Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu: kas laukia iš tiesų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt tris metus, ir galiu pasakyti vieną – dažniausiai viskas vyksta ne taip, kaip planuojame Excelio lentelėse. Klientai dažnai skambina visi nervingi, kai kompanija nusprendžia judėti iš Lietuvos į Vokietiją, ir visada sako, kad tai turi būti "vakar". Tiesą sakant, biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu yra kaip loterija – gali pavykti viską nuvežti per tris dienas, o gali ir užstrigti pasienio punkte dėl vieno trūkstamo parašo ant deklaracijos. Vokietija yra griežta šalis, jie mėgsta tvarką, o mūsų "mes nuspręsime važiuoti" ten tiesiog neveikia. Čia reikia pasiruošti ne tik fiziniam darbui, bet ir biurokratiniam maratonui, kuris kartais užtrunka ilgiau nei patys krovimai.

Popieriaus darbas ir Vokietijos biurokracija

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka suruošti visus dokumentus?

Tai priklauso nuo to, kiek turite laiko ryte. Jei viskas tvarkinga, tai užtrunka dieną-dvi, jei ne... tai gali eiti ir savaitę. Reikia inventoriaus sąrašo dviejomis kalbomis, o tai dažnai būna didžiausias kamštis, ypač kai biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu reikalauja, kad viskas būtų padaryta be stabdžių. Vokietiškai dokumentai turi būti tikslūs, nes jie tikrina kiekvieną eilutę. Prisimenu vieną atveją, kai klientas parašė "kompiuteriai", o vokiečiai norėjo žinoti serijinius numerius – gi perėjimas trukdė dvi dienas.

Ar būtinai reikia vertėjų, ar pakanka angliškai kalbančio vadybininko?

Angliškai paprastai užtenka, bet jei turite ką nors specifiko, pavyzdžiui, teisinių dokumentų ar senovinių baldų, geriau pasirūpinti vokišku vertimu. Muitininkai (Zoll) mielai kalba angliškai, bet jei kils abejonių dėl krovinių vertės ar rūšies, jie visada pasinaudos savo kalba. Greitai vykstančio biuro perkėlimo į Vokietiją metu vertėjas gali padėti išvengti nereikalingų uždelsimų. Asmeniškai visada rekomenduoju turėti bent vieną žmogų, kuris supranta vokiškas frazes, susijusias su transportu, nes kartais Google Translator sugalvoja tokias keistybės, kad patyksta nustižti.

Kas nutinka, jei inventoriaus sąrašas netikslius?

Tuomet prasideda vėjas. Vokiečiai gali uždaryti sunkvežimį ir leisti jį toliau važiuoti tik tada, kai padarysite išsamą patikrinimą. Tai kainuoja pinigus ir labai daug laiko. Esu matęs, kaip įmonės stengiasi nurodyti mažesnę vertę, kad nemokėtų mokesčių, bet biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu to neleidžia daryti – sistemose viskas matosi. Geriau parašyti daugiau ir būti sąžiningu, nei vėliau aiškintis prie muitinės posto, kodėl trūksta trijų "dėžių su biuro reikmenimis".

Ar sunku gauti leidimus importuoti į Vokietiją?

Nebūtina sunku, bet yra daug smulmenų. Jei vežate elektroniką, reikės rodyti, kad ji ne skirta pardavimui (t.y. naudojama). Tai vadinama "carnet" arbatik tiesiog pažyma. Dažnai klientai mintyse skaičiuoja, kad greitas biuro perkėlimas į Vokietiją įvyks be jokios burokratijos, bet pasirodo, kiekvienas serveris turi turėti savo istoriją. Be to, jei perkeliate chemines medžiagas ar dažus (net ir biure), reikės specialių MSDS lapų. Vieną kartą teko laukti dieną, kol kas nors išsiuntė saugos duomenis apie paprastus valymo priemones, kurie buvo spintoje.

Ar galiu susitvarkyti su dokumentais pats be tarpininkų?

Galite, tikrai, bet ar turite laiko? Esu dirbęs su įmonėmis, kurios sako, kad "mes viską išsimes patys", o po savaitės skambina prašydamas pagalbos, nes susipainiojo su tarpmuitinio kodeksais. Profesionalus brokeris žino, kur paspausti mygtuką, kad biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu neveltų į pavojų visą verslą. Tai kaip savo automobilį remontuoti – galima, bet jei nežinai, kur degalų filtras, geriau nekišti rankų.

Fizinis pervežimas ir techninės pusės

Ką geriau pasirinkti - 3,5 tons sunkvežimį ar didesnį?

Jei turite tik penkias stalines ir kelis kompiuterius, 3,5 t užteks, o vairuotojui nereikės "C" kategorijos. Tačiau, jei biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu apima visą apleistą sandėlį, reikės didelio sunkvežimio (pvz., 20 tonų). Didesni sunkvežimiai brangiau kainuoja, bet juos dažniau neapsustoją keliuose (išskyrus savaitgalius Vokietijoje). Mažesni sunkvežimiai gali važiuoti greičiau, bet juos tenkakrauti daugiau kartų. (Čia reikia tikslint - ne visada 3.5t gali važiuoti greičiau, kai pilnas).

Kaip su vairuotojų kalbomis - ar jie moka vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų moka rusiškai ir angliškai, vokiškai - "Danke" ir "Ein Bier bitte". Bet tai paprastai nesunku, nes dokumentus aptarnauja logistikos centras Lietuvoje arba brokeris vietoje. Bet jei biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu reikalauja, kad vairuotojas kalbėtųsi su apsauga arba elevatoriumi, gali būti nelygų. Rekomenduoju neduoti vairuotojams ryšių su vietiniais, jei jie nemoka kalbos, geriau viską koordinuoti per dispečerį.

Ar galima važiuoti savo automobiliu paskui sunkvežimį?

Galima, tai dažnas dalykas. Bet atsiminkite apie "Konvoi" taisykles - automobiliai turi laikytis atstumo. Kai vyksta greitas biuro perkėlimas į Vokietiją, vairuotojai dažnai važiuoja greitai, o jūs su savo "e46" gali nepajėgi. Vokietijoje greičio apribojimai yra griežti, o baudos didelės, todėl geriausia susitarti dėl sustojimo vietų iš anksto. Kelių žemėlapiai Vokietijoje tikslūs, bet jei nenurodysite adreso, prarasite vienas kitą miesto chaosas.

Kaip elgtis su jautria IT įranga?

Ji turi būti supakuota antivibracinėse dėžėse. Esu matęs, kaip poilsinėje vairuotojas staigiai stabdė, o ant keleivio sėdynės guli serveris. Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu neleidžia tokių klaidų. Geriau išmontuoti viską ir supakuoti į kietas dėžes. Jeigu įranga brangi, užtikrinkite draudimą, kuris dengia transporto metu galimus mechaninius pažeidimus, o ne tik vogtį. Vieną kartą klientas nepažymėjo, kad dėžė yra "angų viršų", ir ją užmetė ant grindų.

Ar reikės išpakuoti dėžes vietoje?

Tai priklauso nuo susitarimo. Dažniausiai vairuotojas padėja tik numesti durų pradžioje. Jei norite, kad jie padėtų ant stalų, tai papildomas darbas, ir tai reikia numatyti pradžioje. Greitai vykstantis biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai reiškia, kad vietiniai darbuotojai dar nėra pasiruošę priimti krovinių, todėl viskas kaupiamas koridoriuje. Geriau susitarti dėl "demoontavimo" paslaugų iš anksto, kad paskui nebūtų nelygų su vietinės elektros instaliacija.

Kaip su liftais ar važiuokliais - ar tenka brangiai mokėti?

Vokietijoje labai griežtos taisyklės dėl aukščių. Jeigu pastate nėra krovininio lifto, tenka nuomoti autokraną arba specialias "hidraulines rankas". Tai kainuoja. Be to, jeigu biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu vyksta sename miesto centre (pavyzdžiui, Hamburgo ar Miuncheno senamiestyje), ten reikės specialių leidimų užimti gatvę. Tai gali kainuoti nuo šimto iki kelių šimtų eurų per valandą, tad verta pagalvoti apie vietą iš anksto.

Ar galima pervežti biuro seifą?

Galima, bet tai ne paprasta stalė. Seifai turi būti uždaryti ir, jei įmanoma, ištuštinami, nes jie sunkūs kaip velniai. Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu gali būti stabdomas, jeigu seifas per sunkus standartiniam sunkvežimiui. Reikės specialios technikos su "hidraulinėmis rankomis". Ir svarbiausia - iš anksto pasirūpinkite raktais, nes jų daryti kopijas vietoj brangiau nei patis pervežimas.

Logistika, tranzitas ir vairuotojų kasdienybė

Kiek laiko trunka kelionė nuo Vilniaus iki Berlyno?

Teoriškai 12-14 valandų, jei važiuojate be sustojimų. Tačiau vairuotojams taisyklės dėl poilsio (tachografas) tai neleidžia. Todėl realiai biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu trunka apie dvi dienas. Vieną dieną važiuoja iki Lenkijos, pabunda, tęsia. Jeigu skubate, gali reikti dviejų vairuotojų komandos, tačiau tai padidins sąskaitą. Be to, Lenkijoje keliai gali būti griuvę, kas prideda valandą ar dvi.

Ar vairuotojai dirba savaitgaliais ir švenčių dienomis?

Jei nuspręsite, kad greitas biuro perkėlimas į Vokietiją turi įvykti sekmadienį, turėsite sumokėti už viršvalandžius. Vokietijoje taisyklės dėl vairuotojų poilsio yra labai griežtos, o sunkvežimiai negali važiuoti tam tikromis dienomis (keliomis šventėmis). Geriau planuoti atvykti pirmadienio ryte, nei bandyti priversti vairuotoją brauti per sekmadienio audrą, nes jis tiesiog sustos prie poilsiavietės.

Kas, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tada prasideda "nepatogūs" dalykai. Turiu omeny, kad biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu tampa košmaru. Reikia skambinti techninei pagalbai, laukti kelias valandas, o ką daryti su šaldytu maistu (jei toks yra) ar jautriais dokumentais? Dauguma įmonių turi draudimą, bet jis neapima kliento nuostolių dėl laiko. Geriau tikrinti techninę būklę prieš išvykdami.

Ar reikia mokėti už kelių mokesčius (muito) Vokietijoje?

Žinoma, Vokietija turi brangų kelių sistemą (vignettes nėra, yra mokesčiai pagal aukštį ir nuvažiuotus kilometrus). Šie mokesčiai yra įskaičiuoti į sąskaitą, tačiau verta pasitikrinti, ar jūsų pasiūlyme tai nenurodyta atskirai. Kartos pigios firmos rašo "be mokesčių", o paskui pridedą juos prie galutinės sumos. Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu turi būti skaidrus šiuo klausimu, kad nebūtų staigmenų.

Kur galima laikinai palikti daiktus, jei dar nėra biuro?

Galite naudoti sandėliavimo paslaugas (Silo logistics terminalai). Tai nėra pigu, bet kartais biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu pralenkia nuomos sutarties pradžią. Vokietijoje sandėliai gerai prižiūrimi, bet saugumo mokestis gali būti aukštas. Verta ieškoti mažesnių vietinių sandėliukų, jei tik keleta dėžių, tačiau dideliam kiekiui tik terminalai tinka.

Ar saugu palikti daiktų sunkvežimyje nakčiai?

Principiniu požiūriu - taip, jeigu sunkvežimis stovi saugomoje aikštelėje. Jeigu tiesiog pakelių poilsinėje - gali būti rizika. Vokietijoje vagystės nėra toks didelis kaip Prancūzijoje ar Italijoje, bet biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu sukelia paniką, ir vairuotojai gali būti pavargę, todėl ne visada užfiksuoją, kas vyksta aplinkui. Geriau paprašyti vairuotojo uždaryti sunkvežimį patikimai.

Pinigai ir kainos (be apvalių skaičių)

Maždaug kiek kainuoja toks reikalas?

Kainos svyruoja labai stipriai. Nuo 1000 eurų už mažą 3,5 t sunkvežimį iki 5000+ eurų už pilną 20 t sunkvežimį su keliais vairuotojais. Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu visada brangiau dėl skubos ir naktinio darbo. Be to, kuro kaina šiuo metu... (čia turiu omeny, kad ji šokinėja), tad skaičiai gali keistis kasdien. Neklauskite manęs "kiek tiksliai", kol neparašysit inventoriaus.

Kas dėl PVM mokesčių Vokietijoje? Ar reikės mokėti?

Jei perkeliate savo turtą (ne pardavimui), tai laikoma perkėlimu (Verbringung), ir PVM mokėti nereikia, jei pateikiate teisingą dokumentaciją. Tačiau jei tarp krovinių yra prekių, kurias planuojate parduoti, Vokietijos muitinė reikalaus mokėti 19% PVM iš karto. Greitas biuro perkėlimas į Vokietiją gali būti stabdomas, jei nebus aišku, kas yra kas, ir paskui teks laukti grąžinimo kelis mėnesius.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia skubėti?

Be abejo. "Skubos mokestis" arba "Express fee" yra standartinis dalykas. Jeigu biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu reiškia išvykti rytoj, o ne po savaitės, vairuotojus reikia atsiimti iš kitų maršrutų. Tai kainuoja. Be to, skubant dažniau įvyksta klaidų, todėl geriau atidėti dieną ar dvi ir padaryti tvarkingai, nei taupyti laiką ir mokėti dvigubai.

Ar yra kokios nors paslėptos išlaidos, apie kurias niekas nesako?

Žinoma, vieta prie gatvės Mink mieste arba draudimo dedukcija. Kartais klientai pamiršta, kad už kuro papildymą Vokietijoje kaina aukštesnė nei Lietuvoje. Taip pat, jei reikia specialių leidimų dėl sunkesnių krovinių, tai papildomi mokesčiai valdžiai. Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu rodo visas šias smulkmenas, nes nėra laiko jų išvengti.

Kada geriausia sumokėti - iš karto ar po atvykimo?

Dauguma kompanijų reikalauja 30-50% avanso, kad užtikrintų, kad klientas neatsisakys paskutinę minutę. Likusią dalį mokate gavus krovinius. Tačiau, jeigu pasitiki įmone, galima susitarti dėl atidėjimo, bet tai keblina greitą biuro perkėlimą į Vokietiją, nes vairuotojai gali nepaleisti krovinio be patvirtinimo. Dar kartą pasakysiu - pasitikėjimas čia svarbiau už sąskaitą.

Bėdos ir realios situacijos (patirties kalba)

Kas nutinka, jei kažkas sulūžo kelyje?

Tada įsijungia draudimas. Bet čia gudrybės prasideda. Kai kurios įmonės bando užšukti, sakydamos, kad tai ne jų kaltė. Esu girdėjęs istoriją, kai vairuotojas stipriai sutrenkė lainerį, o įmonė sakė, kad jis "buvo jau sugedęs". Todėl visada darykite nuotraukas prieš pakrovimą! Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu nėra laikas tokioms smulkmenoms, bet nuotraukos gali išgelbėti tūkstančius eurų.

Ar verta pasitikėti pigiomis Lenkijos ar Baltarusijos firmomis?

Sakyčiau taip - jei norite rizikuoti. Žinau, kad kai kurie dirba gerai, bet yra daug "nepatikimų". Vienas mano klientas taip padarė ir paskui jo biuro baldai važiavo tris savaites po visą Europą, nes vairuotojai ėmė papildomų krovinių. Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu reikalauja patikimų partnerių, kurie nepradings su jūsų duomenimis. Mokėkite daugiau, bet miegokite ramiau.

Ar galima vežti alkoholį iš biuro baro?

Galima, bet tai yra labai pavojinga. Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl alkoholio pervežimo (akcizo mokestis). Net jei tai jūsų nuosavas baras, reikia deklaruoti. Jeigu ne, biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu gali baigtis bauda ir konfiskacija. Geriau išgerti per atsisveikinimą Lietuvoje, nei bandyti įvežti "kažkiek butelių" be dokumentų.

Ar galima pervežti augalus ir akvariumus?

Galima, bet augalai turi būti tikrinti dėl kenkėjų (fitosanitinis sertifikatas). Be to, jie negali būti pervežami žiemos metu be šilumos, nes užšals. Greitas biuro perkėlimas į Vokietiją su augalais yra iššūkis, nes reikia specialių sąlygų. Akvariumai tuščiai ir išplauti - ok, bet su vandeniu ir žuvytėmis - ne, jų neleis.

Ar reikia bijoti vagystės didžiuosiuose miestuose?

Vokietijoje saugumo lygis geras, tačiau Frankfurto arba Kelno užeigos gali būti "pavojingos". Jei paliksite sunkvežimį atvirame kieme su brangia įranga, gali būti bandymų. Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu reiškia, kad dažnai tenka stovėti neplanuotose vietose, todėl vairuotojai turi būti budrūs. Pasirūpinkite GPS stebėjimu, o ne tik lėlių rakteliais.

Kas, jei pasienyje užstrigs 10 valandų?

Tai įvyksta, ypač Kaliningrado ar Lenkijos pasieniuose. Jeigu jūsų vairuotojas nebuvo pasiruošęs maistu ar vandeniu, tai būna problema. Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu turi numatyti tokius dalykus kaip "maisto paketas vairuotojui". Nenusijuokite, esu matęs vairuotojus, kurie valgė tik sausainius, nes niekas nebegalėjo užsukti į parduotuvę.

Kad ir kaip būtų, svarbiausia yra ne taip skubėti. Žinau, kad visi nori viską "kavinėje", tačiau realybėje ramesnis ir užtikrintas biuro perkėlimas į Vokietiją su greitai vykstančiu procesu bus sėkmingesnis. Pasitikėkite patirtimi, pasiruoškite popierius ir tikėkis geriausio, o blogiausiu atveju - turiu mano numerį.