Biuro perkraustymas į Vokietiją: kaip išvengti nervų griūties ir nelikti be duomenų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir mačiau viską. Pradedant nuo tų, kurie bando susikrauti visus biuro baldus į „Volkswagen Transporter“ ir baigiant didelėmis korporacijomis, kurios perkelia visus skyrius į Miuncheną ar Berlyną. Sąžiningai sakant, biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nesuvyksta taip sklandžiai, kaip piešia brangūs projektų vadovai PowerPointe. Visada kažkas pasikeičia, vairuotojas užstrigs spūstyje arba pasirodys, kad serverio spinta neįeina pro lifto duris. Čia nėra jokia mokslo sritis, o grynai praktika, patirtis ir šiek tiek laimės. Jei ruošiatės šiam žingsniui, geriausia pasiruoškite, kad teks nukrypti nuo plano.

Kainos ir pinigai: kodėl viskas brangiau nei galvojote?

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Čia nėra vieno atsakymo, nes kainos svyruoja kaip vėjas lauke. Jei turite tik kelis biurus ir reikia pervežti įprastus baldus, gal tikėtis nuo 1,5 tūkstančio eurų, bet jei tai pilnas biuro perkraustymas į Vokietiją su IT įranga, kainos gali šokti iki 5-10 tūkstančių. Priklauso nuo tūkio, svorio ir to, kaip gerai viską supakuosite. Vienintelis patarimas – nebandykite taupyti ant pakavimo, tai apsigausite brangiau.

Ar verta pirkti naujas dėžes ar imti naudotas?

Geriau nusipirkite naujas. Žinau, kad kiekvienas nori taupyti, bet naudotos dėžės iš parduotuvių dažnai būna sujaukytos, drėgnos arba tiesiog netvirtos. Kai vairuotojas staigiai stabdo Vokietijos autostradoje, sena dėžė gali tiesiog išsilyti. Naujos dėžės kainos nėra tokios didelės lyginant su kompiuteriu, kuris gali nukristi ant grindų.

Kiek laiko reikia skirti pasiruošimui?

Nemažai. Geriausia pradėti ruoštis bent prieš mėnesį. Turite susitvarkyti dokumentus, sudaryti inventorių ir, svarbiausia, pasirūpinti darbuotojais, kad jie susirinko daiktus. Vieną kartą matėme, kad klientas pradėjo dėžioti vakare prieš išvykstant – tai buvo chaosas, vairuotojas laukė 6 valandas, o visi buvo nepatenkinti.

Ar galima kažkaip taupyti ant transportavimo?

Galima bandyti sujungti krovinius su kitais klientais, tai vadinama daliniu krovininiu. Tačiau tada turite būti lankstūs su datos, nes reikės laukti, kol vairuotojas surinks visus krovinius iš kitų vietų. Biuro perkraustymas į Vokietiją daliniu būdu gali užtrukti ilgiau, bet kainos bus mažesnės.

Kas daryti su IT įranga, ar ji reikalauja specialaus elgesio?

Absoliučiai taip. Serveriai, stacionarūs kompiuteriai – tai jautriausi daiktai. Jūs negalite tiesiog juos įmesti į dėžę. Reikia originalių pakuočių arba specialios putos, kuri sugeria smūgius. Dar geriau, jei IT specialistas išjungia viską ir pažymi kabelius, nes vėliau montuoti vėl bus košmaras.

Ar reikia išmontuoti visus biuro baldus?

Dažniausiai taip. Didelės darbo stotys, konferencijų stalai nepraeis pro duris nešami. Mūsų komanda dažnai tai daro, bet geriau pasirūpinkite tuo iš anksto. Kartais klientai mano, kad spinta įeis, bet paskui reikia išmontuoti langą... (nors paprastai ten tiesiog per dideli baldai).

Dokumentai ir muitinė: kur dažniausiai užstringa

Ar reikia deklaruoti biuro techniką muitinei?

Jei tai ne prekės pardavimui, o įmonės turto perkėlimas, tai dažniausiai muitinės deklaravimas nereikalingas, jei įmonė veikia ES viduje. Tačiau visada reikia turėti CMR sąvadą ir inventoriaus sąrašą, kur patvirtinta, kad tai ne parduodami daiktai. Vokietijos muitininkai gali sustabdyti ir patikrinti, ar tikrai nevežate prekes.

Kas yra T1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

Jei vykstate iš Lietuvos (ES) į Vokietiją (ES), T1 paprastai nereikalingas, nes tai vidinė prekyba. T1 reikalingas, jei keliaujate per trečiąsias šalis, pavyzdžiui, per Šveicariją, bet čia kalbame apie tiesioginį maršrutą. Galimas dalykas, kad kai kurie brokeriai gali mesti šį terminą, kad išgautų pinigų, bet patikrinkite du kartus.

Kas daryti su voku (PVM) dokumentais?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir Vokietijoje, turite tinkamai užpildyti vokus. Tai biurokratinis procesas, bet jei jų nepadarysite, gali būti problemų su PVM grąžinimu arba mokesčiais. Pasitarkite su savo buhalteriu, nes aš čia ne specialistas, tiesiog žinau, kad vairuotojas be vokų gali turėti nemalonumų sienoje.

Ar turiu būti inventoriaus sąrašas?

Privalomas. Be jo, jei dingsta kažkas iš dėžės, neįrodysite, kad tai ten buvo. Vienas klientas buvo praradęs brangų projektorių, bet sąraše jo nebuvo, tad draudimas neišmokė nieko. Parašykite viską, netgi smulkmenas.

Kas, jei trūksta kokių nors dokumentų kelyje?

Tada vairuotojas gali būti sulaikytas. Turiu omenyje, kad geriau viską turėti pasiruošę elektroniniu būdu. Paskutinį kartą girdėjau, kad Vokietijoje griežtai tikrina, ar vairuotojas ilsėjosi pakankamai, taigi ir darbo laiko apskaitos lapai turi būti tvarkingi.

Ar galima vežti alkoholį biuro reikmėms?

Tai jau yra pilkas variantas. Jei tai keletas butelių vakarėliui, tai dažniausiai praeina, jei tai didelė siunta, tai gali būti traktuojama kaip prekė. Geriau to nedaryti oficialiu biuro renginių metu, jei norite išvengti papildomų klausimų.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojui?

Jei vairuotojas yra iš trečiosios šalies (pavyzdžiui, Ukrainos ar Baltarusijos), gali reikėti vizų ar leidimų, bet jei tai ES pilietis, tai paprasta. Tiesiog pasitikrinkite, ar vairuotojas tai galiojančius vairuotojo pažymėjimus (95 kodas ir t.t.).

Vokietijos niuansai: kodėl ten viskas kitaip?

Ar sunku rasti vietą sunkvežimiui Miunchene ar Berlyne?

Labai sunku. Vokietijos miestuose yra griežti apribojimai. Jums reikės iš anksto susitarti dėl vietos (arba bent jau turėti leidimą stovėti). Kartais netgi reikia užsakytą specialią vietą gatvėje, kitaip gausite baudą, kuri, pasakykime tiesiai, nebus maža.

Kas yra "Umweltplakette" (ekologinis lipdukas)?

Daugelis Vokietijos miestų centro zonų yra "žaliosios zonos", kur įvažiuoti gali tik automobiliai su atitinkamu lipduku. Sunkvežimiams taip pat reikalingi tam tikri standartai (Euro 5, Euro 6). Jei vairuotojas su sena mašina, gali tiesiog neįvažiuoti į miesto centrą ir teks krauti viską toliau.

Ar tikrai reikia pranešti namų savininkams (Hausverwaltung)?

Taip, būtinai. Vokiečai labai mėgsta tvarką. Jei atvažiuosite sunkvežimiu be pranešimo, gausite skundą, o darbuotojai negalės įeisti į pastatą. Kartais netgi reikia įmokti kažkokią užstatą už liftų naudojimą.

Kas daryti su pakuočių atliekomis po iškrovimo?

Nepadarykite to, ką padarė vienas mūsų klientas – paliko visas dėžes gatvėje. Vokietijoje tai draudžiama ir gale gausite didelę sąskaitą už šiukšlių ivežimą. Susitarkite su vairuotoju, kad jis pasiimtų tuščias dėžes atgal arba suraskite vietinę bendrovę, kuri tai išveš.

Ar yra kokių nors specifinių darbo laiko apribojimų?

Vokietijoje galima krauti ir iškrauti tik tam tikromis valandomis, ypač gyvenamosiose zonose. Naktinis perkraustymas gali būti draudžiamas arba reikalauja specialaus leidimo, kuris kaino pinigus. Geriau planuokite darbo laiku.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Ne visada. Daugelis mūsų vairuotojų kalba angliškai arba rusiškai. Jei jums reikia bendrauti su vietininkais vokiškai, geriau siųskite savo žmogų, kuris kalba ta kalba, arba pasirūpinkite vertėju. Nereikėtų tikėtis, kad vairuotojas išsirinks su namų ūkvedžiu dėl parkavimo.

Ar yra kokių nors pavojų dėl vagysčių?

Ypač dideliuose miestuose ar prie sankryžų, kur vairuotojas privalo sustoti. Užrakinkite sunkvežimį, net jei išsikrovote tik 5 minutes. Vieną kartą mums pavogė dėžę su dokumentais, kol vairuotojas gėrė kavą degalinėje netoli Frankfurto.

Procesas ir eiga: kaip viskas vyksta realybėje

Kiek laiko užtrunka kelionė į Vokietiją?

Priklauso nuo tikslo. į Berlyną ar Miuncheną važiuojant be stabdžių tai apie 12-14 valandų, tačiau su pietumis, poilsio pertraukomis ir galimais spūstiais A9 autostradoje, tai užtrunka visą dieną. Neskubėkite su grafiku, nes pavargęs vairuotojas yra pavojingas.

Kas, jei vairuotojas užstrigs spūstyje?

Tai įvyksta. Vokietijoje dažnai vyksta remonto darbai autostradose. Jei vairuotojas vėluos, jums reikės lankstumo. Negalima kaltinti vairuotojo už eismo sąlygas. Mes stengiamės pranešti iš anksto, bet kartais navigacija meluoja apie spūstį.

Ar saugu vežti kompiuterius neįrengtose dėžėse?

Nėra. Nors vairuotojas gali važiuoti labai atsargiai, bet kiekviena kyla arba stabdimas sukelia vibraciją. Kietasis diskas gali nukristi nuo lentoje. Geriau investuokite į antšokines (paketas). Tai pigiau nei duomenų atkūrimas.

Kas, jei biure nėra keltuvo?

Tada turi nešti žmonės. Tai brangiau ir lėčiau. Jei turite biurą penktame aukšte be lifto, pasiruoškite, kad biuro perkraustymas į Vokietiją kaina šoks į viršų dėl papildomo darbo. Vokietijoje dauguma pastatų turi liftus, bet senose patalpose gali būti problema.

Ar vairuotojas padeda pakrauti ir iškrauti?

Taip, jų darbas yra krauti. Tačiau jie nėra baldų meistriai. Jei reikia išmontuoti sudėtingą lentyną, tai jau papildoma paslauga arba reikia jūsų darbuotojų pagalbos. Nesikreipkite į vairuotoją, kad jis pritvirtins lentyną prie sienos – jis tiesiog padės ją nuleisti.

Kas, jei pasikeičia adresas paskutinę minutę?

Tai problema. Jei vairuotojas jau yra kelyje, o keičiate miestą, gali tekti mokėti papildomai už papildomus kilometrus ir vairuotojo darbo laiką. Vokietija didelė, važiavimas iš Hamburko į Miuncheną neįvyks per valandą.

Ar reikia būti vietoje, kai atvažiuoja sunkvežimis?

Būtinai. Kažkas turi parodyti, kur ką dėti. Negalima palikti vairuotojo vieno kieme ir tikėtis, kad jis viską atspės. Be to, reikia pasirašyti dokumentus, kad krovimas baigtas.

Draudimas ir rizikos: kas nutiks, jei kas nors sulūžta

Ar reikia ypatingos draudimo polisos?

Bazinė draudimo suma, kurią turi vežėjas, dažnai būna nedidelė (pvz., 10-12 EUR už kg). Jei vežate brangų serverį, kuris sverdo 20 kg, tai nieko nepadengs. Būtinai pasitarkite dėl papildomo draudimo (All risk) vertingiems daiktams.

Kas daryti, jei pasirodė, kad kažkas sulūžo kelyje?

Reikia užpildyti pranešimą apie žalą (protokolas) tiesiogiai vietoje, kol vairuotojas dar ten yra. Negalite skambinti po savaitės ir sakyti, kad stalo koja buvo laužta. Vairuotojas gali tiesiog pasakyti, kad jis to nedarė.

Ar draudžia duomenų praradimą?

Dauguma standartinių draudimų nedengia duomenų praradimo, fizinio įrenginio sugadinimas – taip, bet duomenų atkūrimas – ne. Todėl dar kartą pakartuoju – darykite atsarginęs kopijas prieš kelionę.

Kaip įvertinti daiktų vertę draudimui?

Rašykite realią rinkos vertę, o ne tai, ką užmokėte prieš 10 metų. Jei nurodysite per mažą vertę, ir taip gausite mažiau pinigų, jei kas nutiks. Sąžiningumas čia dirba jūsų naudai.

Smulkmenos, kurios užmuša (ir galvos skausmą)

Kas daryti su augalais?

Galima vežti, bet ne visus. Yra apribojimų dėl kenkėjų. Be to, augalai gali nepaliesti kelionės uždarame furgone, jei ten šalta arba per karšta. Geriau juos palikti arba vežti atskirai.

Ar galima įsmeigti asmeninius daiktus į biuro siuntą?

Galima, bet tai nerekomenduojama. Jei dingsta jūsų asmeninis nešiojamas kompiuteris, kuris nebuvo įrašytas į inventorių, draudimas jo neatgins. Geriau vežti atskirai.

Kas, jei reikia išmesti senus baldus Vokietijoje?

Tai kainuoja. Vokietijoje negalita tiesiog mesti baldų į konteinerį. Reikia rasti "Sperrmüll" dieną arba mokėti už išvežimą. Susitarkite su klientu Vokietijoje, kad jis pasirūpina šiukšlių išvežimu.

Ar galima įsirengti biurą savaitgalį?

Galima, jei gausite leidimą iš pastato administracijos. Vokietijoje savaitgaliais darbas gyvenamuosiuose namuose dažnai draudžiamas dėl triukšmo. Būkite tikri, kad galite įeiti.

Ar reikia mokėti vairuotojui iš anksto?

Dauguma įmonių reikalauja išankstinio mokėjimo bent dalimi (pvz., 30-50%). Tai garantija, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę, kai sunkvežimis jau važiuoja.

Kas, jei vokiečių kalbos įmonės pavadinimas skiriasi nuo lietuviško?

Dokumentuose nurodykite abu. Tai padės vairuotojui surasti vietą ir muitininkams suprasti, kas yra siuntėjas ir gavėjas. Vieną kartą vairuotojas klaidingai važiavo į gatvę su panašiu pavadinimu, bet kitame mieste.

Ar tikrai verta keltis į Vokietiją?

Tai jau ne mano klausimas, aš tiesiog vežu. Bet logistiškai viskas įmanoma, jei pasiruošiate. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra kosminis skrydis, tiesiog reikia kantrybės.

Ar galite organizuoti pakavimą už mane?

Taip, mes turime komandą, kuri tai daro. Tai papildomai kainuoja, bet sutaupo jūsų nervus. Darbuotojai dažnai blogai supako, o mūsų žmonės žino, ką daro (nors kartais ir jie gali sumaišyti dėžes, žmonės esame).

Kas daryti, jei vairuotojas susirgo?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Mes tada siunčiame kitą vairuotoją, bet tai gali užtrukti. Reikia turėti planą B, jei pagrindinis sunkvežimis pavėluos dėl techninių problemų ar ligos.

Kaip elgtis su vokiškais sandėliais?

Jei daiktus nešate į biurą, o į sandėlį, reikia iš anksto perduoti visus duomenis (adresas, kontaktas, darbo laikas). Vokiečai nelenda į sandėlius be leidimo.

Ar yra kokių nors pavojų dėl pandemijos ar ligų?

Dabar jau mažiau, bet vis tiek reikia atsižvelgti. Vokietijoje vis dar gali būti apribojimų, nors jie jau beveik nebekuria. Tiesiog būkite sveiki.

Išvados

Viskas su biuro perkraustymu į Vokietiją iš tikrųjų priklauso nuo to, kiek gerai suplanuojate pradžią. Jei manote, kad pakaks tik paskambinti vairuotojui dieną prieš išvykimą, greitai nusivilsite. Reikia laiko, dokumentų ir kantrybės, o tada viskas įvyks gerai. Niekada nežinai, kas gali nutikt kelyje, bet su geru planu visada lengviau susitvarkyti su problemomis. Sėkmės kelyje!