Biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviausiai: vadovas, kuris nėra iš brošiūros

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt ketverius metus. Per tą laiktą mačiau viską – nuo to, kaip vokiečiai idealiai suruošia kiekvieną knygelę iki tų atvejų, kai reikėjo improvizuoti su lipnia juosta ir vėjo pagalba. Biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviausiai atrodo kaip loginis uždavinys, tačiau realybėje dažnai pasidaro kaip šachmatų partija, kur varžovas paskutiniame ėjime pakeičia taisykles. Jei norite nenusivilti, geriau iš karto sužinokite, kad idealų planą sukelia kelyje susiduriant su vokišku biurokratiniu rigoriškumu arba tiesiog blogomis kelių sąlygomis ties Hanoveriu. Čia nebus sausi dalykai, o tai, kaip tai iš tikrųjų vyksta ant žemės.

Planavimas ir organizaciniai chaosai (kaip išvengti blogiausio)

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Visada sakau klientams – imkitės ne vėliau kaip prieš mėnesį. Vokietija neleidžia nieko daryti „paskutinę minutę“, ypač jei kalbame apie didesnes miestų dalis. Biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviausiai prasideda ne nuo dežių ėmimo, o nuo dokumentų surinkimo. Kartais gali užtrukti tik savaitę, jei turite palankius ryšius, bet dažniausiai tai ilgas procesas, nes reikia suderinti laiką su namų savininkais vietos (Hausverwaltung), kurie dažnai būna labai užimti.

Ar tikrai brangu?

Kainos labai svyruoja. Jei vežate tik kelis kompiuterius ir spausdintuvus iš mažo biuro Miunchene, gali tekti sumokėti apie tūkstantį eurų, bet dideliems perkėlimams, pvz., iš Frankfurto verslo centro, skaičiai suaugia iki kelių tūkstančių. Verta prisiminti, kad pigiau ne visada reiškia geriau, ypač kai kalba eina apie biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviausiai, nes taupant ant vairuotojų galite gauti komandą, kuri nežino, kaip elgtis su liftu.

Kokį transportą rinktis?

Labai priklauso nuo tūrio. Jei daugiau biuro baldų nei 15 kubinių metrų, reikės didelio sunkvežimio. Mažesniems perkėlimams užtenka 3,5 tonos transporterių, kuris gali važiuoti ir miesto centruose be apribojimų. Vieną kartą teko vežti visą architektų studiją Berlyne, ten tiesiog neįmanoma buvo nuvažiuoti dideliu sunkvežimiu, teko daryti kelis maršrutus mažesniais automobiliais.

Ar galima sutaupyti darbuotojų jėgomis?

Žinoma, bet... (čia aš dažnai nuleidžiu akis). Jūsų programuotojai puikiai moka koduoti, bet tikrai nemoka pakrauti sunkaus seifo į sunkvežimį taip, kad jis nenukristų ant kojų. Biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviausiai įvyksta, kai krovį darbiai, o ne jūsų buhalterė. Nustebau, kaip dažnai firmos bando taupyti ant krovėjų ir paskui gauna laužytus nugarų pavėsinėje.

Ar darytate ir išpakavimą?

Taip, tai standartinė paslauga, tačiau dažnai klientai pageidauja, kad mes tiesiog padėtume dėžes į reikiamas patalpas, o viduje išimsime patys. Vokietijoje darbuotojai dažnai jaučiasi atsakingi už savus asmeninius daiktus, todėl ne visada leidžia lietuviams kibti į jų stalčius. Geriau iš anksto susitarti dėl to, iki kurio lygio mums reikia eiti.

Kas dėl IT įrangos?

Tai pati jautriausia dalis. Serverius turi nuleisti ir supakuoti specialistai, o ne mūsų krovėjai, jei nenorite prarasti duomenų. Mums užtenka tik uždėti ant specialių vežimėlių ir pririšti. Biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviausiai visada apima specialias dėžes monitoriams, nes jų stiklas kelyje patiria didžiulius vibracijos smūgius.

Ar galima perkelti seifą?

Seifai yra košmaras. Jei jis sveria daugiau nei 200 kg, beveik tikrai reikės specialios technikos arba nebrangiausių vairuotojų, kurie žino, kaip jį nutupdyti laiptuose nepažeidžiant grindų. Vieną kartą teko gabenti seifą iš penkto aukšto be lifto – tai užtruko tris kartus ilgiau nei visa likusi biuro dalis kartu paėmus.

Ar dirbate savaitgaliais?

Vokiškoji kultūra labai mėgsta ramybę, tad sekmadieniais Vokietijoje galioja griežti draudimai triukšmauti. Saturdays dar galima susitarti su namų savininkais, bet už tai reikės papildomai sumokėti darbuotojams. Biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviausiai vyksta darbo dienomis, kai visos valdžios įstaigos atidarytos ir galima išspręsti nesklandumus.

Vokiečių biurokratija ir dokumentai (kur dažniausiai stringa)

Kokius dokumentus reikia turėti?

Būtinai sąskaitą faktūrą (Rechnung) už perkėlimo paslaugas, krovos sąrašą (Packing List), kur turi būti išvardyti visi daiktai, ir asmens dokumentus pasienio punkte. Jei trūksta nors vieno lapo, muitinės pareigūnas gali uždelsti jus valandomis. Prisimenu vieną atveją ties Aachen, kur klientas užmiršo inventoriaus sąrašą ir teko jį spausdinti artimiausioje degalinėje.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate registruota Lietuvos įmonė ir turite PVM mokėtojo kodą, bei atvežimas vyksta tarp ES šalių, dažniausiai taikoma 0 % PVM tarifas. Tačiau turite pateikti teisingą Mokesčių savanoriško deklaravimo (MVD) dokumentą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviausiai vyksta tada, kai apskaitininkai iš anksto susitaria dėl šių popierių, o ne paskutinę sekundę.

Kas dėl eksporto deklaracijos (EX-1)?

Tai būtina, norint gauti PVM atgal iš vokiškų tiekėjų, jei perkėliate įrangą, kurią nusipirkote Vokietijoje. Mes turime užpildyti šią deklaraciją išvykstant iš Vokietijos teritorijos. Kartais tai būna paprasta, kartais vokiečių muitininkai būna labai išrankūs dėl serijinių numerių (kažką tikrai praleisit, bent jau taip būna dažnai).

Ar tikrinami duomenys?

Taip, ypač jei vežate brangią elektroniką ar serverius. Muitinėje gali paprašyti įrodyti, kad šie daiktai priklauso įmonei, o nėra asmeninio pobūdžio prekės. Gera žinoti, kad serverinės įranga dažnai patenka į specialų sąrašą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviausiai nebus toks, jei neįrodysite dokumentais, kad tai ne naudojamos prekės.

Kas dėl draudimo?

Standartinis draudimas (CMR) apsigina tik iki tam tikros sumos, paprastai tai apie 8,33 SDR už kilogramą (tai yra maždaug 10 eurų). Turėtumėte pagalvoti apie papildomą draudimą, jei vežate brangų inventorių. Niekada nežinai, kada užpakalinės durys gali atsiskirti važiuojant greitkeliu netoli Duisburgo.

Ar reikia leidimo iš savininko?

Absoliučiai taip. Jei nuomojat patalpas Vokietijoje, turite gauti raštišką leidimą išnuomotojo (Hausverwaltung), kad galite išvežti daiktus. Be to, dauguma verslo centrų reikalauja, kad transportavimo įmonė pateiktų draudimo polisą, atsakingą už galimą žalą liftui ar koridoriaus sienoms.

Ką daryti, jei trūksta originalių pirkinių dokumentų?

Tai problema. Jei nėra sąskaitos faktūros, muitinė gali priskirti prekę didžiausia galima rinkos verte, ir mokesčiai išaugs. Stengiamės padėti surasti informaciją internete arba panašiais modeliais, bet garantijos neduodu. Geresnis variantas – rasti tą seną el. laišką iš tiekėjo.

Kodėl svarbu adreso tikslumas?

Vokietijoje adresai yra labai griežti. Jei paklysite į gatvės galą, kur negaliu užeiti sunkvežimiu dėl „Verkehrsberuhigter Bereich“ (ramiojo eismo zonos), teks įvežti dėžes rankomis. Biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviausiai prasideda nuo tikslaus adreso ir vaizdo įrašo iš Google Maps, kurį aš visada prašau nusiųsti iš anksto.

Ar galima vežti asmeninius darbuotojų daiktus?

Techniškai taip, bet reikia tai aiškiai pažymėti krovinių sąraše kaip „Asmeninis daiktas, ne įmonės turtas“. Jei bus daug tokių dalykų, muitinė gali įtarti, kad tai slaptas importas, o ne biuro persikėlimas.

Techninės problemos ir realybė kelyje

Ar vairuotojai kalba angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų supranta pagrindinius žodžius, bet ne tikėkitės sklandžių diskusijų apie Vokietijos filosofiją. Kai reikia susitarti dėl krovinio kėlimo mechanizmo, geriau, kai yra tas, kuris kalba vokiškai arba bent gerai angliškai. Vieną kartą teko versti tris valandas, kol vairuotojas nesuprato, kad reikia naudoti ne plokščiadugnį, o keltuvą.

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis?

Tai retai, bet įvyksta. Esu turėjęs atvejų, kai teksta iškviesti pagalbą iš gretimų firmų, o mūsų komanda turėjo laukti pakeliui. Tuo atveju mes prisiimame atsakomybę ir organizuojame alternatyvų transportą, tačiau tai užtrunka. Klientas turėtų žinoti, kad biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviausiai turi rezervinį planą nebent jūsų verslas gali veikti be kompiuterių porą dienų.

Ar tikrinote oro sąlygas?

Žinoma, vairuotojai tikrina orus kas valandą. Jei kalbame apie žiemos perkėlimus per Alpes arba šiaurinę Vokietiją, sniegas gali viską stabdyti. Kartais reikia pasirūpinti grandinėmis arba papildomomis padangomis, nors Vokietijoje reikalavimai tų padangų yra labai griežti.

Kaip su GPS navigacija?

GPS klysta. Jis nėra dievas. Yra vietų, kur nurodo važiuoti pro miško kelią, kuriuose sunkvežimiui neturi ko važiuoti. Mes visada patikriname maršrutą rankiniu būdu, ypatingai kai važiuojame į Saksonijos kaimo vietoves, kur keliai buvo nutiesti dar prieš karą.

Ar galima sekti krovinius realiu laiku?

Dauguma mūsų automobilių turi GPS stebėjimo sistemas, tačiau signalas tampa silpnas važiuojant pro kalnus arba tunelius. Jei būtent jums svarbu kiekvienas žingsnis, pasakykite – įsijungsime nuolatinį ryšį su vairuotoju. Bet nereikia šauktis į telefoną kas pusvalandį, vairuotojas turi vairuoti, o ne kalbėti.

Ką daryti su vėlesniais priedais (pavyzdžiui, laiptuose)?

Kai kurie biurai yra seni pastatai su siaurais laiptais ir be lifto. Tuomet mes naudojame keltuvus su specialiais juostomis. Tai brangiau ir lėčiau. Praėjusi savaitė dėl to vienas perdėjimas užtruko 4 valandas ilgiau nei planavome, bet beveik nieko neilaužėme (beveik).

Ar pervežate ir pavojingas medžiagas?

Biuruose dažnai būna spausdintuvų kasetes su toneriais arba valymo priemones. Tai laikoma pavojingomis medžiagomis (ADR). Reikia apie tai pranešti iš anksto, nes negalime tiesiog mesti jų į sunkvežimį su gėrimais ar maistu.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje per naktį?

Stengiamės niekada taip nedaryti, jei krovinys labai vertingas. Vokietijoje vagystės iš sunkvežimių nėra toks didelis problemos kaip Italijoje, bet pavojus visada egzistuoja, ypač stovint neapsaugotuose automobilių stovėjimo aikštelėse prie keliai. Geriau uždaryti į sandėlį.

Ar galima susiderėti dėl laiko tikslio?

Stengiamės, tačiau tiesioginis laiko tarpys yra nepagalvojamas dėl eismo įvykių. Vokiškai tai vadinasi „Stau“. Jei sakau, kad atvyksiu 10:00, reiškia,kad bandysiu, bet jei eismas stoja ties Kiolnu, tada niekas nepades.

Kaip elgiatės su šiukšlių išvežimu?

Pakuoju dangomis (dėžėmis) ir baldais, bet šiukšlių (pvz., senų spausdintuvų) nevežame atgal į Lietuvą, jei sutarta kitaip. Tai papildoma paslauga, reikalaujanti atskyrimo ir dažniausiai specialių konteinerių.

Ar reikia mokėti už važiavimą po miestą?

Jei reikia važiuoti į „Umweltzone“ (ekologinę zoną), o mūsų sunkvežimis neturi reikiamo žaliosios kortelės, gali tekti mokėti baudą arba nuomoti kitą, mažesnį automobilį paskutinei atkarpai. Apie tai reikia pagalvoti anksčiau, ypač tokiuose miestuose kaip Štutgartas ar Miunchenas.

Pabaigos darbai ir išvados

Ar surenkate baldus atgal?

Taip, tai įeina į kainą, jei buvome išardę juos. Vokietijos dažnai baldai yra sudėtingesni, su daugybe detalių, todėl svarbu, kad visi varžtai būtų pažymėti ir sudėti į pažymėtas maišus. Praeitusį kartą vienas vairuotojas pamiršo padėti kojų apkaustus (juk tokia smulkmena) ir teko važiuoti atgal po juos sekančią dieną.

Ar galėsite pateikti galutinę sąskaitą faktūrą?

Taip, pateikiame iš karto po perkėlimo, arba gavus visus papildomų paslaugų patvirtinimus. Gali būti priedų, jei teko naudoti papildomą techniką arba dirbti ilgiau nei planuota dėl neprognozuojamų kliūčių.

Kas atsitinka, jei kažkas sulūžta?

Turiame pranešti per 24 valandas. Tada mes įvertiname žalą. Jei dėl mūsų kaltės sulužo spausdintuvas, prisiimame atsakomybę pagal draudimo sąlygas. Bet jei jūsų darbuotojas bandė perstumti seifą be mūsų, tai jūsų problema.

Ar reikia įvertinti naujojo biuro prieigą?

Būtina. Jei Lietuvoje nėra kraunamos aikštelės arba durys per siauros, tai bus dideliausias nemalonumas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviausiai baigiasi tokiu pačiu greičiu, kuriuo prasidėjo, tik jei vietos sąlygos leidžia. Vieną kartą teko iškrauti ant gatvės, nes sunkvežimis netilėjo į kiemą.

Kaip apmokėti paslaugas?

Dažniausiai priimame banko pavedimus, bet galima ir kortele tiesiogiai vietoje (jei terminalas veikia, kas kartais būna problema toli nuo miestų). Didelėms sumoms reikia avanso, kad galėtume apmokėti degalus ir kelių mokesčius.

Ką daryti su likusia pakuote?

Išvežiame kartu su savimi, jei sutarta. Dėžės dažnai turi būti surenkamos (išskleistos), kad užimtų mažiau vietos grįžtant.

Ar turite rekomendacijų dėl elektros instaliacijos?

Mes ne elektrikai. Mes tik perkeliame daiktus. Taip, galiu pasakyti, kad reikia patikrinti, ar laisvi socketai, bet neįsijungiu į instaliaciją. Biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviausiai yra logistika, o ne remontas. Nors kartais, perkaustyti lentyną, kas padarysime be problemų.

Kodėl verta rinktis jus o ne pigesnį „vežėją“ iš skelbimo?

Nes tas pigesnis gali dingti su jūsų duomenimis. Mūsų įmonė egzistuoja jau dešimtmetį, mes žinome kur kreiptis jei kyla problema su muitine. Patirtis kainuoja, bet ji užtikrina ramybę.

Apibendrinant, viskas priklauso nuo detalių. Jei viską susitarsite iš anksto, bus lengva. Jei bandysite daryti viską „iš karto“, gali gautis kaip tas kartas su sekretorių stalą, kurio rankena nulūžo dar pirmą kartą.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviausiai nėra tik apie kainą, bet apie ramybę. Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti viena: geriausia investicija yra geras ryšys su logistika. Nenuvilkite visko iki paskutinės akimirkos, pasirūpinkite dokumentais ir būkite kantrūs su vokišku procedūrų griežtumu. Tada viskas vyks sklandžiai, nors ir gali truputį pavėluoti.