Biuro perkraustymas į Vokietiją: kas darosi tikrovėje ir kaip neišprotėti

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, o kai matau, kaip pasiruošia įmonės, kartais nežinau, ar juoti veiktų ar verkti. Biuro perkraustymas į Vokietiją atrodo paprasta – pakrauti, važiuoti, iškrauti – tačiau realybėje tai yra lavinas iš smulkmenų, dokumentų ir vokiško precizitumo, su kuriuo mūsiškiai dažnai kovoja. Jeigu manote, kad pakaks paprastai paskambinti draugui „kabriole“, esate labai klaidingi. Vokietija nėra vieta, kurioje galima važiuoti „kaip kažką gausis“, ten reikia žinoti, ką darote bent jau savaitę iš anksto. Štai jums realus pasakojimas apie tai, kaip tai vyksta be jokių gražių brošiūrų.

Dokumentai ir pasiruošimas (arba kodėl visada trūksta laiko)

Kada reikia pradėti galvoti apie perkraustymą?

Įprastai girdžiu, kad pradeda galvoti prieš savaitę, o tai yra tiesiog beprotybė. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja bent kelias savaites, o idealiau – mėnesį įgalioto asmens pasiruošimo, jei norite normalios kainos. Reikia suspęsti dėžes, sudaryti inventorinį sąrašą, kuris vokiečiams yra šventasis raštas, ir dar suderinti laikus su savo darbuotojais. Visada pasakysiu – pradėkite ankščiau, negu jums atrodo protinga, nes dalykai visada užtrunka ilgiau.

Kokius dokumentus tikrai reikia tur�ti sodyboje?

Būtinai reikia tur�ti tikslią krovinių deklaraciją (inventorių), kurioje nurodyta, kas kas yra, ir jeigu tai yra technika – tai serijiniai numeriai būtini. Be to, reikia galiojančios CMR sąvartos (kraunamos). Jeigu keliaujate su savo vairuotoju, dar reikės jo pažymėjimų, bet jeigu samdomi – tai jų reikalas. Viena kartą važiavome be vieno lapo ant sienos, ir sargabinis mus laikė valandą (nors gali būti, kad buvo dvi, geriau nepasakyti).

Ar turiu daryti inventorių pats?

Galite daryti patys, bet geriau, kad tai padaryti profesionalai, kurie dirba su biuro perkraustymu į Vokietiją kasdien. Vokiečiai mėgsta, kai viskas yra surašyta tvarkingai, vokiškai arba angliškai. Jeigu parašysite „stalas“ be matmenų ar medžiagos, gali kilti sunkumų very su muitinės arba pirklių patikrinimu. Geriau investuoti šiek tiek laiko į šį sąrašą ir miegoti ramiau, vėliau dėl to nepyksite.

Kas dėl draudimo? Ar jis būtinas?

Be abejo, tai ne privalomas, bet aš niekada nesiūlyčiau važiuoti be Kasko draudimo arba atsakomybės draudimo. Kelias Vilnius-Berlynas yra ilgas, o keliuos Lietuvoje ir Lenkijoje (ypač A2 autostradoje) kartais atsitika dalykai. Prieš metis vienas klientas atsisakė draudimo, norėdamas sutaupyti 50 eurų, ir galų gale prarado brangų serverį, kai mašina nukrito į duobę. Geriau būti saugiu, negu gailėtis.

Kaip elgtis su pavojingais atliekomis?

Negalite keršyti į mašiną tiek daug daiktų, jei ten yra dažų, aerozolių ar chemijos. Biuro perkraustymas į Vokietiją neleidžia vežti daugumoos pavojingų medžiagų be specialių leidimų ir etikečių. Geriau tuos daiktus išmeskite čia, arba raskite kur juos įteisinti vežti, nes jei sulaus vokiečių policija, baudos yra tokios, kad aš net noriu kalbėti. Tikrai negerai.

Kainos ir biudžetas (kodėl visada būna brangiau)

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina dažniausiai priklauso nuo tūkio (kubo metrų), atstumo ir darbo valandų abiapus. Be to, įeina degalai, kelių mokesčiai Vokietijoje (vienas brangiausių Europoje) ir mokesčiai už važiavimą į miesto centrą (Umweltzone). Jeigu jums reikia keltuvo arba papildomų vyrų rankų, tai taip pat prisideda. Viskas yra aišku, tačiau klientai visada stenbasi sutaupyti ant keltuvo, o paskui gailisi, kada turi nešti 200 kilogramų spintą nugaromis.

Ar branguu perkraustyti į Vokietiją?

Nebūtinai, jeigu lyginsite su Anglija ar Šveicarija, tačiau brangiau nei pervežti tą pati kiekį Lietuvoje. Biuro perkraustymas į Vokietiją kainuoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų, priklausomai nu to, ką pervežiate. Vokietijoje darbo rankos yra brangios, todėl jeigu reikia išmontuoti ir surinkti baldus, tai sudaro didelę dalį kainos. Verta paskaičiuoti iš anksto.

Kas galima padaryti sutaupyti?

Geriausias būdas sutaupyti yra patys susirūpinti pakavimu – t.y. padaryti tą, ką mūsų darbuotojai darytų. Taip pat, jeigu galite padaryti iškrovimą patys vokiškoje pusėje, tai taip pat sumažina kainą (nors aš asmeniškai nesiūlau, jei nesate įpratę dirbti fiziškai). Taip pat, kelias iš Kauno tampa pigesnis, jeigu nenuvažiuojate per miestus, kur užtenka mokėti už apribojimus.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Esu atviras – paslėptų mokesčių neturėtų būti, tačiau gali būti „nenumatytų“. Pavyzdžiui, jeigu vairuotojas negali priartėti prie įėjimo ir turi nešti 50 metrų, tai gali būti papildomai mokama. Arba jeigu reikia laukti, kol jums paruošite patalpas po pietų. Gera taisyklė – visada klauskite, ar kainoje įskaičiuotas „laiškas“ (LZ – liftingas) ir ilgalaikis laukimas.

Ką daryti, jei pasiūlymas atrodo per pigus?

Jei kas jums siūlo biuro perkraustymą į Vokietiją už pusę mažiau nei rinkos kaina, būkite labai atidūs. Tai gali būti arba cheatai, arba žmonės, kurie važiuos be draudimo, arba tiesiog prastos mašinos. Kartais tai gali būti ir toks, kad jūsų krovinių reikės laukti savaitę, kol jie surinks kitą užsakymą. Neklausote, kodėl taip pigu, nebent norite susidurti su problema.

Technika, baldai ir jautrūs daiktai

Ar jums galite perkraustyti serverius?

Ši klausimas visada primena man, kaip vienas vadybininkas sumetė serverius į paprastas dėžes. Ne, taip negalima. Serverių perkėlimas yra atskira paslauga, reikalaujanti specialios pakuotės, antistatinių priemonių ir dažnai patyrusių IT specialistų. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi apimti ir duomenų saugumą, nes jei diską sudaužsite, jokių atsiprašymų nebus. Geriau leiskite tai padaryti IT komandai.

Kaip pervežti didelius seifus ar vitrinas?

Čia mums reikalingas keltuvas (autokranas) arba labai stiprūs vyrai. Vokietijoje pastatai dažnai turi liftus, bet jie ne visuomet talpina didžiausias spintas. Kartą teko nešti vitrą į trečią aukštą laiptais, nes liftas buvo per siauras. Tai neįmanoma padaryti be specialios įrangos, todėl praneškite apie didelius daiktus iš anksto, ne tada, kai mašina jau stovi kieme.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Paprastai taip, ypač jeigu jie dideli arba labai sunkūs. Lengviau ir saugiau pervežti surinktas dalis, negu bandyti įmeigti 3 metrų lentą į liftą arba pro duris. Vokietijos montuotojai vėliau juos surinko, tačiau tai užtrunka laiko. Jeigu turite paprastų stalų, galima palikti surinktus, bet spintelės visada išmontuojamos, kad nebūtų sugadintos.

Kas su tapyba ir vaizdu, kai ją pervežiate?

Tapybos, paveikslai ir vitražai turi būti supakuoti ypatingai – kiekvienas atskirai, su rėmų apsauga. Viskas turi būti įdėta į stačiakampes dėžes, o ne į maišus. Jeigu turite brangų meno kūrinių, reikia specialios transporto paslaugos su klimatine kontrolėmis (man atrodo, tai per daug paprastam biurui, bet ką aš žinau). Paprastai pakavimas į dėžes su putomis užtenka.

Ar galima taip pat pervežti ir augalus?

Galima, tačiau augalai yra gyvi organizmai, ir jie nemėgsta tamsos, šalčio arba karščio mašinoje. Žiemos metu biuro perkraustymas į Vokietiją gali baigtis taip, kad jūsų papartis taps ledu. Be to, reikia turėti fitosanitarinius pažymėjimus, jeigu augalai yra dideli arba ekzotiški, nors smulkūs kambariniai augalai dažnai praeina be jų. Rizikuojate savo atsakomybę.

Vokietijos specifika ir vairuotojai

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai, angliškai, bet ne vokiškai (nors mano kolega Dainius sakys, kad moka). Tačiau su logistika susitarti dažnai užtenka ir angliškai. Jeigu reikia kalbėtis su sargabiniu arba užsakymo gavėju, geriau, kad jūs arba jūsų atstovas būtų pasiruošęs padėti su vertimu. Vokiečiai dažnai yra labai tolerantiški, jeigu bandote kalbėti angliškai.

Kokios yra problemos su stovėjimu Vokietijoje?

Tai viena didžiausių košmarų. Miestuose kaip Miunchenas ar Frankfurtas stovėjimas sunkvežimiams yra griežtai reglamentuotas. Jeigu vairuotojas sustojo ne ten, gausite baudą, o mašina gali būti nuvaryta. Reikia iš anksto pasirūpinti leidimu stovėjimui (Straßenverkehrsbehörde), kas užtrunka laiko (geriau tai padaryti dar prieš savaitę), kitaip teks rasti mokamą parką.

Kaip elgiasi vokiečių policija？

Vokiečių policija yra labai nuoširdi. Jeigu matai, kad sunkvežimis nėra uždengtas arba prasižiūri, ji sustos ir patikrins viską. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti atliekamas pagal taisykles – vairuotojas negali vairuoti daugiau valandų, negu leidžia taisyklės, turi turėti poilsio laikus. Kartą mus sulaikė 3 valandą nakties, nes mašina turėjo mažą šviesų aukštį, tai labai nemalonu.

Ką daryti, jei mašina sugenda?

Tai laiko klausimas – kada ne, tai kada. Turiu turėti pagalbinę techniką arba pasiūlyti kitą vairuotoją iš artimiausio miesto. Esu įsitikinęs, kad visada reikia turėti planą B. Jeigu tai nutinka Vokietijoje, pagalba atvyksta greitai, tačiau tai gali būti brangu. Tai todėl, kad reikia, kad tureitum draudimą, kuris padengia šią riziką.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Oficialiai ne, dauguma draudimų neleidžia keleiviams sėdėti prekiniame automobilyje. Be to, tai yra nepatogu ir ilgai. Jeigu tikrai norite vykti, geriau susitarti su vairuotoju atskirai (nors aš negaliu to patvirtinti oficialiai). Dažniau klientai susitinka su mašina pasidyrovimo vietoje, o ne važiuoja kartu. Taip saugiau irlegaliau.

Darbuotojų dalyvavimas ir organizacija

Ar darbuotojai turi dėti daiktus į dėžes?

Tai puikus būdas sutaupyti, tačiau reikia juos paruošti. Kadangi biuro perkraustymas į Vokietiją yra jautrus dėl turto saugumo, darbuotojai turi būti instruktuoti, kaip uždaryti ir pažymėti dėžes. Jei jie tiesiog sumes viską kaip nors, vėliau galite nieko nerasti. Vienas klientas taip pasielgė, ir mes radėme svarbius dokumentus šiukšlių dėžėje (tai buvo labai keista).

Kaip apsaugoti konfidencialius dokumentus?

Gerai, kad klausiate. Tokius daiktus turėtumėte vežti patys, neperduodami mums. Taip pat, naudokite užrakstomas dėžes. Biuro perkraustymas į Vokietiją slepia riziką, kad kažkas gali pamatyti, ko nereikia. Jeigu turite labai slaptų duomenų, geriau juos sunaikinti čia, o ne vežti per sieną, arba juos vežti su ypatingu palydovu.

Ką daryti su šiukšlėmis ir nereikalingais daiktais?

Prašau, nesiunčiaite mums savo šiukšlių. Vokietijoje atliekų surinkimas yra brangus ir sudėtingas (jie skyriai viską labai detaliai). Jeigu reikia atsikratyti senų baldų, paprašykite mūsų apie tai papildomai, mes galime užsiimti utilizavimu, bet tai kainos. Nenaudingų dalykų geriau atsikratyti dar Lietuvoje, tai pigiau.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Tai nėra privaloma, tačiau tai yra labai dažnas ir malonus gestas. Jeigu darbas trunka visą dieną, vairuotojai tikrai apskaitys, kad jums padėjote su pietais arba kava. Biuro perkraustymas į Vokietiją užtrunka ilgai, ir alkis gali padaryti vairuotojus nervuingus (nors jie ir yra profesionalūs). Mažas dėmesnis pagerina darbo eigą.

Kaip organizuoti darbo laiką?

Geriau pradėti anksti ryte, pvz., 7 ar 8 valandą ryto vokiškoje pusėje, kad spėtumėme baigti iki darbo laiko pabaigos (16-17 val). Vokietijoje niekas neleidžia dirbti naktį, jeigu nėra specialaus leidimo, ir kaimynai labai skundžia dėl triukšmo. Žinote, tų vokiečių kaimynų tikrai bijome, jie gali skųstis už bet ką.

Išvada

Viskas susumavus, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra mitingas, jeigu pasiruošiate tvarkingai. Nereikia būti genijumi, kad suprastum – dokumentai tvarkoje, dėžės uždarytos, ir pasitarkite su profesionalais, kurie žino tuos vokiškus niuansus. Negailėkite laiko planavimui, tai jums sutaupys daugiau nei pinigai. Sėkmės kelyje ir tikimės, kad jūsų serveriai nenukris.