Biuro perkėlimas į Vokietiją su pilnu įrengimų pervežimu: Visa tiesa be dekoracijų

Sveiki, turiu užtektinai patirties šioje srityje, kad galėčiau pasakyti – tai nėra joks pasivaikščiojimas parke. Biuro perkėlimas į Vokietiją su pilnu įrengimų pervežimu yra sudėtingas procesas, kuris dažnai sukelia daugiau streso negu galvojate iš pradžių. Dirbu su logistika jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo idealiai sutvarkytų sandėliukų iki tokių chaosą, kuris iš tikrųjų verčia plaukti akis. Čia ne tik apie tai, kaip įkrauti serverius į sunkvežimį, bet ir kaip išvengti to, kad jūsų verslas stovėtų savaitę be kompiuterių dėl kokio nors bjaurojo biurokratinio trikdžio Vokietijoje. Todėl štai reali padėtis iš vidaus.

Dokumentų šūlys ir biuro inventorius: nuo ko pradėti

Ar tikrai reikalingas detalus inventorius sąrašas?

Be abejo, ir dar kaip. Dauguma klientų mano, kad pakanka parašyti „5 stalai ir 10 kompiuterių“, bet vokiškai reikalavimai yra griežti. Inventoriaus sąrašas privalo būti tikslus, nurodyti brangiąją vertę, serijinius numerius technikai – tik taip galėsite gauti draudimo išmoką, jei kažkas nutiks kelionės metu. Be to, muitinėje gali sustabdyti ir patikrinti, ar ten tiek daiktais, kiek parašyta, todėl geriau neužkabinti šuns ant uodegos.

Kaip susitvarkyti su duomenų saugumu pervežimo metu?

Tai yra kritiškai svarbu, ypač jei pervežate serverius. Prieš išsikraunant, viskas turi būti atsarginėse kopijose – ne tik debesyje, bet ir fiziškai užšifruotuose diskuose. Mačiau situaciją, kai viena įmonė pasitikėjo tik „Google Drive“ o, o sunkvežimis pateko į avariją ant „A2“ greitkelio. Labai nesmagu paaiškinti klientams, kodėl jų duomenys dingo kartu su sugadintu serveriu, todėl neskubėkite čia ir padarykite viską, kas įmanoma iš anksto.

Ar reikia įdarbinti brokerius muitinės reikalams?

Jei esate ES viduje, tai technologiškai muitinės net nėra (tik deklaravimas), bet jei keliaujate iš Jungtinės Karalystės ar Šveicarijos – tai būtina. Vokiška biurokracija gali būti tikras košmaras, jei nežinai kalbos ir taisyklių. Tiesa, dažniausiai pervežėjai jau turi savo partnerius, todėl galite pasinaudoti jų paslaugomis, tai bus pigiau ir greičiau, nei ieškoti kažko savarankiškai pusiau pasaulio.

Kas daryti su pašaliniais daiktais, kuriuos nusprendžiate mesti?

Geriausia juos išmesti dar prieš pakrovimą, nes vokiečiams mokesčiai už sąvartyną yra astronomiški. Nusipirkau naują kėdę (tai tik pavyzdys), o senąją nutariau nevežti, bet užklijuoja ant jos lipduką „šiukšlės“. Viską aiškiai pažymėkite, kad vairuotojas nebandytų jų krauti su kitu kroviniu, kitaip gali tekti mokėti už nereikalingą svorį kuriais atstumais.

Ar verta rūpintis taros (pakuojimo) medžiagomis patys?

Galite, bet tai daug laiko ir pinigų. Profesionalios moving kompanijos turi savo dėžes, kurių kaina jau įskaičiuota, be to, jos yra pritaikytos biuro įrangai (pvz., specialios dėžės monitoriams). Jei bandysite tai daryti patys su „Rimi“ dėžėmis, didelė tikimybė, kad jūsų kompiuteriai nuspraus ant grindų pirmame posūkyje ties Kaunu.

Kaip teisingai užpildyti eksporto sąskaitas faktūras?

Sąskaita turi būti labai aiški – kas pervežama, kiek kainuoja, svoris. Nereikia ten rašyti „konsultacijos“ ar kažkas panašaus, jei vežate fizinę įrangą. Vokietijoje mokesčių inspekcija labai dėmesingai žiūri į tokius dokumentus, o jei ten bus nesutapimų – gali tekti mokėti baudas ar PVM. Geriau pavėluoti dieną, bet padaryti tvarkingai, nei skubėti ir tada triuškinti galvas.

Technika, baldai ir įranga: kaip niekas nebuvo sugadinta

Kaip pervežti jautrius serverius ir IT įrangą?

Serveriai turi būti išjungti (bent jau dauguma atveju) ir užfiksuoti specialiuose rėmuose. Neįsivaizduoju, kaip žmonės juos tiesiog užmauna ant kupros. Vokietijoje keliai lygūs, bet vietomis yra gan smarkūs posūkiai, todėl vibracija gali sugadinti standžiuosius diskus. (Čia nerašiau apie tai, kai vienas klientas bandė vežti serverį neįjungtas UPS įrenginyje – tai tiesiog beprotiška). Naudojame specialius antšokius ir užpildus, kad niekas nešoktų.

Ar reikia išmontuoti visus biuro baldus?

Praktiškai – taip. Didelės lentynos ir konferencijos stalai turi būti išardyti, kad tilptų į liftą ar sunkvežimį. Palikti surinktus galima tik tada, jei jie yra labai maži ir nebrangūs, bet tuo tikrai nesiūlau. Vieną kartą bandėme priveržti milžinišką „CEO“ stalą per duris ir... na, teko mokėti už durų keitimą klientui.

Kaip apsaugoti kompiuterius nuo vagystės?

Tai tikrai reali problema, ypač stovint degalinese ar poilsiaujant. Reikia užrakinti sunkvežimį, o jei įranga labai brangi – turėti GPS sekimo sistemą ir galbūt apsauginę. Vokiški degalininkai yra ramūs, bet vagysčios čia taip pat egzistuoja. Mes visada patariame klientams neįkrauti įkrovos vietos brangiausios technikos paskutine eile, tiesiai prie durų – tai kaip kvietimas vagims.

Ką daryti su specialia įranga, pvz., laboratoriniais prietaisais?

Čia viskas priklauso nuo to, ką tai yra. Jei tai mikroskopai ar centrifugos, jos turi būti transportuojamos specialiuose dėžėse su amortizacija, kartais net su reikalavimu, kad nebuvo posūkių didesniu nei 30 laipsnių. Buvau atvejo, kai vienas prietasas nulūžo, nes vairuotojas staigiai stabdė prieš raudoną šviesą. Dabar visada įdedame įrangą, kuri fiksuoja gaires ir posūkius, kad vėliau negaliotų kalbėti, kad važiavome lygiai.

Ar galima pervežti pilną biuro archyvą su dokumentais?

Galima, bet tik su sąžininga deklaracija. Tiesiog taip negalima paslėpti, kad vežate popierius, nes jie sveria daug. Jei archyve yra asmeninį duomenų, būkite tikri, kad dėžės yra uždarytos ir pažymėtos, kad nėra prieigos trečiųjų asmenų. GDPR Vokietijoje yra labai griežtas dalykas, už pažeidimus guli didelės baudos.

Kaip tvarkyti su įrengimais, kurie reikalauja specialios elektros instaliacijos?

Jeigu turite didelę spausdintuvų parką ar gamybos liniją, reikia ne tik juos pervežti, bet ir žinoti, kaip juos prijungti naujoje vietoje. Vokiški elektros tinklai gali skirtis (nors dažniausiai 230V, bet fazų skaičius ar kištukai gali būti kitokie). Patariu iš anksto pasikalbėti su vietiniu elektriku Vokietijoje, kad jis lauktų su reikiamais laidais, kitaip prabėgs diena, kol kas nors surinks reikiamus adapterius.

Vokietijos realijos: ką reikia žinoti atvykus

Ar sunku gauti leidimą stovėti prie naujojo biuro?

O, tai tikrai didelis šūsnis. Vokietijoje stovėjimo vietos (Ladezone) miestuose yra apsaugotos ir už jas reikia mokėti. Jei užsiimsite bet kur, pirmąją minutę ateins „Verkehrsbetrieb“ ir uždės baudą. Reikia iš anksto susitarti su vietos savivaldybe arba nuomoti specialią zoną. (Na, bent jau Miunchene taip yra, Berlyne gal šiek tiek lengviau, bet tikriausiai apsigavau, ten tikrai griežčiau nei Vilniuje).

Kaip elgtis su vokiškais kaimynais ir namų valdyba?

Jūsų biuras bus kažkur verslo centre ar bendroje patalpoje, tad geriau iš anksto pranešk apie perkėlimą. Vokiečiai nemėgsta triukšmo, ypač ryte. Jei atvyksite su sunkvežimiu 7 valandą ryto ir pradėsite daužyti dėžes, gausite skundų net po pusvalandžio. Nustatykite laiką, kada galima triukšmingiausiai dirbti, geriausia nuo 9 ryto iki 4 popietę.

Ar reikia rūpintis atliekų surinkimu išpakavus?

Taip, Vokietijoje atliekų sistema yra sudėtinga. Negalima tiesiog išmesti visko į vieną dėžę. Plastikas, popierius, šiukšlės – viskas turi būti išrūšiuota. Dažnai pervežėjai gali pasiimti šiukšles su savimi (už papildomą mokestį), bet geriau sutarti su vietinėmis tarnybomis, kad būtų padėtos konteineriai. Kitaip gali tekti važiuoti pačiam ieškoti didelio šiukšliadėžės (Gelber Sack), ir tai iš tikrųjų vargina.

Ar verta naudotis „Hausmeister“ pagalba?

Būtinai. Tai toks žmogus, kuris prižiūri pastatą. Jis turi raktus, žino, kurie liftai telpa, ir dažniausiai gali padėti su smulkiomis problemomis. Jei jo įžeisite ar ignoruosite, jis gali padaryti jūsų gyvenimą pragare – užrakins duris, neleis paimti rakto ir pan. Užtektai nupirkti butelį gerios kava (arba alaus, jei jis to mėgsta), ir viskas nueis lygiai.

Kas daryti, jei sunkvežimis neužsuka į kiemą?

Tokia situacija įvyko Prahoje (ne Vokietijoje, bet panašu), bet čia taip pat būna. Vokiški miestai senieji dažnai turi siaurus gatves. Tada reikia organizuoti miesto krovą – iškrauti į mažesnį sunkvežimį (LKW) arba net su vežimėliais nešti per kelias šimtus metrų. Užsirašykite tai į sąskaitą (krovėjų darbas), nes tai neįtraukiama į standartinę kainą, ir kaina gali šokti kaip kiaulė.

Ar yra kokių nors specifinių taisyklių dėl sunkvežimių Vokietijoje?

Žinoma, yra daugybė apribojimų, ypač savaitgaliais ir švenčių dienomis. Sunkvežimiai (virš 7,5 tonos) negali važiuoti tam tikrose vietose tam tikru laiku. Prieš važiuodami patikrinkite „LKW Maut“ ir naktinio važiavimo apribojimus (Nachtfahrverbot). Nuo šių metų atsirado naujų taisyklių, bet aš tiksliai neprisimenu datų, geriau pasitikrinkite Asociacijos puslapyje, kad nebūtumėte nubausti.

Kainos, terminai ir nervų suvalgymas

Kodėl pasiūlymai skiriasi du kartus?

Nes kai kas siūlo „nuo A iki Z“ su visais rūpesčiais, o kai kas – tik „uždegu kėbulą ir vežu“. Pirmas atveju įeina įkrova, iškrova, draudimas, pakavimas, o antrajame – tik vairuotojo darbas ir kuras. Biuro perkėlimas į Vokietiją su pilnu įrengimų pervežimu kainuoja brangiau todėl, kad čia reikia daugiau žmonių ir atsakomybės. Nežiūrėkite tik į bendrą sumą, pažiūrėkite, kas įeina.

Kiek laiko užtrunka toks pervežimas?

Įprastai tai trunka 1-3 dienas, priklausomai nuo atstumo (pvz., į Miuncheną ilgiau nei į Berlyną). Bet jei tenka dirbti su iškrovos miesto krovu ar dėl dokumentų problemų, tai gali užtrukti ir savaitę. Būkite pasiruošę, kad jūsų planai gali pasikeisti, ir turkite „plan B“ darbui. Negalite žadėti klientams, kad pirmadienį viskas veiks, jei sunkvežimis gali atvykti tik antradienio vakare.

Ką daryti, jei įranga sugenda kelyje?

Čia turi veikti draudimas. Be gero draudimo (Cargo insurance) esate prasčiausioje situacijoje. Visada pasirašykite CMR sąskaitą faktūrą, kuri patvirtina krovinių buvimą. Jei nutyla pervežimo metu – skambinkite draudikui. Būna, kad sunkvežimiai užstringa Užkalnių kalne arba kažkas panašaus, tada reikia greito sprendimo. Žinokite savo draudiklio telefoną atmintin.

Ar galima sutaupyti rūpindamasis pats?

Galite bandyti, tai sutaupysite pinigus, bet prarasite laiką ir nervus. Išpakuoti šimtus dėžių, surasti visus laidus, prijungti viską – tai darbas penkioms žmonėms ne vienai dienai. Jei jūsų valandos tarifas didesnis nei krovėjo, tai tiesiog neapsimoka. Be to, jei nusimušat nugarą nešdami serverį, verslo pelnas nebus apsaugotas.

Ar įmanoma susitarti dėl mokėjimo atidėlio?

Dauguma kompanijų prašo avanso (20-30%), o likutį – gavus prekes. Reikia pasirūpinti, kad jums būtų kas perves pinigus iš karto, nes vairuotojas negali laukti dieną, kol bankas apdoros pavedimą. Kai kuriems mūsų klientams tai sukėlė nemažą stresą, tad pasidomėkite banko sąlygomis tarptautiniams pavedimams iš anksto.

Kokias problemas dažniausiai sukelia klientai patys?

Daugiausia dėl blogo pasiruošimo – neuzrakintos dėžės, neatsijungę kompiuteriai, prarasti raktai nuo biuro. Vienas klientas užmiršo pasiimti raktų nuo naujo biuro Vokietijoje, ir mes turėjome laukti po kiemu 4 valandas, kol atvyks agentas su raktais. Tai mums kainavo laiko ir pinigų, o klientui – nervų, todėl, prašau, pasidarykite kontrolinį sąrašą.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas į Vokietiją su pilnu įrengimų pervežimu nėra pramoga, bet su kompetentingu pagalba jis gali būti net be skausmo. Svarbiausia yra pasitikėti savo pervežėju ir būti sąžiningu su savimi – ar tikrai spėsite viską supakuoti iki rytojaus? Neskubėkite, planuokite atsargiai ir viskas bus gerai. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, o jei reikės pagalbos – žinokite, kur rasti žmones, kurie tai daro kasdien ir nebijo dulkių.