Biuro perkėlimas į Vokietiją su lankstų užsakymų valdymu: tiesiogiai iš vairo, be kavos filtrų

Dirbu šioje srityje beveik ketvirtį amžiaus, per važiavęs šimtus tūkstančių kilometrų, tai žinau, ką sakau. Biuro perkėlimas į Vokietiją su lankstų užsakymų valdymu dažnai atrodo kaip paprasta užduotis iš šono, bet tikrovėje tai kažkas panašaus į šachmatų partiją, kur priešininkas – vokiška biurokratija, blogas kelių dangas ir orai. Žmonės visada klauso „kiek kainuoja“, bet retai pasiklauso „kaip tai vyksta“, o būtent tas procesas ir sukuria daugiausia galvos skausmo. Aš čia ne tam, kad jums parduoti brangias paslaugas, o tam, kad pasakytų, kaip išvengti tų situacijų, kai stovite ties Miunchenu ir nežinote, kur dėti serverius, nes klientas nurodė neteisingą adresą (vėlgi).

Pamiršau paklausti apie... tai svarbu

Kada geriausia pradėti planuoti?

Geriau ankstyvai ryte, o ne vakare. Šiaip juokauju, bet rimtai kalbant, jei jau žinote, kad biuro perkėlimas į Vokietiją su lankstų užsakymų valdymu nebeavoidinas, skambinkite dabar. Nebūkite tas klientas, kuris skambina penktadienį vakare ir klausia, ar spėsime nuvežti viską į Hamburką pirmadienį ryte. Mes ne stebukladariai, o vairuotojai taip pat turi reikalų, šeimų ir miego. Optimalus laikas – bent 2-3 savaitės, o jei perkeliate didelę kontorą su IT įranga, tai mėnuo nėra per daug. Planuokite kaip kariškiai, nes vėliau bus per vėlu šauktis pagalbos.

Ar jūs pakuodate dėžes, ar aš turiu tai daryti pats?

Tai vienas dažniausių nesupratimų. Mes galime suteikti dėžių, o jas užpildyti turite jūs ar jūsų darbuotojai, nebent sutinkame mokėti už „pilną pakavimą“ (tai kainuoja). Vieni klientai susiruošia kaip į karą – viskas etiketėse, spalvomis, sistemingai. Kiti? Geriau neklauskite. Buvo atvejis, kai vienas vadovas visus dokumentus tiesiog išmetė į didelį šiukšlių maišą (nešvarų!) ir parašė „ dokumentai“. Mums teko lošti loteriją, kas ten viduje. Taigi, jei norite, kad rastumėte savo dalykus vėliau, geriau užpildykite dėžes patys.

Kas tas lankstus užsakymų valdymas ir kodėl jums reikalingas?

Paprasčiau kalbant, tai tai, kai mes nebedraskome galvos dėl kiekvieno mažo pokyčio. Biuro perkėlimas į Vokietiją su lankstų užsakymų valdymu reiškia, kad aš galiu pakeuti planą kelis kartus per dieną, jei jūs nuspręsite, kad sofa turi važiuoti ne antradienį, o ketvirtadienį. Įprastai pervežimo firmų tai sukelia paniką ir papildomus rūpesčius, bet čia mes tiesiog pridedame tai prie savo darbo sąrašo. Tai leidžia jums jaustis ramiau, nors mums tiesiog reikia geresnės programėlės telefono, kad viską užsektume.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Techniškai galima, bet ar verta? Vairuotojas yra darbuotojas, jis turi nuvažiuoti tam tikrą maršrutą tam tikru laiku, jis ne kelionių agentas. Be to, jei įvyks avarija ar kas blogo, draudimas nebus taip paprastai išmokėtas, jei ten bus ne darbuotojai ar krovėjai. Ypač jei biuro perkėlimas į Vokietiją su lankstų užsakymų valdymu vyksta komerciniais pagrindais. Turime griežtus taisykles dėl keleivių, todėl geriau susitikti ta pačioje vietoje. O jei tikrai norite važiuoti, pasirašykite atleidimą nuo atsakomybės, bet tikėkitės, kad jums bus tingiai kalbėti 10 valandų vokiškai ar lietuviškai.

Ką daryti su vertimais?

Vokietija yra Vokietija. Jei ant dėžių parašyta „Šaldytuvas“ lietuviškai, niekam nekils problemų, bet jei ten yra brangios technikos ar cheminių medžiagų, reikėtų turėti anglišką ar vokišką aprašymą. Muitinės pareigūnai gali būti... įkyrūs. Kartais užtenka paprasto inventoriaus sąrašo dviejomis kalbomis, kartais reikia sertifikatų. Nemanau, kad reikės versti kiekvieną popierių, jei tai tik įprastas biuro turtas, bet jei turite ką nors ypatingo, geriau pasidomėkite iš anksto (aš ne ES teisės ekspertas, čia gali būti išimčių).

Ar saugu leisti savo IT įrangą svetimiems?

Žinoma, saugu, jei pasirinksite ne kokį nors „garažą“ o rimtą kompaniją. Mes pervežame serverius kasdien. Bet esmė ne tame, kad mes juos nukrypime, o tame, kad keliai Vokietijoje vietomis prasti, o opos... gali būti pavojingos. Todėl biuro perkėlimas į Vokietiją su lankstų užsakymų valdymu apima ir ypatingą dėmesį brangiems daiktams. Rekomenduoju išjungti viską ir išimti kietuosius diskus (jei dar to kas nors naudoja). O jei jūsų IT žmogus sako, kad viskas ok, tegul eina ir prižiūri pakrovimą.

Kiek dėžių man reikės?

Niekada nežinai tiksliai. Viska priklauso nuo to, kaip jūs susiruošiate. Vienam įmonės 50 darbuotojų telpa į 30 dėžių, kitam 5 darbuotojai užpildo 100 dėžių, nes jie mėgsta kaupti senus spausdintuvus. Paprasta taisyklė: imkite daugiau, nei manote, kad reikės. Geriau liks tuščia dėžė, kurią mes galime pasiimti atgal, nei stovėsite ir galvojote, kur dėti tą krūvą laikraščių, kurie guli ant grindų. Dėžių kaina nežymiai padidina sąskaitą, bet taupo nervus.

Kas vyksta, jei aš susiruošiu blogai?

Tuomet pavėluosite. O jei pavėluosite, mums reikės laukti, o laukimas Vokietijoje kainuoja. Vairuotojai turi darbo laiko apribojimus (tacho grafai), jie negali tiesiog stovėti amžinai. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją su lankstų užsakymų valdymu nėra suplanuotas laiku, gali būti, kad reikės mokėti už papildomą dieną ar net rasti nakvynę vairuotojui, kas nėra pigu. Buvo atvejis, kai klientas nebuvo išsivežęs raktų nuo naujo biuro, ir mes praleidome pusę dienos laukiant gatvėje. Nekelkite taip.

Vokietijos specifika ir keliai

Ar sunku važiuoti Vokietijoje?

Nėra labai sunku, bet yra savybės. Autobanai puikūs, vietomis be greičio apribojimų, bet miestuose... ten chaosas. Ypač jei tenka važiuoti į centrą. Be to, vokiška policija nieko nesileidžia. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją su lankstų užsakymų valdymu vyksta dideliu sunkvežimiu, reikia tiksliai žinoti, kur galima užvažiuoti. Užvažiavimas į pėsčiųjų zoną su krovininiu baigsis dideliomis baudomis (ir tai ne mokės jūs, o mūsų vairuotojas, kuris tada sulauks mūsų pykčio). Taigi, adresą turi patikslinti ne jūs, o specialistas.

Ką daryti su „Maut“ (mokesčiais keliais)?

Viskas įskaičiuota mūsų kainoje (jei nesutarėme kitaip). Nereikia jums bėgioti po degalines su kortelėmis. Mūsų mašinos turi „Go-Box“ ar panašius prietaisus, todėl mokėjimas vyksta automatiškai. Vokietijos keliai brangūs, ypač tiltai ir tuneliai. Tuo tarpu Lietuvoje viskas šiek tiek kitaip. Kai sudarome biuro perkėlimas į Vokietiją su lankstų užsakymų valdymu pasiūlymą, aš visada pridėdoku šias išlaidas prie pagrindinės sumos, kad neskystume vėliau dėl 50 eurų.

Ar yra kokių nors uždraustų valandų?

Taip, ir tai svarbu. Daugelyje miestų negalima važiuoti sunkvežimiais naktį ar sekmadieniais (ypač prie gyvenamųjų namų). Jei planuojate atvykti šeštadienį vakare, kad sekmadienį ryte jau būtumėte vietose, gali būti problema. Vokietai mėgsta ramybę. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją su lankstų užsakymų valdymu numato darbą gyvenamojoje zonoje, reikia gauti specialų leidimą iš vietos savivaldybės (Ordnungsamt). Tai trunka laiko, taigi neplanuokite visko per paskutinę minutę.

Ką daryti, jei vairuotojas nežino vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent truputį, bet ne visi yra filologai. Tačiau jie visiškai supranta „Wo ist“, „Ausfahrt“ ir „Polizei“ (juokauju). Rimčiau kalbant, jei reikia bendrauti su apsauga ar sandėlio vadovu, dažniausiai išsiverčiama rankomis arba aš pats skambinu iš Lietuvos ir verčiu. Šiandien daugumą dalykų galima sutvarkyti el. paštu ar programėlėmis, taigi kalbos barjeras nebėra toks didelis kaip prieš 10 metų.

O jei sugenda mašina Vokietijoje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įmanomas. Tada mes skambinam pagalbai iš artimiausios serviso stoties. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją su lankstų užsakymų valdymu yra labai svarbus (laiku), mes stengiamės siųsti kitą automobilį, jei toks yra netoliese. Kartais tai gali užtrukti kelias valandas, kartą – dieną. Čia jau reikia jūsų kantrybės. Mes visada pasirišame atsakomybę už krovinį, bet laiko garantuoti negaliame, nes technika yra technika. Vis dėlto, per 20 metų tai nutiko tik keletą kartų, taigi statistika mūsų pusėje.

Ar galima važiuoti bet kuria keliu?

Ne visur. Kai kur miestuose yra ženklai „Anlieger frei“ tik vietiniams. Sunkvežimiai turi eiti tik maršrutais, pažymėtais navigacijoje (kaip „Truck“ nustatymai). Kartais važiuojame trumpesniu keliu, jei matome, kad tai saugu (pvz., kaimo vietovėse), bet miestuose geriau laikytis taisyklių. Vieną kartą vairuotojas nusprendė „užtrumpinti“ kelią per Miuntesterį ir užstrigo po tuneliu (aukštis buvo per mažas). Buvo baisu, tik laimei be avarijos.

Kaip su parkavimu mieste?

Tai košmaras. Vokietijoje vieta sunkvežimiui rasti miesto centre beveik neįmanoma. Todėl reikia žinoti iš anksto, kur galima statyti mašiną. Kartais reikia rezervuoti vietą (mokama), kartais teis tiesiog stovėti ant šaligatvio su įjungtomis „avarine“ žiburintuvais, kol krauname. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją su lankstų užsakymų valdymu vyksta į užstatytą centrą, pasirūpinkite vieta iš anksto, arba mes padėsime ją surasti (už papildomą mokestį, žinoma).

Pinigai, kainos ir kiti nemalonumai

Ar brangu pervežti biurą į Vokietiją?

Ne per daug, ir ne per mažai. Kaina priklauso nuo tūkstančių dalykų. Už 1 kubinį metrą dažnai imama nuo 80 iki 150 eurų, priklausomai nuo atstumo. Jei daug daiktų, gali būti pigiau. Jei mažai, brangiau. Taip pat svarbu, ar reikia krovėjų abiejuose galuose. Biuro perkėlimas į Vokietiją su lankstų užsakymų valdymu kainuoja šiek tiek brangiau nei įprastas siuntos pervežimas, nes čia reikia daugiau komunikacijos ir lankstumo. Bet palyginti su tuo, ką kainuoja nauji baldai, tai tai niekas.

Kas dėl PVM? (Mokesčiai)

Jeigu esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir Vokietijoje, mes galime išrašyti sąskaitą be PVM (0 proc.), tai yra tarptautinė prekyba. Jei esate fizinis asmuo ar ne PVM mokėtojas, teks mokėti Lietuvos PVM (arba Vokietijos, jei ten įsiregistruosite, bet tai per daug komplikuota). Paprastai viskas tvarkoma per Lietuvą, jums nereikia nieko daryti su vokiškais mokesčiais (išskyrus galimus importo mokesčius, jei ką nors atvežate atgal iš ne ES šalių, bet čia ne tas atvejis).

Ar priimate grynusius pinigus?

Galim, bet nerekomenduoju. Sąskaitą faktūrą geriau apmokėti banku, kad būtų įrodymų. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją su lankstų užsakymų valdymu vyksta staigiai, galima susitarti dėl pradinio įnašo grynaisiais, bet likutį reikia pervesti. Vairuotojai nebegali nešti tūkstančių eurų piniginėse saugumo sumetimais. Be to, jei kils ginčų, be dokumentų bus sunku įrodyti, kad sumokėjote.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Mums ne, bet gali būti jūsų. Pavyzdžiui, jei nurodėte neteisingą svorį, o mašina negali įvažiuoti į gatvę dėl leidimo trūkumo, gali tekti mokėti už specialų traktorių arba policiją. Taip pat, jei reikės naudoti liftą (kraną) trečiame aukšte, tai papildoma kaina. Aš visada stengiuos perspėti iš anksto, bet kartais pats sužinuojau tik vietoje (kaip tas kartas, kai raktų nebuvo).

Ką daryti, jei neturiu pakankamai pinigų dabar?

Tada reikia kalbėtis. Kartais galime atidėti mokėjumą arba padalinti į dalis, jei turime ilgalaikius santykius. Bet biuro perkėlimas į Vokietiją su lankstų užsakymų valdymu yra paslauga, kai sąnaudas (degalai, alkoholis vairuotojams) tenka padengti iš anksto. Taigi, 100 proc. atidėjimo būna sunku įgyvendinti. Mes esame verslininkai, ne bankai, bet mes žinome, kad verslas kartai vingiuoja, tai tiesiog būkite sąžiningi.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei perkeliate ne vieną stalą, o visą skyrių, taip. Taip pat, jei tai ne pirmas kartas. Nuolaidos nėra fiksuotos, viskas priklauso nuo to, kaip su mumis kalbate. Nereikia tuštinti mums dantų (kaip sako tėvai), tiesiog paklauskite, ar galima sutarti dėl fiksuotos kainos, nepriklausomos nuo dienų skaičiaus. Kartais tokiu būdu galima sutaupyoti 10-15 proc.

Dokumentai ir bukletai (ir pabaigos)

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Reikalingas turtas (inventoriaus sąrašas). Geriausia, jei jis anglų kalba. Taip pat reikia mums duoti adresą (su indeksu!) ir kontaktinį asmenį Vokietijoje, kuris gali priimti krovinį. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją su lankstų užsakymų valdymu apima brangius daiktus, reikės jų sąrašo su serijiniais numeriais. Tai viskas. Mes turime savo CMR draudimus ir sutartis.

Kas yra CMR ir kodėl jis svarbus?

Tai tarptautinis vežimo dokumentas. Jis įrodo, kad mes perėmėme jūsų daiktus ir esame atsakingi už juos. Be CMR negalima važiuoti pro sieną (kaip ir be paso). Jei dingsta dėžė, CMR yra pagrindas reikalavimui atlyginti. Todėl visada patikrinkite, ar viskas sąraše parašyta teisingai prieš pasirašant. Buvau atvejų, kai klientai pasirašinėjo akluose, o paskui mūsų kaltino dėl dingusių dalykų, kurie iš viso nebuvo užrašyti.

Ar reikia draudimo?

Mes turime privalomą draudimą (kažkiek tūkstančių eurų už kilogramą arba fiksuotą sumą). Jei perkeliate labai brangų meną ar serverius, geriau pasidėkite papildomą draudimą. Tai nėra brangu, bet suteikia ramybės. Biuro perkėlimas į Vokietiją su lankstų užsakymų valdymu be draudimo yra kaip važiuoti automobiliu ne susegus saugos diržu – tikėsimės geriausio, bet atsitiko gali baisaus.

Ar pasirašote sutartį?

Žinoma. Negalima vežti turtu be sutarties. Ji gali būti el. paštu arba paprastu dokumentu. Svarbiausia, kad joje būtų aiškios sąlygos: kas, ką vežia, kiek kainuoja ir kas atsitinka, jei kažkas nors. Aš nekalbu apie dešimt puslapių kontraktus, bet pusė lapo yra būtina. Tai apsaugo abi pusės.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Ar išvešite juos? Galime, bet tai papildoma kaina, nes negalime vežti atgal pilną šiukšlių mašyną Vokietijoje (ten reikia mokėti už šiukšlių išvežimą labai brangiai). Geriau išmesti čia, Lietuvoje. Jei paliksite šiukšles naujame biure, vokiečiai bus labai nepatenkinti (ir gali sumokėti baudą). Nustokite būti šiukšldėmis.

O jei aš noriu atvežti kažką atgal iš Vokietijos?

Tai vadinama „kelialapiu“ arba daliniu krovininiu pervežimu. Galime tai įtraukti į tą pačią kelionę, jei telpa. Tai gali būti pigiau, nes mašina ir taip važiuoja atgal tuščia (arba ne pilnai). Jei planuojate biuro perkėlimas į Vokietiją su lankstų užsakymų valdymu, paklauskite apie grįžtamojo krovinio galimybę. Kartais mes patys surandame klientą atgal, bet jei turite ką vežti, pasakykite iš karto.

Išvada

Galiausiai, viskas susikalia ne taip blogai, kaip atrodo iš pradžių. Svarbiausia yra ne tiesiog rasti pigiausią sunkvežimį, o rasti partnerį, kuris supranta, kad biuro perkėlimas į Vokietiją su lankstų užsakymų valdymu yra procesas, kuris turi būti pritaikytas prie jūsų, o ne atvirkščiai. Naudokitės protu, planuokite laiką ir nebijokite klausti begalybės klausimų, nes klausimas – tai pusė atsakymo. Sėkmės kelyje, o jei ko neaišku – skambinkite, až važiuoju tiesiai prie kažkurio sandėlio prie Berlyno ir galiu padėti.