Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu pakavimo sprendimu

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu pakavimo sprendimu niekada nesuvyksta taip lygiai, kaip piešia vadovai. Viskas prasideda nuo to, kaip tu susidėsi daiktus į dėžes, o baigiasi tuo, kaip vairuotojas gali įvažiuoti į ankstarausio miesto senamiestį. Vokiškas tvarkumas yra legenda, bet tikrovėje dažnai tenka susidurti su biurokratiniais priekaištais ar netikėtais kelių darbais. Efektyvus pakavimas čia nebus „papildomas paslaugų“, o būtinybė, kad neprarastum brangios technikos ar dokumentų. Papasakosiu, kaip tai iš tiesų atrodo iš vidaus, be šiokių tokių marketingo gėlių.

Kaip viskas prasideda ir kodėl dėžės svarbiausios

Ar tikrai reikia specialių dėžių ar užtenka paprastų?

Sakyčiau, kad specialios dėžės būtinos, jei nenori, kad tavo serveriai nukristų laiptuose. Esu matęs, kaip kompanijos bandė taupyti ir vežė viską iš prekybos centrų paėvose. Vokietijoje, pavyzdžiui, Miunchene, kai reikia nešti daiktus į trečią aukštą be lifto, paprasta dėžė tiesiog plyšta po apačia. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu pakavimo sprendimu reikalauja tvirtos kartono, kuris atlaiko svorį. Netaupykite ant to, nes vėliau brangiau išeis išsipirkti už sulaužytus kompiuterius ar monitorius. (Tikrai, turiu omenyje monitorius, ne spausdintuvus, nors ir juos sudaužėme kartą).

Kiek dėžių reikės vidutiniam kontorai?

Paprastai sakau: imkite dešimt procentų daugiau, nei manote. Visada randasi tokių daiktų, apie kuriuos nebuvo galvojama – seni archyvai, darbuotojų asmeniniai daiktai (kai kurie tiesiog neina namo be savo puodukų rinkinių), ar biuro puokštės. Paskutiniame perkėlime iš Berlyno mums trūko penkiolikos dėžių vien dėl to, kad sekretorė nusprendė išvežti visus „žurnalus“, kuriais niekas nebesidomėjo nuo 2010 metų.

Ar verta rūpintis pažymėjimu ar „mes žinome, kur kas“?

Pasitikėjimas yra gerai, bet ant didelio sunkvežimio viskas susimaišo. Jei dėžė nepažymėta, ji nuvažiuos į sandėlį Vilniuje ir lauks, kol kas nors susirinks ją atidaryti. Efektyvus pakavimas čia reiškia ne tik įdėti, bet ir užrašyti lipduke „IT“ ar „Buhalterija“. Vokiškai ar lietuviškai – nebesvarbu, svarbu, kad vairuotojas nebūtų begalybės laiko klausinėjamas, kur dėti šią dėžę.

Kas dėl „pavojingų“ daiktų virtuvėje?

Ten dažnai būna daugiau bėdų nei nei IT skyriuje. Žinote, ten visada stovi senos kavinės dulkės, pavojingos chemijos buteliai valymui. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu pakavimo sprendimu numato, kad tokius daiktus reikia skirti į atskiras, gerai uždaromas dėžes. Vieną kartą mums išsiliejo pusė butelio ploviklio, kai sunkvežimis staigiai stabdė ties Kaunu. Viskas kvepėjo citrina dvi savaites.

Ar jums patys reikia surinkti dėžes?

Geriau, kad mūsų komanda tai padaro. Mes žinome, kiek storio lipduko reikia, kad jis nenukristų nuo šaltos dėžės. Jei darbuotojai tai daro patys, dažnai būna taip: užklijuojamos vienos pusės, kita pusė atsidaro. Ypač kai vežami sunkūs knygynai. (Nors tiesą sakant, ten kurie knygynai, tai ne tokie sunkūs, bet gana dideli).

Dokumentai, muitinė ir vokiškas biurokratinis siaubas

Ar reikia kokios nors specialios dokumentacijos išvežant įrangą?

Žinoma, jei tai ne asmeniniai daiktai, o įmonės turtas. Reikia deklaracijos, kad tai ne pirkinių turistinis eksportas. Vokiečiai su tuo labai griežti – jei sustabdys tarkime Frankfurte ožiai, o pas tavs bilietų nėra, gali būti didelių rūpesčių. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu pakavimo sprendimu apima ir tai, kad visi inventoriaus numeriai sutaptų su sąskaitomis. Nerekomenduoju meluoti muitininkams, jie turi tų sistemų daugiau nei mes galime įsivaizduoti.

Kiek laiko užtrunka muitinės patikra?

Dažniausiai nieko, jei viskas tvarkinga. Bet jei vairuotojas pamiršo power of attorney dokumentą, gali stovėti valandas ar net dieną. Esu matęs situaciją, kai viena dėžė su serveriais buvo uždaryta kažkur giliau sunkvežimio, o muitininkas norėjo tik ją patikrinti. Iškrauti visą vilkiką dėl vienos dėžės... tai tikras košmaras. Nuo tada visada prašome klientų dėti svarbiausius daiktus arčiau durų.

Ar reikia mokėti mokesčius už įrangos ivežimą?

Jei įmonė jau veikia Lietuvoje ir tai tiesiog perkėlimas, tai mokesčių nėra. Kitokia situacija, jei steigiate naują filialą ir atvežate didelę vertės turto. Tada gali tekti susidurti su PVM ar kitais niuansais. Nekalbu kaip buhalteris, tiesiog įspėju – pasitikrinkite iš anksto su savo apskaitininku. Mes neatsakome už jūsų mokesčius, mes tik vežame.

Kas daryti su konfidencialiais dokumentais?

Geriausia juos vežti su savimi (pvz., direktorius automobilyje). Nė viena efektyvi pakavimo sistema neduoda 100% garantijos, kad dėžė nebus pradaryta neaiškiomis aplinkybėmis. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu pakavimo sprendimu yra geras, bet žmogaus faktorius visada egzistuoja. Paslaptys, sutartys, darbuotojų duomenys – tai turi būti pas jūsų rankinėje.

Ar galima išvežti biuro baldus be problemų?

Galima, jei jie nėra prikabinti prie grindų. Vokiški biurai dažnai turi specifinių montavimų. Vienas klientas Hamburge užmiršo pasakyti, kad jo didelis stalas yra pritvirtintas prie sienos specialia konstrukcija. Mums teko laužti... t.y., išmontuoti jį su grąžtuku vietoje, kur nebuvo elektros. (Na, teko ilginti ilginį iš kaimyninio pastato, tikrai malonumų nedavė).

Technika, serveriai ir jautrios skrynios

Kaip pakuojuat serverius? Ar juos išjungiate?

Mums nėra leidžiama jungioti į techniką, todėl išjungti ir paruošti turi jūsų IT specialistas. Mes tik uždengiame juos specialiu plėveliu ir dedame į smūgiams atsparias dėžes. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu pakavimo sprendimu ypatingai svarbus IT sektoriui, nes ten gulėti visa verslo informacija. Jei serveris nukris, tai ne tik stalo koja sulūžta, tai verslas sustoja.

O kas su monitoriais? Jie labai traukiški.

Monitoriai dedami į specialias dėžes su putomis arba apvyniojami burbuliukine plėvele ir užtvirtinami ant sienelių sunkvežimyje. Niekada nedėkime vieno ant kito be tarpinio sluoksnio. Pirmą kartą, kai tai padariau (o tai buvo prieš daug metų), buvau jaunas ir nežinojau... rezultatas – du „Samsung“ virto mozaika. Nuo tada mokinau.

Ar vežiate ir didelius spausdintuvus (kopijavimo centrus)?

Taip, bet tai atskira istorija. Tie daiktai sveria toną ir daugiau. Reikia specialių keltuvų. Vakar iš Štutgarto turėjome nešti tokį milžiną – užlipo pro liftą vos keliais milimetrais. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu pakavimo sprendimu turi apimti ir matmens matavimą. Negali būti taip, kad atvažiuojame, o spausdintuvas neįeina pro duris.

Kas su „laidų šūkliu“ po perkėlimo?

Kad išvengtume šūksnio, visus laidus reikia pažymėti. Nėra nieko blogesnio, kai IT vyras atvyksta į naują biurą ir turi po pusę dienos spėlioti, kuris laidas eina į routerį, o kuris į spausdintuvą. Rekomenduoju nufotografuoti išjungimą. Mes padėsime surinkti, bet mes nežinome jūsų tinklo topologijos.

Ar draudžiate techniką pervežimo metu?

Taip, yra standartinis krovinio draudimas (CMR), bet jis apdengia tik ribą, paprastai ne daugiau kaip 10 eurų už kilogramą. Serveriams ir brangiai technikai tai per mažai. Rekomenduoju pasidaryti papildomą draudimą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu pakavimo sprendimu turėtų būti ne tik fizinis, bet ir finansiškai apsaugotas.

Vairuotojai, keliai ir „neplanuoti“ sustojimai

Ar jūsų vairuotojai kalba vokiškai?

Dalis kalba, dalis supranta pagrindinius žodžius kaip „Links“ ar „Rechts“. Bet dažniausiai susitariame angliškai arba rankų kalba. Vokietijoje su vairuotojais paprastai būna tvarka, jei nėra jokių incidentų. Jei reikia kalbėtis su ukininku, kurio kieme reikia apsukti, tai tada prasideda „tarptautinis dialogas“.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa kelio darbuose?

Vokiškai keliai paprastai geri, bet remontai ten didžiuliai. Kartą užstrigome ties Kelnu dėl avarijos ir stovėjome 4 valandas. Klientas Lietuvoje buvo išsigandęs, kad darbuotojai nebeveiks. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu pakavimo sprendimu numplanuoja tokius nukrypimus, bet mes visada pranešame. Turime GPS sekimą, taigi matote, kur mes esame.

Ar galima užsakyti, kad atvežtų penktadienį vakare?

Galima, bet brangiau. Vairuotojai turi poilsio laiko režimus. Jei jis atvažiuoja penktadienį 23:00 valandą, jis negali iškrauti ryte 6:00, nes jam reikia miego. Reikia planuoti taip, kad atvyktų darbo laiku arba susitarti dėl išankstinio iškrovimo. (Nors tiesą sakant, kai kurie vairuotojai yra šiaip dirbę viršvalandžius, mes to nepremijuojame).

Kas, jei naujas biuras dar nepabaigtas remontu?

Tai klasika. Atvažiuojame, o čia dar dažoma grindys ar nėra šviesos. Tuomet reikia krauti į lauką arba palikti sunkvežimį ir grįžti kitą dieną. Tai kainuoja papildomai – stovėjimo mokestis ir vairuotojo laikas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu pakavimo sprendimu yra geriau vykdyti, kai jau galima įeiti pro duris.

Ar jūsų vairuotojai gali susidėti baldus vietose?

Gali, jei tai nėra per sudėtinga. Paprasti stalai, lentynos – be problemų. Bet jei tai taisomas, sudėtingas sistemų baldas, geriau pasikviesti meistrą. Vairuotojas nori įvežti ir važiuoti toliau, o ne spręsti galvosūkių su varžtais, kurių niekas nematė.

Ką daryti, jei tarkime įsibraukome į kaimyno vartus?

Atsiprašome ir išvažiuojame. Kartai gyvenamųjų kvartalų vartai per siauri. Tada reikia nešti per kelias šimtus metrų. Vieną kartą teko nešti visus biuro baldus per sniegą, nes sunkvežimis užstrigo purve kieme. Niekas nesijojo, bet buvo šalta ir nepatogu.

Kainos, terminai ir realybė

Kiek apytiksliai kainuoja toks perkėlimas?

Kainos labai svyruoja. Nuo tūkstančio iki penkių tūkstančių eurų, priklausomai nuo tūrio ir atstumo. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu pakavimo sprendimu nėra pigus dalykas. Benzinai, kelių mokesčiai (Vokietijoje jų gausu), darbo užmokestis – viskas brsta. Geriau atsiųsti inventoriaus sąrašą ir gauti fiksuotą kainą, kad būtų mažiau nervų.

Ar galimą apmokėti tik gavus daiktus?

Taip, tai standartinė praktika. Mokate tada, kai viskas stovi vietose ir nieko nebuvo sudaužyta. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu pakavimo sprendimu turi būti patikimas. Mes nesame chariteto organizacija, bet ir mes nenorime būti sužeisti, jei klientas atsisako mokėti už „blogą darbą“.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Nuvažiuoti į Vokietiją, pakrauti, parvežti, iškrauti – paprastai 2-3 dienos. Jei reikia specialios technikos ar ilgesnio iškrovimo, gali užtrukti savaitgalį. Nebūkite nusivylę, jei sako „poryt“, o ne „šiandien“. Saugumas greičiau.

Ar taupyti, darbuotojams nešant patys?

Galite, bet tuomet prarasite draudimą, jei kas nors nukris. O ir darbuotojai nėra profesionaliai krovėjai – jie gali susižaloti nugarą. Esu matęs, kaip direktorius bandė nešti monitorių, užlipęs ant suirgusios laiptų grindys. Nėra verta to rizikuoti.

Kokias garantijas duodate?

Rašome sutartį, kurioje viskas aprašyta. Jei sulaužome – atsilyginame. Bet jei dėžė buvo blogai užklijuota iš vidaus, mes neatsakome. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu pakavimo sprendimu yra bendras darbas. Mes duodam rankas, jūs – duomenis.

Ar dirbate savaitgaliais ir šventėmis?

Dirbame, bet už papildomą mokestį. Vokiečiai dažnai nenori dirbti sekmadieniais, todėl reikia planuoti išankstinius išsiėmimus iš sandėlių prieš šventes.

Kodėl kiti pasiūlo pigiau?

Galbūt jie neturi draudimo, arba jų vairuotojai bus trys, o ne du, arba jie važiuos senais sunkvežimiais, kurie gali sugesti per puskelio. Pas mus kaina įtraukia viską – nuo pirmojo iki paskutinio kilogramo. Neklauskit, kodėl brangu, klauskit, kas yra įskaičiuota.

Kas nutinka, jei pasikeičia adresas paskutinę minute?

Jeigu jau važiuojame, tai problema. Reikia keisti maršrutą, tai laiko ir pinigų praradimas. Jei dar nesėdėme už vairo, pakeisime be problemų. Bet būkite tikri dėl adreso. Vokiški adresai gali būti paini (pvz., „Straße“ ir „Strasse“ variantuose senesniuose GPS).

Ar galite padėti su šiukšlių išvežimu iš seno biuro?

Galime, bet tai kainuoja atskirai. Paprastai klientai patys susitvarko su šiukšlėmis. Vieną kartą teko vežti pusę sunkvežimio senų, suirusių kedžių. Kodėl jų taip daug buvo? Nežinau, turbūt darbuotojai mėgo keisti avalynę.

Ar reikia gerti vairuotojui kavą?

Ne privaloma, bet labai pagerina santykius. Vokiška kava yra stipri, jei kas nors pasiūlys – vairuotojas bus laimingesnis. O laimingas vairuotojas veža atidžiau.

Galutiniai patarimai ir išvados

Kokias dėžes reikėtų likti sau?

Geriausios yra su dangčiais, kad galėtumėt dėti vieną ant kitos. Jos laikosi tvirtai. Naudokite skirtingas spalvas skirtingiems skyriams – tai greitina iškrovimą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu pakavimo sprendimu – tai spalvų ir etikečių žaidimas.

Kaip elgtis su augintiniais akvariume?

Tuos reikia ištuštinti ir vežti tuščius. Vandenį su žuvytėmis geriau perduoti kam kitam arba vežti asmeniniame automobilyje. Žuvys sunkvežimio vibracijos nemėgsta.

Ar verta kvieti konsultantą prieš perkėlimą?

Jei turite 500 darbuotojų – taip. Jei 10 – tikriausiai užteks ir šio straipsnio. Svarbiausia – nekęskite viską į paskutinę dieną.

Ką daryti su raktų pakartojimais?

Padarykite po tris kopijas. Vieną vairuotojui, viena atsakingam asmeniui Lietuvoje, viena atsarginiam. Jei raktai dingsta vokiškame biure, tai didžiausia bėda, kurią galiu įsivaizduoti. (Ypač jei tai nešiojamojo kompiuterio kabelio spyna, o ne durų, bet principas panašus).

Kodėl reikalingas inventorius?

Be jo niekas nesupras, kas dingo, o kas atsirado. Vienas klientas teigė, jog jo „auksinis“ plunksnakotis prapuolė. Mes negalėjome to patvirtinti, nes nebuvo sąrašo. Nesutarimai vengiami tik dėl gero inventoriumi.

Ar galiu važiuoti su sunkvežimiu?

Techniškai galite, jei yra vietos (lova). Tačiau draudžių tai daryti – saugumo sumetimais. Geriau susitikti naujame biure.

Kas yra „paskutinis kilometras“ problema?

Tai momentas, kai sunkvežimis negali priartėti prie pat įėjimo miesto centre. Tada reikia naudoti mažesnę sunkvežėlį su kranu arba nešti rankomis. Planuokite tai iš anksto.

Ar jūsų įmonė vežia ir į kitas šalis iš Vokietijos?

Taip, važiuojame į Prancūziją, Olandiją, bet Lietuva yra mums namie. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu pakavimo sprendimu į Baltijos šalis yra mūsų kasdienybė.

Kaip sumokėti, kad nebūtų PVM problemų?

Mums išrašome PVM sąskaitą faktūrą. Jei esate iš Vokietijos registruota įmonė, galime taikyti PVM 0% tarifą (vidutinės krypties prekyba), jei pateikiate savo PVM kodą.

Ar padedate supakuoti paskutinę dieną?

Galime atsiųsti komandą dviem dienoms prieš išvykimą. Viską susidėsime užklijuosime. Tada likusią dieną galite ramiai dirbti su nešiojamaisiais kompiuteriais, o mums atvažiuoti tik išvežti dėžes.

Ką daryti su asmeninėmis nuotraukomis stalų viršuose?

Geriau pasiimkite su savimi. Jos turi sentimentalę vertę, o ne materialią. Jei dings dėžėje, liūdnos akys bus užtikrintos.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Nieko paslėpto. Mokesčiai už tiltus, tunelius (pvz., Herremo tunelis), užtarą – viskas įskaičiuojama arba pranešama iš anksto. Stenkimės būti skaidrūs.

Kodėl reikalingas efektyvus pakavimas?

Tokia klausimą klausiate? Tuomet sutaupote vietos sunkvežimyje (mažiau reikės reisų), taupo laiką (greičiau kraunasi) ir apsaugote daiktus. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu pakavimo sprendimu be galo pranašesnis už „meškinio tarnybą“.

Ar galiu pasitvirtinti vizitą telefonu?

Geriau el. paštu, kad liktų pėdsakas. Telefoniniai pokalbiai dažnai užmirštami arba suprantami skirtingai. Rašytinis įrodymas – tai jūsų ir mūsų ramybė.

Kas daryti, jei pasiekei naują biurą, o jis užrakintas?

Tada laukiam, kol kas nors atvyks su raktais. Tai viena dažniausių priežasčių, kodėl vėluojame. Ne dėl sulaikymų, o dėl to, kad kas pamiršo atidaryti duris.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu pakavimo sprendimu nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir planavimo. Jei viską paliksite paskutinei dienai, bus kaip tas kartas su dėžėmis pilnomis vandens. Pasitikėkite profesionalais, gerai užrašykite, kas kur dedama, ir būkite kantrūs su vairuotojais – jie irgi žmonės, norintys tiesiog atlikti savo darbą ir grįžti namo. Tada viskas praės sklandžiai, o jūsų verslas nenukentės.