Biuro perkėlimas iš Vokietijos su visų punktų valdymu: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, ir pasakysiu tiesiogiai – biuro perkėlimas niekada nesueina taip lygiai, kaip piešia diagramose. Ypač kai kalba eina apie biuro perkėlimą iš Vokietijos su visų punktų valdymu. Vokiečiai yra disciplinuoti, bet jų biurokratija gali užgriūti ant galvos net patyrusiems logistikos specialistams. Dažnai klientai mano, kad tai tik užsakymas sunkvežimio, tačiau realybėje tai sudėtingas voras, kur viena klaida su dežute numeriu gali priversti visą komandą stovėti pasienyje valandas. Štai kodėl reikia suprasti procesą ne iš reklamos brošiūrų, o iš kiemo pusės.

Kaip viskas prasideda: planavimas ir Vokietijos niuansai

Ar tikrai reikalingas pilnas „visų punktų valdymas“ ar tai per didelės prabangos?

Skaitykite, galvojate, kad užtenka tiesiog iškviesti draugus su „Golfu“ ir nuvežti kompiuterius? Su biuro perkėlimu iš Vokietijos su visų punktų valdymu taip nebus. Vokiškose patalpose dažnai būna griežti taisyklės dėl išvežimo laikų, liftų rezervavimo ir net grindų apsaugos. Jei turite šimtus dėžių ir brangią techniką, be profesionalios koordinacijos jus užplūs chaosas. Manau, kad mažoms firmoms galima ir sutaupyti, bet jei norite, kad pirmadienį darbas startuotų be trikdžių, geriau pasitikėti ką tik „visų punktų valdymu“.

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka toks išsikraustymas?

Visada klausiu, kiek klientas manau, ir visada jo atsakymas per optimistiškas. Paprastai biuro perkėlimas iš Vokietijos su visų punktų valdymu trunka ne vieną dieną. Jei tai tik vienas kabinetas Berlyne, gali užtrukti keturias valandas, o jei tai sandėlis Miunchene su pusantro tūkstančio dėžių – skaičiuokite savaitę (arba dvi su pakavimu). Prisimenu vieną atveją, kai klientas numatė dieną, bet vokiečių sandėlio vadovas dėl „Sicherheitsprüfung“ neleido mums įeiti tris valandas. Taip kad, laikas yra skysčio konsistencijos klausimas (t.y. labai klaidingas).

Ar reikia specialių leidimų išsikraunant iš nuomos patalpų Vokietijoje?

Absoliučiai taip. Vokietijoje nuomotojai gali būti tikri šunys. Jie reikalaus, kad grinds būtų padengtos apsauginėmis kilimėliais, o koridoriai – apsaugoti nuo įbrėžimų. Be to, jei statote pastate ne vokišką firmą, gali reikėti specialus leidimas liftui naudoti (nežinau, kaip jūsų atveju, bet dažnai reikia įrodyti draudimą). Be šių dokumentų, jums gali neleisti išvežti nieko, ir tada biuro perkėlimas iš Vokietijos su visų punktų valdymu tiks į akligatį.

Kas daryti su serveriais ir jautria duomenų įranga?

Tai, mano nuomone, svarbiausia. Negalima tiesiog mesti serverių į dėžę ir tikėtis, kad jie išgyvens ant vokiško asfalto. Reikia specialių antivrėžiminių dėžių, o jei įranga labai brangi – net termokonteinerio. Kartais net reikia kvieti IT specialistą, kuris išjungia ir vėliau pažymės kabelius. Vieną kartą matėme, kaip klientas bandė pergabenti serverį įprastoje dėžėje, ir... na, jis nebeužsileido. Taip kad, čia netaikykite ekonomijos principo.

Ar verta rūpintis draudimu ar jis įeina į kainą?

Draudimas yra būtinas kaip oras, ypač kai keliate per sieną. Keliąja daugybė kilometrų, ir niekas negarantuoja, kad sunkvežimio vairuotojas neužsims ant šluoto (t.y. neįsivaizduoju, kad taip nutiktų, bet gyvenimas). Dauguma įmonių siūlo standartinį draudimą, bet patikrinkite, ar jis apima ir techniką, ir baldus, ir nekilnojamąjį turtą (jei jį sugadinate išsikraunant). Biuro perkėlimas iš Vokietijos su visų punktų valdymu be draudimo yra lošimas rulete su ne savo pinigais.

Pakavimas: kur dingo mano popierius?

Kas tie „inventoriai“ ir kodėl jie tokie svarbūs?

Vokiečiai mėgsta tvarką, todėl kiekvienas daiktas turi būti užrašytas. Inventoriaus sąrašas (Inventory List) nėra tik formalumas – tai jūsų draugas jei kas nors dingsta. Turime užrašyti: „Stalas, 1 vnt., būklė: gera, trys įbrėžimai“. Jei parašysite tik „baldai“, vėliau bus sunku įrodyti, kad koja nebuvo nulūžta perkėlimo metu. Štai čia biuro perkėlimas iš Vokietijos su visų punktų valdymu pasirodo savo geriausia prasme – viskas užrašyta.

Ar jūsų komanda supako viską ar aš turiu tai daryti pats?

Tai priklauso nuo pasirinkto paketo. Esant „pilnai paslaugai“, mes atvykstame su dėžėmis, popieriumi ir burbuliukais. Jums nereikia nieko daryti, tik gerti kavą. Bet jei norite sutaupyti, galite supakuoti smulkius daiktus patys. Tiesą sakant, vienas klientas iš Frankfurto nusprendė supakuoti pats ir uždėjo indus į dėžę be užpildo... rezultatas aiškus. Geriau palikite tai mums, jei nežinote kaip.

Kuo skiriasi pakavimas Vokietijoje nuo Lietuvos?

Techniškai niekuo, tačiau vokiški biurai dažnai turi daugiau stiklo, metalo ir „design“ baldų, kurie yra labai trapūs. Lietuvoje dažniau pasitaiko standartinės spintelės, kurios atlaiko smūgį, o čia viena neteisinga judesio ir turiu brangią vokišką kėdę su nulūžusia koja. Taigi, reikia daugiau atsargumo ir geresnių medžiagų.

Ar galima išvežti visus atliekas ir nereikalingus daiktus?

Taip, tai dažnai įeina į paslaugą. Vokiškose patalpose dažnai lieka senų spintų ar dokumentų, kurių nebereikia. Mes galime tai išvežti tiesiai į šiukšliadėžę arba recykliavimo centrą (jei to reikia). Svarbiausia – pasakykite iš anksto, kad mums reikėtų didesnės mašynos arba papildomo reiso. Nenustebkite, jei atvyksime su maža „Gyvuline“ ir negalėsime sutalpinti visko.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (dažai, aerozoliai)?

Tai gana dažnas klausimas. Jei turite sandėlyje senų dažų ar cheminių medžiagų, jų negalima tiesiog mesti į sunkvežimį su baldais. Yra griežti taisyklės dėl ADR krovinių. Geriau juos išmesti pagal vietines taisykles dar prieš mus atvykstant, arba praneškite mums – susitarsime dėl specialaus pervežimo. Negalima žaisti su ugnimi (t.y. chemija).

Kelionė per sieną: muitinė ir keliai

Ar mums reikia eiti į muitinę jei tai ne prekės, o biuras?

Formaliai, jei perkeliate įmonės turtą iš vienos šalies į kitą, tai yra prekių judėjimas. Tačiau ES viduje (Vokietija -> Lietuva) nėra fizinės muitinės patikros, nebent yra „išorinės“ operacijos arba nėra sąskaitų. Bet vis tiek reikia CMR dokumento ir inventoriaus. Kartais muitininkai gali sustabdyti patikrai, jei mašina atrodo įtartai. Vieną kartą mūsų vairuotoją uždėmė net tris valandas ties Kaunu, nes manė, kad vežame nelegalią elektroniką (ten buvo tik seni spausdintuvai).

Kas nutinka jei sunkvežimis sugenda kelyje?

O, tai mano mėgstamiausia (ironiškai). Tada turiu skambinti dispečeriui, kuris miego, ieškoti pagalbinio sunkvežimio ir šokti nuo streso. Jeigu biuro perkėlimas iš Vokietijos su visų punktų valdymu yra suplanuotas gerai, mes turime draudžiamąją „assistance“ paslaugą, kuri atvyksta per 2-4 valandas. Jei ne, jūsų baldai gali praleisti naktį po atviru dangumi prie Kauno tilto. Pasitikite patikimais vežėjais.

Ar vairuotojai kalba angliškai ar vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ir lietuviškai, angliškai – truputį (pakanka suprasti „stop“ ar „go“). Vokiškai kalba tik tie, kurie važinėja ten kasdien. Jeigu jums reikia bendrauti su vokišku sandėliu, geriau, kad tai padarytų mūsų logistas telefonu. Nereikia laukti, kad vairuotojas aptars su vokiečiu filosofiją apie kelių eismo taisykles.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių firmų siūlo GPS stebėjimą. Aš asmeniškai visada siūlau tai naudoti, nes taip žinote, kada reikia pasiruošti naujajame biure. Nors kartais GPS signalas dingsta tuneliuose arba kai vairuotojas užmiršta įjungti terminalą. Tačiau paprastai biuro perkėlimas iš Vokietijos su visų punktų valdymu leidžia matyti mašiną žemėlapyje kaip taksi.

Kaip elgiamės su parkavimu miesto centre (pvz., Hamburge)?

Tai tikra košmara. Vokiškuose miestuose vietų nėra, o sustoti prie pat įėjimo be leidimo – tai garantuotas baudas. Mes paprastai iš anksto užsakome vietą arba organizuojame „priešvežimą“ (mažesnės mašinos, kurios pervežia daiktus nuo didelio sunkvežimio iki pat durų). Jei bandysite tai padaryti patys be leidimo, gausite baudą, kuri kainuos daugiau nei mano paslaugos.

Finansai ir sudėtingi klausimai

Kiek vidutiniškai kainuoja toks perkėlimas?

Klausimas kaip „kiek kainuoja automobilis?“. Priklauso nuo tūrio, atstumo (Miunchenas yra toliau nei Berlynas), ir darbo apimties. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su visų punktų valdymu gali prasidėti nuo kelių tūkstančių eurų ir baigtis dešimtimis. Turiu omenyje, kad jei tai tik keletas biurų, gali būti pigiau, o jei visas fabrikas – tai skamba kitaip. Geriau prašykite konkrečios apskaitos.

Ar imate priemonių už delsimąsi?

Taip, jei kalbame apie biuro perkėlimą iš Vokietijos su visų punktų valdymu, laikas – pinigai. Jei mes atvykstame, o jūsų biuras užrakintas ar darbas nebaigtas, mes turime teisę uždėti baudą už prastovą. Vairuotojų ir krovėjų laikas moka klientas. Vieną kartą klientas negalėjo atidaryti durų dėl to, kad pamiršo raktus (nežinau kur juos paliko), ir mes prastovėjome keturias valandas. Tas vėliau atėjo sąskaitoje.

Kokios mokėjimo sąlygos?

Standartiškai reikalaujame 30-50% avanso, kad galėtume rezervuoti mašinas ir žmones. Likusią dalį – atlikus darbą. Esu matęs įmonių, kurios pavogė avansą ir išnyko, todėl visada patikrinkite mūsų atsiliepimus ir registrą. Mums, dirbantiems jau 20 metų, reputacija svarbiau nei viena sąskaita. (Čia turiu omeny ne mus, o konkurentus, kuriuos reikia vengti).

Ar į kainą įeina išmontavimas ir montavimas?

Įprastai taip, jei tai nenurodyta kitaip. Mes išmontuojame stalus, spinteles, ir surinkime juos naujoje vietoje. Bet jei turite sudėtingų sistemų ar reikia išmontuoti sienas, tai gali kainuoti papildomai. Vienas klientas prašė išmontuoti liftą... na, mes to tikrai nedarome. Mes esame perkėlimo specialistai, ne statybininkai.

Kas daro, jei biudžetas per mažas?

Tada turime derėtis. Galime atsisakyti kai kurių paslaugų, pvz., pakavimo ar montavimo, ir palikti tik transportą. Arba galima derėtis dėl datų (jei galite laukti, kai mes turime tuščią mašiną grįžtant iš Vokietijos, tai gali būti pigiau). Biuro perkėlimas iš Vokietijos su visų punktų valdymu gali būti pritaikomas prie jūsų kišenės, jei tiesiai pasakote apie ribožymes.

Ar galite padėti su dokumentų ištrynimu ar naikinimu?

Kartais taip, mes turime partnerių, kurie teikia „confidential shredding“ paslaugas. Ypač Vokietijoje tai labai griežta – negalita tiesiog mesti dokumentų su asmens duomenimis į šiukšles. Jei reikia, mes galime organizuoti, kad speciali mašina atvyktų prie pat durų ir viską susmulktų. Tai užtikrina saugumą.

Praktiniai patarimai ir „nepatogūs“ dalykai

Kas nutinka su dėžėmis, kurios nepažymėtos?

Jos keliauja į „misterių“ dėžių krūvą. Jei nesirašote kas viduje, mes negalime jų padėti į reikiamas patalpas. Vieną kartą mes radome dėžę su gyvu augalu, kurį klientas uždarė ir pamiršo penkias dienas. Niekas nenori rasti pūvančio augalo savo naujame biure. Rašykite ant kiekvienos dėžės!

Ar darytumėte perkėlimą savaitgaliu?

Taip, jei sumokėt už viršvalandžius. Savaitgaliai yra brangiausi, tačiau tai labai patogu verslui – neprarandate darbo laiko. Vokiški biurai dažnai leidžia išsikrausti tik po 18:00 valandos arba savaitgaliais, taigi biuro perkėlimas iš Vokietijos su visų punktų valdymu dažnai vyksta naktimis. Mūsų komanda įpratus prie to, tik reikia gero kavos.

Kas daryti, jei naujasis biuras dar nepasiruošęs?

Tai katastrofa. Jei atvykstame su 30 tonų krovinio, o durys neuždaro ar nėra elektros, mes stovime. Jums reikia turėti „Plan B“. Kartais mes galime laikinai palikti daiktus mūsų sandėlyje (už papildomą mokestį), bet geriau, kad jūsų naujasis biuras būtų pasiruošęs. Nežinau, kodėl klientai visada tikisi, kad statybininkai baigs tiksliai valanda prieš mūsų atvykimą.

Ar galima pasitikėti „pigiausiais“ pasiūlymais iskyrus?

Atsargiai. Jei pasiūlymas yra 50% pigesnis nei rinkos kaina, tai gali reikšti, kad tai „piratai“ be draudimo, su senais sunkvežimiais, kurie gali sugesti pusiaukelėje. Be to, jie gali paprašyti papildomų pinigų pusiaukelėje. Gera kaina – ne pigiausia, o įmanoma. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su visų punktų valdymu turi būti įvertintas realiai.

Kaip elgtis su brangiu menu ar asmeniniais daiktais?

Juos reikia išskirti. Mes neįsivaizduojame gabenti brangų paveikslą kaip įprastą dėžę. Reikia specialios transporto paslaugos (taxis dėl to). Jei direktorius turi brangų viskį ar kolekciją, geriau jį pasiimti asmeniškai, o ne leisti mums dėti į beną su vitrina.

Ar įmanoma perkelti biurą per vieną dieną?

Teoriškai taip, praktiškai – labai sunku. Jei tai mažas biuras (iki 5 žmonių), galima. Jei didelis – tai stresas. Geriau planuoti dvi dienas: viena pakavimui ir išvežimui, antra įvežimui ir išpakavimui. Neskubėkite, greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su visų punktų valdymu dažnai baigiasi sulaužytais kojomis.

Ką daryti, jei vokiečių pusėje pradeda „painiotis“ su sąskaitomis?

Vokietijoje buhalterija yra šventa. Jei jūsų buhalteris nėra informuotas apie išsikraustymą, gali kilti problemų dėl PVM ar nuomos sutarčių pabaigos. Mes galime pateikti visus dokumentus (CMR, sąskaitas), kad jūsų buhalteris būtų ramus. Bet susitarkite su jais iš anksto.

Ar reikia informuoti kaimynus ar namų valdybą?

Privalomai. Ypač jei gyvenate arba esat biure su bendru įėjimu. Vokiečai mėgsta skųstis dėl triukšmo. Jei pasakysite, kad ateis sunkvežimis, jie galės pasiruošti. Niekas nenori, kad senutė iš viršaus šauktų policiją dėl per didelio triukšmo (tai tikrai nutiko vienam klientui Štutgarte).

Galutinis patarimas: ką daryti pirmiausia?

Pirmiausia – gerti kavą ir kvieti mus konsultacijai. Neapsisprendžiate per vieną dieną. Padarykite sąrašą ką norite vežti, o ko ne. Ir atminkite, kad biuro perkėlimas iš Vokietijos su visų punktų valdymu yra komandinis darbas, o ne vieno žmogaus kova. Mes esame čia, kad padėtume, jei jūs pasiruošę.

Išvada

Galiausiai, viskas susiveda ne į dėžių skaičių, o į ramybę. Po dvidešimties metų šioje srityje galiu pasakyti, kad geriausias biuro perkėlimas iš Vokietijos su visų punktų valdymu yra tas, kurio vos nepastebite. Taip, tai kainuoja, taip, tai reikalauja dokumentų, bet kai pirmadienį ryte įeinate į naują biurą, o jūsų kompiuteriai veikia ir spintelės stovi ten, kur reikia – tai verta visų pastangų. Nedarykite iš to chaoso, pasiklausykite patyrusių žmonių ir viskas bus gerai.