Biuro perkėlimas mikroautobusu į Vokietiją su pilnu organizavimu: praktinis vadovas be reklamų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus, maždaug tiek. Per tą laiką mačiau viską – nuo pasiklydusių krovinių Maroke iki biurų, kurie išsikrausto vidury nakties Berlyne. Dažnai klientai sako: „Reikia mums biuro perkėlimas mikroautobusu į Vokietiją su pilnu organizavimu, o kainos, žinoma, turi būti mažos“. Suprantu, visi taip nori, bet realybėje tai sudėtingas mechanizmas. Ne visada viskas vyksta pagal planą, o kai kurios pervežimo kompanijos tiesiog meluoja apie galimybes. Čia pasakysiu tiesą, kaip tai veikia iš vidaus, be jokių gražių uždangų, kad žinotum, į ką įsileisti.

Kaip viskas prasideda ir vyksta (techninė pusė)

Kiek daiktų tik tilps į tą mikroautobusą?

Labai dažnai klientai sako, kad daiktų „nedaug“, o paskui atvyksta vairuotojas ir negali uždaryti durų. Standartinis 3.5 tonorio mikroautobuso talpa yra apie 13-15 kubinių metrų, bet jeigu ten reikia sutalpinti biuro stalus, kompiuterius ir archyvines bylas, vieta baigiasi nepastebimai. Viskas priklauso nuo to, kaip tai sudėliojama. Jeigu darbuotojai patys surinks daiktus į krūvas, neužteks. Mums teko kartą vaziuoti dviem reisais į Miuncheną, nes klientas neįsivaizdavo, kad kėdės užima tiek vietos. Geriau iš anksto nufotografuoti turimą daiktų kiekį ir siųsti mums, tada tiksliai pasakysiu.

Ar galite suskirstyti daiktus pagal skyrius?

Tai yra tas dalykas, kuris dažnai sukelia didžiausią painiavą. Kai atliekamas biuro perkėlimas mikroautobusu į Vokietiją su pilnu organizavimu, mūsų komanda įpratusi žymėti dėžes spalvomis ar lipdukais. Vieną kartą, važiuodami į Hanoverį, vairuotojas pamiršo lipdukus, ir vadybininkai pusę dienos praleido ieškodami buhalterijos dokumentų virtuvėje. Galiu pasakyti – padarysime viską, kad būtų tvarkingai, bet reikia apie tai pagalvoti dar prieš pakrovimą, o ne kai jau esate priešais naują biurą.

Kiek laiko trunka tas kelias į Vokietiją?

Atsakymas priklauso nuo to, kur tiksliai važiuojame. į Berlyną ar Hamburgą nueisime per 10–12 valandų, jei kelyje nebus didelių spūstių. Jeigu reikia važiuoti gilyn į Bavariją, prie Miuncheno, tai gali užtrukti ir iki 14 valandų. Be to, reikia atsižvelgti į poilsio laiką – vairuotojas negali vairuoti 20 valandų iš eilės, tai nelegalu ir pavojinga. Kartais klientai stumia, kad „reikia spėti rytoj“, bet aš turiu aiškinti – arba mes važiuojame saugiai, arba tada geriau ieškokite kitų pervežėjų, kurie nerūpinasi gyvybėmis.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Paprastai taip. Dideli biuro stalai, lentynos, sekcijos – microautobuse jie tiesiog neužimsima (o gal užimsima, bet sugadins). Mūsų meistrai su savo įrankiais atvyksta iš anksto, viską išsuka, uždaro spirales į maišelius, kad nepasimestų. Buvau situacijoje, kai vienas klientas bandė vežti surinktą stalo viršų – tai baigėsi taip, kad viršus lūžo per pusę pirmajame posūkyje. Geriau leiskite mums tai padaryti profesionaliai, tai įeina į biuro perkėlimas mikroautobusu į Vokietiją su pilnu organizavimu kainą.

Kas daryti, jei daiktų daugiau nei planuota?

Tai klasika. Pasirašome sutartį vienam kiekiui, o paskui paaiškėja, kad dar reikia vežti du didelius serverius ir asmeninę kolekciją augalų. Jeigu mikroautobusas jau užpildytas, teks skambinti dėl papildomo automobilio. Tai papildomai kainuoja ir uždelgia visą procesą. Geriau iš karto pasakykite tiesą, ką turite, o ne slėpkite dėžes už kito kampo. Aš jaučiu, kai klientas kažką slepia, tai patirtis kalba.

Ar mikroautobusas turi liftą?

Dauguma šiuolaikinių krovininių mikroautobusų turi galinę liftą, kuris pakelia iki 300-500 kg. Tai labai palengvina darbą su sunkiomis spintomis ar seifais. Bet ne visada liftas tilps į siaurus vokiškus kiemus ar garažus. Tenka vežti rankomis. Vokietijoje daug senų pastatų, kur įvažiavimas yra labai stačias, ten reikia labai lanksčios vairuotojo galvos (ir raumenų). Vieną kartą turėjome nešti seifą 4-ą aukštą su liftu, kuris netilpo, tai tai buvo nuotykis.

Pinigai, dokumentai ir nemalonumai

Kiek tai viskas kainuoja?

Kainos šiuo metu šokinėja kaip šuo. Degus brangsta, Vokietijoje mokesčiai už keliai (maut) padidėjo. Paprastai biuro perkėlimas mikroautobusu į Vokietiją su pilnu organizavimu prasideda nuo 800-1000 eurų, jei tai tik vienas automobilis ir nereikia išmontuoti pusės biuro. Jei reikia kompleksinio paslaugų rinkinio – pakavimo, išmontavimo, galutinio valymo – skamba čia tikrai brangiau, gali siekti kelis tūkstančius. Kiekvienas atvejis individualus, aš nemėgstu vadinti kainos „akiu“, nes paskaukiate.

Ar reikia mokėti už mokestį Vokietijoje?

Jei sveriate mažiau nei 3.5 tonos, tai dažniausiai nemokate mokesčių už sunkiasias transporto priemones, tačiau Vokietijoje yra mokesčiai už aplinkosaugą (German emissions toll), kurį moka visi krovininiai, net ir mažesni. Tai įskaičiuota į mūsų pasiūlymą. Kartais klientai klausia, ar gali patys sumokėt vairuotojui grynaisiais – ne, taip nedarykite, tai keista ir nelegalu mūsų buhalterijai. Viskas eina per sąskaitas.

Kokius dokumentus reikia turėti?

Būtinai reikia sąskaitos-faktūros už paslaugas ir krovinio sąrašo (packing list). Nors tai yra ES viduje ir muitų nėra, Vokietijos policija gali sustabdyti ir paklausti, ką vežate. Jeigu vežate techniką, reikia serijinių numerių (tai labai svarbu, kad neįtartų vagystės). Vieną kartą mūsų vairuotoją laikė pasienio punkte 4 valandas, nes klientas nenurodė, kad vienas iš kompiuterių yra jo asmeninis, ne įmonės. Būkite tikslūs.

Ar draudimas įeina į kainą?

Taip, mes turime standartinį krovinio draudimą (CMR draudimas), bet jis dengia tik tam tikrą sumą, paprastai apie 10 eurų už kilogramą arba fiksuotą sumą. Jeigu vežate brangų serverį už 20 tūkstančių, privalote tai pasakyti iš anksto ir papildomai apdrausti. Klientai dažnai pamiršta šią detalę, o kai įvyksta avarija (nors tai retai), tada prasideda ginčai. Geriau užkirsti kelią iš anksto.

Ar galima apmokėti atvykus?

Ne, mes dirbame taip: 50-70% avanso prieš išvykstant, likusi dalis – kai daiktai yra pakrauti arba atvežti į vietą. Per tiek metų pamatęs daug situacijų, kai vairuotojas atveža daiktus, o klientas sako: „aš pinigų neturiu, atvyksite po savaitės“. Mums tai netinka, mes komercinė įmonė, o ne labdara. (Nors žinau, kad kai kurios konkurentų firmos dirba taip, bet jos dažnai ir bankrotuoja).

Ar imate mokesčius už laukimą?

Imame. Jeigu sutartyje parašyta, kad iškrovimas planuojamas 10:00 ryto, o jūs atidarote biurą tik 14:00 valandą, tuomet laukimas mokamas. Vairuotojo laikas – tai pinigai. Ypač jeigu tai Vokietijoje, kur parkavimas mieste centre kainuoja milžiniškus pinigus. Nebūkite egoistai, supraskite – mes negalime važinėti ratu po miestą valandas dėl jūsų pavėlavimo.

Kas nutinka, jei pabėgs vairuotojas?

Tai juokingas klausimas, bet buvę. Tačiau su mūsų kompanija to nebus. Mes dirbame su patikimais žmonėmis, kurie dirba mums jau metus. Bet jeigu pasirenkate „vagis iš skelbimo“ su pigia kaina, tai gali būti, kad jūsų biuras pasirobs Gdanske, o ne Miunchene. Patikrinkite įmonės reputaciją prieš pasirašant dokumentus.

Specifika ir realios situacijos

Ar galima vežti darbuotojus tame pačiame autobuse?

Techniškai galima, jeigu yra vietos sėdėti (nebent sėdėti ant dėžių, kas yra saugumo taisyklių pažeidimas). Tačiau biuro perkėlimas mikroautobusu į Vokietiją su pilnu organizavimu numato daiktų pervežimą, o ne keleivių. Jeigu reikia nuvežti ir komandą, geriau tarti iš anksto – mes užimsim keleivinį mikroautobusą arba patys važiuokite savo automobiliais. Sėdėti tarp stalų ir monitorių nėra patogu ir saugu.

Kaip elgiamės su technika?

Kompiuterius, serverius, monitorius supakuome į specialią putą (styrofoam) ir dėžes. Monitorių negalima gulėti ant veiduko, tada gali užlipti skystųjų kristalų plėvelė. Vienas klientas bandė savo pačią supakuoti techniką į senas duonos dėžes – spėjote, atvyko visas sulaužytas. Mūsų vadybininkai gali atvykti ir pažymėti kabelius, kad vėliau būtų lengviau prijungti viską atgal, tai labai palengvina gyvenimą IT žmogui.

Ar gabenate pavojingus daiktus?

Ne, mes neesame chemikai. Jeigu turite senų dažų, tirpiklių ar degių medžiagų sandėlyje, tai reikia tvarkyti kitaip. Vokietijai yra griežtos taisyklės dėl ADR krovinių. Niekada nebandykite paslėpti benzino kanistros su daiktais – jeigu sprogs ar nutekės, atsakomybė baudinė. (Gerbėjau vieną įmonę, kuri taip padarė, ir jos vairuotojas neteko teisės vairuoti).

Ar atliekate galutinį valymą?

Galime susitarti, bet tai papildoma paslauga. Paprastai mes iškrauname daiktus ir paliekame juos koridoriuje, o jūsų valymo komanda arba patys darbuotojai juos surenkia. Jeigu reikia, kad mes viską pastatytų į vietas ir išneštumėte pakavimo atliekas, tai brangiau. Vokietijoje labai griežtai žiūri į šiukšles – negalima tiesiog palikti pakuotės gatvėje, reikia tai vežti į specialias statymo vietas (Recyclinghof).

Kas daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas?

Tai dar viena klasika. Atvykstame, o ten dar dažoma arba nėra elektros. Jeigu nėra elektros, negalime uždaryti sunkių metalinių durų su elektra, o nešti juos rankomis aukštyn žemyn – kenkia nugarai. Geriau nukelti kelias dienas arba surasti laikiną sandėliavimo vietą. Vieną kartą teko laukti valandą, kol statybininkai atidaro langą, pro kurį galima įnešti ilgą stalą.

Ar dirbate savaitgaliais?

Galime, jeigu užmokestis atitinka. Tačiau Vokietijoje daugelis biurų pastatų savaitgaliais yra uždaryti, ir nepavyks įvažiuoti į vidų be prižiūrėtojo. Reikia iš anksto pasirūpinti raktų gavimu arba leidimu. Aš asmeniškai nemėgstu dirbti sekmadieniais, tačiau už gerą pinigą mes susitvarkome.

Kaip elgiamės su paštomis ir smulkmenomis?

Smulkios biuro reikmenys (plunksnai, popieriaus lapai) supakuojamos į mažas dėžutes ir padedamos į didesnes dėžes, kad nesusibraižytų. Negaliu būti tikras, bet atrodo, kad dauguma klientų vis tiek vėliau negali rasti savo pieštukų, nors mes juos padėjome į pažymėtą dėžę „Pieštukai“. Galbūt juos suvalgo biuro dvasios? Žinoma, juokauju, bet tvarka svarbi.

Ar galima sekti krovinių vietą?

Taip, mūsų vairuotojai turi GPS stebėjimą. Galiu siųsti jums nuorodą, kur matote, kur dabar yra jūsų mikroautobusas. Tai ramina nervus, ypač kai važiuojate pirmą kartą. Bet nereikia skambinti vairuotojui kas 20 minučių ir klausti „kur jūs“, jis gali vairuoti ir negali atsiliepti. Geriau žiūrėkite žemėlapį.

Ar reikia įvertinti prieškelių būklę?

Tai labai svarbu, ypač senesniuose Vokietijos miestuose. Kartais prieškelis aukštas, o mikroautobusas žemas. Buvome atvejai, kai teko šalina priekinį „bumperį“ (buferį), kad tik privažiuotume. Jeigu žinote, kad prieškelis labai aukštas arba statūs posūkiai, pasakykite iš anksto. Mes arba paimsime mažesnį automobilį, arba susitarsime dėl nešimo rankomis.

Ką daryti su nereikalingais daiktais?

Jei reikia išmesti senus baldus ar techniką Vokietijoje, mes galime tai nuvežti į šiukšliadėžę (Wertstoffhof), tačiau tai mokama paslauga – tenka mokėti už išmetamų atliekų svorį. Negeriau būtų juos palikti kieme, gausite didelę baudą vietos savivaldybės.

Ar pasirašote sutartis?

Be abejo. Viskas turi būti popieriniame pavidale (arba el. parašais). Sutartyje detaliai išvardijame, ką vežame, kiek kainuoja ir kokia atsakomybė. Jei kas nors negerai, mes sprendžiame pagal sutartį. Be sutarties – jokių garantijų. Nebijokite skaityti smulkmenų, ten dažniausiai būna tiesa.

Ar galite padėti su archyvu?

Taip, jeigu turite daug dokumentų, kuriuos reikia nuvežti į sandėlį Vokietijoje, galime juos supakuoti į dėžes ir padėti ant paletės. Archyviniai dokumentai dažnai būna sunki, nes popierius sveria daug. Vieną kartą vežėme apie 500 kg vienų senų sąskaitų, tai buvo rimtas testas automobiliui.

Kaip vyksta iškrovimas Vokietijoje?

Paprastai vairuotojas padeda dėžes ten, kur jūs pasakysite. Jeigu reikia nešti į 4-ą aukštą be lifto, tai papildomas darbas ir jis mokamas. Vokiški biurai dažnai turi labai siaurus koridorius, tenka manevruoti. Mūsų vairuotojai yra įpratę, bet jei ten yra brangios grindys, reikia apsaugoti juos, kad nebraižytume.

Ką daryti, jei sugenda automobilis?

Tai retai, bet įvyksta. Tada mes skubiai išsiunčiame kitą automobilį arba pagalbą. Pirmiausia informuojame klientą. Jokių paslėpimų. Žinau vieną firmą, kuri nieko nesakė ir klientas laukė tris dienas. Pas mus – skambinimas iš karto. Gali būti, kad pristatymas vėluos, bet daiktai pasieks tikslą.

Ar reikia gerti kavą su vairuotoju?

Neprivaloma, bet vairuotojai to labai vertina. Vokiška kava gerai veikia moralę. Nors tai nėra biuro perkėlimas mikroautobusu į Vokietiją su pilnu organizavimu dalis, bet geras santykis su vairuotoju padaro procesą sklandesnį. Žmonės yra žmonės.

Galite padėti su baldų surinkimu?

Taip, jeigu sutartyje numatyta. Mūsų komanda turi įrankių ir žino, kaip surinkti biuro sistemas. Kartais klientai bando surinkti patys, bet paskui gaunasi kreivos lentynos ir vargingos durys. Geriau palikite tai mums, tai greičiau ir saugiau.

Kokias miestas Vokietijoje dažniausiai aplankote?

Daugiausia važiuojame į didžiuosius miestus: Berlyną, Miuncheną, Hamburgą, Frankfurtą, Štutgartą. Taip pat dažnai važiuojame į mažesnius miestus prie sienos, tokiuose kaip Niurnbergas ar Leipcigas. Kelyje daug autobanų, bet ten daug ir „remonto“ zonų, dėl kurių užstringa.

Ar turite leidimus darbui ES?

Žinoma, mes legali įmonė, turime visus licencijų tarptautiniam pervežimui. Mūsų vairuotojai turi „kortelių“ (tachografas). Nenaudokite „juodųjų pervežėjų“, jei nenorite problemų su policija Vokietijoje. Ten jie tikrina labai griežtai.

Kas yra „pildomas organizavimas“?

Tai reiškia, kad jums nereikia daryti nieko – tik pasakyti, ką vežti. Mes atvykstame, supakuojame, išvežame, iškrauname, surinkame, išnešame šiukšles. Tai brangiausia, bet patogiausia paslauga. Idealu tiems, kurie neturi laiko ar noro su tuo galvoti.

Ar galite įvertinti vaizdo įrašu?

Taip, jeigu turite svarbių daiktų, galime užfiksuoti jų būklę prieš pakrovimą ir po iškrovimo. Tai padeda išvengti ginčų, jei kažkas nukrito ar susižeidė kelyje. Šiuolaikiniai telefonai leidžia tai padaryti greitai.

Išvados

Visas šis procesas atrodo sudėtingas tik tol, kol jo nepradėjai planuoti. Jeigu randate patikimą partnerį, biuro perkėlimas mikroautobusu į Vokietiją su pilnu organizavimu gali būti net ramus užsiėmimas, kuriuo galima net pasidžiaugti. Pagrindas – nebijoti klausti ir nedaryti prielaidų. Aš matęs daug nesėkmių, kurios atsitiko dėl tylėjimo arba bandymo taupyti ant kvalifikacijos. Geriau iš karto tartis visus niuansus, nei vėliau gelbėti situaciją užsienyje be kalbos žinyno. Sėkmės jūsų judėjime į Vakarus.