Biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu darbų planu ir laiku: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu darbų planu ir laiku yra toks dalykas, kurį visi planuoja, bet mažai kam pavyksta pilnai įgyvendinti be jokio „pupulių rinkimo“. Vokietija neleidžia sau lenktyniauti su laiku, o mūsų klientai dažnai mano, kad sunkvežimis yra kaip taksis – paskviečiai ir jau jis stovi kieme. Taip nebus. Jeigu norite, kad viskas vyktų sklandžiai, reikia ne tik noro, bet ir geležinio discipline, nes vokiečiai su dokumentais ir laiku yra geri kaip... na, jūs supratote. Čia ne apie tai, kaip užpildyti lapelius, o apie tai, kaip išvengti nervinimo, kai vairuotojas užstringa pasienyje arba kai paaiškėja, kad liftas naujame biure per mažas.

Pradiniai žingsniai ir planavimas

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu darbų planu?

Visada sakau klientams – skirkite mažiauiai mėnesį. Žinoma, galima viską nuveikti ir per dvi savaites, jei tai tik keli stalai ir kompiuteriai, tačiau įprastas biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu darbų planu reikalauja laiko. Reikia suderinti dėžių pristatymą, vairuotojų poilsio laikus (jie negali važiuoti 24 valandas kaip anksčiau) ir, žinoma, paties išsikraunamo vietos paruošimo. Vokietijoje viskas vyksta pagal grafikus, ir jeigu jūsų vadybininkas pasako, „važiuojame rytoj“, o dėžių dar nėra – tai jau problema.

Ar tikrai reikalingas detalus darbų planas ar galima „kaip nors“?

Galima „kaip nors“, tik tada nepašokite, kai kaina padvigubės ar dalykai nusprés. Esu matęs situacijų, kai įmonės vadovai manydavo, kad viską suorganis patys, be vadybininko, o paskui stovėdami Miuncheno gatvėje su 20 tonų krovininiu nežinojo, kur dėti baldus, nes raktai nebuvo pasiruošti. Biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu darbų planu reiškia, kad žinome ne tik ką vežiame, bet ir kurį aukštą užimtą. Be plano tai tiesiog chaosas, kuris kainuoja brangiai.

Kada pradėti ruošti darbuotojus?

Kuo anksčiau, geriau. Žmonės nemėgsta keisti vietos, todėl reikia juos įtraukti į procesą. Pasakykite jiems, kad turi susirinkti asmeninius daiktus iki tam tikros datos. Vieną kartą teko vežti įmonę, kur darbuotojai palikto kavos puodelius ant stalų – vairuotojas viską išmetė į šiukšliadėžę Vokietijoje, o paskui buvo skundų, kad „dingo“ brangios dovanos. Geriau įspėti iš anksto.

Ar verta rinktis brangesnę pervežimo kompaniją?

Kartais kaina yra ne svarbiausia, nors visi taupytojai sakys priešingai. Jeigu kompanija siūlo kainą dvigubai mažesnę nei rinkos – vokietiškai sakant „etwas ist faul“ (kažkas čia pūva). Gali būti, kad jie neturi draudimo arba naudoja senus sunkvežimius, kurie sugsta pusiaukelėje. Geras biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu darbų planu kainuoja pinigus, bet tai sutaupo nervus.

Kaip suskaičiuoti, kiek dėžių reikės?

Paprasta taisyklė – vienam darbuotojui vidutiniškai tenka 5-7 dėžės, priklausomai nuo to, kiek jis turi dokumentų. Bet aš visada pridedu 10% atsarginių dėžių, nes visada pasirodo kažkokių archyvų, kurie buvo užmiršti spintoje. Geriau turėti per daugiau tuščių dėžių, nei trūksta, kai reikia krauti.

Ar reikia žymėti dėžes?

Būtina. Be jokio abejo. Jeigu ant dėžės parašyta „Buhalterija“, ją krauname į atskirą zoną sunkvežimyje ir iškrauname pirmąją naujame biure. Be žymėjimo vairuotojas tiesiog mes viską įmes į vieną krūvą, o tada jūs praleisite savaitę ieškodami popieriaus. Vokietijoje darbuotojai nebus laimingi, jeigu turės nešioti svetimus stalčius.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos reikalavimai

Kokius dokumentus reikia tur�ti keliuose?

Svarbiausias yra CMR važtaraštis – jis turi būti pasirašytas ir aiškus. Be to, jei vežate techniką, reikės inventoriaus sąrašo (packing list). Vokietijos pareigūnai gali sustabdyti sunkvežimį ir patikrinti, ar važiuoja tai, kas parašyta. Jeigu parašysite „baldai“, o viduje bus brangūs serveriai – gali būti nemalonumai.

Ar reikia muitinės deklaracijos, jei tai ne prekybinis krovinys?

Tai sudėtingas klausimas. Jeigu įmonė perkelia savo turtą iš vieno filialo į kitą (pavyzdžiui, iš Lietuvos į Vokietiją), tai dažnai laikoma ne prekyba, o vidiniu perkėlimu. Tačiau turi būti dokumentai, įrodantys nuosavybės teisę. Esu matęs, kad muitinė Vokietijoje klausinėja labai detaliai, todėl geriau turėti visus įmonės įstatymus ir sutartis su vadybininku.

Kas daryti, jeigu trūksta kokių nors dokumentų?

Ne panikuoti. Dažniausiai galima viską išsiųsti el. paštu, jeigu tik turite internetą. Vokietijos pareigūnai, nors griežti, bet logiški. Jeigu trūksta fakso ar originalo, jie gali leisti važiuoti toliau už užstatą arba pažadą, kad dokumentai bus atsiųsti per 24 valandas. Bet geriau to nedaryti.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miesto centrą?

Daugelyje Vokietijos miestų (pvz., Frankfurte, Berlyne) yra zonos, kur sunkvežimiams važiuoti draudžiama arba reikia specialios „Umweltplakette“ (ekologinės kortelės). Be jos gausite baudą, kurią, žinoma, mokės klientas. Mūsų vadybininkai visada patikrina, ar galima važiuoti į nurodytą adresą, bet patys klientai dažnai apie tai nebesimąsto.

Kaip elgtis su draudimu?

Draudimas privalo būti. Ne „kažkoks“, o tikras krovinio draudimas, galiojantis visoje Europoje. Vieną kartą buvo atvejis, kai klientas norėjo taupyti ir pasakė „ką gali nutikti kelyje?“. Sunkvežimis užsidegė (ne mūsų kaltė, tačiau technika yra technika). Be draudimo jis prarastų viską. Geriau pasidaryti „All Risk“ draudimą.

Ar turi būti vadybininkas vietoje (išsikrovimo metu)?

Labai rekomenduoju. Nors vairuotojai yra patyrę, jie nežino, kas yra kas. Jeigu vadybininko nėra, dėžės gali būti padėtos kur nors koridoriuje, o ne kabinete. Vokietijoje laikas skiriamas iškrovimui yra ribotas (paprastai 2-3 valandos), tad vadovas turi greitai nurodyti kryptį.

Ar reikia mokėti PVM Vokietijoje?

Jei tai yra savo turto perkėlimas tarp ES šalių, PVM mokėti nereikia (tai yra ne PVM mokestinis atvejis), tačiau turi būti tinkami dokumentai (intra-Community supply). Aš čia ne esu ekspertas mokesčiuose (geriau paklauskite buhalterio), bet dažniausiai vežėjas tiesiog išrašo sąskaitą be PVM, jeigu pateikiate jums įmonės PVM mokėtojo kodą.

Techninė pusė: technika, baldai ir logistika

Kaip vežti biuro techniką (kompiuterius, serverius)?

Kompiuterius reikia išjungti ir uždėti į originalias dėžes, jeigu liko. Jei ne – į specialias apsaugines dėžes su putomis. Serverius reikia išjungti bent prieš valandą prieš išjungimą, kad atvėstų. Vienas klientas išjungė serverį ir jį iškart įmetė į sunkvežimį – kai atėjome į Vokietiją, jis nebeįsijungė dėl kondensato. Biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu darbų planu taip pat reiškia technikos išjungimo grafiką.

Ar galima vežti atidarytus skysčių indus?

Negerai. Kava, vanduo, spalvų keitikliai – viską reikia uždaryti arba išpilti. Esu matęs, kaip atidaryta kavinės pakelė ant viso krovinio – tuomet reikia mokėti už valymą, o klientas labai nervingai žiūri. Vokietijai svarbu saugumas, o skysčiai yra gaisro pavojus.

Kaip vežti didelius baldus (priekabas, sofa)?

Juos reikia išmontuoti. Nė vienas liftas Vokietijoje neįleis 3 metrų ilgos sofos. Mūsų komanda atvežia įrankius ir viską išmontuoja čia, Lietuvoje, o ten Vokietijoje vėl surinko. Taip užtrunka ilgiau, bet tai vienintelis būdas nenukentėti baldams ir patalpoms.

Ar reikia rūpintis pakavimo medžiagomis patys?

Galite, bet tai brangiau ir ilgiau. Mes atvežame dėžes, lipdukus, burbuliukų plėvelę. Jeigu norite taupyti, galite surasti dėžių parduotuvėse, tačiau ar jos atlaikys 200 kg svorį? Aš nebūčiau tikras. Geriau pasinaudoti mūsų siūlomomis dėžėmis – jos pritaikytos krovininiams.

Kas daryti, jeigu naujame biure nėra lifto?

Tai bėda. Tuomet reikia užsisakyti keltuvus arba papildomą darbuotojų ranką. Vokietijoje darbo saugos taisyklės yra griežtos – vairuotojai negali nešti 50 kg dėžių nugaromis 5 aukštus, jeigu nėra keltuvo. Tai gali baigtis baudomis. Apie tai reikia pasakyti iš anksto.

Ar galima vežti asmeninius darbuotojų daiktus?

Taip, bet tai turi būti aiškiai pažymėta. Jeigu darbuotojas nori vežti savo dviratį ar žiemos rūbus, tai jo reikalas, tačiau turi tai padėti į savo dėžę. Mes neatsakome už prarastus asmeninius daiktus, jei jie nebuvo įrašyti į inventoriaus sąrašą.

Kokia yra vidutinė biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu darbų planu kaina?

Kainos svyruoja labai stipriai. Nuo 2000 eurų už mažą įmonę iki 20 000 ir daugiau už didelius korporacinius biurus. Kainą lemia atstumas (pvz., į Miuncheną toliau nei į Berlyną), svoris, ir ar reikia montavimo paslaugų. Neklauskite manęs „kiek kainuoja viena dėžė“, nes sistema ne taip veikia.

Ar sunkvežimis gali atvykti iš anksto?

Gali, tik kur jis laukis? Vokietijoje stovėjimas sunkvežimiams mieste yra uždraustas be specialaus leidimo. Jei atvyksite valanda prieš išsikrovimą, vairuotojas gali gauti baudą. Geriausia, jei viskas susitinka „minutę į minutę“. Mūsų planavimas yra tikslus.

Problemos, nesklandumai ir realus gyvenimas

Kas daryti, jeigu sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai nutinka. Mes turime pagalbinį transportą, bet jei lūžta ašis arba variklis – tai užtrunka. Tada reikia skubiai perkrauti į kitą sunkvežimį. Tai gali padaryti brangiau ir atidėti pristatymą dienai. Biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu darbų planu turi numatyti ir šią riziką – tarkime, kad darbuotojai dirba iš namų dar vieną dieną.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su mumis – retai, su kitomis kompanijomis – dažniau. Yra tokių „keliaujančių“ vadybininkų, kurie pasiima avansą ir dingsta. Todėl visada tikrinkite kompanijos reputaciją. Vieną kartą teko gelbėti klientą, kuris pasamdė „pigius vežėjus“ iskyrė, o jie išvežė visus baldus į nežinoma kryptį.

Kaip elgtis su nepatenkintais vokiečių kaimynais?

Jei kraunate gatvėje ir trukdote eismui, kaimynai gali paskambinti policiją. Vokietijai tai normalu. Reikia uždėti įspėjimo ženklus (kaip „Achtung Baustelle“) ir, jei galima, užimti vietą taip, kad netrukdytų. Nenaudokite garsios muzikos.

Ar galima gerti alų pervežimo metu?

Vairuotojams? Ne. Klientams? Galite, bet geriau tai nedaryti vairuotojui akivaizdžiai. Vokietijoje tai gali būti suprantama kaip nepagarba. Be to, girtas klientas dažniau klaidžioja su dėžėmis.

Kas daryti, jeigu naujame biure neįeina į duris?

Tai klasika. Matėme, kai didelė konferencijos stalė neįėjo į liftą ir teko ją nešti per laiptus pro langą (languose reikėjo išimti stiklus). Tai kainavo papildomai 500 eurų už stiklininką. Matuokite duris prieš vežiant!

Ar reikia valyti seną biurą prieš išvykimą?

Dažniausiai taip, tai nuomos sutarties sąlyga. Mes nevalome, mes tik vežiame. Bet jei norite, galime padėti surasti valymo komandą Lietuvoje. Vokietijoje, jei paliksite šiukšles, savininkas gali išsiųsti sąskaitą už valymą, kuri bus 5 kartus brangesnė.

Kaip atsiskaityti už paslaugas?

Įprastai reikalaujame 30-50% avanso, o likutį – grynaisiais arba pavedimu prieš išsikrovimą (arba tada, kai krovinys pasiekia vietą). Vokietijoje vairuotojai dažnai neturi kortelių priėmimui, todėl grynaisiais visada naudinga turėti.

Ar reikia perspėti apie brangius daiktų?

Žinoma. Jeigu turite meno kūrinių, seifų ar brangių serverių – pasakykite. Tam reikalinga speciali apsauga ir galbūt apsauga nuo vagysčių. Paprasti dėžės neužtikrina saugumo tokiu atveju.

Kas daryti, jeigu orai blogas (sniegas, lietus)?

Mes važiuojame bet kuriuo oru, tačiau jei keliai užšąla, gali būti vėlavimų. Vokietijoje žiema keliuos laikomi geriau, bet ne visada. Planuokite atsargą.

Ar galima keisti planą jau važiuojant?

Galima, bet tai brangu. Jeigu paskutine minute nuspręstate, kad vietoje Frankfurto reikia vežti į Miuncheną, tai bus skaičiuojama kaip naujas krovinys (atstumas ir laikas). Geriau nuspręsti iš anksto.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dažniausiai ne, arba labai truputį. Jie kalba lietuviškai, rusiškai, angliškai. Todėl jeigu su jais kalba vokiečių kalba kaimynas arba policija, gali kilti nesusipratimų. Geriau, kad vietoje būtų kas nors, kas supranta vokiškai (arba bent jau angliškai).

Paskutinis patarimas: ką daryti, jei viskas klysta?

Kvieskite mus. Mes esame matę viską. Nors biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu darbų planu yra idealas, realybėje dažnai tenka improvizuoti. Pagrindas – neišsigąskite ir susisiekite su vadovu, o ne su vairuotoju, kuris gali būti stresinis.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti – nerašykite idealistinių planų, jeigu nesate pasiruošę elgtis su realiomis problemomis. Biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiu darbų planu ir laiku įmanomas tik tada, kai pasitikite savo partneriais ir suprantate, kad Vokietija – tai ne Lietuva, kur viską galima „išsprendžia rytoj“. Turėkite atsargines planas, pasirūpinkite dokumentais ir, svarbiausia, neverkite ant vairuotojų, jei jie pavėluoja dėl užstrigusių sunkvežimių priešais Kauną. Sėkmės!