Biuro perkėlimas į Vokietiją su saugumu ir dokumentų valdymu

Sakykim tiesiai, biuro perkėlimas į Vokietiją su saugumu ir dokumentų valdymu nėra tas dalykas, kurį norima daryti kiekvieną savaitę. Esu šioje srityje beveik dvidešimt tris metus ir regiu, kaip žmonėms krenta skruostai, kai supranta, kiek popierių tenka surašyti. Vokietija ne iš toų, kur leidžia kažką nuleisti ant šono, ten viskas turi būti su taškeliu. Čia ne tik apie tai, kad padėti kompiuterius į dėžę ir parvežti juos į Berlyną ar Miuncheną. Čia apie tai, kad tas kompiuteriai turi būti užpakyti, inventoriaus sąrašas turi atitikti realybę, o odis turi būti sausas. Dažnai klientai galvoja, kad „mes tiesiog išsikrausome“, bet tada prasideda muitinės klausimai, dėl kurių reikia gerti raminančius vaistus. Taigi, jei norite nenuvilti savo vadybininkus Vokietijoje, geriau pasiruoškite iš anksto, o ne laukite, kol vairuotojas stovės prie sienos su grioveliais.

Popieriaus darbas ir visokie certifikatai

Ką reikia daryti su dokumentais prieš važiuojant?

Gerai, tai čia pats svarbiausias dalykas. Negalima tiesiog vežti dėžių ir manyti, kad viskas bus gerai. Jums reikės pilno inventoriaus sąrašo, idealiai dvikalbio, o jei ne, tai versti bus brangu. Be to, reikia eksporto deklaracijos, jei kainos viršija tam tikrą ribą – ar tai 1000, ar 3000 eurų, geriau pasitikrinti su savo buhalteriu, nes aš esu vadybininkas, ne muitininkas (nors daug ką esu matęs). Be to, jei vežate techniką, reikia serialų numerių. Vokietijai svarbu viskas tvarkingai, jei trūkssta numerio, gali pradėti kurti problemas.

Ar tikrai reikia mokesčių agento?

Sakyčiau, taip, jei nesate specialistas. Biuro perkėlimas į Vokietiją su saugumu ir dokumentų valdymu dažnai apima ir PVM issues. Jei jūsų įmonė registruota Lietuvoje, o keliaujate į Vokietiją, tai gali būti vidinės ES prekybos procedūra, bet jei tenks atiduoti prekes į sandėlį prieš pat įrenginį, tai gali kilti nemalonių klausimų. Mokesčių agentas žino, kaip užpildyti tuos keistus formuliaraus Vokietijoje. Nenoriai girdiu, kai klientai sako „padarysime patys“, o paskui vairuotojas laukia kelias dienas pasienyje.

Kas daryti, jei prarandu kokį dokumentą kelyje?

Ojoj, tai blogiausias scenarijus. Turiu omenyje vieną atvejį, kai klientas numetė eksporto deklaraciją degalinėje Lenkijoje. Vairuotojas vos neišprotėjo. Reikės skambinti muitinei ir prašyti kopijų, o tai užtrunka. Geriausia turi visus dokumentus skenuotus el. pašte arba debesije. O fizinę kopiją laikykite vairuotojo pasiskolintuose rankose, o ne dėžės dugne. Jei dingsta inventoriaus sąrašas, muitininkai gali iškrauti visą sunkvežimį ir tikrinti kiekvieną pieštuką. Jūs to nenorite.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Ne visada būtina, bet labai rekomenduoju. Ypač jei turite techninės įrangos, kurios pavadinimai nėra angliškai. Vokietijos pareigūnai mėgsta tikslumą. Jei parašysite „stalas“ lietuviškai, jie gali nebesuprasti, kas tai yra, ir pradėti klausinėti. Versti brangu, bet baudos už delsimą ir patikrinimas brangiau. Biuro perkėlimas į Vokietiją su saugumu ir dokumentų valdymu reikalauja, kad viskas būtų aišku kaip diena.

Koks skirtumas tarp laikinojo ir ilgalaikio importo?

Tai priklauso nuo to, kiek ilgiau ten planuojate gyventi ar dirbti. Jei tai tik projekto metams, galima naudoti laikinąjį importą (ATR), kuris leidžia atvežti daiktus be mokesčių, jei juos vėliau išvežiate atgal. Bet jei perkeliate biurą visam laikui, tai bus galutinis importas, ir tenka susitvarkyti su PVM ir kitais mokesčiais Vokietijoje. Čia geriau pasikalbėti su buhalteriu, aš galiu tik pasakyti, kad dokumentų gaus bus daugiau.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galima, bet nerekomenduoju maišyti. Muitinėje tai sukelia painiavą – viena dalis yra įmonės nuosavybė, kita asmeninė. Jei vairuotojas veža savo maistą ir drabužius, tai viena, bet jei ten padėjote savo dviratį ar žmonos vazone, gali būti nustatyta mokesčių aplaidumo. Geriausia vežti atskirai arba aiškiai atskirti ir deklaruoti. Nenoriu, kad jums teiktų mokėti už savo seną žieminę striukę kaip už įmonės turtą.

Kas dėl duomenų saugumo dokumentuose?

Labai svarbu. Jei vežate dokumentus, kurioje yra asmens duomenys ar konfidencialios sutartys, juos reikia pakuoči specialiomis dėžėmis su spynomis arba netgi naudoti saugų transportą. Biuro perkėlimas į Vokietiją su saugumu ir dokumentų valdymu ne tik apie fizinę saugą, bet ir apie informacijos nutekėjimą. Užrakinkite tas dėžes. Vairuotojas gali užuosti arba paimti keletą valandų pertrauką, o dėžės gali būt neapsaugotos.

Kaip supakuoti, kad nepamesite

Ar galiu supakuoti viską į didelius maišus?

Negalima. Griežtai draudžiama. Vokietijos sandėlininkai ir vairuotojai nekenčia maišų, nes juos neįmanoma užkrauti ant paletų. Reikia standartinių dėžių. Turiu omenyje tuos paprastus, kuriuos galima padėti vieną ant kitos. Jei dėžė bus minkšta, viršutinis kraunas susmegs, o tada girdėsite, kaip lūžta jūsų brangūs serveriai. Netaupykite dėžių.

Ką daryti su IT įranga?

Tai jautriausia vieta. Serverius, kompiuterius, monitorius reikia pakuoči į originalią pakuotę, jei dar turite. Jei ne, tai reikia užsisakyti specialias putles ir tvirtas dėžes. Vieną kartą matęs, kaip klientas įdėjo serverį į paprastą dėžę su laikraščiais. Atėjo į Vokietiją, o ten vienas metalinis gabalas. Buvo liūdna. Biuro perkėlimas į Vokietiją su saugumu ir dokumentų valdymu reikalauja, kad IT būtų pirmas prioritetas, be juos jūs ne dirbsite.

Ar reikia žymėti kiekvieną dėžę?

Absoliučiai taip. Kiekvienoje dėžėje turi būti numeris, kuris atitinka jūsų inventoriaus sąrašą. Be to, nurodykite, kame yra – „buhalterija“, „direktoriaus kambarys“, „virtuvė“. Tai sutaupo laiko unpacking metu. Vokietijai svarbu efektyvumas, jei ten bus chaosas dėžių, vietiniai darbuotojai bus nepatenkinti.

Kaip elgtis su baldais?

Dideli baldai, tarkime, konferencijos stalai ar sekcijos, turi būti išmontuoti. Negali būti, kad vairuotojas krauna 3 metrų ilgą stalą, kuris netilps į liftą Vokietijoje. Išsukite kojas, uždėkite ant paletų, apvyniokite stretch plėvele. Ir prašau, nepamirškite varžtų maišelių! Niekas nemėgsta ieškoti varžtų po visų dėžių krūva.

Ar verta naudoti „liftą“ kelyje?

Jeigu biure yra aukštai, be abejo. Bet čia ne apie namų liftą, o apie hidraulinę kėdę. Vokietijose seni pastatai dažnai turi siaurus lifto šachtas, į kuriuos netilpa standartinės dėžės. Reikia iš anksto pasitikrinti, ar įėjimas yra pakankamai aukštas ir ar gali privažiuoti sunkvežimis. Kartais teka krauti per langą (taip, tai tikrai įvyko Frankfurte).

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (toneriai, chemija)?

Negalima tiesiog mesti į dėžę. Toneriai turi būti uždaryti maišeliuose, kad neišsilietų, jei dėžė nukris. Chemija turi būti atskirai ir su etiketėmis. Muitinė labai griežtai tikrina, kas yra dėžėse, jei mato pavojingos medžiagos ženklus. Geriau pasilikti tuos dalykus Lietuvoje ir nusipirkti naujus Vokietijoje, taip išvengsite galvos skausmo.

Ar reikia nuotraukų prieš ir po?

Labai praverčia. Ypač jei kils ginčas dėl sugedusios technikos. Padarykite nuotraukas, kaip atrodo dėžės prieš užkrovimą, ir kaip atrodo iškrovus. Jei dėžė sutrypta, turite įrodymų. Biuro perkėlimas į Vokietiją su saugumu ir dokumentų valdymu apima ir įrodymų rinkimą, kad vėliau nebūtų „žodžiai prieš žodžius“.

Kelionės ir Vokietijos realybės

Kiek laiko užtrunka važiavimas?

Priklausomai nuo to, kur važiuojate. į Berlyną galima nuskaityti per 12-14 valandų, jei vairuotojas neilsisi. į Miuncheną arba į Bavariją – ilgiau. Bet neapsimoka spausti. Vokietijoje yra greičio ribojimai sunkvežimiams (dažniausiai 80 km/h autobanuose), ir dažnai stovi eilės. Geriau planuoti, kad atvyks po 2 dienų, nei skubėti ir rizikuoti. Be to, vairuotojai turi poilsio režimus, kurių negalima pažeisti.

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Tarp tarptautinių vairuotojų dažniausiai moka bent jau pagrindinius žodžius – „Ausweis“, „Zoll“, „Ausfahrt“. Bet ne tikėkite, kad jie sugeba kalbėti apie biuro technikos niuansus su vietiniais sandėlininkais. Geriausia, jei vietinis Vokietijos kontaktas gali atvykti padėti iškrauti ir komuniksuoti. Taip išvengsite nesusipratimų.

Kas daryti, jei sunkvežimis užstrigs sienoje?

Tai įvyksta. Ypač Švecijoje arba ties didžiaisiais miestais. Reikia turėti planą B. Arba vairuotojas laukia, arba mes randame vietinį pervežėją, kuris perkrauna prekes į mažesnį sunkvežimį „paskutinę mylią“. Tai papildomai kainuoja, bet kartais būtina. Biuro perkėlimas į Vokietiją su saugumu ir dokumentų valdymu turi apimti ir šiuos rizikos scenarijus.

Ar reikia leidimo užvažiuoti į miesto centrą?

Taip, Vokietijos miestuose, ypač aplinkos zonas (Umweltzone), sunkvežimiams negalima važiuoti be žaliosios kortelės. Jei jūsų sunkvežimis neatitinka Euro 6 standarto, gali būti didelė problema. Reikia iš anksto pasitikrinti maršrutą, ar nereikės važiuoti per miesto centrą. Kartais teka važiuoti apipiltu keliu, kad išvengtumėte baudos.

Kaip su muitine, jei važiuojate per savaitgalį?

Muitinės dirba tik darbo dienomis (išskyrus didžiausias sankryžas). Jei atvykstate penktadienį vakare arba šeštadienį, sunkvežimis gali būti užrakintas iki pirmadienio. Tai reiškia papildomą laiką ir pinigus. Stengkitės planuoti atvykimą darbo laiku, arba užtikrinkite, kad visi dokumentai yra „pre-clearance“ būsenoje.

Ar galiu sekti savo kroviniu?

Dauguma šiuolaikinių kompanijų siūlo GPS stebėjimą. Būtinai prašykite nuorodos. Taip žinosite, kur jūsų biuras yra šiuo momentu. Taip pat galite tiesiogiai skambinti vairuotojui, bet nepamirškite, kad jis vairuoja (tikiuosi) ir negali kalbėti valandas.

Ką daryti, jei pasikeičia adresas išvykimo metu?

Tai šiūdinė situacija. Reikia skubiai persiųsti naujus dokumentus vairuotojui ir muitinei. Jei jau pradėta eksporto procedūra, gali tekti anuliuoti ir pradėti iš naujo. Tai brangu. Todėl patikrinkite adresus du kartus prieš mums duodant užduotį.

Problemos, su kuriomis susidursite

Kas, jei kažkas sugenda kelyje?

Turi būti draudimas. Bet ne tas paprastas, o „Cargo“ draudimas, kuris dengia tarptautinius pervežimus. Tiesiog KASKO neužteks. Kai atvykstate ir matau, kad monitorius sužalotas, reikia iš karto užpildyti protokolą (CMR pažeidimas). Neiškelkite jokio daikto, kol neparasėt pastabų. Biuro perkėlimas į Vokietiją su saugumu ir dokumentų valdymu reiškia, kad žinote, ką daryti, kai kažką sudaužo.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Nedidelėse dėžėse – retai, bet įvyksta. Dideli daiktai paprastai nedings, nebent juos pavogia. Todėl svarbu užrakinti sunkvežimį. Vokietijoje yra gana saugu, bet sandėliuose gali būti įvairių žmonių. Verta turėti stebėjimo kameras arba bent jau prižiūrėtoją iškraunant.

Kaip elgtis su blogomis pervežimo kompanijomis?

Yra daug tokių, kurie pažada auksus, o važiuoja senais „mercedesais“ kurie kas valandą gesina. Patikrinkite įmonės reputaciją. Jei kaina atrodo per maža, tai greičiausiai taip ir yra. Netaupykite ant transporto, nes jūsų verslis priklauso nuo to. Girdėjau istoriją, kai dėl pigaus pervežėjo viena įmonė prarado visus duomenis ir nebeatsigavo.

Ar galiu reikalauti atlyginimo už vėlavimą?

Tai priklauso nuo sutarties. Jei vėlavimas dėl jūsų kaltės (pvz., vėluojate dokumentus), tai ne. Jei dėl techninio gedimo, galima bandyti, bet dažniausiai sutartyse yra išlygų, kad jie neatsakingi už prarastą pelną. Galite gauti tik nedidelę kompensaciją už kiekvieną praleistą dieną (dažniausiai tai simbolinė suma).

Kas daryti, jei vietiniai darbuotojai nepasiruošę iškrauti?

Vokietijai labai svarbu „Ordnung“ (tvarka). Jei jūsų nauji darbuotojai nėra pasiruošę priimti krovinių, gali kilti konfliktų. Užtikrinkite, kad ten yra žmonių su kuriais gali bendrauti vairuotojas. Geriausia, jei vadybininkas iš Lietuvos taip pat atvyksta stebėti proceso (arba aš, jei mane samdote).

Ar sunku susitvarkyti su atliekomis?

Po perkėlimo lieka daug šiukšlių – dėžės, plėvės, putos. Vokietijoje labai griežta atliekų tvarkymo sistema. Negalima tiesiog mesti visko į vieną konteinerį. Reikia rūšiuoti popierių, plastiką ir t.t. Pasirūpinkite tai iš anksto, arba mokėkite už išvežimą.

Ką daryti, jei reikia laikino sandėlio Vokietijoje?

Tai dažnas dalykas, kai biuras dar nebaigtas remontuoti. Mes turime partnerių, kurie gali laikyti krovinius kelias dienas ar savaites. Bet tai kainuoja. Biuro perkėlimas į Vokietiją su saugumu ir dokumentų valdymu turi numatyti šias „tarpines“ stoteles, kad nebtumėt įstrigę gatvėje.

Ar verta vežti senus baldus ar nusipirkti naujus?

Svarstykite. Seni baldai gali būti jums brangūs sentimentiškai, bet pervežimas juos kainuoja. Vokietijoje galima rasti gerų naudotų baldų arba pigių naujų (pavyzdžiui, IKEA). Skaičiuokite, kas labiau apsimoka – pervežti arba nusipirkti vietą.

Kaip užtikrinti, kad serveriai veiks iš karto?

Jei vežate duomenų centrą, reikia labai kruopščiai planavimo. Reikia įsitikrinti, kad naujoje vietoje yra paruoštas internetas, elektros maitinimas (UPS), o patys serveriai yra uždaryti specialiuose krepšiuose, kurioje yra smūgiams atspari. Geriausia tą darbą atlikti IT specialistai, o ne pervežėjai.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Gali būti „mokesčiai už sunkvežimio stovėjimą“, „mokesčiai už iškrovimą su hidrauline rankena“, „mokesčiai už užraktą“, jei praradate raktą nuo sunkvežimio (taip, tai įvyko). Visada klauskite dėl galimų papildomų išlaidų, kad nebūtų staigmenų.

Kaip susitvarkyti su drėgme?

Vokietijoje oras gali būti drėgnas. Jei dėžės stovės atvirame ore, gali sušlapti. Užtikrinkite, kad dėžės ant paletų, o ne ant žemės, ir kad viršuje yra stogas arba plėvė. Drėgmė yra priešas elektronikai.

Ką daryti, jei aš pats negaliu būti ten?

Raskite atstovą. Tai gali būti jūsų kolega Vokietijoje arba trečios šalies agentas. Negalima palikti vairuotojo vieno su 10 tonų krovinio be prižiūrėtojo. Jis nebus atsakingas už išdėliojimą.

Ar reikia specialių leidimų technikai?

Ne paprastai, bet jei tai yra labai brangu arba labai jautri technika, gali reikėti specialaus pranešimo draudimo kompanijai arba muitinei (pavyzdžiui, jei tai duomenys su aukštu saugumo lygiu). Geriau deklaruoti daugiau, nei mažiau.

Taigi, biuro perkėlimas į Vokietiją su saugumu ir dokumentų valdymu – tai ne viena diena darbo. Planuokite, klausinėkite ir nedarykite prielaidų, kad viskas bus kaip Lietuvoje. Vokietija turi savo taisykles, ir geriau jas laikytis. Gerai susirinkę dokumentai ir tvarkingai supakuotos dėžės pusę darbo padaro. Liko tik rasti patikimą vairuotoją, kuris neišsigąs pirmojo vokiško žodžio. Sėkmės kelionėje, ir tikimės, kad jūsų serveriai atvyks sveiki ir sveikatingi.