Biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu procesu: kas tikrai vyksta kelyje

Sveiki, dirbu jau virš dvidešimt metų tarptautinių pervežimų srityje ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu procesu yra retas išsigimimas. Dažniausiai viskas vyksta kaip chaosas, paskutinis momentas ir panika, nes žmonės tiesiog neturi laiko susitvarkyti. Vokietija nėra kaip kaimyninė Lenkija, ten reikalavimai kietesni, o vokiečiai mėgsta, kai viskas būna surašyta ant popieriaus ir laikomasi taisyklių. Jei norite išvengti nervų griūvio ir prarastų darbo dienų, geriau susiplanuokite visus žingsnius iš anksto, kitaip teks mokėti už pristatymo vėlavimus ar net baudas už neteisingai pastatytą sunkvežimį Miuncheno centre.

Kaip viskas prasideda ir kodėl taip daug triukšmo

Kada tiksliai reikia pradėti galvoti apie perkėlimą?

Geriausia būtų prieš mažiausiai mėnesį ar du, o ne tada, kai jau pasirašėte nuomos sutartį Vokietijoje ir reikia išsikraustyti rytoj. Žinau, girdėjote tai tūkstančius kartų, bet biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu procesu neįmanomas be laiko rezervo. Vien tik tam, kad gautumėte patvirtinimus iš buto ūkio (Hausverwaltung) dėl krovininio mašinos stovėjimo vietos gatvėje, gali prireikti savaitės. Vokiškas biurokratas nedirba greitai, jis dirba tiksliai, o tai reiškia laukimą.

Ar tikrai reikia važiuoti į objektą daryti apžiūrą?

Būtina. Negaliu tiksliai pasakyti, kiek kubinių metrų turite, kol nepamatysiu tų jūsų „uždarų“ spintų, kurios sveria po toną. Vakar vienas klientas man sakė, kad turės penkias dėžes, o prieš pat išvykimą pasirodė, kad dar reikia vežti trijų metrų ilgio konferencijų stalą. Be apžiūros biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu procesu tampa loterija, kuria pralaimi abiejų pusmės. Be to, reikia žiūrėti, ar pro langus įlips sofa, ar reikės išmontuoti stiklinę fasado dalį – tai kainuoja pinigus.

Kiek kainuoja tokia apžiūra ir ar tai nemokamai?

Lietuvoje dažnai nemokamai, jei objektas mieste, bet jei reikia važiuoti į kitą rajoną, gali būti nedidelis mokestis degalams. Vokietijoje situacija kitokia – ten laikas yra pinigai. Tačiau geriais atvejais, jei sutarsite dėl pervežimo, ta apžiūra suskaičiuojama kaip nuolaida. Nepasisakykite, kad paskui neprireiks, geriau leiskite specialistui užsukti ir pamatyti, kad nėra lifto arba kad lifte netilps jūsų didelė seifas.

Ar turiu pats rinkti dėžes ar jūs atvežate?

Mes atvežiame. Nenaudokite senų prekybos centrų dėžių, jos sutrūksta vos tik įdėjus knygą. Mūsų dėžės stiprios, su specialiomis angomis rankoms, o be to, turime specialias dėžes dokumentams ir drabužiams. Vienas klientas bandė taupyti ir dėžė rinko iš parduotuvės – rezultate buvo sugadintas brangus serveris (tikrai, neįsivaizduojate, kaip tai įvyko, bet įvyko). Biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu procesu prasideda nuo pakavimo medžiagų kokybės.

Kas dėl to inventorium? Kodėl jis tokio svarbus?

Inventorius – tai jūsų draugas ir mūsų draugas. Be jo negalime sudaryti sutarties, nes nežinome, ką vežti. Vokiškai tai vadinama „Packliste“. Jis reikalingas ne tik tam, kad nepamestumite daiktų, bet ir dėl draudimo. Jei dėžės nr. 15 nebus sąraše, ir ji dingsta kelyje (nors tai retai nutinka), draudikas nieko nevmokės. Užpildykite jį atidžiai, o ne iš galvos paskutiniąją naktį.

Baldai, technika ir tai, kas dažniausiai sugenda

Ar jūs išmontuojate ir vėl surenkate baldus?

Taip, tai įeina į mūsų darbą. Mūsų komanda turi įrankius, kuriais greitai išsirenkame ir surenkame biuro sistemas. Žinoma, jei turite kokį nors seną, sovietmečio seifą, sveriantį toną, jam gali reikti特种 technikos, bet įprastus stalus ir spintas darome greitai. Svarbiausia – pasakykite iš karto, kad nereikėtų ieškoti meistro Vokietijoje, kuris kainuos tris kartus brangiau.

Kaip elgiamasi su kompiuteriais ir jautria technika?

IT įranga reikalauja ypatingo dėmesio. Mes visada patariame klientams išjungti serverius ir juos tinkamai pakuoja į specialias krepšys ar dėžes su putomis. Esu matęs situaciją, kai vadybininkas tiesiog įmetė monitorių į mašinos bagažinę be pakavimo – važiuodamas per bumpus jis tiesiog nulūžo. Geriau pasidomėkite, ar turite originalią pakuotę, jei ne – mes pasirūpinsim. Biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu procesu visada įtraukia technikos saugumą kaip prioritetą.

Ar galima vežti augalus į Vokietiją?

Galima, bet yra niuansų. Jei tai kelių vazonų, tai problema maža, bet jei turite didelę biuro žalumą, gali reikti fitosanitarinių pažymų. Vokietijos muitinė (dažniau Bundesamt für Güterverkehr) gali sustabdyti ir patikrinti, ar augaluose nėra kenkėjų. Nerekomenduoju vežti kerpę dirvožemio – tai griežtai reglamentuojama. Geriau palikite senas augalas ir nusipirkite naujų Berlyne, taip išvengsite galvos skausmo.

Kas nutinka, jei kelyje pasidaro avarija ar mašina sugenda?

Tuomet mes aktyvuojame pagalbos planą. Turime draudimą, kuris dengia ne tik krovinį, bet ir atsakomybę trečiesiems asmenims. Jei mašina sustoja, siunčiame kitą arba samdome vietinį pervežėją, kad krovinys pasiektų paskirties vietą laiku. Žinoma, tai keblu, bet per 20 metų mes išmokome spręsti tokias problemas greitai. Vieną kartą mums degalų baigėsi netoli Hanoverio (ne, ne degalai, o tiesiog žiema buvo šalta ir akumuliatorius numirė), bet viską išsprendėme per 4 valandas.

Ar reikia ištuštinti spintas ir stalus?

Būtina. Negaliu leisti vadybininkų nešti pilnų spintų – tai pavojinga jų nugarai ir pačiam baldui. Stiklinės durys, lentynos, viskas turi būti išimta. Tik tuomet biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu procesu vyksta sklandžiai. Jei paliksite viduje smulkmenų, gali būti, kad spinta tiesiog išlūžta pervežimo metu, o mes nebusime atsakingi.

Vokietijos specifika ir biurokratija

Ar reikia muitinės deklaracijų, jei važiuojame į ES šalį?

Formaliai tai yra vidinė ES prekyba, tačiau reikia pateikti prekių apyvartos dokumentą (Intrastat), jei vertė viršija tam tikrą slenkstį. Be to, turi būti pateiktas pristatymo sąrašas (Lieferschein) su vertybe. Vokiškai tai vadinama „Überführungsschein“. Be šio dokumento gali būti problemų paties sienos kirtimo metu, nors dažniau tikrina sunkvežimius, o ne biuro krovinius. Geriau turėkite visus dokumentus paruoštus.

Kaip su mašina priartėti prie biuro centro?

Tai viena didžiausių bėdų. Vokiškuose miestuose gatvės siauros, o vietos apribotos. Reikia gauti specialų leidimą (Verkehrszeichen) stovėjimui „uždraustoje“ zonoje. Šį leidimą tvarko „Hausverwaltung“ (namo valdyba), bet jie darys tai lėtai. Jei nuspręsite statyti mašiną be leidimo, gausite baudą, o mašina gali būti nuvilkyta. Vieną kartą teks mokėti 150 eurų baudą už tai, kad vairuotojas tiesiog „užlipo“ ant takelio penkioms minutėms.

Ar vokiečiai padeda su liftu ar įėjimu?

Vokiečiai yra disciplinuoti, bet ne pagalbininkai. Jei liftas netelpa, jie nieko nepadarys be papildomo mokesčio. Kartais tenka naudotis specialiomis kėlėjomis per langą (Hubwagen), o tai kainuoja. Patikrinkite iš anksto, ar naujame biure yra krovininis liftas, ar tik keleivinis. Paskutinį kartą vienas klientas nepasakė, kad liftas remontuojamas, ir teko nešti kompiuterius penktu aukštu per laiptus. Nors, tiesą sakant, mūsų vairuotojai – stiprūs vyrai, tai jiems ne problema, bet laiko praradote daug (tai yra apie 3 valandas, ne 1).

Koks yra darbo laikas Vokietijoje ir ar galima krauti vakare?

Vokietijoje griežtai reglamentuojamas ramybų laikas (Ruhezeit). Paprastai negalima triukšmingai krauti prieš 7 ryto ir po 8 vakaro, bei sekmadieniais ir šventėmis. Jei vėluosite, gali būti, kad policija atvyks ir sustabdys darbus. Yra iimčių, kai galima gauti leidimą, bet tai brangu ir sudėtinga. Planuokite biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu procesu taip, kad atvyktumėte darbo laiku.

Ar reikia registruoti adresą iš karto?

Taip, Vokietijoje būtina užsiregistruoti (Anmeldung) per 14 dienų. Nors tai tiesiogiai nesusiję su pervežimu, bet be šios registracijos negalėsite atidaryti banko sąskaitos ar gauti interneto. Mūsų vairuotojai kartais padeda pateikti dokumentus, jei sutarsite, bet dažniau tai turite daryti patys asmeniškai savivaldybėje (Bürgeramt).

Kainos, sutartys ir realios problemos

Nuo ko priklauso kaina?

Kaina priklauso nuo atstumo, krovinio tūrio, aukščio (ar reikia keltis liftu), bei prieigos prie objekto. Taip pat įtakos turi diena – šeštadienį ar sekmadienį dirbti brangiau. Biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu procesu nebus pigus, jei jums reikia visiško „raktų į rankas“ paslaugos. Užpakalinis rūbas (pakrauti ir iškrauti tik prie durų) bus pigesnis, bet tada turite susirūpinti krovėjais ten.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, ir tai rekomenduoju. Po apžiūros parašome sutartį su fiksuota suma, kad jums nebūtų staigmenų. Kai kurios kompanijos daro įkainius pagal valandas, o tada valandos „tyla“ ar eismo spūstys gali padidinti sąskaitą dvigubai. Aš visada stengiuosi duoti galutinę sumą, nors kartais tenka įvertinti ir avarinius atvejus.

Kokia yra įmoka už rezervaciją?

Įprasta tai būti nuo 20 iki 30 proc. nuo galutinės sumos. Tai užtikrina, kad mes rezervuosime jums mašiną ir darbuotojus. Jei atšauksite paskutinę minutę, ši suma negrąžinama, nes mes prarandame galimybę uždirbti. Vienas klientas atšaukė pervežimą dieną prieš išvykimą, nes sutartis su biuru žlugo – mums teko važiuoti tuščia mašina atgal (gerai, kad radome smulkaus krovinio grįžtant).

Ar draudimas įeina į kainą?

Įeita pagal nutylėjimą, bet tik ribotai – paprastai tai apie 1-2 EUR už kg krovinio. Jei turite brangios technikos ar meno kūrinių, reikia papildomo draudimo (Allgefahrenversicherung). Neklauskite, kodėl taip – taip yra visame pasaulyje. Patikrinkite savęs, ar turi apie tai galvoję. (Beje, primenu, kad draudimas nedengia dujų ar skysčių indų, jei jie sutekėja).

Kas atsitinka, jei pasigenda daikto?

Vadinu tai „stebuklingo dingo“ sindromu. Dažniausiai daiktai dingsta ne kelyje, o paskutinėje dėžėje, kurią niekas neatsidaro. Pirmiausia patikrinkite inventoriumi. Jei tikrai neberandate, rašome pranešimą draudimo kompanijai. Per 20 metų mums pasidarė tik vienas toks atvejas, kai dingo „MacBook“ protingasis (tikriausiai pavogtas degalinėje), bet draudikas viską padengio.

Ar priimate mokėjimais grynaisiais?

Geriau ne. Mums patogiau bankinis pavedimas, ypač kai kalbame apie tūkstančius eurų. Vokiškose degalinėse ar vietoje grynaisiais mokėti nebesaugu. Be to, viską reikia fiksuoti sąskaitose-faktūrose (Rechnung), kad jūsų buhalterija būtų laiminga.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Techniškai galima, bet legaliai tai yra pilnas chaosas. Muitinė gali laikyti tai kontrabanda, jei asmeninių daiktų per daug. Jei turite keletą dėžių su savo daiktais, paprašykite mūsų, ir mes įrašysime juos kaip „Asmeninį bagažą“ papildomai, bet geriau tai nedaryti. Mišrus krovinys sukelia problemų su draudimu.

Ką daryti su pavojingais atliekomis (dažais, degalais)?

Jų vežti negalima. Tai yra labai griežta taisyklė. Visus dažus, skysčius, degalus turite išvežti patys arba perduoti specialioms atliekų tvarkymo kompanijoms. Vienas klientas bandė paslėpti dėžę su benzinu viduje – vairuotojas užuodė kvapą ir atsisakė vežti toliau. Teko skambinti policijai. Nenaudokite kvapą, jis neleidžia.

Kaip elgtis su automobiliais – ar juos pervežiate?

Taip, pervežiame automobilius, bet tai kitokio tipo paslauga. Reikia specialių platformų ar priekabos. Jei bandysite įkrauti mašiną į biuro krovininę sunkvežimį su kranu, gali būti problemų su svorio pasiskirstymu. Geriau tartis iš anksto, kad atvežtume ir jūsų firmos automobilį.

Ar dirbate sekmadieniais?

Galiu dirbti, jei man sumokėsite. Bet vokiškose miestų dalyse sekmadienį krauti nebus leista. Jei tai sandėlis nuo miesto toliau, tai pavyks. Tačiau žiūrėkite – biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu procesu reikalauja, kad viskas būtų atidaryta. Sekmadienį niekas nedirba, netgi „Hausverwaltung“, kuris turi atidaryti vartus.

Kiek laiko trunka pati kelionė?

Priklausomai nuo vietos. į Berlyną ar Miuncheną važiuojame apie 12-14 valandų viena kryptimi, jei nėra didelių spūsčių. Jei reikia į toliau esančius miestus, pavyzdžiui, Miunsterį ar Hamburgą, gali užtrukti ilgiau. Vairuotojai turi poilsio laikus, tad neįsivaizduokite, kad iš ryto išvykome ir vakare jau jums krauname.

Ar reikia mokėti už vairuotojo nakvynę?

Jei kelionė trunka ilgiau nei nustatyta laiko (dažniausiai virš 9-10 valandų vairavimo), taip, mums reikia apmokėti nakvynę. Tai standartinė praktika. Nenusimaskite dėl to – vairuotojas poilsio reikalingas saugumui. (Naktis viešbutyje kainuoja apie 60-80 eurų, ne daugiau).

Kas dėl „pabaigos“ valymo – ar jūs tai darote?

Mes ne valymo kompanija. Mes atvežame daiktus ir iškrauname. Galime padėti surinkti, bet valyti grindis ar langus ne. Už tai Vokietijoje yra atsakingos „Umzugsreinigung“ firmos, kurios tai daro profesionaliai. Nerašykite į sutartį valymo, jei nenorite, kad vairuotojas tiesiog nubrauktų dulkes su kojų.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas. Galiu jums atsiųsti nuorodą, kur matysite, kur mašina yra. Tai ramina klientus, ypač kai kalbame apie brangų biuro įrangą. Nors kartais signalas pradingsta kalnuose (pavyzdžiui, netoli Frankonijos Alpių), bet vėl pasirodo.

Ką daryti, jei naujame biure nėra ką įrengti?

Tuomet reikia kalbėti apie sandėliavimą. Mes galime laikinai padėti dėžes mūsų sandėlyje Vokietijoje arba Lietuvoje, kol jums paruošite patalpas. Tai papildoma paslauga, bet kartais būtina. Vienas klientas neįsileido mums, nes dar nebuvo baigta remonto darbų – teko važiuoti į mūsų sandėlį Frankfurte.

Ar turite licencijas šiam darbui?

Žinoma, be to negalima dirbti. Mes turime visas reikalingas lietuviškas ir vokiškas licencijas (Gewerbeanmeldung). Jei pas jus sustoja „Bundesamt“ kontrolė, viskas turi būti tvarkoje. Nepasitikėkite firmomis, kurios siūlo pervežimą „be dokumentų“ pigiau – tai kelią į pragarą.

Kodėl kai kurios firmos atsisako vežti mažus krovinius?

Nes jiems tai nuostolinga. Didelės mašinos reikalingos dideliems kroviniams, o jei turite tik 5 dėžes, geriau naudotis kurjerių paslaugomis arba dalyvine siunta. Mes stengiamės būti lankstūs, bet kartais irgi atsisakome, jei ekonomika nebegyva.

Ar galiu patys važiuoti su vairuotoju?

Sėdėti gali, jei yra vieta (dažniausiai viena vieta kabinos). Bet neįsivaizduokite, kad galėsite mokyti vairuotoją kaip vairuoti. Tai saugumo klausimas. Be to, ilga kelionė su sunkvežimiu nėra pramoga – jai būna triukšminga ir drebėta.

Kas nutinka su supakuotomis dėžėmis po to?

Mes jas pasiimame atgal, jei sutarta. Dėžės yra grąžinamos, jas galima naudoti dar kartą. Tai taupo gamtą ir jūsų pinigus. Nebrašykite jų, jos ne jūsų.

Paskutinis klausimas: ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Niekada. Per šiuos 20 metų mačiau daugiau nelaimių su „pigiausiais“ variantais nei su brangiais. Pigiai reiškia blogi vairuotojai, senos mašinos, be draudimo. Biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu procesu turi būti investicija į jūsų ramybę, o ne būdas išleisti mažiausiai pinigų dabar, kad prarastumite daugiau vėliau.

Išvada

Galiausiai viskas sumažėja iki vieno – pasitikėjimo ir planavimo. Jei pasirinksite patikimus partnerius ir laikysitės instrukcijų, biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu procesu gali būti net lengvas. Nerašykite viską į paskutinę akimirką, geriau skambinkite man iš karto. Vokietija laukia jūsų verslo, o mūsų darbas užtikrinti, kad jis ten atvyktų saugiai ir laiku.