Biuro perkėlimas į Vokietiją su atitinkamu turto apsaugos planu: kas tikrai laukia

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas į Vokietiją su atitinkamu turto apsaugos planu niekada neįvyksta taip lygiai, kaip piešia PowerPoint’e. Viskas prasideda nuo entuziazmo, o baigiasi prakaituotu marškinėliu ir dvidešimt paslėptų dėžių, kurių niekas nežino, kas viduje. Vokietija – tai ne Lietuva, ten tikrai kiti reikalai, jei kalbame apie tvarką ir dokumentus. Jei manote, kad tiesiog užkelsite dėžes į sunkvežimį ir važiuosite, klystate. Reikia žinoti, kaip užtikrinti, kad tų biuro stalų nenukrypstu kampai ir kompiuteriai neatrktų kaip bulvės maiše. Čia ne tiesiog transportavimas, o visa operacija, kur reikia galvoti apie kelių mokesčius, draudimus ir tai, kaip prasibrauti per Berlyno ar Miuncheno spūstis.

Kiek laiko užtrunka viskas ir kada pradėti rūpintis

Kiek iš tikrųjų užtrunka biuro perkėlimas į Vokietiją su atitinkamu turto apsaugos planu?

Tai ne viena diena, net jei manytum, kad 100 km atstumas nieko nereiškia. Paprastai reikia skirti mažiausiai savaitę iki išvykimo, kad viską surinkti, o kelias gali užtrukti nuo 1 iki 3 dienų, priklausomai nuo to, kur Vokietijoje važiuojame. Prieš tai dar reikia susitvarkyti su inventoriumi. Vieną kartą važiavome į Hamburgą, ir klientas manė, kad viską galima padaryti per penkias valandas, bet pasirodo, biure buvo penki šimtai dėžių, o liftas neveikė. Tai tiesiog užtrunka, tikrai. Negali būti taip, kad prieš vakarą susiruošiate ir ryte jau važiuojate, ypač kai reikia ta turto apsauga užtikrinti tinkamai.

Ar reikia daryti išsamų turto inventorizacijos sąrašą prieš kelionę?

Be abejo, taip, tai būtina dėl to paties biuro perkėlimo į Vokietiją su atitinkamu turto apsaugos planu. Be sąrašo mes nežinome, ką vežiame, o draudikas nebus linkęs išmokėti kompensacijos, jei nesužinosite, kas dingo. Turiu omenyje, kad reikia užrašyti ne tik "kompiuteriai", bet ir serijinius numerius, būklę. Vieną kartą klientas užrašė "baldai", o atvykus paaiškėjo, kad ten buvo brangus dizainerio sofa su įplyšimu, kuris nebuvo pažymėtas. Gi dėl to buvo daug ginčų. Geriau praleisti pusę dienos ir viską užrašyti, nei vėliau gaišti nervus.

Kodėl kainos skiriasi taip stipriai tarp firmų?

Nes vienos firmos tiesiog vežia, o kitos užtikrina, kad niekas nesužaloja. Tas biuro perkėlimas į Vokietiją su atitinkamu turto apsaugos planu kainuoja, nes mes panaudojame specialią medžiagą – dėžės, burbuliukai, kabinės dangos. Jei kas pasiūlo pusę pigiau, tai greičiausiai jis tiesiog užmes viską į kėbulą ir vaziuos. Yra firmų, kurios dirba "šešėlyje" be draudimo. Žinau vieną atveją, kai tokių "pigiausių" vairuotojas tiesiog išlipo vidury kelio ir pasakė, kad reikia daugiau pinigų, kitaip išmesia krovinį į keliairvį. Taigi, mokėkite už kokybę, o ne už pigiausią užklausą formoje.

Kada geriausia pradėti planuoti tokį perkėlimą?

Mažiausiai mėnesį prieš, o idealiau – du. Ypač jei perkeliate didelį biurą su daug technikos. Reikia rezervuoti vairuotojus, tvarkyti dokumentus, suderinti laikus su Vokietijos puse. Jei statote į savaitgalį, tai gali kainuoti brangiau, nes vairuotojai dirba papildomai. Nežinau, kaip jūs, bet aš matęs esu, kai susiduriau su situacija, kad klientas skambino trečiadienį ir norėjo važiuoti šeštadienį. Mes vos spėjome surasti laisvą sunkvežimį. Geriau nešipti į paskutinę.

Vokietijos specifika ir biuro technika

Ar reikia matuoti liftus prieš važiuojant į naująją patalpą?

Tai privaloma procedūra. Negaliu pakartoti, kiek kartų matome, kad liftas per mažas 3 metrų ilgio sofa. Vokietijoje daug senų pastatų, kur liftai yra... tarkime, ne standartiniai. Turime išmatuoti ne tik liftą, bet ir koridorių, duris, netgi laiptus. Vieną kartą turėjome kelti serverinę į penktą aukštą pro langą, nes liftas neleido. Tai ne buvo smagu. Taigi, matavimai išsaveda nuo didelių nenaudumų ir leidžia paruošti tinkamą biuro perkėlimą į Vokietiją su atitinkamu turto apsaugos planu, nes žinome, kokių priemonių reikės.

Kas daryti su serveriais ir jautria duomenų technika?

Čia reikia ypatingo dėmesio. Serverius negali tiesiog mesti į dėžę. Juos reikia išjungti, užfiksuoti laidus, o svarbiausia – transportuoti stabilioje padėtyje, kad vibracija jų nesugadintų. Paprastai rekomenduoju pasamdyti IT specialistą, kuriam tai patirtų. Aš asmeniškai nežinau visų tų kabelių, kur kur eina, o jei sugadiniet standžiąjį diską, tai bus daug brangiau nei pati transportavimo paslauga. Turto apsauga čia yra prioritetas.

Ar galima vežti biuro augalus per sieną?

Galima, bet yra pavojus, kad jos gali užšalti arba perkaisti. Žiema, kai vaziuojame per Vokietijos autostradas, temperatūra sunkvežimyje gali nukristi iki minuso, jei neįjungta šildymo sistema. Tada tavo fikusai tiesiog virsta ledu. Be to, reikia tikrinti, ar nėra kokių specialių karantinių reikalavimų, nors paprastai biuro augalai leidžiami. Bet geriau juos apkloti specialiu plėveliu. Vienas klientas taip darė, ir viskas atvyko gyva, nors buvo -10 laipsnių lauke.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Geriau juos vežti atskirai, su jumis arba su atsakingu vadovu, o ne krauti į bendrą krovininį sunkvežimį. Nors mes esame sąžiningi, bet rizika visada yra – gali būti įsilaužimas ar avarija. Dokumentai su asmens duomenimis ar sutartimis turi būti paslėpti. Biuro perkėlimas į Vokietiją su atitinkamu turto apsaugos planu apima ir duomenų saugumą, ne tik baldus. Geriau dežę su dokumentais padėti į savo automobilį ir važiuoti priešakyje.

Ar reikia mokėti už vokiškus išankstinius leidimus (Sondererlaubnis)?

Taip, daugeliu atvejų, jeigu reikia stovėti priešais pastatą išskirtinėje zonoje arba užimti kelio juostą. Vokietijoje policija labai griežta. Jei be leidimo pastatysi sunkvežimį ant dviračių takelio, gausi didelį baudą ir priversiąs nedelsiant išvykti. Mes tai dažnai tvarkome iš anksto, bet tai užtrunka laiko. Vieną kartą turėjome problemų Miunchene, nes leidimas atėjo vėlai, ir teko apsukti ratą su 40 tonų sunkvežimiu miesto centre. Nėra smagu.

Ar reikia mokėti už kelių naudojimą Vokietijoje?

Žinoma, ten yra "Maut" – kelių mokestis. Jis įskaičiuotas į mūsų paslaugos kainą, jei sutartyje taip parašyta. Bet jei važiuojate savo automobiliu, turėsite nusipirkti vinietę (vignette), nors Vokietijoje sunkvežimiams ir mašinoms su priekaba viskas vyksta per automatiką arba "Toll Collect". Geriau tai patikrinti, kad nevažiuotumėte nelegaliai, nes baudos ten didelės. Tai ne Lietuva, kur gali praslysti pro radarą.

Turto apsauga, draudimas ir rizikos

Kas yra tas "turto apsaugos planas" ir kodėl jis svarbus?

Tai ne tik draudimo polisas. Tai procesas, kaip mes supakuojame, fiksavame ir užtikriname, kad jūsų turtas nenukentėtų. Biuro perkėlimas į Vokietiją su atitinkamu turto apsaugos planu reiškia, kad kiekvienas stalas, kėdė ir monitorius yra apsaugotas nuo smūgių, vibracijos ir drėgmės. Mes naudojame specialias kabinetas, o ne tiesiog senas laikraščius. Be plano, rizikuojate, kad atvykus į Vokietiją pusė technikos nebeveiks. Tai yra jūsų ramybės garantas.

Ar standartinis draudimas užtikrina viską?

Ne, turi labai gerai perskaityti smulkmenas. Standartinis CMR draudimas dažnai apribuoja atsakomybę pagal svorį (pvz., 8,33 SDR už kg). Jei sugadinote 500 kg sveriantį serverį, kuris kainuoja 20 tūkstančių, gausite tik kelis šimtus eurų. Būtina papildomai drausti brangų turtą. Daugelis to nežino ir vėliau staigia. (aš asmeniškai visada siūlau drausti visą krovinį pagal tikrąją vertę).

Kas nutinka, jei pas mus liūt ar sniego audra?

Mes stengiamės sekti orus, bet gamta neprognozuojama. Jei pasitaiko stichinė nelaimė, sunkvežimio tentas gali būti pažeistas. Tada įeina į žaidimą tas turto apsaugos planas – mes naudojame vandeniui atsparias dėžes. Jei dėžės yra paprastos, gali būti bėdų. Vieną kartą per perkėlimą į Frankfurte pradėjo liūti kaip iš kibiro, ir buvome dėkingi, kad klientas sutiko mokėti už geresnes dėžes, o ne tas pigiausias.

Ką daryti, jei kažką užgadinate arba dingsta?

Reikia nedelsiant pranešti vairuotojui ir užpildyti defektų aktą. Negalima laukti, kol viską iškrausite. Jei pastebėjote, kad dėžė sutrupėjo, užfiksuokite tai nuotrauka. Biuro perkėlimas į Vokietiją su atitinkamu turto apsaugos planu numato ir greitą reakciją į incidentus. Kuo anksčiau pranešate, tuo greičiau draudikas pradės tyrimą. Nerekomenduoju pasirašyti dokumentų, kur viskas yra "gerai", jei matote, kad ne viskas tvarkoje.

Ar turiu daryti "Einbaugeräte" išrašą (išmontuotų daiktų sąrašą)?

Jei vežate įrengtus baldus ar virtuvės komplektus, kurie yra sujungti su pastatu, Vokietijoje tai gali būti laikoma pastato dalimi, jei nurodyta kitaip. Reikia ypatingo dokumento, kad muitinė negištuotų, kad išvežate jų nelegaliai. Tai gudrus vokiškas reikalas. Jei nebus to išrašo, gali tekti mokėti verymą (pvm) arba mokesčius. Geriau leiskite mums su tuo susitvarkyti, mes žinome formas.

Ar reikia drausti techniką nuo elektros smūgių?

Geriau būti saugiam. Nors mes neįjungiamos technikos kelionės metu, bet statyk ant krovininio arba įsijungimo metu gali įvykti perkrova. Ypač jei ten yra jautrūs serveriai. Tai dažnai užmirštama detalė, kai planuojamas biuro perkėlimas į Vokietiją su atitinkamu turto apsaugos planu. Paprasta apsauga nuo perkrovos gali sutaupyti tūkstančius eurų.

Praktiniai dalykai, kurių niekas nesako

Ar vežiate per savaitgalius ar šventes?

Galime, bet tai kainuoja brangiau. Taip pat reikia prisiminti, kad Vokietijoje kai kurios parduotuvės ar sandėliai (pvz., Bauhaus ar Ikea) gali būti uždarytos, jei staiga trūksta dėžių ar reikia ką nors nusipirkti. Jei atvykstate sekmadienį į miestą ir reikia papildomai medžiagos, niekur nusipirksite. Geriau planuoti atvykti darbo dieną. Nors šeštadienis dar kažką įmanoma padaryti.

Kodėl vairuotojai niekada nepasirodo laiku?

Nes keliai yra neprognozuojami. Stovi ant A9 autostrados, eismo įvykis, arba sulaiko policija patikrai. Mes skambiname ir pranešame, jei vėluojame, bet ne visada įmanoma tiksliai numatyti valandą. Vieną kartą vairuotojui sugedo sankabos cilindras vidury niekurės. Tai ne jo kaltė. Būkite kantrūs, biuro perkėlimas į Vokietiją su atitinkamu turto apsaugos planu yra procesas, ne tiesiog taškas žemėlapyje.

Kas dėl šiukšlių ir pakuočių išvežimo?

Tai dažnai būna papildomas paslaugų rinkinys. Jei norite, kad mes iškrautume dėžes ir jas išvežtume, tai kainuoja. Negalima tiesiog palikti visų dėžių kieme, tai pažeidžia tvarką. Vokietijoje labai griežtai stebima švaros. Už tai gali gauti baudą iš namų valdytojų (Hausverwaltung). Geriau iš karto susitarti dėl šiukšlių išvežimo į atliekų perdirbimo centrą.

Ar galiu vežti asmeninį daiktą biuro siuntimo metu?

Galima mažai, pvz., lagaminą ar kelis dalykus, bet tai neturi būti visa tavo buitis. Mes ne turistų autobusas. Jei reikės vežti daug asmeninių daiktų, gali kilti problemų su muitine, jei bus atsitiktinė patikra. Sunkvežimio krovinyje turi būti tai, kas nurodyta inventoriaus sąraše. Biuro perkėlimas į Vokietiją su atitinkamu turto apsaugos planu yra verslo reikalas, o ne kelionė "papiest".

Ar reikia mūsų darbuotojams padėti?

Geriau, kad jie būtų pasiruošę, bet ne būtina kelti rankas. Mūsų komanda žino, ką daro. Bet jei darbuotojai turi asmeninius daiktus stalų stalčiuose, jie turi juos susirūpinti patys. Mes negalime atsakęti už tavo užrašų knygelių ar nuotraukų praradimą. Kiekvienas turi pasirūpinti savo smulkmenomis.

Ką daryti, jei naujose patalpose nėra elektros ar dar neatlikta remontas?

Tuomet mes tiesiog krausime dėžes į vidų. Negalima pradėti montuoti baldų, jei dulkių ten kaip dykumoje. Matęs esu, kaip atvyksta, o ten dar dažomi sienos. Tuomet viskas padengta plastikinėmis plėvėmis. Reikia susitarti su statybininkais. Geriau šiek tiek pavėluoti su įsirengimu, nei valyti džiovintą dažą nuo "Herman Miller" kėdžių. Tai tikrai nepatogu.

Ar turiu būti fiziškai vietoje perkėlimo metu?

Rekomenduoju, kad bent vienas atsakingas asmuo būtų. Jis gali spręsti klausimus "kur dėti šią dėžę?" ar "kas čia per daiktas?". Jei nieko nėra, mes tiesiog dėsime viską viename kambarie pagal numerius. Taip pat reikia pasirašyti dokumentus. Biuro perkėlimas į Vokietiją su atitinkamu turto apsaugos planu baigiasi tik tada, kai pasirašote perdavimo aktą.

Kas atsitinka, jei sunkvežimis neužsilenkia į kiemą?

Tuomet mes naudojame mažesnį sunkvežimį su kranu arba perkrauname į "paspirtuką" su liftu. Tai vadinama "Mikro-transportu". Tai kainuoja papildomai, bet dažnai būtinai, ypač senuosiuose Vokietijos miestuose, kur gatvės siauros. Vieną kartą teko nešti dėžes 200 metrų rankomis, nes vairuotojas neprisileido prie namo dėl medžio. Tai buvo ilgai.

Ar padedate su išpakavimu?

Taip, tai mūsų paslauga. Galime ne tik iškrauti, bet ir išpakuoti, surinkti baldus ir padėti dėžes ant stalo. Bet turiu pasakyti, kad tai užtrunka. Kartais klientai mano, kad tai vyksta kaip magija, bet mes tik žmonės. Jei reikia išpakuoti 200 dėžių, tai reikia dienos darbo.

Ar verta rinktis brangesnę firmą?

Manau, kad taip. Pigios firmos dažnai turi "poeziją" o galvoje, kai kalba apie draudimą. Brangesnės firmos turi patirties, žino Vokietijos įstatymus ir turi gerą techniką. Biuro perkėlimas į Vokietiją su atitinkamu turto apsaugos planu yra investicija į jūsų verslo stabilumą. Nekreipkite dėmesio tik į kainą, žiūrėkite į tai, ką jums siūlo.

Išvada

Na, trumpai tariant, biuro perkėlimas į Vokietiją su atitinkamu turto apsaugos planu nėra joks šou su burbuliukais, o sunkus, rutininis darbas, kuris reikalauja kantrybės ir detalių planų. Neklauskite draugų, kurie sako, kad "viskas įvyko be problemų" – jie tikrai kažką pamiršo arba tiesiog turėjo šansą. Ruoškitės iš anksto, darykite inventorizaciją, tikrinkite draudimus ir būkite ant vietoje. Tada viskas greičiau ar vėliau, baigsis sėkmingai, o jūsų verslas Vokietijoje galės dirbti be trikdžių.