Greitas biuro kraustymas į Vokietiją su garantuotu terminu

Dirbu jau dvidešimt metų šioje srityje, ir galiu pasakyti viena – niekada ne taip, kaip planuojame. Klientai visada nori viską iš karto, o realybė būna kiek kitoka. Kai kalbame apie greitą biuro kraustymą į Vokietiją su garantuotu terminu, tai dažniausiai susiraukia nosį net patys patikriausi vadybininkai. Kodėl? Nes kelyje visada kažkas įvyksta. Nors mes stengiamės užtikrinti sklandumą, reikia žinoti, į ką tiksliai įsijungiame. Čia ne tik dėžių krašymas, tai visa logistika, dokumentai ir vokiškas tikslumas, kuris kartais mūsų, lietuvių, sukelia galvos skausmą.

Pradžia ir planavimas (arba kaip išvengti chaoso)

Kada reikia pradėti planuoti biuro perkėlimą?

Geriausia būtų prieš mėnesį ar du, bet žinau, kad dažniausiai viskas sprendžiama paskutinę minutę. Jei jums svarbus biuro kraustymas į Vokietiją, nebekvieskite mus penktadienį, kad reikia viską nuvežti pirmadienį rytą. Logistika nėra stebuklas. Reikia užsakyti mašiną, susitarti dėl vairuotojų, o jei dar reikia leidimų mieste centre, tai tai gali užtrukti. Taigi, kuo anksčiau, tuo geriau, nors iš tikrųjų mes sugebame ir greitai, bet tada kaina aukštesnė.

Ar būtinas detaalus inventoriaus sąrašas?

Absoliučiai taip, ir tai ne tik dėl jūsų ramybės. Vokiškai pareigūnai (net jei tai ES viduje) arba draudimo kompanijos gali paprašyti dokumentų. Jei dingsta serveris, o ne paprasta kėdė, be sąrašo nieko nebus padaryta. Kartais klientai rašo "kompjuteriai" ir viskas. O turi būti: "2 vnt. Dell XPS, serijiniai numeriai...". Be to, jei planuojate greitą biuro kraustymą, sąrašas pagreitėja pakrovimą, nes žinome, ką kelti.

Kaip geriausiai supakuoti jautrią techniką?

Nenaudokite senų prekių dėžių iš parduotuvės, jos sutrumpėja. Ypatingai svarbu supakuoti serverius ir monitorius. Paimkite burbuliukų plėvelę, užpildykite tuščias vietas. Kartais (ir dažnai) klientai mums paduoda ne užpakuotus kompiuterius, tik sakydami "Atidžiai, tai brangu". O vairuotojas, važiuodamas pro duobę, negali būti atidžiu visą laiką. Geriau užklijuokite lipdukus "Labai trapu".

Ar mūsų darbuotojai gali padėti išpakuoti dėžes į Vokietijoje?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugas, jei tai aptarta iš anksto. Bet čia yra vienas "bet". Vokietijoje darbo laikas griežtai reguliuojamas. Jei atvyksime į Berlyną 18:00 valandą vakare, vokiečių kolegos gali tiesiog atsisakyti dirbti viršvalandžius arba reikalauoti papildomai mokėti už kiekvieną pradėtą valandą. Geriau viską suplanuoti taip, kad iškrovimas būtų darbo laiku, kitaip garantuotas terminas gali nukristi dėl biurokratijos.

Kas daryti su dideliais baldais, jei neįeina į liftą?

Tai klasikinė bėda. Prieš išvykdami mes klausame apie liftus, bet dažnai klientas sako "Yra didelis liftas", o paskaičiuojus paaiškėja, kad jis telpa tik 2 žmones. Tada teka nešti rankomis per laiptus. Už tai imamas mokestis, ir jis ne mažas. Jei jūsų biuro kraustymas vyksta į seną pastatą, kur nėra lifto, perspėkite mus iš karto. Mums reikia atsivežti nešimo juostas ir papildomą žmogų, o ne važiuoti ir stebėti, kad neįmanoma.

Ar galima visa tai atlikti per vieną dieną?

Įmanoma, jei tai nedidelis biuras ir atstumas ne didesnis kaip 500 km. Jei reikia vežti visą įmonę iš Vilniaus į Miuncheną, tai be dviejų dienų (arba naktinio važiavimo) neapseisi. Naktinis važiavimas brangesnis. Taip pat, jei greitas biuro kraustymas į Vokietiją reikalauja iškrovimo darbo metu, reikia susiderėti dėl prieigos raktų anksčiau, kad mums nereikėtų laukti po durimis valandą.

Kelias, dokumentai ir Vokietijos niuansai

Kokius dokumentus būtina turėti kelyje?

Būtinai CMR kontraktą, kurį pasirašome abemos pusės. Be to, turi būti eksporto sąskaitos faktūros (jei pervežate naują techniką) arba inventoriaus sąrašas su vertėmis (jei naudotą). Vokiškai pareigūnai mėgsta tvarką. Jei sustabdys, o dokumentų bus neaišku, gali laikyti mašiną iki pat ryto. Aš (nors dažnai ir nepamenu visų taisyklių) visada patariu turėti visus popierius vienoje byloje.

Ar reikia eiti pro muitinę, jei važiuojame į ES šalį?

Techniškai nei, jei tai jūsų įmonės turtas, kuris keičia vietą. Bet jei įrenginių vertė viršija tam tikrą sumą arba tai nauja technika, gali reikėti intrastat deklaracijos arba susidurti su mokesčiais. Neklauskite manęs dėl tikslių sumų, jos keičiasi kasmet. Bet žinokite, kad be teisingų dokumentų gali būti problema. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš biuro kraustymą.

Kas yra tas CMR ir kodėl jis svarbus?

Tai tarptautinis vežimo kontraktas. Be jo jūs neturite įrodymų, kad mes ką nors pervežėme. Jei dėžė dingsta kelyje (kas, deja, kartais nutinka), CMR yra pagrindas reikalavimui atlyginimo. Be jo, mes galime sakyti, kad nieko negavome. Užpildykime jį tiksliai, patikrinkite numerius. Pavasarį buvo atvejis, kai klientas nesirašė vienos dėžės su svarbiais dokumentais, o CMR buvo pasirašytas "kaip yra".

Ar vairuotojas turi mokėti už važiavimą Vokietijos keliais?

Taip, mūsų įmonė moka LKW-Maut mokestį už sunkvežimius. Jis įtrauktas į jūsų pasiūlymą, todėl jums nereikia rūpintis brūkšneliais ar kortelėmis kabinoje. Bet yra vienas dalykas – kai kurie "pilki" vežėjai gali mesti papildomą mokestį vėliau, sakydami, kad kainos pakilo. Pas mus kaina fiksuota, todėl greitas biuro kraustymas nebus brangesnis dėl to, kiek kainuoja benzinas Vokietijoje šią dieną.

Kas daro, jei sustoja policija arba techninė apžiūra?

Tai realybė, ypač Vokietijoje. Jie tikrina viską – nuo padangų gylio iki vairuotojo poilsio laiko. Jei vairuotojas pavėluosils poilsio, gali gauti baudą, o tai uždelgs garantuotą terminą. Mes stengiamės planuoti maršrutus taip, kad vengtume šių vietų, bet jei įvyksta techninė bėda su mašina, mes turime priedų. Tokiu atveju skambinsime ir pranešime, kad vėluojame, kad jūs galėtumėt susitarti su naujais savininkais patalpų.

Ar yra dienų, kada negalima važiuoti sunkvežimiu?

Vokietijoje yra griežti važiavimo draudimai sekmadieniais ir šventėmis. Jei jums reikia biuro kraustymo į Vokietiją būtent sekmadienį, kad pirmadienį dirbtumėte, reikia specialaus leidimo, o jis kainuoja pinigus ir laiką. Dažniausiai geriau važiuoti šeštadienį arba ankstyvą sekmadienio rytą, jei leidžia taisyklės (taip, yra išimčių, bet jos sudėtingos).

Pinigai, kainos ir vengiant "pasiūlymų iš pasakų"

Nuo ko priklauso galutinė kaina?

Pirma, nuo atstumo. Antra, nuo kiekio (kubinių metrų). Trečia, nuo prieigos priešais biurą – ar ten galima stovėti, ar reikia užimti 3 vietos gatvėje. Jei reikia naudoti keltuvą ("raganą"), tai brangu. Taip pat, kaina priklauso nuo to, kaip greitai jums tai reikia. Jei greitas biuro kraustymas yra prioritetas, mes turime atiduoti mūsų geriausią mašiną ir ekipažą, o tai kainuoja.

Ar yra paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Kartais taip, bet ne pas mus. Pas mus viskas aiškai. Bet gali būti mokesčių už miesto centro važiavimą (Environmental zone) arba už tai, jei reikia nešti daiktų labai toli nuo mašinos. Pavyzdžiui, jei Vokietijoje biuras yra 5 aukšte be lifto, o mašina stovi kieme, tai už laiptines imamas papildomas mokestis už kiekvieną pakopą. Neklausote, kiek kainuoja keltuvas, jei jis nėra.

Kodėl kai kurie pasiūlymai yra taip pigūs?

Nes jie meluoja. Paprasta tiesa. Gali būti, kad jie ims jūsų daiktus ir veš su kitu kroviniu ("kolektyvu"), kas reiškia, kad jūsų kompiuteriai gali gulėti po trąšų maisais. Arba tai gali būti firmos, kurios neturi draudimo. Jei kas nors siūlo biuro kraustymą į Vokietiją už pusę mažiau nei rinkos kaina, bėkite. Išsaugosite pinigus, bet praradsite daiktus ir nervus.

Ar reikia mokėti avansą?

Įprastai taip, reikalaujame 30-50% avanso, kad užtikrintume, kad klientas neatsisakys paskutinę minutę. Mes jau turime skirti mašiną ir vairuotojus. Jei jūs atsisakysite dieną prieš važiavimą, mes prarandame uždarbį. Avansas yra kaip garantas. Likusią dalį mokate gavę daiktus arba iš karto po iškrovimo, priklausomai nuo sutarties.

Ar PVM mokestis taikomas tarptautiniams pervežimams?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir turite PVM kodą, mes galime išrašyti PVM sąskaitą faktūrą. Tačiau tarp ES šalių dažnai taikomas 0% PVM tarifas pervežimo paslaugoms, jei pateikiate teisingus duomenis. Aš nebuvo toks tikras dėl šių taisyklių prieš metus, bet mūsų buhalteris viską sutvarko. Svarbu, kad sutartyje būtų nurodyta teisingai – "pervežimo paslauga".

Ką daryti, jei pažeidžiami daiktai?

Tai baisiausia scenarijaus dalis. Pirmiausia, nedėkite pasirašinėti CMR, kol neįsitikiniate, kad viskas yra vietoje. Jei pastebėsite įbrėžimą ant stalo, užrašykite tai į protokolą. Mes turime draudimą, tačiau jis neapima visko (pavyzdžiui, duomenų praradimas neapdraudžiamas). Todėl duomenis pasidarykite atsarginę kopiją prieš biuro kraustymą. Draudimas padengs fizinę žalą, bet ne jūsų prarastą laiką.

Bėdos, kurios įvyksta (ir kaip su jomis gyventi)

Kas nutinka, jei vairuotojas susirgsta arba sugenda mašina?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tada mes skubiai ieškome priedų. Jei mes garantavome garantų terminą, mes samdome kitą mašiną net iš vietinio Vokietijos pervežėjo, kad pristatytume daiktus. Tai mums kainuoja, bet jūsų reputacija nenukentėja. Taip pat, jei įvyksta avarija, mes pranešame iš karto ir siunčiame draudimo įmonės atstovą.

Ar galima keisti perkėlimo datą paskutinę minutę?

Galima, bet tai kainuoja. Jei mašina jau paruošta ir vairuotojas atvyko į baseiną, o jūs sakinėte "nebevažiuokite", turite mokėti bent 50% sutartos sumos. Mes negalime tiesiog pasakyti vairuotojui "važiuok namo" nemokant. Taip pat, jei keičiate datą dėl to, kad nepateikote dokumentų, greitas biuro kraustymas gali tapti nebe toks greitas, nes kitų laisvų datų gali nebūti.

Ar atvežiate daiktus į konkrečią vietą arba tiesiog iškrauna prie namų?

Mes atvežame į patalpas. Nekrauname ant gatvės (jei tik tai ne jūsų noras). Mūsų vairuotojai nešėjai padės susidėti dėžes ten, kur jums patogu, bet ne montuoja baldų. Jei reikia surinkti lentynas, tai jau kitos paslaugos, apie kurias reikia kalbėti atskirai. Įprastai biuro kraustymas baigiasi tada, kai paskutinė dėžė stovi gale kambario.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro technika?

Galima, bet tai nerekomenduojama maišyti. Muitinėje gali kilti klausimų, kodėl kompanijos sąskaitoje vežami žmonių drabužiai ar indai. Jei tai tik kelios dėžės su knygomis ar pripildytos asmeninėmis detalėmis, nieko negero. Bet jei tai bus pusė mašinos sovų, tai gali būti interpretuojama kaip kontrabanda arba nelegalus verslas. Geriau šių dalykų nevartyti.

Kas su pakuojimo medžiagomis – ar jas pasiimate atgal?

Taip, mes susirenkame visas dėžes, vėliavas ir įrankius po iškrovimo. Tai mums priklauso. Jei jums reikia palikti kai kurių dėžių Vokietijoje (pavyzdžiui, sandėliui), galime susitarti dėl jų pirkimo. Bet standartiškai, kai baigiame biuro kraustymą, viską grąžiname atgal į Lietuvą, nes tai mūsų investicija.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju į Vokietiją?

Įprastai ne. Tai draudžiama daugelyje įmonių dėl saugumo ir draudimo sąlygų. Jei įvyksta avarija, o kabinoje yra nepripažintas keleivis, draudimo kompanija nemokės. Be to, vairuotojui reikia poilsio, o jis negali poilsio su keleiviu kabinoje. Taigi, geriau susitikti vietoje arba važiuoti savo automobiliu. Nors kai kurie klientai įkalbinėja, sakydami, kad "aš tyliai sėdėsiu", bet mes negalime rizikuoti.

Kaip elgtis, jei naujame biure nėra elektros ar interneto?

Nesijaudinkite dėl mūsų, mes galime iškrauti ir tamsioje, bet jūsų darbuotojai nebeveiks. Tai ne mūsų problema, bet visada patariu klientams patikrinti šiuos dalykus prieš mūsų atvykimą. Buvo atvejis, kai atvykome į Frankurtą, o biuro durys užrakintos, o raktų niekas neturi. Teko laukti valandą lauke, o vėliau garantuotas terminas viršijo 2 valandas.

Ar galite padėti su technikos montavimu?

Mes galime padėti prijungti kompiuterius prie elektros, padėti monitorius ant stalų. Bet mes ne IT specialistai. Jei reikia sujungti serverius prie tinklo, nustatyti routerius arba konfigūruoti "cloud", pasikvieskite savo IT žmogų. Mūsų vyras gali netyčia ištraukti laido, kuris neturėtų būti ištrauktas, ir tada viskas nustos veikti. Geriau kiekvienas daro savo darbą.

Kas daryti, jei dėžė paslysta nuo rankų ir užsidega?

Tai juokas, bet taip ir buvo. Vienas klientas supako kaitrųjį vandenį (be dangtelio!) į dėžę su popieriais. Atidarant, visa dokumentacija drėgna. Dabar visada klausiu: "Kas yra skysčių?". Jei supakuosite skysčius, juos turi būti sandariai uždaryti. Mes neatsakingi už jūsų pakavimo klaidas, jei patys supakavote. Jei supakojome mes, tada mokame.

Kaip užtikrinti, kad nieko nepavogsta?

Mes dirbame su patikimais vairuotojais, kurie dirba mums ne pirmus metus. Be to, mašinos yra su GPS stebėjimu. Taip pat, užrakiname mašinas kiekvieną kartą, kai sustojame pietų arba degalinėje. Vokietijoje vagystės iš sunkvežimių nėra toks didelis pavojus kaip Prancūzijoje, bet vis tik egzistuoja. Todėl brangiausius daiktus (serverius, pinigus) geriau vežti ne mašinos gale, o kabinoje (jei įmanoma) arba specialiai užrakintoje dalyje.

Išvada

Sumažusiai, viskas įmanoma, jei nebijojate klausti ir planuoti. Greitas biuro kraustymas į Vokietiją su garantuotu terminu nėra burtas, tai tiesiog gerai suorganizuotas darbas ir patirtis. Būkite atidi su dokumentais, nebandykite sutaupyti ant draudimo ir, svarbiausia, nepalikite visko paskutinei dienai. Mes pasirūpinsime likusiu, o jūs galėsite ramiai dirbti savo naujuose biuruose Berlyne ar Hamburge, tikėdamiesi, kad kava vežama sandariai.