Biuro perkėlimas į Vokietiją su pilnu pervežimo procesu: kas laukia iš tiesų

Sunku įsivaizduoti didesnį stresą nei verslo atstovui, kuriam tenka organizuoti biuro perkėlimą į Vokietiją. Po dvidešimties metų šioje srityje esu matęs viską – nuo idealiai suskaičiuotų krovininių automobilių iki tokių chaotiškų situacijų, kai vairuotojas pasiklysta Berlyno apylinkėse be žemėlapio. Biuro perkėlimas į Vokietiją su pilnu pervežimo procesu nėra tik daiktų užkrovimas į sunkvežimį, o sudėtingas žaidimas, kuriame susikerta logistika, Vokietijos griežti įstatymai ir paprasti žmonių neramumai. Jei manote, kad tiesiog pasikviesite "vyrus su viliotiniu" ir viskas nuvažiuos, klystate. Čia reikalingas detalus planas, kantrybė ir tikrai gera draudimo polička.

Biuro perkėlimo į Vokietiją dokumentai ir planavimas: pradedant nuo nulio

Kiek laiko iš anksto reikia pradėti planuoti?

Geriau viską pradėti žiūrėti mažiausiai prieš mėnesį, o jei perkėliate didelį biurą – dar anksčiau. Vokietijai būdingas tai, kad ji labai tvarkinga šalis, tad biudžetiškai apsispręsti per savaitę neįeis į galvą. Reikia laiko dėl leidimų stojimo į miesto centrą, ypač jei tenka važiuoti į "Umweltzone" (ekologinę zoną). Taip pat, pervežimo paslaugos kaina svyruoja priklausomai nuo sezono, tad ankstesnis užsakymas gali padėti sutaupyti nemažai pinigų. Ne užmirškite ir darbuotojų – jiems reikia pranešti laiku, kad nebevyks į senąją vietą.

Ar reikia specialių leidimų įvežti kompanijos turtą?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES narės, formaliai muitinės procedūros tarp šalių nėra taikomos, tačiau tai nereiškia, kad galima važiuoti tuščiomis rankomis. Būtinas turto inventorius su apytiksliomis vertėmis, nes Vokietijos mokesčių inspekcija (Finanzamt) gali užklausti, ką tiksliai vežiate. Tai ypač svarbu, jei biuro perkėlimas į Vokietiją įvyksta įregistruojant naują filialą – tada tai laikoma įstaigos įkūrimu ir turtas turi būti įrašytas į balansą. Be gero inventoriaus gali būti problemų su PVM užregistravimu.

Kaip susitvarkyti su duomenų saugumu perkeliant IT infrastruktūrą?

Tai, aš viską sakau, kad IT dalį patikėkite profesionalams, o ne paprastiems krovėjams. Serveriai, kietieji diskai ir jautri duomenų įranga negali būti barstomi po sunkvežimį kaip paprastos kėdės. Paprastai rekomenduoju duomenis susigražinti (backup'ą) padaryti bent du kartus – vieną iš anksto, antrą – išjungiant serverius prieš pat išvežimą. Esu matęs atvejus, kai viena nelengva ranka suvirino pilną serverinę, ir tada vadybininkai plaka rankas galva savo neatsargumui. Geriau užsisakykite specializuotą IT pervežimą.

Kas daryti su dokumentais, jei jų labai daug?

Archyvus – tai siaubas. Juos pervežti brangu, nes jie užima daug vietos, bet sverbi mažai. Jei galite, pabandykite dokumentus skanuoti ir palikti tik būtinus originalus. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai verčia mąstyti apie tai, ar tikrai reikia vežti tuos dešimt metų senumo sąskaitas. Jei taip ir turite juos vežti, supakuokite į mažesnes dėžes, kad neišsitemptų nugaros krovėjams (ir man, jei aš ten padėsiu). Vokietijoje labai griežtai žiūri į asmeninių duomenų apsaugą (DSGVO), tad užtikrinkite, kad dokumentai nenukryps į neaiškias rankas.

Ar reikia informuoti savininką ar administraciją senajame biure?

Žinoma, ir tai padarykite raštu. Vokietijoje, kaip ir Lietuvoje, yra taisyklės dėl išsiregistravimo (Abmeldung), bet kalbant apie patalpas, reikia pranešti apie sklypimo grąžinimą. Paskutinis dalykas, kurį norite, yra ieškinys dėl to, kad nepalikote tvarkingų patalpų. Vienas klientas pamiršo pranešti namų ūkiui, kad išsiveža baldus, ir jam teko mokėti baudą už šiukšlių ivežimą. Nereikia jums tokių nuotykių.

Kaip suskaičiuoti krovinio tūrį, jei aš to nesuogi?

Nesijaudinkite, dažniausiai atvykstame į vietą ir įvertiname akimi. Tačiau, jei norite tikslesnės kainos, pabandykite suskaičiuoti, kiek turiu "eurpalečių" (120x80 cm) arba tiesiog nufotografuokite erdves iš skirtingų kampų. Biuro perkėlimas į Vokietiją su pilnu pervežimo procesu dažnai kainuoja mažiau, jei matome, kad dauguma baldų yra demontuojami. Kadangi aš dirbu jau 20 metų, galiu pasakyti, kad žmogaus akis dažnai būna tikslesnė už bet kokį skaičiuoklį.

Baldų ir technikos pervežimo niuansai: kaip niekas nesužaloti

Ar jūsų komanda surenka ir išrenka baldus?

Taip, darome tai kasdien. Turime savo įrankius, viniarus, varžtus – viską, kas reikalinga. Vienintelis dalykas, kurį kartais praleidžiame, yra senos, "paveldėtos" sėdimiosios grupės, kurios suirusios taip, kad jas nebeįmanoma išardyti be sprogmenų. (Beje, jei turite tokių, geriau jas palikite). Susirenkame viską atgal naujoje vietoje, jei nenurodote kitaip. Vokietijai nereikia "japaniškų" baldų, mums svarbu, kad viskas atvyktų sveika.

Kaip vežami dideli serveriai ar vitrinos?

Didelius ir jautrius daiktus dažnai reikia pakabinimo kranu arba specialių priemonių. Vieną kartą teko pervežti trimetrų aukščio vitriną į banką Frankfurte – tai buvo tikras galvos skausmas. Jos negalima gulėti, ji turi stovėti vertikaliai. Biuro perkėlimas į Vokietiją tokiu atveju reikalauja specialios technikos ir griežto plano. Jei turite ką nors panašaus, praneškite iš karto, nes negalime to įkišti į paprastą "tentą" su liftu.

Ar reikia pašalinti turinį iš spintų ir stalčių?

Geriau taip daryti. Nors kartais uždarytus stalčius galima užklijuoti juosta, bet per važiavimą kilpa jie gali atsiverti, o turinys išbėgioti po visą furgoną. Ypač jei ten yra smulkmenos, raštinės reikmenys ar stikliniai indai. Tiesą sakant, viena klientų paliko pilną kavos puodę stalčiuje... galite įsivaizduoti, kas atsitiko vairuotojui stabdant. Taip, tai buvo bloga patirtis (ir kvapo).

Ką daryti su augalais ir akvariumais?

Augalus į Vokietiją vežti galima, bet reikia atsižvelgti į karantiną, nors tarp ES šalių tai ne taip siaučia. Žiema, jei šalta, juos reikia apsaugoti – nėra nieko blogiau nei užšalęs fikusas. Akvariumai – tai visai kita istorija. Turi būti išpiltas vanduo (aišku), o žuvelės – pervežamos specialiuose maišeliuose su deguonimi. Siūlau augalus pardoti arba duoti draugams, nes jų pervežimas dažnai kainuoja brangiau nei jų vertė.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Techniškai – taip, jei yra vietos ir jei tai nekelia pavojaus. Tačiau Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl darbo laiko ir poilsio. Vairuotojas negali tiesiog imti ir važiuoti su keleiviu nelegaliai. Be to, 10-12 valandų kelionė furgone nėra labai patogiu pramoga. Biuro perkėlimas į Vokietiją geriau vyksta, kai vadovas skrenda lėktuvu ir laukia ten, o ne klausinėja vairuotojo, ar jau artėjame. Pasitikėkite mumis – mes savo darbą žinome.

Kaip apsaugoti grindis naujame biure?

Kai atvykstame, iš karto klojame užklojus (įvairias dangas) grindims. Vokietiečiai yra labai priekabiūs dėl savo parketo, ypač jei tai seni pastatai. Vieną kartą Miunchene mus vos nuteisė už vieną įbrėžimą, nors mes buvome labai atsargūs. Taigi, grindžių apsauga – ne pasirinkimas, o privalumas. Taip pat pasirūpinkite, kad liftas būtų išanksto užrezervuotas, jei tokio yra.

Muitinė ir Vokietijos įstatymai pervežiant verslą

Ar reikia eiti per muitinę, jei esame ES?

Tiesiogiai – ne, nėra muitinės kontrolės tarp Lietuvos ir Vokietijos (vidinė rinka). Tačiau... (visada yra to "tačiau"). Jei pervežate prekes, kurios bus parduodamos Vokietijoje, tai jau yra prekyba, o ne perkėlimas, ir gali tekti pateikti Vokietijos PVM mokėtojo numerį. Biuro perkėlimas į Vokietiją paprastai laikomas įstaigos turtu, todėl reikia turėti dokumentus, kad tai nėra prekybinis krovinys. Muitinė gali sustabdyti ir patikrinti, jei atrodo įtartai.

Kas daryti, jei vairuotoją sustabdys policija?

Policija Vokietijoje yra labai aktyvi. Ji gali patikrinti svorį, dokumentus, vairuotojo poilsio laiką. Jei viskas tvarkinga – problema nėra. Jei sunkvežimis perpildytas – gausite didelę baudą. Mes stengiamės viską vežti legaliai, tačiau kartais klientai paprašo "užmežti akių" į kelias dešimtų kilogramų viršytį. Aš to nedarysiu, nes rizikuosiu savo licencija. Geriau padaryti dvi keliones.

Ar yra kokių nors apribojimų važiuoti miestuose?

Taip, Vokietijos miestuose yra daug "Umweltzone" – zonių, į kurias gali važiuoti tik "žali" (mažai teršiančios) transporto priemonės. Mūsų sunkvežimiai paprastai atitinka šiuos reikalavimus (Euro 6), tačiau reikia įsitikinti. Be to, centre reikia specialių leidimų stovėjimui (Anwohnerparken arba įmonės leidimas). Biuro perkėlimas į Vokietiją be šio leidimo gali baigtis tuo, kad furgoną nuveža statybviečių aikštelei.

Kaip yra su draudimu? Kas padenga žalą?

Standartiškai turime CMR draudimą, kuris apima rimtas žalas, tačiau jis nevisada apima viską. Ypač jei kalbame apie brangią techniką. Prieš išvykdami visada siūlau apžiūrėti sąlygas. Kartais klientai mano, kad jei kažkas susilaužo, mes automatiškai mokame už naują "MacBook'ą". Ne visada taip yra – yra eksponentai, atsakomybės limitai. Geriau pasidomėkite iš anksto, kad nenumirštumėte nuo šoko.

Ar reikia mokėti Vokietijos mokesčius už perkeltą turtą?

Tai klausimas ne man, o jūsų buhalteriui. Vokietijoje yra specifiniai mokesčiai, susiję su turto perkėlimu (pvz., Erwerbsteuer tam tikrais atvejais), nors dažniausiai perkėlimas tarp ES filialų yra mokesčių nemokamas. Bet biuro perkėlimas į Vokietiją kai kuriems atrodo kaip prekių įsigijimas, todėl geriau, kad jūsų apskaitininkas susitartų su vietiniais "Steuerberater" (mokesčių patarėjais). Aš tiesiog vežiu dėžes, už mokesčius neatsakingas.

Kas vyksta, jei sugenda sunkvežimis?

O tai, deja, gyvenime įvyksta. Esu matęs degančius variklius ir prakiusus padangas tiesiog kelyje A2. Tada mes aktyvuojame pagalbos planą. Jei krovinys skubus, gauname kitą automobilį ir perkrauname. Tai gali užtrukti, bet stengiamės, kad klientas pastebėtų kuo mažiau trikdžių. Tokiomis situacijomis nustebinti nebeįmanoma, svarbiau sužinoti, kaip iš jų išsisukti.

Kainos ir paslėpti išlaidos: ką tikrai reikia žinoti

Kiek vidutiniškai kainuoja toks perkėlimas?

Kainos labai svyruoja – nuo 2000 iki 10000 eurų ar daugiau. Viskas priklauso nuo tūrio, atstumo (Berlynas arba Miunchenas – skirtingai), ir to, ar reikia montavimo darbų. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra pigus malonumas, ypač dabant, kai kuros kainos vėl šokinėja. Geriau paprašyti fiksuotos kainos, kad nustotumėt galvoti apie kuro padidėjimus kelionės metu.

Ar į kainą įeina dėžės ir pakavimo medžiagos?

Paprastai įkainiame dėžes ir juosteles atskirai arba įtraukiame į sutartį. Vienos storos sienelės dėžės nėra pigios. Jei norite sutaupyti, galite susirasti pats dėžių iš prekybos centrų, tačiau jos dažnai būna per silpnos. Mums patinka naudoti savo, standartines dėžes, nes ant jų galima rašyti, kas viduje, o jos nesulūžta po apkrovos.

Kas yra "ilgas nešamos" ir kodėl jis brangus?

"Long carry" – tai tada, kai sunkvežimis negali privažiuoti prie pat patalpų ir reikia nešti daiktus 50, 100 ar daugiau metrų pėsčiomis. Vokietijos senamiestyose tai dažnas reiškinys. Niekas nenori nešti 40 kilogramų spintos šimtą metrų be papildomo mokėjimo. Tai fizinis darbas, kuris užima daug laiko, todėl jis įkainojamas pagal valandas arba pagal atstumą.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Tikrai gali būti mokesčių už sunkvežimio stovėjimą naktį (jei negalima iškrauti) arba už lifto rezervaciją. Kartais klientai netyčia pamiršta pasakyti, kad naujame biure nėra lifto, o jų biuras yra penktame aukšte. Tuomet kaina staiga auga. Biuro perkėlimas į Vokietiją su pilnu pervežimo procesu reikalauja, kad jūs būtumės sąžiningas su mumis, o mes su jumis. Be sąžiningumo čia nieko nebus.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėlio?

Įmonėms, su kuriomis dirbame ne pirmą kartą, dažnai leidžiame atidėti mokėją (pvz., 14 dienų po paslaugos atlikimo). Tačiau jei tai pirmasis kartas, paprastai prašome avanso arba mokėjimo grynaisiais/pavedimu iš karto pasiekus vietą. Tai ne kad mes nepasitikiame, bet mes taip pat turime mokėti vairuotojams ir degalus.

Kodėl kai kurios firmos siūlo kur kas pigiau?

Jei kaina skamba per gera, kad būtų tiesa, ji greičiausiai tokia ir yra. Gali būti, kad jie nebus drausti, kad jies naudos senus, "lužtančius" sunkvežimius, arba tiesiog padidins kainą pusiaukelėje (šantažas). Esu girdėjęs istorijų, kai krovinys "užstrigdavo" sandėlyje iki kol klientas papildomai sumoka. Geriau pasirinkti patikimą partnerį, net jei šiek tiek brangesnį, nei šokinėti ant pigiųjų.

Ar galima keliaujant išsiveržti be pervežėjų firmos?

Techniškai – taip, jei turite didelį furgoną ir draugus, kurie nori padėti. Tačiau, aš jums sako, tai dažnai baigiasi nugaros skausmais ir sugadintais baldais. Profesionali biuro perkėlimas į Vokietiją komanda padarys tai per 2 dienas, o jūs su draugais kovosite savaitę. O dar tą vokišką biurokratiją... manau, verta mokėti už ramybę.

Išvada

Galiausiai, viskas susikerta viename punkte – pasiruošime. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali būti sklandus procesas, jei nedarysite to, ką dažnai daro klientai: palikiate viską paskutinę minutę. Naudokitės patirtimi, kurią suteikia profesionalai, ir nebijokite klausti kvailų klausimų, nes geriau klausti šiandien nei rūpintis sugadintais serveriais rytoj. Sėkmės susitikinant naujoje vietoje, o mes pasirūpinsime, kad ten viskas atvyktų saugiai.