Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu organizavimo aptarnavimu: kas tik vyksta kelyje

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir matęs esu viską – nuo idealiai planuotų karstinių pervežimų iki chaoso, kai vokietis vadybininkas pamiršta paskambinti ir mums tenka laukti prie uždarų vartų dvylika valandų. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu organizavimo aptarnavimu skamba kaip kažkas labai tvarkingo ir brangaus, bet realybėje tai dažnai užknisanantis šiurkštumas, kurį reikia tiesiog nukentėti. Klientams visada aiškinu, kad paprastai viskas vyksta sklandžiai, bet tų 5 procentų neprognozuojamų situacijų gali paveikti visą jūsų verslo procesą. Čia ne tik apie dėžių nešimą, tai ir biurokratija, ir technologijų išmontavimas, ir tų pačių vokiečių kabinetų specifika.

Kaip viskas prasideda ir kodėl taip ilgai trunka?

Kiek laiko užtrunka viso proceso organizavimas?

Nebūkite nustebę, jei girsite, kad reikia pradėti planuoti ne prieš savaitę, o prieš mėnesį ar du. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu organizavimo aptarnavimu reikalauja detalaus inventoriaus surinkimo, o vokiečiai mėgga viską fiksuoti raštu. Ne vieną kartą teko matyti, kad pavėluota užsakyti liftą arba specialią leidimą stovėti prie "Fussgängerzone" (pėsčiųjų zonos), tad viskas užstringa. Esu matęs atvejus, kai dėl to kilo nemaža bauda, kurią teko mokėti klientui, nors mes juos įspėjome. Laiko sąnaudos priklauso nuo to, kiek turite technikos ir ar reikia išmontuoti lentynas.

Ar jūs atvykstate į vietą pažiūrėti prieš tai?

Be abejo, tai būtina, nors kai kurie bandė įtikinti, kad pakanka nuotraukų. Vokietijoje kaimynystės santykiai gali būti įtempti, o jei varomasis sunkvežimis užkliuns į gėlyną, skundų bus daug. Viena kartą turėjome tokią situaciją Miunchene, kur kaimynas iškvieta policiją vos tik pamatė mūsų mašną, net jei mes dar neatsiėmėme jokios dėžės. Gyva apžiūra leidžia įvertinti, ar tiltas per aukštas, ar posūkis per siauras ir ar reikės papildomų rankų. Be to, taip lengviau įvertimą padaryti realų, o ne „akį nutupint“.

Kas nutinka, jei aš neturiu detalaus inventoriaus sąrašo?

Tai dažniausia problema. Mes galime padaryti apytikslį skaičiavimą, bet tada rizikuojate, kad vietos mašinoje neužteks arba bus brangu (geriau sakyti – brangiau nei tikėjotės). Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu organizavimo aptarnavimu be sąrašo yra kaip važiuoti su užmerktomis akimis per Autobahną. Viena kartą teko daryti papildomą reisą tik dėl to, kad klientas „pamiršo“ paminėti apie devynis didžiulius saugyklos spintas. Geriau praleisti valandą suskaičiuojant kėdes, nei vėliau spręsti problemas kelyje.

Dokumentai, draudimai ir Vokietijos biurokratija

Ar reikia specialių dokumentų pervežimui?

Esant ES vidurio rinkai, muitinės deklaravimas nėra toks sudėtingas, bet visgi reikia sąrašo, kad neįtartų voglio prekių gabenimo. Jei pervežate įmonės turtą, turi būti perdavimo aktai arba raštiškas nurodymas, kad tai ne asmeninis daiktas. Vokietijos pareigūnai gali sustabdyti ir patikrinti arba net nesustabdyti, bet visada geriau turėti dokumentus paruošus. Ypač jei pervežate brandžią techniką ar serverius – tada gali būti reikalingas papildomas įrodymas, kad tai ne vogta technologija.

Kaip su draudimu, kas nutinka, jei sulūžta?

Draudimas yra privalomas, bet dažnai klientai skaito tik pirmą pastraipą. Standartinis draudimas nedengia visko, ypač jei dėžės buvo pakrautos neteisingai arba jei tai jautrus serveriai. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu organizavimo aptarnavimu įtraukia ir rizikos vertinimą, tad visada siūlau papildomą apsaugą brangiems daiktams. Praėjo metai, kai vienoje Kelno firmai nukrito ir sudužo brangus didelis formatų spausdintuvas – laimei, buvo sutarta dėl visaverčio draudimo, kitaip kasinėtume dabar.

Ar galite sutvarkyti atliekų ivežimą iš Vokietijos?

Tai sudėtinga klausimas. Vokietijoje atliekų tvarkymas yra labai griežtai reglamentuojamas, o nelegali šiukšlių išvežimas gali baigtis didžiulėmis baudomis ir net teismo procesais. Mes galime padėti surasti licencijuotą partnerį Vokietijoje, kuris pavogs (legaliai) tuos senus stalus ar spintas į šiukšliadėžę. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu organizavimo aptarnavimu dažnai reiškia, kad tenka palikti senus daiktus, nes išvežti juos brangiau nei nusipirkti naujus.

Technika, serveriai ir jautrios įrangos pervežimas

Kaip pervežiate serverius, ar saugu?

Tai viena pavojingiausių dalių. Paprastai mes kviečiame specializuotus IT kompanijos atstovus, kurie išmontuoja ir užpakoja serverius į specialiuose dėžes su šokso absorberiais. Negaliu tikrai pasakyti, ar kiekvienas vairuotojas supranta, kad toks dėžė turi būti pastatyta viršuje, o ne po tonos knygų (čia kaip pavyzdys). Yra buvę atvejų, kije klientas bandė taupyti ir pareikalavo vežti serverius kaip paprastus kompiuterius – laimei, nieko nelūžo, bet nervai degė visiems.

Ar įvežiate ir montuojate baldus atgal?

Taip, tai įeina į pilną aptarnavimą. Vokiečiai dažnai naudoja sudėtingas, modulines sistemas, kurias be instrukcijos surinkti beveik neįmanoma. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu organizavimo aptarnavimu mums reiškia tai, kad turime savo meistrus, kurie moka sukti veržles. Vieną kartą teko surinkti lentynų sistemą be vieno raktelio – teko imtūrėti su plastikinės kortelės pagalba, bet kažkaip susitvarkėme. Svarbiausia nepamiršti visų detalių, nes užsakymo dėl vieno sraigtinės reikia laukti savaitę.

Kas dėl biuro augalų, ar juos vežate?

Galime, bet nerekomenduoju pervežinėti didelių palmių žiemos metu, jei sunkvežimis nešiltas. Augalams gali būti per šalta, o jei sulaikysit per manymą (pareigūnus) ir jie rasti kokių kenkėjų – visi augalai gali būti sudeginti vietoje. Geriau juos palikti kolegoms dovanai arba įsigyti naujus Lietuvoje. Nebent tai kokia labai brangi reta orchidėja, tuomet reikia sutarti apie specialias sąlygas.

Kas vyksta iš tikrųjų kelyje (ir kas gali nepavykti)?

Ar vairuotojai kalba vokiškai ar angliškai?

Dažniausiai mūsų vairuotojai kalba angliškai arba rusiškai, su vokiškai būna įvairiai (dažniau nekaip). Tačiau jei reikia susitarti dėl įvažiavimo, dažniausiai užtenka rankų kalbos ir keleto žodžių. Viena kartą Frankfurte vairuotojas bandė paaiškinti vokiečiui saugyklos darbuotojui, kur reikia suvežti dėžes, ir baigėsi tuo, kad abudu piešė brėžinius ant asfalto. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu organizavimo aptarnavimu išspręndžia kalbos barjerą tuo, kad koordinatorius visada pasiekiamas telefonu.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda?

Tai blogiausia scenarijus, bet tai nutinka. Tada mes kviečiame techninę pagalbą iš artimiausios aptarnavimo stoties. Jei dėl to vėluojate pradėti darbą naujame biure, tai tikrai nepageidaujama situacija. Prieš metų mums vienas sankabos diskas nutrūko tiesiog ant magistralės – teko perkrauti viską į kitą mašiną, kas užtruko beveik parą. Tokiu atveju apie tai informuojame iš karto, kad galėtumėte keisti planus.

Ar galima užsakyti perkėlimą į savaitgalį?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vokietijoje naktinio darbo ir savaitgalių taisyklės yra griežtos, reikia mokėti priedus vairuotojams, o kartais net gauti specialų leidimą. Jei jums svarbu, kad pirmadienį ryte būsite jau pasiruošę dirbti, tikriausiai reikės vežti šeštadienį ar sekmadienį. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu organizavimo aptarnavimu leidžia susiderėti dėl neįprastų laikų, bet reikia apie tai pranešti gerai iš anksto.

Ar tikrai viskas bus padaryta taip, kaip sutarta?

90 procentų atvejų – taip. Bet visada yra tas vienas vairuotojas, kuris gali nuspeti dėžę ne ten arba užmiršti uždaryti galinę duris (nors tai reta). Stengiamės sekti procesą per GPS ir nuolat bendrauti. Taip pat, jei klientas pakeičia planą vieną dieną prieš perkėlimą (pvz., nusprendžia nevežti sofą), gali kilti nesusipratimų. Svarbiausia – būti tiesiam ir aiškiam.

Kainos, paslėpti mokesčiai ir nusivylimai

Kodėl kainos gali pasikeisti tarp pasiūlymo ir galutinės sumos?

Paprasčiausiai – pasiūlyme yra sąlygos, pvz., „jei yra liftas“ arba „jei sunkvežimis gali privažiuoti prie pat įėjimo“. Jei atvykstate ir pasirodo, jog reikia nešti per trečią aukštą laiptais, nes liftas sugedęs, tai papildomai mokama už kiekvieną kėdę. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu organizavimo aptarnavimu yra lankstus dalykas, todėl visada rekomenduoju išsiaiškinti su technine puse iki galo. Už geresnį pasirūpinimą dažnai reikia mokėti daugiau.

Ar pigiau vežti, jei pats padedu pakrauti?

Galima sutaupyti šiek tiek, jei klientas viską pats užpakuoja į dėžes (o mes tiesiog nešame į mašiną). Tačiau tada neatsakome už tai, jei puodelis suduža, nes buvo blogai užpakuotas. Mano patirtis rodo, kad taupant ant pakojimo, dažniau patiriame nuostolių dėl sulūžusių daiktų. Be to, mūsų darbuotojai neša greičiau, nes jie įpratę prie svorio centro.

Kas dėl depozito arba avanso?

Standartinė praktika yra paprašyti 30–50 proc. avanso, kad užtikrintume, kad klientas neatsisakys paskutinę minutę. Mes turėjome atvejų, kai užsakovas tiesiog „išnyko“ ir neatsiliepė į skambučius, o mes jau buvome rezravę mašiną ir paruošę komandą. Avansas apsaugo abejonas pusės. Jei viskas eina kaip turi, likusią sumą mokate paslaugos atlikimo dieną arba tą pačią savaitę.

Kokios yra dažniausios problemos su dėžėmis?

Žmonės dažnai užkrauta per daug sunkių knygų į tas pačias didžiąsias dėžes, kurios tampa nekeliamos. Tada reikia perpakuoti, o tai užtrunka. Taip pat dažnai nėra užrašyta, kas yra dėžėjeje – ką daryti su „Dėžė Nr. 15“? Nešti į sandėlį ar į direktoriaus kabinetą? Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu organizavimo aptarnavimu išsprendžia tai suteikiant etiketes (lipdukus) ir pažymėjimų sistemą, bet klientai dažnai to neilaiko.

Finaliniai niusansai ir patarimai

Ar reikia iš anksto pasirūpinti vietos (Lietuvoje) prieangiu?

Tikrai taip. Jei naujame biure dar nėra įrengtas posūkis arba yra statybos darbai, sunkvežimiui bus labai sudėtinga iškrauti. Viena kartą Vilniuje teko stovėti gatvėje ir nešti dėžes per šimtus metrų, nes kieme kas tik kas iškasė duobę. Tai prailgino procesą dvigubai ir nuliūdino mūsų vairuotojus. Svarbu suderinti su statybininkais.

Kas dėl vertimo, jei dokumentai vokiškai?

Mes esame pervežėjai, ne vertėjai. Tačiau esame dirbę pakankamai ilgai, kad suprastume standartinius dokumentus. Jei reikia oficialaus vertimo sandorio arba leidimų, reikės kreiptis į vertėją. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu organizavimo aptarnavimu neapima juridinių vertimų, bet mes visada galime nukreipti į patikimus žmones, su kuriais dirbame anksčiau.

Ar galite sujungti biuro perkėlimą su asmeniniais daiktais?

Įmanoma, bet nepatariu maišyti. Gali kilti problemų su draudimu, jei kils abejonių dėl to, kas yra įmonės, o kas asmeninis turtas. Geriau padaryti dvi atskiras siuntas arba aiškiai atskirti ir užregistruoti turtą. Vokiškas tikslumas (nors kartais ir per didelis) reikalauja tvarkos.

Ką daryti, jei radau sugadintą daiktą po iškrovimo?

Skubiai apie tai praneškite vadybininkui ir nufotografuokite žalą. Negalima laukti savaitės, nes bus sunku įrodyti, kad tai ne darbuotojų kaltė jau naujoje vietoje. Mes turime procedurą tokiems atvejams, ir jei mes kalti, atlyginsime (remiantis draudimo sąlygomis).

Ar dirbate ir su mažomis įmonėmis, ar tik su didžiaisiais?

Dirbame su visais. Nors didelieji projektai (pvz., bankų perkėlimai) yra pelningesni, mažų įmonių (pvz., 5-10 žmonių biurėlių) perkėlimas dažnai būna malonesnis ir greitesnis. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu organizavimo aptarnavimu tinka tiek IT startuoliams iš Berlyno, tiek advokatų kontoroms iš Hamburgo. Svarbiausia yra supratimas ir pasitikėjimas.

Kaip elgtis su automobiliais, kurie stovi Vokietijos biuro parkavimo aikštelėje?

Jei reikia pervežti ir įmonės automobilius, tai kitoka paslauga – autovežiai. Mes galime tai suorganizuoti kaip kompleksinį sprendimą, bet tiesiog į biuro perkėlimo sunkvežimį juos neįkrausime (nors kartais klientai klausia, ar negalima tiesiog užmesti ant „paviršiaus“). Negalima, saugumo sumetimais.

Ar pas jus dirba tik vokiečiai ar lietuviai?

Mūsų komanda – daugiausia lietuviai, kurie gerai išmano vietinius (Vokietijos) ypatumus ir kalbą bent elementariai. Tai leidžia mums būti lankstesniais ir pigesniais nei vietinės Vokietijos firmos, kurios dažnai uždirba tik ant vardo. Esu matęs, kaip vietinės firmos braižo sąskaitas už kiekvieną minučę stovėjimo – mes stengiamės būti žmogiškesni.

Kas yra svarbiausia pasakyti klientui prieš pradedant darbus?

Kad turėtų kantrybės. Nors mes dirbam greitai, bet biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu organizavimo aptarnavimu nėra tik fizinis darbas, tai ir psichologinis pasiruošimas pokyčiams. Jei viskas suplanuota, o vairuotojai atvyksta laiku, bus gerai. O jei kas nors nueina ne taip – tada mes jums padėsime tai išspręsti. Taigi, ramesnis, viskas bus gerai (tikrai).

Išvada

Galiausiai, tai nėra rocket science (raketų mokslas), bet reikalauja patirties. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu organizavimo aptarnavimu gali būti nemalus reikalas, jei bandote jį daryti patys be pagalbos, tačiau su profesionalia komanda visa tai tampa tik darbu vienai dienai. Nors pasitaiko nesklandumų, vėluojančių lėktuvų ar sugedusių liftų, mes visada randame būdą kaip įvežti jūsų turtą saugiai ir laiku. Svarbiausia – niekada slapta nesakykite vairuotojui, kad dėžėse yra something vertinga, geriau tiesiog užžymėkite „Kruopščiai“.