siuntų išsiuntimui. Nereikia būti logistikos ekspertu, kad suprastum: žingsnis po žingsnio, dokumentai tvarkingi, o pasitikėjimas pervežėju – auksinis. Naudokitės sąrašais, nebijokite klausti „kvailų“ klausimų ir visada tikrinkite, ar viskas, ką norite vežti, iš tikrųjų jums priklauso. Sėkmės kelyje – pamirškite stresą ir susikoncentruokite į naujus verslo iššūkius, o baldus palikite mums.