Biuro perkėlimas į Vokietiją – šiuolaikiškas sprendimas

Dirbu šioje srityje jau geriau nei dvi dešimtmetis, tiek daugybą sunkvežimių mačiau vaziuojant į vakarus, kad kai klientas sako „biuro perkėlimas į Vokietiją“, mane dažniau sukelia šypsenelė nei įtampa. Žinoma, viskas atrodo gražiuose brošiūrose – tvarkingi dėžės, lygūs lygiai vairuotojai, o realybėje yra tai, kad vairuotojas gali atsipuosti ant kelio, o dėžė su svarbiaisiais dokumentais gali nukristi nuo kėdės. Visgi, šiandien Vokietija yra logistinis centras, ir jei planuojate plėstis, tenkas tenkti. Ne viskas yra taip paprasta kaip atrodo, ypač kai kalba eina apie biudžetus, laiko grafikus ir vokišką precizizumą, kuris kartais mums lietuviams atrodo per daug griežtas. Taigi, pasikalbėkime, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių „marketingo“ uždaigų.

Kaip pradėti ir kiek laiko užtrunka

Kada turėtų prasidėti biuro perkėlimo į Vokietiją planavimas?

Geriausiai pradėti anksti, o ne vakarą rytoj. Paprastai sakau, kad reikia mažiausiai mėnesio, o jei kalbame apie didesnes įmones, tai ir dviem-trims. Reikia ne tik dėžių surinkti, bet ir suderinti su pastato administracija Vokietijoje, nes jie gali būti labai griežti dėl lifto rezervacijos arba išvykimo laikų. Vieną kartą mačiau situaciją, klientas atvyko prie pat durų, o vokiečiai neleido įvesti sunkvežimio, nes nebuvo paskelbtas rašytinis pranešimas. Čia nėra mūsų „susitariant žodžiu“ kultūra.

Ar verta rinktis brangias pervežimo kompanijas?

Nebūtinai brangiausią, bet ir tas, kurios kaina atrodo pernelyg gera, kad būtų tiesa, venkite. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra vienas pigiausių dalykų, todėl jei kas siūlo pervežti viską už pusę kainos, greičiausiai jūsų baldai nukels į kitą klientą arba bus nuvežti į „kur kas geresnę vietą“ (tarkime, sandėlį, už kurį reikės mokėti išpirką). Geriausia žiūrėti į patirtį, o ne į logotipą.

Kiek laiko trunka patis kelionės procesas?

Tai priklauso nuo to, kur įsikursite. į Berlyną ar Hamburgą nuvažiuojame greičiau, o jei reikia važiuoti gilyn į Bavariją, gali užeiti dar diena. O taip pat reikia atsižvelgti į tai, kad Vokietijoje keliai gali būti uždaryti dėl remontų, kurių ten tikrai daug (ir dar jie labai mėgsta juos daryti vasarą). Taigi, skirkite laiko atsarginio – nemažiau dviejų dienų visam procesui su pakrovimu ir iškrovimu.

Ar reikia specialių dėžių technikai?

Žinoma, nebegalima viską mesti į senas „Euro“ dėžes, kurios suyra vos jas palietus. Kompiuteriams, serveriams yra specialios „anti-static“ dėžės, o baldams – apsauginės pertvaros. Kartais klientai sako „o, mes patys susirinksime“, bet paskui vairuotojas grįžta su nulūžusia nugarą, nes bandė nešti 30 kilogramų dėžę su knygomis. Geriau pasiimti profesionalią įrangą.

Kas nutinka, jei dingo duomenys iš serverio?

Tai yra košmaras. Biuro perkėlimas į Vokietiją visada susijęs su IT rizika. Prieš išvežant viską TURI būti padaryti pilni back-up'ai. Nuo senų laikų įsitikinęs, kad fizinis pervežimas yra saugesnis nei duomenų perdavimas, jei kalbame apie pačius serverius – juos reikia išjungti, pakuoti į putų plastiką ir užsegti. Nebūkite kvaili ir neleiskite, kad jie stovėtų įjungti kelyje.

Vokietijos specifika ir miestai

Ar sunku susitvarkyti su parkavimu Berlyne?

Berlynas... Štai kur prasideda tikras galvos skausmas. Ten yra labai griežti taisyklės dėl sunkvežimių. Negalima tiesiog sustoti ant šaligatvio, nors Lietuvoje irgi neleista, bet ten baudos yra astronomiškos. Reikia iš anksto gauti leidimą (Erhaltungsnachweis), o tai gali užtrukti savaitę. Be to, kai kuriose vietose reikia uždėti specialius ženklus.

Kaip yra su Miuncheno biurų pastatais?

Miunchene dauguma pastatų yra modernūs, bet lifte jose tokie maži, kad ten netelpa didžiulė sofa. Buvo atvejis, kai teko pernešti biuro stalus per langą su kranu, nes lifto durys buvo per siauros. Labai svarbu išmatuoti viską prieš važiuojant, o ne remtis „jau kažkaip įlės“ logika.

Ar Hamburgo uostas trukdo pervežimams?

Priešingai, jis padaro prekybą lengvesnę, jei turite ką nors gabenti jūra, bet jei tik kelyje – ten tiesiog milžiniškas eismo kamščiai. Vokiečiai myli savo uostą, bet vairuotojai nekenčia važiuoti ten per rugpjūčio vidurdienį, kai viskas stovi. Geriau planuoti maršrutą apeinant HafenCityą, nebent jums tiesiai į ten reikia.

Ar teisinga, kad pietų Vokietijoje viskas brangiau?

Taip, labai teisinga. Biuro perkėlimas į Vokietiją, ypač į Miuncheną ar Štutgartą, kainuos brangiau nei į šiaurę, tiek dėl darbo jėgos, tiek dėl pačių paslaugų. Vietiniai pervežėjai ten žino savo vertę ir neleidžia sumokėti mažiau. Nustatykite biudžetą su atsarga.

Ar tenka susidurti su kalbos barjera?

Dauguma vairuotojų iš mūsų firmos kalba angliškai arba rusiškai, bet jei susidursite su vietine administracija, vokiškai žinoti keletą frazių būtina. „Wo ist der Ladeplatz?“ (Kur yra pakrovimo vieta?) – vienas naudingiausių klausimų (man atrodo, taip rašoma, tikrinau). Kartais tiesiog padeda parodyti pirštu.

Kainos ir biudžeto valdymas

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Labai sunku pasakyti vieną skaičių. Mažam biurui, 5-10 žmonių, gali tekti nuo 2 tūkst. eurų, o didesniam – ir 10 tūkst., ir daugiau. Skaičiuojama pagal kubinius metrus, atstumą ir krovėjų skaičių. Neapkraukite manęs klausimu „o kiek būtų jei...“ – duokite duomenis, ir aš paskaičiuosiu.

Kas yra „ilgalaikės“ ir „trumpalaikės“ paslaugos?

Kai kurie nori išsinuomoti biurą tik mėnesiui, kol ieško pastovios vietos. Tai gali būti pigiau, bet tada turite du kartus krauti. Mano patarimas – raskite vietą iš karto, nes dvigubas biuro perkėlimas į Vokietiją yra pinigų švaistymas ir nervų waste.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Visada yra. Būtent tokių dalykų kaip liftų rezervavimo mokestis, arba bauda už vėlavimą daugiau nei valandą (vokiečiai moka pinigus už kiekvieną pradėtą valandą darbo po 17:00). Taip pat, jei kelyje užstrigsite ir reikės nakvynei vairuotojui – tai papildomai 100-150 eurų. Būkite budrūs.

Ar pervedant pinigus į Vokietiją yra problemų?

Bankai, žinoma, ims savo mokestį už pervedimą į užsienio (EU) banką, tai nėra problema (ne, turiu omeny, tai nėra didelė problema, tik biurokratija). Patogiausia turėti euro sąskaitą, kad nebūtų kursų skirtumo nuostolių, jei mokate už paslaugas iš Lietuvos.

Ar įeina draudimas į kainą?

Paprastai į standartinę kainą įeima tik pagrindinis draudimas, kuris padengia labai mažą sumą, pavyzdžiui, 10 eurų už kilogramą. Jei gabenate brangų serverį ar meninę kolekciją, reikia papildomo draudimo. Nerašykite sąrašo „baldai“ – reikia konkrečios vertės.

Pavojai, problemos ir realus gyvenimas

Kas daryti, jei vairuotojas pasišalina su kroviniu?

Tai retas atvejis, jei dirbate su profesionaliomis firmomis, bet pasitaiko ir „juodosios dangos“ variantų. Vieną kartą girdėjau, kaip viena firma išvežė visą biuro įrangą ir pradingbo. Viskas baigėsi teisme, bet laiko praėjo nemažai. Patikrinkite įmonės rekvizitus ir ar ji turi realų sandėlį Lietuvoje.

Ar dažnai sužalojami baldai?

Su senais baldais viskas gali būti gerai, o su naujais, švediškais, kurie susideda iš tūkstančio detalių... (ką aš tik kalbu? švediški yra patvarūs, bet reikalauja atidumo). Sužalojimai dažniausiai įvyksta ne kelyje, o išsikraunant, kai vairuotojas nori greičiau baigti ir įsmeigia kėdę į durų angą.

Galima pervežti biurą savarankiškai su „nuoma“?

Galima, jei norite prarasti savo nugarą ir draugus. Sunkvežimio vairavimas be teisių yra nelegalu, o su teisėm – reikia patirties. Be to, biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja tarptautinio krovininio transporto dokumentų (CMR), kuriuos užpildyti teisingai yra menas. Geriau palikite tiems, kas kasdien tai daro.

Ką daryti su nenaudojamais baldais sename biure?

Geriausia juos parduoti arba pašalinti prieš pervežimą. Nėra prasmės gabenti šiukšlių per sieną, tai brangu. Vokietijoje šiukšlių išvežimas (Entsorgung) yra labai brangus dalykas, todėl palikite senas spintas Lietuvoje.

Ar yra rizika, kad dings konfidencialūs dokumentai?

Visada yra rizika, jei nesupakuojate juos pačiuose tvirtiausiuose dėžėse ir uždarysite ant spynos. Geriausia, jei dokumentus veža atskira mašina arba jie yra su direktoriaus bagaže (tiek, kiek įmanoma). Niekada nepalikite atvirų popierių ant stalo, kol įeina krovėjai.

Techninės detalės ir dokumentai

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelyje?

Būtinai reikia CMR konosamentą, kuriame turi būti tikslus inventoriaus sąrašas ir krovos vertė. Be to, vairuotojas turi turėti savo pažymėjimus, o krovinys – gabenimo leidimus (jei reikia). Vokiškai pareigūnai mėgsta tikrinti viską su mikroskopu.

Ar reikia mokesčių už pirkinius Europos Sąjungoje?

Nenaudojant, kad ir Lietuva, ir Vokietija yra ES, todėl muitų nėra. Bet yra PVM klausimas. Jei pervežate turtą, kuris yra įmonės nuosavybė, tai paprastai yra laikoma vidiniu perkėlimu, bet geriau pasitarti su buhalteriu, kad nesusidurtumėte su Vokietijos finansų inspekcija (Finanzamt) klausimais.

Kokios yra specialios reikalavimai serverių patalpoms?

Jose reikia privalomai drėgmės reguliavimo ir oro kondicionieriaus. Pervežiant serverius yra svarbu, kad jie nebūtų šokiruojami temperatūros pokyčiais. Negalima išmesti šalto serverio iš sunkvežimio į karštą biurą – jis gali sužlugti iš karto. Palikite jį stovėti valandą dėžėje.

Ar reikia naudoti liftą visada?

Jei yra galimybė – taip. Nešti stalus ir seifus 4 aukštus pėsčiomis yra brangu (mokesčiai už krovėjų laiką) pavojinga. Vokietijoje lifto naudojimas dažnai turi būti sutartas su „Hausmeister“iu (namų ūkvedžiu), kuris turi raktus.

Kaip susitvarkyti su internetu naujoje vietoje?

Vokietijoje internetas (DSL ar kabelis) gali būti jungiamas iki 4 savaičių. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali tapti košmaru, jei pirmąją savaitę dirbsite be interneto. Užsakykite jį iš anksto, bent mėnesį prieš.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Formaliai ne, tai yra keletas rūšių krovinių (mišrus krovinys). Jei kelyje sustos pareigūnai ir rasi drabužių ar vaikų žaislų tarp kompiuterių, gali būti problema. Geriau tuo pačiu automobiliu, bet atskirai pažymėti ir deklaruoti, arba visgi neužkrauti savo daiktų į firmos mašiną.

Užbaigimas ir išvados

Kas likę po viso to?

Viskas, ką jums reikia padaryti dabar – tai susisiekti ne su pirmu paieškos rezultatu „Google“ o pasitarti su žmogumi, kuris žino kančią. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra būtent tas procesas, kurį reikia daryti ant „knygų“, jis reikalauja lankstumo. Geriausia turėti planą B, jei sunkvežimis suges arba jei vokiečiai uždarys gatvę. Ruoškitės kruopščiai, todėl kai kurios detales, kaip antai dėžių etikečių sistemos, atrodo banali, bet jos sutaupo valandas iškrovimo metu. Sėkmės, reikia, kad verslis nueitų į priekį, o ne sustotų ties dėžėmis.