Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, ir galiu pasakyti vienalikę: tvarka – tai daugumos klientų fantazija, kai kalbame apie logistiką. Ypač jei kalbame apie biuro perkėlimą iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu. Vokiečiai mėgsta presiziškumą, o mūsų, lietuvių, požiūris dažnai yra "kažkaip busveik, išsiversime". Kai šie pasauliai susiduria, dažnai puola kibinukai. Tačiau, jeigu viską sužingsite sistemingai, net tas baisiausias chaosas gali tapti tiesiog darbuotojų pilvo juostos traukimu. Štai kaip tai atrodo iš mano, pasenęs vadybininko, perspektyvos, kai bandau sujungti vokišką discipliną su mūsų "iššūkiais".

Pradinis chaosas ir planavimas (arba jo nebuvimas)

Kiek laiko užtrunka susitvarkyti su visais dokumentais Vokietijoje?

Nesakysiu, kad tai amžinybė, bet užtrunka. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu prasideda ne tada, kai atvažiuoja sunkvežimis, o mėnesius anksčiau. Vokiškas biurokratas mėgsta popierius. Jums reikės išsiregistruoti iš dabartinės vietos, susitvarkyti elektrą, internetą, o visa tai reikalauja laiko. Jei manote, kad viską padarysite per savaitę, klystate. Geriau skirti bent mėnesį laiko, kad nebūtumėte prispausti prie sienos.

Ar tikrai verta samdyti specializuotą firmą, o ne vežti paties?

Žinoma, galite vežti patys, jei norite prarasti nervus. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu reiškia, kad kas nors atsako už kiekvieną dėžutę. Jei vežsite patys kasinėjote, kas dingo kur nors prie Berlyno. Turiu vieną klientą, kuris taip padarė ir vėliau mums skambino verktis, kad prarado svarbiausius serverius (tikrai, ne už juoką). Profesionalai turi draudimą ir žino, ką veikia.

Ką daryti, jei Vokietijos nuomotojas reikalauja "palikti kaip buvo"?

Tai klasika. Vokiečiai yra labai... šiek tiek griežti dėl būklės. Kai atsiranda biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu, visada turiu omenyje šį nuomotojų reikalavimą. Jūs turite išsivežti ne tik savus daiktus, bet ir sugadinti kėdes, tuščias dėžes nuo popieriaus. Kartais net tenka išsivežti kilimus. Pradžioje tai atrodo beprotybė, bet sutartyje dažnai būna parašyta "Mietereinigung". Tai valymas, kurį geriau užsakyti vietinei firmai, kad gautumėte depozitą atgal.

Kodėl reikia iš anksto matuoti duris ir liftus?

Nieko keičiau, kai atvažiuoju 7,5 tonos sunkvežimiu, o jis neprasilenkia pro kiemo vartus. Vokiški kiemai dažnai yra anksti (senamiestyje). Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu turi apimti ir matavimus. Negalite tikėtis, kad staliukas įlįs pro lifto duris, jei jo ne išmatavote. Vieną kartą teko išardyti brangų konferencijos stalą ant gatvės, nes vadybininkas "užmiršo" paminėti, kad liftas yra per mažas. Buvo gėda.

Ar galima perkelti biurą savaitgaliais be papildomo mokesčio?

Galima, bet už tai reikės sumokėti. Vokiečiai mėgsta savo poilsiui. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu įtraukia ir darbuotojų laiką. Jei norite, kad vairuotojai dirba sekmadienį, tai kainiau brangiau. Drąsiai sakau, jei galite, perkėlimą planuokite darbo dienom, nors tai trukdo darbui. Tačiau kadangi biuras turi dirbti, savaitgalis dažnai vienintelis variantas.

Kiek apytiksliai kainuoja tokios operacijos valdymas?

Kainos labai svyruoja. Negaliu pasakyti tikslios sumos be matavimų. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu kainuoja nuo kelių tūkstančių eurų, jei kalbame apie vidutinę įmonę. Čia įeina ir darbo jėga, ir transportas, ir pakavimo medžiagos. Maždažiai tarkime, 20 žmonių biuras gali kainuoti apie 3-4 tūkst. eurų, priklausomai nuo atstumo iki Vilniaus. Bet tai tik labai apytikris skaičius, ne citata.

Ar reikia atsiskaityti iš karto, ar galima atidėti?

Dauguma lietuviškų firmų dirba su išankstiniais užmokesčiais bent daliai. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu reikalauja pasitikėjimo, bet po tų dvidešimt metų mačiau viską. Geriau sutikti dėl 50% avanso, kad galėtume užsakyti transportą. Likęs 50% sumokamas, kai viskas yra pasiekę tikslą ir nepabraižyta.

Techniniai niuansai ir dokumentai

Kaip tvarkomi kompiuteriai ir IT įranga?

Tai jautriausia dalis. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu čia turi būti itin preciziškas. Negali tiesiog mesti monitorių į dėžę. Reikia juos pažymėti, o svarbiausia – išjungti teisingai (nepamirškti ištraukti laidų, o ne nutraukti jų). IT žmogus turi lydėti visą procesą, arba vėliau gausite pranešimą, kad "serveris nebeužsijungia". Buvo atvejis, kai klientas išjungė serverį ne taip, ir mes sužinojome apie tai tik Lietuvoje.

Ar mums reikia specialių leidimų vairuotojams?

Jei vairuotojai yra iš ES (pavyzdžiui, Lietuvos), tai paprastai ne. Vokietijoje taisyklės griežtos, jei kalbame apie Lenkijos ar Ukrainos vairuotojus, o mūsų atveju tai paprasta. Bet vis dėlto biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu reikalauja patikrinti, ar nereikia specialių kvotų ar HGV leidimų (toliausiai važiavimams). Jeigu nesuklystu, Bavarijoje kai kur reikia papildomo mokestio už automagistralių naudojimą, bet tai dažniausiai įeina į kainą.

Ką daryti su pavojingomis atliekomis (spausdintuvų kasetės ir pan.)?

Negalite tiesiog mesti jų į junk šiukšlių mašiną. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu taip pat reiškia ekologiškumą. Toneriai turi būti atiduoti specialioms firmoms. Vokietija šiuo atžvilgiu bepročiai griežta. Jei sugausime jus nelegaliai vežant šlamštą, baudos yra milžiniškos. Geriau susitvarkyti su tai vietoje, prieš išvežant.

Ar turiu pats dėti viską į dėžes?

Galite, bet nerekomenduoju. Mūsų komanda atveša dėžes ir jas užklijuoja. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu turi būti bejėgis klientui. Jūs tiesiog žiūrite, kaip mes dirbame, ir geriate kavą. Jei bandysite taupyti ir dėti patys, dauguma dėžių sprogs arba bus per sunkios (knygos nederėtų būti vienoje didelėje dėžėje su kompiuteriais).

Kaip užtikrinti, kad nieko nepavogsta?

Tai retai nutinka su patikimomis firmomis, bet visada yra rizika. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu įtraukia inventoriaus sąrašus. Kiekvienas dalykas turi būti pažymėtas, įkastas ir iškastas tame pačiame punkte. Jei dingo nešvarios kojinės – tai nėra problema, jei dingo nešiojamas kompiuteris – tai problema. Pasirašykite sutartį su atsakomybės apribojimais.

Kaip elgtis su archyvais ir dokumentais?

Dokumentai Vokietijoje yra šventa karvė. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu turi numatyti specialias dėžes dokumentams, kurios yra uždarytos ir neturi klypti. Jums reikės rūšiuoti jas pagal metus. Nemanote, kad viskas iš karto užsirašys į sistemą? Ne, tai užtrunka. Vieną kartą teko vežti vien tik popierius, kurie svėrė daugiau nei metallo baldai.

Ar reikia draudimo, ir ką jis apima?

Būtina. Net jei manote, kad važiuojame saugiai. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu be draudimo yra lošimas. Standartinis CMR draudimas dengia tik labai mažą sumą (apie 8,33 SDR/kg). Jei sugadinate brangų serverį, kuris sveri mažai, bet kainuoja tūkstančius, CMR neišgelbės. Reikalingas "All risk" draudimas. Pasidomėkite tuo iš anksto.

Pinigai, problemas ir vokiškas tikslumas

Kodėl kainos prisideda paskutinę minutą?

Kadangi klientai dažnai kažką pamiršta pasakyti. "O, mes turime dar du saugyklos kambarius po garažu." Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu negali veikti tokiu principu. Jei keičiasi apimtis, keičiasi ir kaina. Aš asmeniškai labai nemokuju, kad tada kyla pyktis, bet kas galiu daryti, jei sunkvežimis visiškai užpildytas, o liko dar pusė biuro?

Ar galiu padėti asmeninius daiktus į biuro dėžes?

Negalima. Tai draudžiama dėl muitinės (nors tai ne ES, bet taisyklės lieka). Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu yra verslo veiksmas. Jei rasime jūsų naminius šluostus ar maistą, mes turime teisę atmesti tą dėžę arba paprašyti papildomo mokesčio. Nesumaišykite verslo su asmeniniais reikalais.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai realus scenarijus. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu turi turėti "Plan B". Prieš metus mums sugedo mašina prie Hanoverio. Teko skubiai skambinti partneriams ir siųsti kitą. Viskas užtruko dieną ilgiau. Jei jums pasirašyta data yra "kiekiena", tai gali sukelti paniką. Todėl visada palikite time maržą bent vienai dienai.

Ar vokiški įmonių numeriai kažką reiškia pervežimo metu?

Taip, jie turi būti užregistruoti. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu reikalauja, kad atsakingas asmuo būtų pasiekiamas. Kartais vokiečiai pasirašo sutartis su savo pačių logistikos firmomis, kurios mus labai siaubingai kontroliuoja. Reikia būti pasiruošusiam užpildyti daugybę lapų, kur nėra jokios prasmės, bet jie to nori.

Kaip suprasti, ar įmonė yra patikima?

Pažiūrėkite, ne į gražią svetainę, o į jų vairuotojus. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu yra labai priklausomas nuo žmonių. Jei telefonu atsiliepia kas nors, kas nežino, kas yra CMR, bėkite. Geriausia ieškoti rekomendacijų. Yra daug firmų, kurios rodo puikius kainas, o paskui dingsta su krovejų užmokesčiu (ypač Rytų Europoje, deja).

Ar galima derėtis dėl kainos?

Visada galima pabandyti. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu yra paslauga, ne prekė parduotuvėje. Jei turite didelį projekto, kainą galima nuleisti 5-10%. Bet neprašykite nuolaidos tada, kai turite tik tris stalus ir penkis kėdes. Tada tiesiog gėda.

Kas daryti, jei klientas nepyksta dėl vėlavimo?

Eikite pasikalbėti. Vėlavimai būna. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu neapsaugo nuo užstrigus eismo kamščiuose. Ypač jei judate ruošiantis iki Vakarų. Sakykite tiesą. Nežadėkite, kad atvyksite per 20 minučių, jei žinote, kad kelias užtruks valandą. Klientai vertina nuoširdumą daugiau nei melą.

Ar reikia mokėti už krovejus Vokietijoje atskirai?

Priklauso nuo sutarties. Dažniausiai mūsų kaina jau įtraukia mūsų vyrus. Bet jei reikia vokiškų krovejų (dėl kažkokių specifinių taisyklių ar profsąjungų), tai kainuoja kaip nulis. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu su vietiniais darbuotojais gali būti dvigubai brangiau. Geriau vežti savus, jei leidžia įstatymai.

Kaip elgtis su baldų surinkimu Lietuvoje?

Mums tai kasdienybė. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu baigiasi tik tada, kai paskutinis stalas stovi savo vietoje. Mūsų komanda turi įrankius. Nereikia jaudintis dėl to, kad praradote varžtą – mes juos turime atsarginius. Kartais net taisome tobuliau nei buvo (žinodami vokišką kokybę).

Kodėl svarbu turėti viena atsakingą asmenį?

Kadangi kitaip bus chaosas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu (gerai, kad pavartojau šią frazę dar kartą) neveikia be lyderio. Jeigu kas nuspręs paskambinti vairuotojui su instrukcija "nuvažiuok į kitą pusę", kol mes esame kelias, prarasime valandą. Vienas žmogus turi priimti sprendimus.

Ar verta daryti "dry run" (bandymą)?

Dideliems projektams – taip. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu kainuoja, bet bandymas gali sutaupyti tūkstančius. Užvažiuojame patikrinti vietą iš anksto. Matome, kur galima statyti kraną, kur nėra požeminių vamzdynų. Vieniems tai atrodo peršoka, tačiau pačiuose didžiausiose miestuose (Munchene, Frankfurte) tai būtina.

Kas nutinka su statinėmis atliekomis (įranga, metalo laužas)?

Tai jūsų problema, nebent sutarsime kitaip. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu nenumato šiukšlių išvežimo, jei tai nenurodyta. Vokietijoje šiukšlių išvežimas yra labai brangu. Kartais mums patinka pasiimti senus metalo grotas, juos parduoti Lietuvoje ir uždirbti pinigų pietums, bet tai mūsų mažas paslaptis.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Technologiškai – taip. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu šiais laikais be GPS beveik neįsivaizduojamas. Siunčiu jums nuorodą, kur matote, kur yra mašina. Bet nepamirškite, jei vairuotojas miega poilsio aikštelėje, mašina nepajudės 9 valandų. Tai ne sugedo, tai tiesiog įstatymai.

Ką išmokau per šiuos metus (ir kodėl tai svarbu jums)

Kodėl klientai dažniausiai pyksta?

Dėl neaiškios komunikacijos. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu sužlūžta ne dėl sudaužytų stiklų, o dėl to, kad niekas nepasakė, kad atvyks vėliau. Aš stengiuosi būti nuoširdus. Jei aš žinau, kad vėluosiu, aš skambinu. Paprasta tiesa.

Ar visada vyksta pagal planą?

Niekuomet.

Ką daryti, jei pas mane liko klausimų?

Skambinkite man. Geriau paklausti dešimt kartų nei vieną kartą sugadinti brangų turtą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu yra komandinis darbas, ir jūs esate svarbiausia tos komandos dalis.

Trumpai tariant, viskas baigiasi tuo, kuo prasidėjo – komunikacija. Nėra idealų perkėlimų, yra tik tokių, kurie baigiasi be nuostolių. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su aiškiu procesų valdymu nėra raketų mokslas, bet tai reikalauja kantrybės ir, svarbiausia, pasitikėjimo savo partneriais. Pasiruoškite gerai, ir viskas bus ne taip blogai kaip atrodo pradžioje. Sėkmės.