Biuro perkėlimas į Vokietiją su kruopščiu ir saugiu krovimu: praktinis vadovas be reklamų

Sveiki, tiesiog pasakysiu kaip yra. Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir mačiau viską – nuo pavėluotų konteinerių iki dingusių kompiuterių (vieną kartą netgi teko ieškoti serverio, kurį vairuotojas „užmiršo“ ant degalinių stovėjimo aikštelės Liuksemburge). Biuro perkėlimas į Vokietiją su kruopščiu ir saugiu krovimu yra tas dalykas, kuris skamba paprastai, bet praktikoje susiduria su šimtais smulkiųjų problemų. Vokietija šiuo atžvilgiu yra specifika – ten viskas turi būti tvarkingai, o vokiečiai moka reikalauti, jei kažkas ne taip. Čia ne tik apie tai, kaip įkrauti stalą į sunkvežimį, tai apie tai, kaip nenuvilti savo vadovą, kai atsiranda nenumatytų stabdžių. Rašau tai, kad jums būtų aišku, ką tikrai reikia žinoti prieš skambinant dispečeriui.

Kainos, dokumentai ir susitarimai

Kiek maždaug kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Tai, žinoma, klausimas, kurį visi užduoda pirmiausia, ir atsakymas visada vienodas erzina – „priklauso“. Bet jei imtume vidurkį, tai už kubinį metrą turite sumokėti nuo 80 iki 150 eurų, priklausomai nuo to, ar keliate į Miuncheną, ar į kažką prie Lietuvos sienos. Biuro perkėlimas į Vokietiją brangesnis nei įvairios buitinės kelionės, nes ten reikia daugiau atsakomybės ir dažniau reikalingas papildomas darbuotojas krovimui. Nepamirškite, kad kaina svyruoja priklausomai nuo degalų, o šiuo metu jie, kaip žinote, ne iš pigiausių. Geriau prašyti fiksuotos kainos, kad nebūtumete nustebęs galutinės sąskaitos.

Ar reikia mokėti už išankstinį užstatą?

Dažniausiai taip, ypač jei dirbate su didesne kompanija arba jei reikalinga speciali technika. Mes paprastai imame apie 30 proc. apmokėjimą iš anksto, kad užtikrintume, kad klientas nešoks į priekį, o mes nevažiuosime tuščiais sunkvežimiais. Yra buvę atvejų, kai žmonės susigundydavo pigesniais pasiūlymais ir tiesiog nebesireikšdavo. Tai apsauga ir jums, ir mums, o biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja planavimo, todėl užstatas yra normalus dalykas. Be to, taip lengviau užsakyti vairuotojui viešbutį, nes be pinigų jis ten neapsistos.

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinai reikia turėti tikslius inventoriaus sąrašus, o ne tiesiog „du stalus ir penkių kėdžių“. Vokietijos muitinė (nors tai ir ES viduje) gali sustabdyti ir patikrinti, ar nevežate prekybinių prekių be PVM mokėjimo. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai susiduria su tuo, kad trūksta krovos gavimo dokumentų arba jie yra pripildyti neteisingai. Jei vežate naują techniką, reikės pirkimo sąskaitų, kad neįtartų, kad tai nelegali prekyba. Geriau viską pasidaryti iš anksto, nei stovėti sienoj su vairuotoju ir aiškinti, kas tas serveris yra.

Ar draudimas įeina į kainą?

Dauguma įmonių siūlo standartinį draudimą, bet jis dažnai dengia tik labai minimalią sumą, pavyzdžiui, 10 eurų už kilogramą. Jei keliate brangų serverį ar dizainerio stalą, kuris kainuoja tūkstantį, tai nepakaks. Biuro perkėlimas į Vokietiją su kruopščiu krovimu reiškia, kad turite pasidomėti apdraudimu iš anksto. Aš visada sakau klientams – geriau permokėti už draudimą, nei vėliau gailėtis sugadintos technikos. Yra ir specialūs draudimai „viskas įskaitant“, bet jie kainuoja brangiau, tai pasikalbėkite su savo vadybininku.

Kaip sudaryti sutartį, kad nebūtų nenumatytų mokesčių?

Viską rašykite ant popieriaus (arba el. paštu), įskaitant tai, kas daroma laiptais ar keltuvu. Buvo atvejis, kai vairuotojas atvyko ir pareikalavo papildomai pinigų už tai, kad reikėjo nešti per 4 aukštus be lifto, nors klientas galvojo, kad tai įskaičiuota. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali tapti brangus pramogas, jei sutartyje nėra parašyta „įskaitant krovimą abiejose pusėse“. Nepasitikėkite žodžiu, net jei aš štai taip kalbu – rašykite ir pasirašykite.

Ar galima susiderėti dėl kainos, jei daug daiktų?

Žinoma, kas nekalbia, tas neperka. Jei turite didelį biurą, pavyzdžiui, 50 darbo vietų, tai kaina gali būti derinama. Tačiau nereikėtų spausti iki tolimo, nes kokybė nuo to kenkia. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti apmokėtas taip, kad mes galėtume sumokėti vairuotojui normalų atlyginimą, o jis nevažiuotų per 20 valandų be poilsio. Kartais klientai sako „o kitoje vietoje pigiau“, tada aš tiesiog nuoširdžiai sakau – eikite ten, pažiūrėsite, kas bus su jūsų kompiuteriais.

Kada geriausia planuoti perkėlimą?

Idealiai – mažiausiai mėnesį prieš, o geriau du. Vokietijoje yra savaitgaliai, kai negalima vykdyti triukšmingų darbų, todėl biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti suplanuotas taip, kad pristatymas būtų darbo dieną arba specialiai sutartu laiku. Negi jūs norite, kad vokiečių policija užtiktų mus prie namų ir rašytų protokolą už triukšmą? Tai tikras dalykas, ypač Miunchene ar Frankfurte, gyvenamųjų zonų centre.

Krovimo procesas ir technika

Ar jūs patys išpakuoja biurą?

Taip, mes darome tai kasdien. Mūsų komanda atvyksta su dėžėmis, burbuliuku plėvele ir įrankiais. Biuro perkėlimas į Vokietiją prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo to, kaip mes išardysime jūsų baldus. Viskas užrašoma, kad nieko nedingtų. Žinoma, jei norite sutaupyti, galite pakruoti patys, bet tada nebekreipkitės dėl sugadintų dalykų, nes mes nebebūsime atsakingi už tai, kaip jūs įdėjėte monitorių į dėžę be putų.

Kaip saugiai vežti kompiuterius ir IT įrangą?

Tai yra pati svarbiausia dalis. Monitoriai, sisteminiai blokai ir serveriai turi būti supakuoti į specialias dėžes su tvirtinimais. Biuro perkėlimas į Vokietiją su kruopščiu krovimu reikalauja, kad IT įranga nebūtų gudroniama. Aš vieną kartą mačiau, kaip klientas padėjo visus kompiuterius ant vienos krosnės ir nustebėjo, kad važiuojant keliu vienas nukrito. Mes naudojame tvirtas juostas ir užpildus, kad niekas nešoktų. (Nors tiesą sakant, kartais vairuotojai vis tieka važiuoja per aštrius posūkius, bet ką padarysi).

Ar išardote ir surenkite baldus?

Be abejo. Stalai, lentynos, seifai – viskas išardoma. Vienintelis dalykas, su kuo gali būti bėdų, tai seni senukiniai baldai, kurie gali suirti išardymo metu. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra geras momentas atsikratyti seno šiukšlių, o ne juos vežti per pusę Europos. Jei baldas neturi sriegių ar jie surūdiję, mes įspėjame, kad gali nukristi kojelė. Surenkimas atgal vyksta griežtai pagal instrukcijas, jei tokios dar yra išlikusios.

Ką daryti su pavojingais atliekomis (toneriai ir pan.)?

Negalima jų tiesiog mesti į bendrą krovą. Toneriai turi būti supakuoti į hermetiškus maišus, kad neišsilietų, jei kažkas susitraiškytų. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi vykti pagal ADR taisykles, jei tokių daiktų yra daug. Vokietijos ekologinės inspekcijos yra labai griežtos, jei pamatys išsiliejusį dažų ar chemiją. Geriau juos palikti čia ir išmesti teisingai, nei mėginti juos slapta vežti.

Ar turite liftą arba keltuvas?

Turime įvairių priemonių, bet ne visada galima juos pristatyti prie pat pastato. Jei biure yra liftas, puiku, bet reikia žinoti jo keliamąją galią. Biuro perkėlimas į Vokietiją kartais užstringa dėl to, kad liftas per siauras arba per mažas. Tada tenka nešti rankomis, o tai brangina laiką. Vokietijoje dauguma pastatų turi liftus, bet senesniuose rajonuose (pvz., Berlyno Mitte senosiuose pastatuose) gali tekti naudotis laiptais.

Kaip užtikrinti, kad nieko nepavogti?

Tai retas dalykas su mūsų komanda, bet visada geriau užtikrinti. Mes uždarome sunkvežimį ant seifo užrakto. Be to, turiu GPS stebėjimą visą laiką. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra saugus, jei dirbate su patikima įmone, o ne su kokiais „vagis iš garažo“. Vieną kartą klientas sakė, kad dingusi jo auksinė parkerio pieštukinė, bet vėliau jis ją rado savo švarko kišenėje. Taip kad, žmonės kartais patys save apgaudinėja.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai rizikinga. Sienoje gali būti problemų su fitosanitariniais kontrolėmis, jei augalai yra dideli arba reti. Biuro perkėlimas į Vokietiją su kruopščiu krovimu neapima augalų garantijos, kad jie neišdžius per važiavimą. Žiemos metu gali būti per šalta, o vasarą per karšta be oro. Jei turite brangų palmę, geriau ją vežti savo asmeniniu automobiliu, o ne mūsų krovežio bakeryje.

Kelionės specifika ir Vokietijos ypatumai

Kiek laiko trunka važiavimas iki Vokietijos?

Įprastai į Berlyną arba Hamburgą važiuojame apie 12–14 valandų, priklausomai nuo stūmėjų. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali užtrukti ilgiau, jei tenka važiuoti per Lenkiją, kur keliai būna prastesni. Vakar girdėjau, kad ties A2 autostrada vėl buvo eismo įvykis, tai visada pridedame porą valandų rezervo. Geriau, jei vairuotojas atvyks ryte prieš darbo laiką, nei vėluos vidurdienį, kai visi jau laukia.

Ar reikia leidimo važiuoti į Vokietijos miesto centrą?

Taip, daugelyje miestų yra „Umweltzone“ – ekologinės zonos. Mūsų sunkvežimiai turi reikiamas žaląsias korteles, bet visada reikia patikrinti, ar jūsų naujasis biuras nėra raudonoje zonoje. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali baigtis bauda, jei vairuotojas neteisingai įvažiuos į centą. Tas dalykas su kortelėmis yra painus, net aš kartais užmirštu, kurioje miesto dalyje kokia zona galioja, tad visada patikrinu žemėlapį.

Kas daroma su mašina, kol ji laukia iškrovimo?

Jei negalima iškrauti iš karto (pavyzdžiui, biuras dar neužrakintas), vairuotojas turi laisvą laiką, bet jis nebegali dirbti 24 valandas. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti sinchronizuotas su biuro darbuotojais. Jei vairuotojas privalo laukti 5 valandas, tai gali kainuoti papildomai. Geriau, kad kas nors jų sutiktų su raktais, kad mes galėtume iškrauti ir važiuoti toliau arba ilsėtis.

Ar dažnai pasitaiko techninių problemų kelyje?

Su senais sunkvežimiais – taip, su naujesniais – rečiau. Bet visada gali nutūpti stabdžiai arba pradėti lyti taip, kad negalima iškrauti lauke. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra prisitaikymas prie orų. Jei lyja, mes naudojame stogus ir uždarančias priekabas, bet jei reikia nešti per lauką, viskas gali sušlapti. Prašau pasirūpinkite, kad įėjimas būtų uždengtas, arba pasakykite mums iš anksto.

Kaip elgiamasi su vokiečių policija kelyje?

Jie yra labai disciplinuoti. Jei viskas tvarkinga – dokumentai, svoriai, krovinys užfiksuotas – jie net nepasistos. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti legalus, nes jei sulaikys nelegalų krovinį, jį konfiskuos. Mačiau kartą, kai viena firma bandė vežti per daug daiktų be leidimo, ir jiems teko iškrauti viską į keliašonę. Tai gėda ir prarastas laikas.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Taip, dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas. Galiu siųsti jums nuorodą, kur matysite, kur mašina yra. Biuro perkėlimas į Vokietiją su kruopščiu krovimu suteikia ramybės, nes žinote, kur yra jūsų turtas. Nors kartais signalas dingsta tunnelyje arba kalnuose pietinėje Vokietijoje, bet tai trumpalaikis dalykas. Viskas susigrąžina, kai išvažiuoja į lygumą.

Ką daryti, jei vairuotojas susirgo arba sugedo mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet mes turime draudžiamąjį fondą ir rezervines mašinas. Jei nutinka tokia bėda, mes iš karto siunčiame kitą ekipažą, nors tai gali šiek tiek pavėluoti. Biuro perkėlimas į Vokietiją negali būti stabdomas dėl ligos, todėl visada turime planą B. Vieną kartą vairuotojas susirgo peršalimu Varšuvoje, ir teko skubėti rasti kitą, tai buvo stresas, bet išėjo.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas į Vokietiją su kruopščiu ir saugiu krovimu nėra tiesiog fizinis darbas, tai organizacinis procesas, reikalaujantis kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Jei pasiruošiate iš anksto, tikrinkite dokumentus ir bendraujate su logistika atvirai, viskas vyks sklandžiai, nors ir be smulkių nesklandumų neapseina. Nereikia bijoti klausti kvailų klausimų, geriau klausti dabar, nei gailėtis vėliau, kai stovite su tuščiu biuru Vokietijoje. Sėkmės jūsų verslui ir naujamui biurui, tikiuosi, mums dar teks susitikti kelyse, tik jau su kavos puodeliu rankoje, o ne su stresu.