Biuro perkėlimas į Vokietiją su visa įrangos logistika: vadovas, kurio nerasite brošiūrose

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo „tiktai kelių dėžučių“ iki viso gamyklų pastato iškrovimo. Kasdien bendrauju su vairuotojais, klientais ir muitinės pareigūnais, todėl galiu pasakyti viena: biuro perkėlimas į Vokietiją su visa įrangos logistika nėra tiesiog krovinių gabenimas. Tai nervų patikrinimas, kuris gali tapti košmaru, jei nepasiruošiate. Dažnai klientai mano, kad viskas vyksta kaip pasakose: užsivedate mašiną, važiuojate automagistrale ir įvežiate stalčius. Realybėje tai yra sudėtingas mechanizmas su dokumentais, vokišku kietumu ir netikėtumis, kuriuos reikia suvaldyti. Štai ką jums reikia žinoti, kad neišprotėtumėte.

Dokumentai, biurokratija ir muitinė (arba jos nebuvimas)

Kokius dokumentus reikia tur�ti norint perkelti įrangą į Vokietiją?

Paprastai tarkime, kad judate viduje ES, tačiau tai nereiškia, kad jums nereikia jokių popierių. Būtina turėti kruopštų inventoriaus sąrašą, geriausiai dvikalbį, ir eksporto sąskaitas-faktūras, jei įmonė parduoda daiktus sau (arba filialui). Vokiškai tai vadinasi „Inventarliste“. Be to, jei reikia atlikti prekių ženklinimą (susitarinėjimą tarp PVM mokėtojų), turi būti tvarkingi PVM numeriai. Vieną kartą klientas užmiršo įrašyti tris serverius į sąrašą, ir muitinėje pasidarė ilgų paaiškinimų, kodėl „gabename neaprašytą techniką“. Geriau turėti viską ant popieriaus (arba PDF).

Ar reikia muitinės deklaracijos, jei keliuojate iš Lietuvos?

Kadangi abi šalys yra ES narės, paprastai vidinės prekybos procedūros taikomos, tačiau tai priklauso nuo to, ką ir kaip vežate. Jei tai yra trumpalaikis naudojimas, pavyzdžiui, paroda arba konferencija, gali tekti pildyti ATI (laikino įvedimo) dokumentus. Jei tai galutinis biuro perkėlimas į Vokietiją, tada dažniausiai tai laikoma prekių judėjimu tarp PVM mokėtojų. Bet turi būti tikri, kad jūsų įmonės statusas toks, koks turi būti. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu, o ne manyti, kad „nu važinėjame ir viskas gerai“.

Kas nutinka, jei trūksta kokių nors dokumentų sienoje?

Vokietijos federalinė policija (Bundespolizei) ir muitinės tarnyba (Zoll) yra labai tikslios. Jei trūksta sąskaitos ar inventoriaus, gali sustabdyti krovinį ir reikalauti įforminimo vietoj, kas užtrunka valandas arba dienas. Kartais gali būti baudų. Prisimenu vieną atvejį, kai vairuotojas neįsileido pareigūno į saloną (ką daryti negalima), ir jie iškrovė visą vilkiką keliamosios juostos neaiškioje vietoje. Negeriau būti tokioje situacijoje. Turėkite dokumentus paruošusius iš anksto, vairuotojui – lengviau.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Ne visada privaloma, jei dokumentai anglų kalba, tačiau vokiškai suprantantys pareigūnai visada pageidauja savos kalbos. Inventoriaus sąrašas būtinai turėtų turėti apibūdinimus vokiškai (pvz., „Bürostühle“, „Server“, „Schreibtisch“). Taip išvengsite nesusipratimų. Viena kartą buvo situacija, kai ką tik įsigyta „įranga“ buvo aprašyta kaip „old furniture“, ir tai sukėlė keletą klausimų apie prekės būklę. Žodžiai čia svarbiau nei atrodo.

Techninės įrangos, serverių ir jautrių daiktų gabenimas

Kaip tinkamai supakuoti serverius ir kompiuterius?

Čia esą labai svarbu. Serveriai negali būti tiesiog padėti ant grindų ar į paprastas dėžes. Jie reikalauja antibrakinių pakuolių ir specialių dėžių, kurios laiko fiksavimo elementus. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją susideda iš brangios IT įrangos, rekomenduoju pasamdyti IT perkėlimo specialistus, kurie ne tik supaks, bet ir pažymės kabelius (labeling). Niekada negaliu užtikrinti 100%, kad vairuotojas nevažiuos per didžiulę duobę Vokietijos kelyje (o ten yra kur kas geriau nei pas mus, bet vis tiek).

Ar jūsų kompanija atjungia ir prijungia techniką?

Paprastai mes – logistika. Mes gabename, o ne montuojame. Tačiau turime partnerių, kurie gali atlikti šiuos darbus. Klientai dažnai mano, kad vairuotojas atvažiuos ir užlips ant stalo su atsuktuvu. Ne. Vairuotojo užduotis – atvežti sveiką. Prijungimą turi daryti jūsų IT žmogus arba samdomas IT technikas. Nerekomenduoju rizikuoti su duomenimis, jei nesate tikri, ką darote.

Ką daryti, jei turiu labai jautrių monitorių ar didelių displėjų?

Dideli monitoriai – tai nuobodus dalykas. Jie lengvai lūžta per pjūvį. Reikia specialių stovų arba dėžių su „dėžės dėžėje“ principu. Kartais naudojame specialias putas, kurios suformuojamos aplink monitorių. Nebijokite klausti apie pakavimo medžiagas. Jei turite brangų „Apple“ ar kitokių technikos rinkinių, praneškite iš anksto. Galiu pasakyti iš patirties, kad paprasta burbuliukų plėvelė čia nebeužtenka.

Ar draudžiama vežti degalus ar chemines medžiagas biuro įrangoje?

Tai gana pavojinga klausimas. Biure dažnai būna aerozolių, valiklių ar net spausdintuvo tonerio kasetės. Toneriai dažnai laikomi pavojingais krovinais pagal ADR reglamentus, jei jų yra daug. Kelis gabaliukus galima, bet jei vežate sandėlio kiekį, tai jau gali būti problema. Vokietijai labai griežtai taikomos ADR taisyklės. Geriau tuos daiktus išsiųsti kurjeriu arba palikti, nei rizikuoti, kad krovinys bus sustabdytas.

Logistika, laikas ir vairuotojai (ir vokiečių kelių realybė)

Kiek laiko trunka toks pervežimas į Vokietiją?

Paprastai tai trunka 1-2 dienas, priklausomai nuo to, kur į Vokietiją važiuojate (Miunchenas yra toliau nei Berlynas). Tačiau biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tik važiavimas. Reikia įskaičiuoti pakavimą (pusei dienos arba dienai), išvežimą ir iškrovimą. Jei reikia kelti daiktus į aukštą be lifto (o Vokietijoje seni pastatai dažnai neturi didelių liftų), tai gali užtrukti ilgiau nei numatėte. Planuokite laiko atsargą.

Ar vairuotojai padeda su krautu?

Taip, bet iki tam tikro laipsnio. Jie yra fiziniai žmonės, ne robotai. Jei turite 300 dėžių, jos padės. Jei turite 2 tonų seifą, reikės specialios technikos (keltuvo arba „žirklių“). Vairuotojams mokame už valandas, jie nenusileis į rūsį su 50 kg dėže jei jiems neleidžiama (sveikatos ir saugos taisyklės). Naudokite protą – sunkius daiktus kelkite technika, o ne vairuotojo nugarą.

Kaip yra su sustojimais ir poilsiais?

Vokietijoje labai griežtai stebimi vairuotojų poilsio laikai. Jie negali tiesiog sustoti kur nors ant kelio ir eiti pietauti. Turi būti skiriamos vietos (Rasthof). Jei reikalaujate, kad vairuotojas atvyktų tam tikru laiku, o jis turi poilsio laiką, jis tiesiog negalės važiuoti. Tai ne jo kaltė, tai ES reglamentai. Planuokite atvykimą atsižvelgiant į tai, kad vairuotojui gali reikėti 45 minučių pertraukos.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Dauguma mūsų vilkikų turi GPS stebėjimą. Tačiau kartais signalas dingsta (tuneliuose arba kalnuotuose vietuose pietų Vokietijoje) arba vairuotojas tiesiog užmiršta įjungti terminalą. Nekreipkite per daug dėmesio, jei vieną valandą rodo, kad jis stovi vietoje. Gali būti, kad gaminasi kavą arba stovi spūstyje prie Hamburgo. (Kartais sistemos klaidina rodo vietą šimtus kilometrų toliau, tai taip pat nutinka). Geriau tiesiog paskambinti vairuotojui.

Kainos, mokesčiai ir nepageidaujami siurprizai

Iš ko susideda galutinė kaina?

Kainos formulė paprasta: distancija + trukmė + technika. Tačiau yra ir papildomi dalykai. Vokietijoje yra kelių mokesčiai (Maut), kurie yra įtraukti į mūsų sąskaitas, tačiau jei reikia specialios leidimo vietos mieste (arba policijos lydimo uždarame rajone), tai kainuoja papildomai. Taip pat, jei reikia ilgos keltuvės-rankos (lorry mounted crane) dėl to, kad sunku privažiuoti, tai taip pat brangiau. Niekuomet neduokite kainos „akį“ be apžiūros.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Stengiuosi jų nebūti, tačiau klientai dažnai užmiršta apie „laukimo laiką“. Jei vairuotojas atvyksta į vietą, o jums dar nėra raktų arba darbuotojai neparuošę dėžių, laikmatis eina. Tas laukimas Vokietijoje (darbuotojų algos) yra brangus. Taip pat, jei reikia iškrauti daiktą į sandėlį laikinai, tai taip pat kainuoja. Būkite sąžiningi su savo planavimu, ir išvengsite papildomų sąskaitų.

Ar reikia mokėti kažką už atliekas (pakuoju)?

Dauguma klientų mano, kad mes atvežame ir išsivažiuojame su visomis dėžėmis. Taip, mes galime pasiimti tuščias dėžes, jei tai suderinta, tačiau tai užima vietos ir laiko. Jei norite, kad mes jas išvežtume ir panaudotume (arba išmetume), tai gali būti papildomas mokestis už medžiagų perdirbimą arba deginimą. Geriau susitarti dėl to iš anksto.

Ką daryti, jei pažeidžiamas kažkas kelyje?

Turi draudimą. CMR draudimas yra privalomas, bet jis dažnai dengia tik ribotą sumą (paprastai iki apie 8,33 SDR/kg). Jei vežate labai brangią įrangą, rekomenduoja papildomą draudimą „visos rizikos“ (All Risk). Beje, vienas klientas neprisipažino, kad serveris buvo jau sugedęs prieš pakavimą, o kai atvežėme, bandė mums įkalti. Dėl to visada rekomenduoju daryti nuotraukas prieš įkraunant.

Vokietijos specifika ir vietiniai ypatumai

Ar sunku privažiuoti prie biuro miesto centre?

Vokietijos miestuose, ypač senosiuose kvartaluose (pvz., Miuncheno centras), labai siauros gatvės ir daug „žaliųjų zonų“. Didelis vilkikas tiesiog negali privažiuoti prie įvažiavimo. Kartais reikia gauti specialų leidimą iš savivaldybės (Verkehrsschilder). Jei jūsų naujasis biuras yra pėsčiųjų zonoje, reikės įsirengti mažesnę mašiną (7.5 t) arba net keletą reisų su „Gazelle“ tipo sunkvežimiais.

Kas su parkavimu iškrovimo metu?

Jei sustosite kur nebereikia, Vokietijoje greitai atvyksta „Schleppdienst“ (paneigėjų automobilis). Jums ne tik teks mokėti už išvežimą, bet ir prarasite laiko. Reikia aptarti su vietiniais arba užsakyti legalią parkavimo vietą. Kartais padeda paprasti „stop“ šviesoforuose su įspėjimo šūksniu, bet tai nelegalu ir rizikuojate. Geriau investuoti porą dešimčių eurų į leidimą nei šimtus į baudą.

Ar reikia kalbėti vokiškai su vairuotojais ar sandėlininkais?

Mūsų vairuotojai dažniausiai moka anglų kalbą arba orientuojasi „tuščia“ rusiškai, tačiau vietiniai Vokietijos sandėlio darbuotojai gali mokėti tik vokiškai. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją vyksta į mažesnį miestą, kur nėra tarptautinės komandos, gali kilti barjeras. Rekomenduoja turėti vietinį kontaktą, kuris galėtų padėti susikalbėti, jei mūsų vairuotojas užstrigs.

O jei dėlės bus sumaišytos arba dingsta?

Tai baisiausias scenarijus, tačiau jis įvyksta. Žmonės yra žmonės. Jei dėžės nėra etiketės, gali atsidurti neteisingame biure. Užtikrinkite, kad kiekviena dėžė turi numerį ir paskirties vietą (pvz., „2nd floor, room 4“). Mes stengiamės viską užfiksuoti, bet jei pačios dėžės „begarbės“, neįmanoma atsekti. Vieną kartą dėžė su vadovo pėdsakais (kojinėmis) nukeliavo į techninę patalpą vietoj kabineto. Visiems juokingai, jam ne.

Specialios situacijos ir „o jei“ klausimai

Ar galima susitarti dėl savaitgalio pristatymo?

Galima, bet tai kainuoja. Vokiškosios darbo taisyklės yra šventos. Vairuotojams reikia mokėti papildomai už darbą poilsio dienomis, o sandėliai paprastai nedirba. Jei jūsų įmonė nori įsikurti pirmadienį ryte, viską reikėtų atvežti penktadienį arba susitarti dėl apsaugos, kuri priims krovinį. Savaitgaliai Vokietijoje yra ramūs, nerašyk mums apie 3 ryto iškrovą, nebent norite mokėti už prabangą.

Kas daryti, jei kelias uždarytas dėl statybų?

Vokietijoje viskas kažkas statoma. Navigacija dažnai nenurodys naujausių uždarymų. Vairuotojas turi sugebėti orientuotis. Jei užstrigsite, gali tekti laukti valandas arba važiuoti apsisukimų maršrutu. Tai gali pakeisti iškrovimo laiką. Būkite kantrūs, mes visada stengiamės rasti geriausią kelią, bet kartas nuo karto „Bauarbeiten“ (statybos) sukuria chaosą.

Ar saugu palikti dalykus mašinoje naktį?

Jei mašina uždaryta ir stovi saugioje vietoje (pvz., stovėjimo aikštelėje su saugumo sistema), paprastai taip. Tačiau jei paliekate vilkiką su priekaba miesto centre prieš iškrovimą be priežiūros, rizikuojate. Vokietijoje vagystės iš sunkvežimių yra (nors ir mažiau nei kitur, bet vyksta). Brangią įrangą geriau iškrauti tą pačią dieną arba užtikrinti, kad mašina stovi apsaugotoje teritorijoje.

Kaip elgtis su dideliais biuro baldais (pvz., pasiduodančiais stalais)?

Dideli „L“ formos stalai arba sofų komplektai dažnai netilpina į liftus arba duris. Reikia išmontuoti. Mūsų komanda gali tai padaryti, bet tai užtrunka. Kartais klientai sako: „o, ten įeis“, o paskui vairuotojas stovi prie durų ir mata, kad stalas per 20 cm per platus. Tokiu atveju reikia arbaardyti arba išmontuoti. Geriau išmatuoti duris iš anksto.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Tai nėra privaloma, bet labai vertinama. Vairuotojai, kuriems duodama kavos arba užkandžio, dirba greičiau ir su šypsena. Nemanoma, kad jie reikalauja banketo, bet duonos gabalėlio ar gėrimo pakanka. Tai žmogiškas dalykas, kuris dažnai padeda išvengti įtampos. (Kartais vairuotojai yra linkę į keletą dešrių, tai žinau iš savo patirties, tai gali būti jūsų nauda).

Kas nutinka su tuščia dėžių tvarkymu?

Jei susitarta, mes susirenkame visas dėžes ir pakuotes. Tačiau jei reikia išardyti dėžes ir paduoti į perdirbimą, tai laiko klausimas. Gali būti, kad vairuotojas tiesiog užkrauna visą „kaulą“ ant grėblių ir važiuoja toliau. Jei jums reikia tvarkos, pasirūpinkite tai aptarianti. Mes ne valymo kompanija, mes logistikos.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu su biuro kroviniu?

Techniškai galima, bet legaliai tai yra pilnas chaosas. Muitinės atžvilgiu asmeniniai daiktai ir komercinis krovinių perkėlimas yra skirtingos istorijos. Jei vairuotojui rands dėžę su užrašu „Jonas drabužiai“ tarp serverių, gali kilti klausimų. Geriau, kad darbuotojai vežtų savo daiktus atskirai, nepainiodami su biuro perkėlimu į Vokietiją.

Kaip elgtis su nusiskundimais dėl triukšmo?

Vokietijos gyventojai yra labai jautrūs triukšmui. Jei statote biurą gyvenamajame name ir iškrovinate 7 ryto, gausite skundą policijai arba miesto tarnyboms. Derėkitės su kaimynais iš anksto arba planuokite ramesius laikus. Nenorite, kad pirmasis jūsų ryto Vokietijoje prasidėtų su ginčais dėl triukšmo.

Ar galiu patikėti brangiausius daiktus vairuotojui?

Turiu pasakyti tiesą – dauguma vairuotojų yra sąžiningi žmonės, tačiau aš asmeniškai visada rekomenduoju seifus, pinigus ir labai jautrius dokumentus vežti sau. Jei dėžė su 10 tūkst. eurų dingsta, draudimas padengs, o nervai? Nebeužteks. Pasirūpinkite vertingiausia „turta“ asmeniškai.

Ką daryti, jei pasikeičia adresas iškrovimo vietoje?

Tai įvyksta dažniau nei galvojate. Vairuotojas jau važiuoja į Berlyną, o jūs sakinėte „Oi, mes nusipirkome kitą pastatą Hamburge“. Tai kainuoja laiką ir papildomus kilometrus. Jei įmanoma, išvengykite to. Jei ne, praneškite kuo anksčiau, kad mes galėtume pakeisti maršrutą prieš jį pradedant važiuoti per Lenkiją.

Ar reikia gerti alų su vokiškuoju klientu?

Tai stereotipas, tačiau kultūrinis aspektas svarbus. Jei baigėte darbą ir vokiškas partneris siūlo „Bier“, atsisakyti gali būti nepagarbu. Žinoma, vairuotojai negali gerti. Bet kaip logistikos vadovas, aš žinau, kad kartos mažas „socialinis“ gėrimas padeda užmegzti ryšius. (Tik ne perkeliant dužtas, prašau).

Kaip sumažinti stresą viskam?

Planuokite. Planuokite dar kartą. Tada skambinkite man. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra didelis žingsnis, bet su patirtimi jis t tiesiog darbu. Jei bandysite daryti viską paskutinę minutę, bus aistringai. Pasitikėkite profesionale, bet ir patys būkite ant budėjimo.

Išvada

Taigi, viskas galima suvaldyti, jei nešiojate galvą ant pečių. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra kosminė misija, nors taip kartais atrodo, kai kažkas praranda serverį arba raktus. Svarbiausia yra komunikacija ir realus laiko planavimas, atsižvelgiant į vokišką preciziškumą ir galimas kliūtis. Naudokite patirtį, ne klastą, ir viskas sueis sklandžiai.