Biuro perkraustymas į Vokietiją – kas svarbiausia žinoti

Dirbu šioje srityje jau beveik dviem dešimtimis metų ir mačiau viską – nuo paslėptų kontrabandos dežuogių iki to, kaip vairuotojai verčiami lyginti juostas per šventę. Tačiau dažniausiai pasitaiko paprasčiausių, bet labiausiai erzinančių situacijų. Kai suprantate, kad biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tik kėdžių ir stalų pakrovimas į sunkvežimį, darbas pasidaro kur kas lengvesnis. Čia ne veltui pasakoma, kad keltis vienam gyventi yra viena, o kelti visą įmonę su serveriais, slaptais dokumentais ir nervingu personalu –visai kitas dalykas. Vokietija yra šalis, kur tvarka svarbiau už greitį, o tai lietuviai kartais suvokia per vėlai.

Pasiruošimas, kainos ir biudžeto planavimas

Kiek iš tikrųjų kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Tai ne taip paprasta pavadinti vieną kainą, nes viskas priklauso nuo tūrio, bet ir nuo to, kiek konkretaus miesto centre reikės vairuoti. Paprastai, jei kalbame apie vidutinę įmonę, biuro perkraustymas į Vokietiją gali kt prasidėti nuo kelių tūkstančių eurų ir palipti aukštyn, jei tenka naudotis specialia technika. Paskaičiuokite – 3,5 tonos sunkvežimis su keltuvu yra brangesnis negu paprastas tentas. Be to, degalai Lietuvoje ir Vokietijoje skiriasi, o mokesčiai už kelius pritvirtina, kad pigu bus tik tada, jei viską suplanuosite iš anksto ir nesuklysite maršruto.

Kada pradėti rengtis?

Geriau per anksti negu per vėlai. Mažiausiai mėnesį, o geriau du prieš pat perkėlimą. Turite prisiminti, kad biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja ne tik laiko supakuoti dėžes, bet ir suderinti pabaigos datas su nuomotojais šioje ir toje šalyje. Vieną kartą teko matyti situaciją, kai įmonė jau buvo išsikraušiusi iš patalpų Vilniuje, o Vokietijoje raktų negavo, nes vietinė notariška forma nebuvo iki galo įforminta. Buvo baisi šiurkščiai, teko daiktus laikyti sandėliuke ir mokėti dvigubai.

Ar verta samdyti pakavimo komandą?

Jei norite išlikti sveiki, tai tikrai taip. Stalai daug ką iškelia, bet turginės lentynos ar seifai gali sužaloti nugarą. Profesionalai turi ne tik rankas, bet ir įrangą. Tačiau nemažai klientų nori sutaupyti irleidžia savo IT specialistus nešti monitorių dėžutes. Pasakykime tiesiog – tai yra blogai, nes jūsų IT specialistas yra brangus resursas, jam rankos sudaužyti nėra apsimokėję.

Kokios dėžės naudoti?

Nenaudokite mažmeninės prekybos parduotuvėse parduodamų silpnų dėžučių. Jums reikės standartinių perkraustymo dėžių (tų su šonais), kurios išlaiko svorį ir telpa ant euro palečių. Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai ilgas kelias, vibruojantis sunkvežimis. Jei dėžė suges viduje, tai bus jūsų problema, o ne mūsų (nors su draudimu daug kas išsprendžiama, bet nervų tai nebeatauga). Geriau pasirūpinkite kokybiškomis dėžėmis iš anksto.

Kas daryti su baldais, kurie neišsirenka?

Turiu omenyje tas didžiulės priimamųjų sofas ar senus "kubus". Jas reikia arba išmontuoti, arba, jei tai neįmanoma, vejti išklotomis. Vokietijose patalpos dažnai būna siauresnės ir su kampais, o lifts furcher (keltuvai) turi savo svorio apribojimus. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali tapti košmare, jei ne išmatuosite durų pločio prieš tai. Vieną kartą teko palikti didelį direktoriaus stalą lauke, nes nebuvo jokios galimybės jį įvežti pro standartinį vokišką liftą.

Ar kaina įeina draudimas?

Paprastai į standartinę kainą įeina privalomas draudimas (paprastai šiek tiek daugiau nei 1,60 EUR/kg), tačiau verta pasitikslinti. Kai žmonės klausia apie brangų elektronikos vežimą, visada patariu papildomai ją apdrausti. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pažadėtais tūkstančiais eurų vertės serveriais be konkretaus draudimo – tai lošimas. Nežinau, kodėl žmonės taip rizikuoja su savo turtu, tarsi vairuotojai yra keleiviai, kurie niekada nepadarę klaidų (o padaro, žinau).

Ką daryti su vadybininkų asmeniniais daiktais?

Dėžės po stalais, vaikių nuotraukos, arbata. Tai viskas turi būti supakuota atskirai, kitaip mes negalime imti atsakomybės, jei dingsta jūsų asmeninis šokoladas ar fotelė. (Galiu užtikrinti, kad šokoladą dažnai suvalgo vairuotojai, jei jis paliktas atvirą, tai tikra praktika). Tiesiog pasakykite darbuotojams, kad jie pasiima tai, kas jiems brangu, pačiami.

Dokumentai, muitinė ir vokiškas biurokratinis velnias

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinai reikalingas tikslus inventoriaus sąrašas su apytikslėmis vertėmis ir sąrašas, kas kur važiuoja. Nors tai nėra pilnas muitinio kontrolės procesas, jei sulaikys, be šitų lapų niekur neinašei. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja, kad viskas būtų užrašyta. Negali būti taip, kad važiuoja "kažkiek baldų". Turime būti tikslūs: "4 stalai, 12 kėdžių, 3 spynos".

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Jei tai yra įmonės turto perkėlimas tarp ES valstybių narių, PVM mokėti nereikia (atliekamas 0 % PVM tarifas intrakomuninės prekybos tvarka), tikrai svarbu turėti teisingus PVM mokėtojo kodus. Su muitais dar paprasčiau, jei daiktai naudoti ir jums priklauso ne trumpiau kaip 6 mėnesius. Tačiau, jei vežate naują techniką, akivaizdu, kad tai yra pardavimas, o ne biuro perkraustymas į Vokietiją. Tada gali būti problema, jei nepateisinsite pirkimo dokumentų.

Kas daryti, jei pasikliovėte ant sienų ar grindų?

Vokietijoje šeimininkai labai griežtai prižiūri savo turtą. Jei įsibrėžiate grindims, iškrenta didžiulė bauda iš užstato. Būtinai pasirašykite perdavimo-įteikimo aktą su pastabomis. (Kartais, tiesą sakant, pastabos dedamos ant toų vietų, kurios buvo sugadintos jau anksčiau, o kaltės užverčiamas ant perkraustinėjų, tai jau sena gudrybė). Tikrinkite viską prieš įeinant.

Ar reikia notaro patvirtinimo?

Dokumentams dėl transporto – ne, pakanka CMR konosamento. Bet jei kalbame apie įmonės steigimą ar registraciją Vokietijoje, tai tada jau teisininkų žemė. Dėl perkėlimo proceso patys – mes (pervežėjai) nešame atsakomybę tik gabenant, o ne juridiniam statusui keisti.

Kokias kalbas turi mokėti vairuotojas?

Anglų kalba paprastai užtenka, bet kadangi kalbame apie biuro perkraustymą į Vokietiją, bent pagrindinius vokiškus žodžius (Einsteigen, Aussteigen, Gefahr) prisiminti praverčia. Nors dažniausiai problemos išsprendžiamos rankų kalba ir gestais. Tačiau jei reikia susitarti dėl vietos sandėlyje, angliškai daugeliu atvejų pavyksta.

Kas su duomenų saugumu?

Vežant serverius ar kompiuterius su slaptais duomenimais, rekomenduoju užrakinti dėžes. Nors mūsų vairuotojai sąžiningi, perkeliant biurą į Vokietiją galimos nelaimės kelyje ar bandymai pavogti. Užrakta dėžė su numeriu yra apsauga. (Kartais vairuotojai bando tiesiog uždaryti sunkvežimio duris ir sakyti, kad viskas saugu, bet aš visada stengiuosi įtikinti, kad papildoma apsauga niekada nekenksminga).

Ar galiu vežti paveldėtą techniką?

Taip, bet reikės įrodymų, kad tai turtas, kurį gaunate nemokamai (pvz., paveldėjimo sutartis), kitaip gali būti pripažinta, kad tai komercinis sandoris. Vokiškas "Finanzamt" žiūri labai įkyriai į tokius dalykus.

Kokie instrumentai padeda sekti siuntą?

GPS stebėjimas jau yra standartas. Užsakovas gali matyti, kur jo biuro perkraustymas į Vokietiją yra tam tikru momentu. Tai nuramina nervus, kai vairuotojas neatsiliepio į telefono skambučius dėl važiavimo draudimo.

Logistika: keliai, sunkvežimiai ir specifika

KokįTransportą Pasirinkti?

Jei daug mažų dėžių, 3,5 tons sunkvežimis su liftu geriausiai tinka miesto centre. Jei tai pilnas įrangos sandėlis – reik 24 tons priekabos. Biuro perkraustymas į Vokietiją vidutinėms įmonėms dažniausiai vykdomas 7,5 arba 12 tonų sunkvežimiais, nes jie universalūs. Mažesnės mašinos gali važiuoti greičiau, bet turi mažiau vietos.

Ar teks mokėti už vokiškus "Maut"?

Taip, keliai mokami. Tačiau šie mokesčiai įtraukiami į siuntos kainą. Svarbu tik suprasti, jei užsakovas pareikalauja nueiti nukrypimą, pvz., į Frankfurte pasiimti kažką, tai tas nukrypimas gali sukelti papildomų kaštų. (Vienas klientas norėjo, kad apeitume Miuncheną centru dėl vaizdo, tai jam tai kainavo apie 150 eurų pridedamųjų).

Ar galima įvežti sekmadienį?

Vokietijoje reglamentuota darbo laiko politika yra griežta. Sekmadieniais sunkvežimiai negali važiuoti (išskyrus ilguosius distancinių reisų vairuotojus su tam tikrais išimtimis, bet įsikrovimas/iškrovimas draudžiamas). Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja plano: jei ketinate atvykti šeštadienį, turbūt teks iškrauti lauke ir laikyti iki pirmadienio, o tai rizikuota. Geriau planuoti atvykimą į darbo dieną ryte.

Kaip sugeba susitarti su vokiškomis patalpomis?

Vokietijose patalpos dažnai su įleidimo kortelėmis (Schlüsselkarte) ar kompleksinės. Reikia iš anksto gauti vairuotojui vienkartinį prėžį arba susitarti apie atvykimą. Ką daryti, jei vairuotojas atvyksta, o kas nėra? Stovi ir laukia. Tai laikomas stovėjimu, o tai pinigai (tieškiai reiškia, kad laikas eina, o jis dirba).

Kas su parkavimu dideliuose miestuose?

Parkavimas sunkvežimiui Berlyno ar Hamburgo centre yra košmaras. Reikia i anksto gauti leidimą (Anliegerfreiheit). Jei padėsite tiesiog ant gatvės, greitai atvyks "Ordnungsamt" (policija) ir nuveš mašiną, o jums teks mokėti baudą. Biuro perkraustymas į Vokietiją be išankstinio vietos planavimo – tai garantuota bėda. Nieadažnai neperkelkime į centrą be vietos rezervacijos.

Ar įeina išmontavimas/montavimas?

Įprastai į transporto kainą neįeina, tai papildoma paslauga. Mes galime susirasti vietinius montuotojus arba siųsti savus. Tačiau pažadėsiu – daug greičiau susitvarko vietiniai vokiečiai, jie žino savo standartus ir turi įrankius, kurie ten privalo būti.

Kas daryti su elektroninėmis atliekomis?

Nenaudoti monitoriai, spausdintuvai negali būti tiesiog išmesti į šiukšliadėžę Vokietijoje. Reikia elektrinių ir elektroninių įrenginių atliekų (ElektroG) sertifikato. Taigi, jei planuojate atsikratyti senų daiktų, pasirūpinkite dokumentais. (Kartą teko vežti atgal du pilnus vagonus senų kompiuterių, nes vokiečiai nepriėmė be sertifikato, tai buvo šventa neprogia).

Ar yra ribojimai dėl svorio?

Žinoma, tiltai Vokietijoje turi ribojimus. Reikia tiksliai nurodyti, kiek svorio ir kokie yra konkretūs daiktai. Negali būti taip, kad sako "kabarins" ir užkrauna 5 tonas į mašiną, kuri telpa 3,5. Tai pavojinga ir nelegalu.

Kaip elgtis su serveriais?

Reikia specialios "velkamųjų" dėžių, o ne paprastų. Serveriai yra jautrūs ir brangūs, viršijimai vibruojant gali sugadinti diskus. Biuro perkraustymas į Vokietiją su IT infrastruktūture – tai atskiras mokslo skyrius. (Esu pastebėjęs, kad daug kas juos supakuos į paprastas dėžes, tada stebisi, kas nustojo veikti).

Ar vairuotojai gali patys spresti problema lauke?

Taip, patyrę vairuotojai sugeba susitvarkyti. Kartais tai reiškia, kad jie paims dėžę ir neš rankomis, jei liftas neveikia. Tačiau tokie dalykai reikalauja papildomo laiko. Žinoti, kad biuro perkraustymas į Vokietiją gali užtrukti ilgiau dėl techinių ypatingumų – tai normalu.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (toneriai, chemija)?

Jos turi būti deklarotos. Negali slėpti dėbėse. Vokietijos kontrolė tai tikrina. Jei sulaikys su nelegaliomis atliekomis, baudos milžiniškos. Visada klauskite kliento, ar jie turi kokių nors cheminių skysčių sandėlyje.

Ar galima veži atskirai kietuosius diskus?

Tikrai taip, dažnai siuntome juos atskirai, kaip ypatingas siuntas (pavyzdžiui, DHL arba kurjeriu), o po to vežiame likusį biuro turą. Taip saugiau.

Ar įmanoma susiderėti dėl laiko?

Taip, bet atminkite, kad vairuotojas turi poilsio laiko. Jei jis važiavo dešimt valandų, jis privalo sustoti. Negalima jo spausti, nes jis taps pavojingas kelyje. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti suplanuotas su atsižvelgiu į vairuotojų darbo grafikus.

Kaip sumokėti už paslaugas?

Įprastai reikalaujame išankstinio apmokėjimo (depozito), o likusi dalis (pagal CMR) – po pristatymo. Tačiau kai kurie dideli klientai turi sąskaitų mokėjimo terminus. Taip pat atkreipkite dėmesį, kad suma mokama be PVM (tarp ES), tačiau jei klientas ne PVM mokėtojas, tai tada reikia pridėti.

Ar tikrai reikia tokios detalios inventoriaus lentelės?

Jūs klausiate kas? Kiekvieną kartą. Atsakau: taip, būtinai. Be jos, jei dingsta dėžė, mes neįrodysime jos buvimo. Vokietijai tai svarbu.

Ką daryti jei mašina sugenda?

Kol turime savo techniką pagalbos (ne visada), turbūt reikės laukti vietinės pagalbos. Tai užtrunka. Tačiau tokių atvejų yra nedaug, jei mašinos naujos. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pasenusiu "šrotu" – tai aš nerekomenduoju niekam.

Ar galite padėti su vietinių sandėlių paieška?

Galiu pasiūlyti kontaktus, kuriais naudojosi anksčiau, bet garantijų neduodu, kad jie turi vietos. Vokietijoje sandėlių trūkumas yra didelis problema (ypač didmiesčiuose), todėl vietos reikia ieškoti labai anksti.

Kas pasidaro su tuščiomis dėžėmis?

Jos paprastai grąžinamos atgal. Kaina už dėžes (renta) skaičiuojama dienomis. Grąžinkite jas kuo greičiau, kad nemokėtumėte už nereikalingą sniegą.

Kodėl kainos skiriasi priklausomai nuo regiono?

Vakarų Vokietija (pietūs) dažniausiai brangesnė, rytinė (prie Lenkijos) – pigesnė. Taip pat urbanizuoti rajonai (Miunchenas, Štutgartas) brangiau dėl aukštų atlyginimų ir mokesčių.

Ar gali būti, kad vairuotojas atsisves vešti konkretų daiktą?

Jei jis yra pavojingas, arba jei nėra užtikrintas saugumas (pvz., pernelyg sunkus, be kelto), taip. Taip pat atsisakysime vežti nelegalius dalykus. Viskas turi būti legalu.

Kada geriausia keltis (metų laiku)?

Vasara ir rugsėjis yra "peaks" (piko) sezonai. Tada brangiau ir sunkiau užsakyti. Žiema (išskyrus šventes) ramiau. Bet žiemos keliais Vokietijoje reikia būti atsargiam (sniegas įprastas ne visur, bet kalnų regionuose – taip).

Ar tikrai verta tokių rūpesčių?

Žiūrėkite, galima viską padaryti ir pavėluotai su daug streso, bet jei jūsų verslas verčia biuro perkraustymas į Vokietiją, tai geriau padaryti tai ramiai ir su profesionaliais. Pinigai už paslaugas tai investicija į jūsų nervų tausojimą.

Ar galima derėtis dėl kainos?

Visada galima bandyti, jei darbas didelis (pavyzdžiui, reikia 5 sunkvežimių). Bet nederaškite iki paskutinio cento, nes kokybė tikrai krenta, jei mūsų kaštų nebeužtenka.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkraustymas į Vokietiją yra sudėtingas procesas, kurį reikia pradėti planuoti ne šiandien, o jau vakar. Nors gali atrodyti, kad tai tik logistika, bet iš tiesų tai susidėvėjimo su taisyklėmis, dokumentais ir vokiška precizija testas. Pasitikėkite savo pervežėju, bet ir pats būkite ant ausų. Gerai suplanuotas biuro perkraustymas į Vokietiją leis jums pradėti dirbti naujoje vietoje be jokio "uodegos traukimo" ir nepykstančių vokiškųjų kaimynų. Sėkmės kelyje – šią kartą tikrai reikės ją ne išgauti, o uždirbti.