Biuro perkraustymas į Vokietiją: kaip išvengti nervų lūžio ir muitinės problemų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nesvyrauja idealiai. Visada kažkas pasikeičia, vairuotojams užstringa varikliai, o klientai pamiršta papasakoti apie tai, kad jų seife yra pinigų. Vokietai yra žmonės, kur myli tvarką, bet kai ten atvežate visą savo kompanijos turinį, gali pasidaryti chaotiška. Čia ne tiesiog baldų pervežimas, tai visa logistika, dokumentai ir nervai. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, turite žinoti keletą niuansų, kuriuos aš išmokau per savo klydelius ir sėkmes. Štai mano nuomonė, be jokio „turinio marketingo“.

Biuro perkraustymas į Vokietiją: dokumentai ir muitinės reikalai

Kokius dokumentų reikia? Ar tik sąskaita?

Klausiate dokumentų? Tai, žinoma, ne tik paprasta sąskaita. Jums reikės pilno krovinio sąrašo, kitaip tariant, pakavimo sąrašo (packing list). Jame turi būti išvardyti kiekvienas stalas, kėdė ir netgi tas senas spausdintuvas, kuris stovi kambario kampe ir neveikia jau metus. Be to, būtina eksporto deklaracija. Dažnai klientai mano, kad jei veža į ES šalį (Lietuva ir Vokietija yra ES), tai nieko nereikia, bet muitinė vis tiek tikrina, ar tai nebus prekyba. Taip pat, jei krovinys vertas daugiau nei 10 tūkst. eurų, gali prireikti intrastatinės ataskaitos, nors čia jau giliau į buhalteriją. Geriau viską pasiklauskite savo buhalterio, kad neįstrigtumėte.

Ar man reikalingas EORI numeris?

Tai vienas dažniausių klausimų. Jei jūsų įmonė jau vykdo prekybą su užsieniu, turbūt turite EORI numerį. Jei ne – jį reikės gauti. Be šio kodo biuro perkraustymas į Vokietiją gali užstrigti sienos muitinėje, nes sistema tiesiog neleis užregistruoti išvykimo. Gauti jį nėra labai sunku, tai padaro Muitinės departamentas, bet trunka kelias dienas. Negerai, kai sunkvežimis jau stovi kieme, o jūs sužinotate, kad numerio neturite. Vieną kartą taip nutiko mums su viena IT įmone iš Vilniaus – teko viską daryti paskubos tvarka.

Kas nutinka su technika? Ar tai traktuojama kaip prekė?

Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – tai yra jautri sritis. Jei technika yra naudota ir ji priklauso jūsų įmonei, tai dažniausiai yra laikoma perkraustomu turtu, o ne prekybiniu kroviniu. Tačiau jei vežate šimtą vienodų neįpakavotų nešiojamųjų kompiuterių, muitininkai gali susimąstyti, ar tikrai juos naudojote biure, ar gabenate parduoti. Geriau viską įpackuoti į dėžes, padėti antspaudus (jei liko), ir parodyti, kad tai ne nauja prekė. Vokietai su tuo labai griežti, nes yra daug elektronikos kontrabandos.

Ar galiu vežti asmenines daiktus darbuotojų?

Tai gana dažna situacija. Žmonės nori padėti ir pasakyti: „O gal mes pasivežime savo dalykus?“. Galima, bet reikia labai atsargiai. Jei darbuotojo dėžėje bus rasta drabužių ar vaikiškų žaislų, o tai oficialiai yra įmonės krovinys, gali kilti problemų. Muitinė gali tai laikyti asmens importu, kuriam taikomi mokesčiai, jei vertė viršija leistiną. Geriau tokias dėžes išskirti ir užregistruoti atskirai arba paprašyti darbuotojų, kad jie nieko asmeninio nebededa prie biuro kėdžių. Buvo atvejų, kai teismai padėjo vairuotojams išsitraukti iš bėdų dėl to.

Ką daryti, jei neturiu vertės dokumentų?

Jeigu daiktai seni, ir jūs nebežinote, kiek jie kainavo, turite nurodyti jų dabartinę rinkos vertę. Negalima rašyti „0 eurų“, nes neišvengsite muitinės klausimų. Įvertinkite, kiek šis stalas kainuotų naudotas rinkoje šiandien. Tai yra vadinamoji „tikėtina vertė“. Nenuokryskite per daug žemyn, nes gali būti įtarimų apie mokesčių vengimą, o per aukštai – nereikalingai mokėsite PVM (jei taikoma). Geriau būti sąžiningas, nors ir apytiksliai.

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Tiesioginis biuro perkraustymas į Vokietiją, kai įmonė tiesiog keičia adresą ir perkrausto turtą, paprastai PVM ar mokesčių nesukausto (taikoma išlyga perkėlimui). Tačiau tai galioja tik tada, jei turtas nebuvo parduotas ir jis bus toliau naudojamas tos pačios įmonės veiklai Vokietijoje. Jei po metų nuspręsite tą turtą parduoti, gali tekti mokėti Vokietijos mokesčius. Todėl viską gerai sužinokite iš savo apskaitininko, aš čia tik vairuotojas ir logistikas.

Kaip viskas vežama? Pakavimas ir logistika

Ar jūsų komanda padeda supakuoti?

Taip, mes dažnai siūlome ir vyrus, ir dėžes. Bet jei jūsų biure yra tūkstančiai popieriaus lapų, kurie nebuvo surūšiuoti, mūsų darbuotojai gali tiesiog nenukęsti. Mes galime padėti su baldais, technika, bet aš visada patariu klientams pačioms susirūpinti smulkmenomis – archyvais, asmeniniais daiktais stalčiuose. Vieną kartą teko krauti dėžes, kuriose buvo sumaišyta kava su svarbiais kontraktais, tai buvo šiūdinė istorija.

Kaip apsaugoti IT įrangą?

Monitoriai ir serveriai turi būti pakavami į specialias putlas (pūstas plastikines dėžes) arba stipriai užpildyta burbuliuku plėvele. Negalima tiesiog padėti vieno ant kito be tarpinio sluoksnio. Aš asmeniškai visada liepiu vairuotojams užfotografuoti, kaip atrodė serverių spinta prieš išvežimą. Jei atvykstate į Vokietiją, o ten viskas sugriuvęs, be nuotraukų bus sunku įrodyti draudimo kompanijai, kad nebuvo jūsų kaltė. Ir taip, vokiški draudikai yra labai tikslūs.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Priklauso nuo to, kokie jūsų baldai. Jei tai didelės „L“ formos sistemos, jas reikia išmontuoti, kitip nepraeis pro duris arba neįeis į sunkvežimį. Mažus stalus galima vežti surinktus, bet reikia apvynioti, kad nesibraižytų. Vokiški biurai dažnai turi siaurus liftus, tad mes visada įsitikiname, kas laukia galo. Kartais klientai sako: „O, jie turi liftą“, o atvyksta, ir liftas telpa tik du žmones. Tada prasideda nešiojimas rankomis per penktus aukštus.

Kokį transportą rinktis?

Čia svarbu svoris ir tūris. Jei turite tik keletą biurų, užtenka 3.5 tonos sunkvežimio su kėbulu („tent“). Jis gali važiuoti bet kuriu keliu ir nereikalauja specialių leidimų. Bet jei biuro perkraustymas į Vokietiją apima visą aukštą, reikės 7.5 ar net 20 tonų sunkvežimio. Tada reikia planuoti maršrutą, nes didelė mašina negali važiuoti pro kai kurias miestų dalis. (Aš čia nekalbu apie tą kartą, kai vairuotojas užvažiavo ėdų gatvę su 18 ratais ir ten užstrigo).

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Įprastai į Berlyną ar Miuncheną važiuojame vieną dieną. Tačiau tai yra tik važiavimo laikas. Reikia pridėti pakavimą (puse dienos, dieną), iškrovimą (puse dienos). Taigi, visas procesas nuo „A“ iki „G“ trunka 2-3 dienas. Jei reikia skubiai, galima padaryti ir per dieną (naktį), bet tai kainuoja brangiau, o vairuotojai po to pavargsta kaip šunys. Geriau planuoti su atsarga.

Ar galima vežti seifus?

Galima, bet tai yra sunkiausia dalis. Jei seifas tuščias, jis sveria nerealų kiekį. Jei pilnas – dar daugiau. Mes turime specialias priemonės (rankenes, rodomus ratus) seifams judinti, bet reikia žinoti grindų apkrovą. Vieną kartą Vokietijoje nuleidę seifą ant grindų, išgirdome traškes. Grindų dėžės nebuvo skirtos tokiems svoriams. Nuo to laiko visada klausiu apie grindų tipą.

Kaip sužinoti, kiek kainuos?

Reikia pateikti mums sąrašą arba apytikrį tūrį (kvadratinius metrus). Aš negaliu pasakyti kainos iš galvos, jei nežinau, ar tai trys kėdės, ar trys sunkvežimiai baldų. Kaina priklauso nuo atstumo, kuro kainos (ji šokinėja kaip nori), ir nuo to, ar reikia vyrų krovimui. Paprastai darome apžiūrą nemokamai, arba, jei esate toli, gaunate kainą pagal jūsų pateiktus duomenis.

Kelias ir vairuotojai: ką tikėtis kelyje

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Pagal tiesą, dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai arba rusiškai, vokiškai – labai truputį („Hallo“, „Danke“). Jei reikia sudėtingesnio bendravimo su Vokietijos saugotojais ar statybos vadovais, geriau, kad jūs būtumėte ten arba turėtumėte kontaktinį asmenį vokiškai. Mes visada duodame vairuotojo numerį, kad galėtumėte susisiekti. Žinoma, yra ir tokių vairuotojų, kurie važinėja maršrutu Berlynas-Vilnius jau 10 metų ir išmoko kalbėti.

Kas daryti, jei užstringa sunkvežimis?

Techniniai gedimai nutinka. Mes turime pagalbos tarnybą visoje Europoje. Jei sunkvežimis sugenda, mes skambiname jiems. Jūsų darbas – laukti. Kartais tai užtrunka valandą, kartais – pusę dienos. Aš visada prašau kantrybės. Vieną kartą vairuotojui iškrito sankaba netoli Hamburgo. Teko laukti atsarginės dalies iš Lenkijos. Tai buvo šiurkštus momentas, bet mes išsigrynėme.

Ar galima sekti krovinią?

Taip, mes naudojame GPS sekimo sistemas. Galite žiūrėti, kur mašina yra realiu laiku. Tai ramina klientus, ypač kai vežami brangūs daiktai. Nors kartais sistema pasirodo neaiški (rodo, kad mašina miške), bet paprastai tai tik GPS klaida arba vairuotojas ilsisi poilsio aikštelėje.

Kokia tvarka su atsiskaitymu už važiavimą mokėklius?

Vokietijoje yra daug mokamų kelių ir tiltų. Mums tenka įsigyti specialius „Toll Collect“ įrenginius. Jums tai nereikia rūpintis, mokesčiai įeina į sąskaitą. Tačiau jei nurodote neteisingą maršrutą (pavyzdžiui, prašysite važiuoti pro miesto centrą, kur yra uždrausta sunkvežimiams), gali kilti baudų. Geriau pasiklausyti mūsų patarimo dėl maršruto.

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti?

Taip, tai jų darbas. Bet jie nėra architektai ar baldų surinkėjai. Jie iškrauna dėžes į nurodytą vietą. Jei reikia surinkti kompleksinę sistemą ar pritvirtinti lentynas prie sienos, tai papildoma paslauga, kurią reikia suderinti iš anksto. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas, kuris pravažiavo 2000 km, liks dviem dienoms surinkinėti lentynas.

Pinigai, terminai ir Vokietijos specifika

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Kainos svyruoja labai stipriai. Mažas biuras gali kainuoti apie 800-1200 eurų, o didelis įmonės štabas – kelias tūkstančius. Vertinant biuro perkraustymą į Vokietiją, reikia atsižvelgti į kuro kainas (šiuo metu aukštos), darbo užmokestį Vokietijoje (jei samdome vietinius krovikus) ir atstumą. Geriausia paprašyti pasiūlymo, nes kiekvienas atvejis yra unikalus. Aš negaliu duoti vieno skaičiaus, kad neapgautumės.

Ar galima užsisakyti darbą savaitgaliu?

Galima, bet tai kainuoja brangiau. Vokiški sandėliai ar biurai dažnai nedirba šeštadieniais, todėl reikia specialių leidimų arba raktininko. Be to, vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus. Jei reikia važiuoti sekmadienį, reikia planuoti kad vairuotojas pailsėtų anksčiau. Vieną kartą teks skubėti į Miuncheną sekmadienį ryte, ir tai buvo nervu darymas.

Ką daryti su senais baldais, kuriuos nebevežiu?

Geriau pasirūpinti iš anksto. Vokietijoje šiukšlių ivežimas („Sperrmüll“) yra griežtai reglamentuotas ir brangus. Negalima tiesiog palikti baldų kieme. Jei juos norite atsisakyti, mes galime nuvežti į perdirbimo centrą, bet tai papildomai kainuos. Kartais klientai sako: „Palikkite ten pat“, o tada gauname baudą iš savininko. Taip kad, nenusimylkite savo senų stalų per daug.

Ar reikia draudimo?

Labai rekomenduoju. Nors mūsų vairuotojai važiuoja atsargiai, kelyje viskas įvyksta. Gali būti avarija, gali būti gaisras (retai, bet būna). Standartinis draudimas apima 10 eurų už kilogramą, bet jei turite brangų serverį, reikia jį apdrausti ypatingai. Už papildomą ramybę verta mokėti. Niekada nežinai, kas gali nutiktų A1 autostradoje.

Kaip elgtis su vokiškais saugotojais?

Jie gali būti labai griežti. Jei sunkvežimis atvyksta anksčiau ar vėliau, gali neįleisti. Būtinai turėkite jų telefono numerį. Ir, svarbiausia, jei reikia uždaryti gatvę iškrovimui, tai reikia leidimo iš policijos arba miesto savivaldybės. Vokietai myli leidimus. Be popieriaus jie neleis net rankos pakelti. Vieną kartą teks laukti valandą, kol saugotojas išsiuntė patvirtinimą faksu (taip, faksu dar naudojasi).

Ar galima susimokėti kortele?

Dauguma mūsų įmonių priima pavedimus, bet kai kurios vairuotojams gali reikėti grynųjų degalams ar maistui. Pagrindinė suma – įmonės sąskaita. Geriausia susitiki iš anksto, kad nereikėtų ieškoti bankomato Berlyno centre su sunkvežimiu.

Ką daryti, jei kažkas susilaužo kelyje?

Skambinkite mums nedelsdami. Mes susisiekime su draudiku. Nefotografuokite patys, jei nėra saugu. Jei tai įvyko Vokietijoje, vietinė policija greitai atvyks. Būtina užpildyti „Europinį avarijos pranešimą“. Tai svarbu, kad draudimas išmokėtų kompensaciją. Nepalikite vietos, kol nebus užfiksuota situacija.

Ar galima vežti maistą ar gėrimus iš biuro?

Gali būti problemų su maisto produktais, ypač jei tai mėsė arba pieno produktai. Vokietijos veterinarijos tarnybos gali uždelsti krovinį. Geriau suvalgyti viską išsikraustant arba palikti kolegoms. Alkoholis? Jei tai nedidelės dovanės klientams, tai paprastai praeina, bet jei tai sandėlys su degtine, tai gali būti traktuojama kaip prekyba be licencijos.

Kaip planuoti parkavimą Vokietijos mieste?

Tai nėra paprasta. Miestuose vietos sunkvežimiams yra ribotos. Reikia iš anksto (prieš kelias savaites) kreiptis į miesto administraciją dėl laikino stovėjimo leidimo („Halteverbot“). Be to, gali tekti uždėti kelias lenteles „Stovėjimas draudžiamas, išskyrus...“. Neteisingai pastatyta mašina – tai momentinė bauda ir galimas vilkimas.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykstant?

Būtina. Niekas nenori paimti dulkių su savimi. Be to, tai pagarba naujiems savininkams (jei nuominate). Vieną kartą teko grįžti valyti patalpas, nes klientas paliko viską padarius, o vokiečiai reikalavo išvalymo prieš atiduodant raktus.

Kuo skiriasi perkraustymas į Rytų Vokietiją nuo Vakarų?

Niekyp rimčiau, logistiškai panašu, tačiau Rytuose keliai kartais gali būti blogesni (nors jie juos gerina), o ožkų (Oberpfalz) regione keliai vingiuoja kaip šaknys. Ten sunkvežimiai važiuoja lėčiau. Vakarų Vokietija (Šiaurės Reinas-Vestfalija) yra labiau užstatyta, ten didesnis eismo intensyvumas. Laiko planavimui svarbu žinoti, kur būsite.

Ar galima veži augalus iš biuro?

Galima, bet reikia fitosanitarinio sertifikato, jei tai daug arba rūšys, kurios gali būti kenkėjų nešėjos. Nedaug augalų paprastai praeina be problemų, jei žemė yra uždara. Bet aš perspėčiau – augalai gali užstringti muitinėje, jei atrodu įtartai. Geriau juos palikti arba duoti kolegoms dovanai.

Kas daryti, jei pasirašiau sutartį, bet nusprendžiau atšaukti?

Tai priklauso nuo sutarties sąlygų. Jei mes jau pasamdėme vyrus ir paruošėme mašiną, o jūs atšaukiate paskutinę minutę, teks mokėti baudą arba bent jau išlaidas už paruošimą. Mes žmonės, ir mums reikia maitintis. Geriau derėtis iš anksto ir nekeisti planų be labai svarbios priežasties.

Ką daryti, jei radau trūksta dėžių išvykus vairuotojui?

Skambinkite mums nedelsiant. Kartais dėžės gali nukristi už sunkvežimio arba būti paliktos sandėlyje. Jei dėžė dingė Vokietijoje, reikia skambinti ten buvusiems žmonėms. Mes stengiamės viską užfiksuoti vaizdo kameromis iškrovimo metu. Tačiau jei jūs pats padėjote kažką į mašiną ir neužfiksavote, gali būti sunku įrodyti. Sąžiningumas čia svarbiausia.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams?

Tai nėra privaloma, bet vairuotojai visada tai vertina. Ypač jei jie padėjo daugiau nei planavote (pavyzdžiui, nešiojo daiktus penktu aukšte be lifto). Vokiškame kontekste tai nebūtina, o Lietuvoje ar Lenkijoje – labai dėkinga žingsnis. Nors aš niekada to neprašau.

Kaip užtikrinti, kad serveriai nebus pažeisti vibracijos?

Tokia situacija: kelyje duobos, vibracija. Serveriai turi būti išjungti (ne tik uždaryti) ir užfiksuoti. Jei įmanoma, geriau juos vežti specialiuose dėžėse su amortizacija. Paprastos dėžės ant grindų gali būti per daug. Pasakykite mums apie serverius iš anksto, mes paruošime specialią transportavimo techniką.

Ar galima veži pavojingas medžiagas (chemija)?

Jei jūsų biure yra valymo priemonių ar chemikalų, reikia deklaruoti. Negalima tiesiog mesti į dėžę su popieriumi. Pavojingi kroviniai turi savo kodus (ADR). Jei nesakote, o vairuotojas sužino patikrinimo metu, gali būti didelė bauda. Geriau atsikratyti chemijos Lietuvoje.

Kiek iš anksto reikia rezervuoti datą?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Idealus variantas – 2-4 savaitės prieš. Vasaros mėnesiais (birželis-rugpjūtis) mes esam užimti labai intensyviai. Jei skambinate rytoj ir norite važiuoti poryt, gali būti, kad laisvų mašinų nebus. Geriau planuoti kaip vestuves – su užvedamuoju laiku.

Ar jūsų įmonė turi licenciją tarptautiniams pervežimams?

Žinoma, be to negalima dirbti. Mes turime visus reikalingus licencijas, draudimus ir EUR 1 sertifikatus. Negalima tikėtis, kad „uzkas“ su vairuotoju be dokumentų atvežs jūsų turtą į Vokietiją be problemų. Muitinė juos sustabdys pirmoje patikros aikštelėje. Dirbame teisėtai.

Išvada

Viskas su biuro perkraustymu į Vokietiją atrodo sudėtinga tik tol, kol nepradėsite planuoti. Jei susiruošiate atsakingai, pasirūpinsite dokumentais ir pakavimu, viskas vyks gerai. Aš matęs daugybę sėkmingų perkraustymų, kai įmonės pirmą dieną Vokietijoje jau dirbo kaip niekas nutikę. Svarbiausia – būkite sąžiningi su savo pervežėju, pasakykite apie visus niuansus (nors ir tuos, kurie atrodo keisti), ir viskas bus tvarkoje.