Biuro perkėlimas į Vokietiją – kokie dokumentai yra reikalingi?

Sveiki, šioje srityje praleidau daugiau nei dvidešimt metų, todėl galiu pasakyti tiesiogiai – biuro perkėlimas į Vokietiją nėra joks pasivaikšciojimas parke. Dauguma klientų mano, kad viskas susideda tik iš to, kad užsako sunkvežimį, įkrauna dėžes ir važiuoja. Bet tikroji bėda prasideda su popieriais. Vokiečiai mėgsta tvarką, o jei trūksta bent vieno parašo ar spaudvos, sunkvežimis gali stovėti pasienyje dienomis. Buvau matęs viską – nuo begalybės dėžių iki visiško chaoso muitinėje, tad čia gausite realų vaizdą be jokio glaistymo. Svarbiausia – nebijokite klausti, nes geriau klausti dabar, nei verkti vėliau.

Pagrindiniai reikalavimai biuro perkėlimui į Vokietiją

Ar tikrai reikia tiek daug dokumentų?

Taip, tikrai. Galvojate, kad tiesiog įkeliate stalus ir važiuojate? Ne, Vokietija nėra Lietuva, kur galima kažką priderti vėliau. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja oficialios inventoriaus apskaitos. Be to, reikės EX1 dokumento (eksporto deklaracijos), kuris patvirtina, kad jūsų prekės išvyksta iš Lietuvos legaliai. Jei to nepadarysite, Muitinės departamentas gali tai užfiksuoti kaip nelegalią prekybą. Pasitikėkite, geriau turėti per daug popierių nei per mažai.

Kas yra tas invetoriaus sąrašas (packing list)?

Tai ne paprastas lapas, parašytas ranka "5 stalai, 10 kėdžių". Jis turi būti detalus. Kiekvienas daiktas turi turėti savo numerį, apibūdinimą ir, svarbiausia, vertę. Vokiečių muitininkai yra labai išrankūs dėl vertės. Buvau atvejis, kai klientas parašė "biuro technika" be vertės, ir jam teko mokėti didelius mokesčius už tai, kad muitinė pati įvertino krovinį. Užpildykite sąrašą kruopščiai.

Ar sąrašas turi būti būtinai vokiškai?

Geriau taip. Angliškai dažnai užtenka, bet jei sutiksite griežtą pareigūną Kalėde ar prieš šventes, vokiškas vertimas gali išgelbėti jus nuo ilgų paaiškinimų. Kartas nuo karto (ypač mažesnėse muitinėse) pareigūnai tiesiog atsisako kalbėti kitomis kalbomis. Vertimas kainuoja pinigus, bet palyginti su tuo, kiek kainuoja dienos stovėjimas pasienyje, tai smulkmenos.

Ką daryti su EX1 deklaracija?

Tai vienas svarbiausių dokumentų. Jis reikalingas tam, kad nereikėtų mokėti PVM (arba galėtų jį grąžinti). EX1 turi būti pateiktas Lietuvos muitinėje prieš išvykdami. Dažnai klientai pamiršta šį žingsnį ir galvoja, kad viskas išsprendžiama Vokietijoje. Neišsprendžiama. Be šio lapo jūsų krovinys laikomas neeksportuotu, o tai sukuria biurokratinį šiurkštį, kurį vėliau labai sunku ištiesti.

Ar reikia tarpininko (brokerio) pagalbos?

Esu matęs, kaip žmonės bandė tai padaryti patys ir užstrigo. Vokietijos muitinės sistemos yra sudėtingos, o taisyklės keičiasi dažnai. Brokeris žino, kur paspausti ir ką parašyti. Taip, tai papildoma išlaida, bet biuro perkėlimas į Vokietiją be brokerio yra kaip lošti rulete su uždarytomis akimis. Nenukentėkite dėl šimto eurų sutaupymo.

Mokesčiai ir jų grąžinimas

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate PVM mokėtojas ir perkeliate įrangą į savo filialą arba sandėlį Vokietijoje, PVM mokėti nereikia (taikomas 0 % tarifas). Tačiau tai galima tik tada, kai abiejų šalių įmonės yra registruotos PVM mokėtojų sąrašuose. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją atliekamas į ne PVM mokėtoją (pvz., fizinį asmenį), gali tekti mokėti Vokietijos PVM. Tikrinkite duomenis iš anksto.

Kaip su PVM grąžinimu, jei aš jį jau mokiau?

Jei dėl klaidų dokumentuose teko mokėti PVM Lietuvoje arba Vokietijoje, jį galima bandyti grąžinti. Bet tai ilgas procesas. Reikės rinkti įrodymus, rašyti prašymus ir laukti mėnesius. Geriau padaryti teisingai iš pirmo karto. Mokesčių inspekcijos (kaip Lietuvoje, taip ir Vokietijoje) nelabai myli gražinti pinigus.

Kas yra intrastatinis ataskaitinimas?

Tai reikalinga tada, kai prekės keliauja tarp ES šalių. Nors tai ne "dokumentas", kurį rodo pareigūnui kelyje, bet tai formalumas, kurį reikia užpildyti statistikai. Jei nepranešite apie biuro perkėlimą į Vokietiją, gali gauti baudą už neateiktą statistinę ataskaitą. Dažnai apie tai pamirštama mažos įmonės.

Ar gali būti muitų?

Jeigu keliaujate iš vienos ES šalies į kitą (Lietuva -> Vokietija), muitų nėra. ES yra viena rinka. Muitai gali rūpėti tik tada, jei dalis krovinio atkeliauja iš ne ES šalies (pvz., Jungtinės Karalystės po Brexito arba Šveicarijos) ir nebuvo išgabenta iš muitinės. Tada tai tampa importu.

Kas dėl akcizo (alkoholis, degalai)?

Jeigu biure turite barą ar degalinių kuponų, čia būna problemų. Alkoholis ir tabakas yra akcizuojamos prekės. Net jei tai jūsų nuosavybė, reikia specialių leidimų ją pervežti. Geriau išgerti tuos likučius prieš išvykdami arba juos palikti, nei bandyti deklaruoti akcizuojamą prekę kaip paprastą biuro inventorių. Muitinė to nemėgsta.

Kas atsitinka, jei neteisingai nurodžiau vertę?

Tada gausite paskaičiavimą pagal jų tarifus. O jie visada yra aukštesni. Vokietijos muitinė turi savo kainų katalogus. Jei jūs parašote, kad senas monitorius kainuoja 5 eurus, o jie nurodo, kad panašios rūšies technika verta 50 eurų, mokesčius skaičiuos nuo 50. Būkite nuoširdūs, bet realūs.

Specialios situacijos ir įranga

Ką daryti su duomenų serveriais?

Serveriai ir jautri įranga yra specialus klausimas. Nors tai ir ne pavojingos medžiagos, bet jų vertė didelė, o pažeidimai brangūs. Dokumentuose reikia pažymėti, kad tai jautri įranga, kad vairuotojas žinotų su juo elgtis atsargiau. Kartais reikalaujama papildomo draudimo. Ir nepamirškite duomenų užšifravimo – nereikia, kad kas pasiimtų jūsų klientų duomenis kelyje.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (dažai, aerozoliai)?

Biure dažnai būna valiklių ar dažų sandėlytėje. Tai yra pavojingos (ADR) prekės. Negalima jų tiesiog įmesti į dėžę su popieriais. Reikia specialios pakuotės ir žymėjimų. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją įtraukia tokias medžiagas, o jų nedeclaruosite, ir atsitikus avarijai gausite ne tik baudą, bet ir baudžiamojon atsakomybę.

Kas dėl asmeninių darbuotojų daiktų?

Darbuotojai dažnai nori pasivežti savo puodus, augalus ar nuotraukas. Jie turi būti atskirai surašyti ir pažymėti kaip "asmeninis turtas, ne priklauso įmonei". Jei jie bus sumaišyti su įmonės turtu, muitinė gali viską laikyti įmonės turtu ir apmokestinti. Padarykite mažą sąrašelį kiekvienam darbuotojui.

Ar reikia fitosanitarinių pasų augalams?

Taip, jei vežate biuro augalus. Vokietija turi griežtas taisykles dėl kenkėjų. Buvau, kai klientas nešė didelį fiksą kaip dovana vokiškam partneriui ir teko jį palikti pasienyje, nes nebuvo paso. Augalai be dokumentų yra draudžiami. Geriau juos pasiduoti kaimynams.

Ką daryti su dėžėmis (pakuotės atliekomis)?

Vokietija labai griežtai žiūri į atliekas. Negalima tiesiog išmesti visų kartonų į pirmą pasitaikiusį konteinerį. Galbūt reikės išvežti juos atgal į Lietuvą arba mokėti už specialų utilizavimą. Pasitarkite su pervežėju, ar jis paima tuščias dėžes atgal. (Tikrai patikrinkite, nes kartais jie už tai papildomai imasi).

Praktiniai patarimai ir organizacija

Kur dėti dokumentus kelionės metu?

Visi originalai turi būti vairuotojo kabinoje, ne krovininėje. Ir ne lagamine po gultu, o po ranka. Pirmas dalykas, ką klausia muitininkas - "Documents". Jei vairuotojas turi lipti į krūvą ieškoti dėžės su popieriais, jis bus piktas, o muitininkas įtarius. Niekas nenori pradėti dienos su piktu muitininku.

Ar reikia draudimo polisos?

Būtinai. Kelių eismo taisyklės dėl krovinių yra vienos, o gyvenimas - kitos. Kas daryti, jei sunkvežimis užsidegs ar pateks į avariją? Be draudimo biuro perkėlimas į Vokietiją taps dideliu nuostoliu. Įsitikinkite, kad draudimas apima ir "nuo durų iki durų" variantą, o ne tik kelią.

Kas yra CMR ir kodė jis svarbus?

CMR tai tarptautinė vežimo sutartis. Be jo negali judėti joks sunkvežimis. Jis patvirtina, kad kroviniją perėmėte. Jis turi būti pasirašytas abiejų šalių (siuntėjo ir vairuotojo). Jei vykstate savo transportu, vairuotojas (arba jūs) turi užpildyti šį dokumentą patys. Tai pagrindinis įrodymas, jei pradėtumė ginčytis dėl pristatymo laiko ar pažeidimų.

Kaip susitarti dėl pristatymo laiko?

Nenurodykite "nuo 8 iki 17 valandos". Vokietijoje vairuotojams taikomos griežtos poilsio ir darbo laiko taisyklos. Jei jūsų vokiečių partneris nepasirodys 14:00 valanda, vairuotojas gali privalomai pradėti poilsį, o krovinys liks furgone. Planuokite laiką tiksliai, iki valandos.

Ar reikia leidimo užimti vietą gatvėje?

Dažniausiai taip. Vokiečių miestuose vietos yra sunkios. Negalima tiesiog sustoti ant gatvės su 20 tonų sunkvežimiu ir blokuoti eismo. Reikia iš anksto susitarti su miesto savivaldybe dėl laikino stovėjimo leidimo (Erhaltungsnachweis). Kitu atveju atvyks policija ir paskaičiuos baudą.

Kas dėl "Grüner Punkt" (žaliasis taškas)?

Jei perkeliate biurą, tikrai turite daug pakuotės. Vokietija triežiai seka, kas perka ir kas išmeta pakuotes. Jei neesate registruoti sistemoje, gali tekti mokėti didelius mokesčius už pakuotės naudojimą ir išmetimą. Nors trumpam biuro perkėlimas į Vokietiją tai neįtraukia, bet ilgesniam laikotarpiui susidursite su šia problema.

Ką daryti, jei dingo daiktas?

Tikrinkite būklę iškart, kai atvyksta sunkvežimis. Jei dėžė sutrūkinėjusi arba jos nėra – tai užfiksuokite CMR pristatymo akte. Negalima rašyti "viskas gerai", o vėliau skųstis. Vokiečiai yra labai punktualūs ir formalūs, be parašo akte jie neprisims jokio pretenzijos. (Tikrai nepamirškite pasirašyti, jei yra defektų).

Ar galima sutaupyti ant dėžių?

Galima, bet ar verta? Naudotos dėžės gali būti sugedusios. Jei viena dėžė sugriūna po kitos dėžės svoriu, sugriūs ir jūsų kompiuteriai. Naudokite kokybiškas, dvigubos sienelės dėžes. Tai nedidelė investicija palyginti su technika.

Kaip elgtis su vairuotoju, jei jis nemoka vokiškai?

Tai problema. Geriau, jei vairuotojas bent šiek tiek kalba angliškai. Bet jei ne, turi būti paruoštas rašytinis kontaktas Vokietijoje (pvz., jūsų partnerio telefonas), su kuriuo galima susisiekti. Muitininkai negali laukti amžinai, kol jūs verčiate lietuvišką-vokišką žodyną telefonu.

Ar reikia atlikti techninės apžiūros prieš išvykimą?

Sunkvežimiui? Taip, tai būtina. Nei vienas pervežėjas neturėtų važiuoti su techniniu trūkumu. O įmonei? Patikrinkite, ar visi daiktai išjungti, ar kabeliai atjungti. Buvau atvejis, kai nepjungtas serveris tiesiog "nuėjo" į hibernaciją ir vėliau nebuvo įmanomas įjungti normaliai.

Ką daryti su raktais nuo baldų?

Sukraukite juos į vieną mažą maišelį ir užklijuokite ant atitinkamos dėžės. Negalima mesti raktų į bendrą dėžę su "smulkmenomis", nes vėliau praleisite pusę dienos ieškodami, kaip atidaryti spintelę. Vokiečiai nėra linkę laukti, kol jūs ieškote raktų.

Ar reikia valyti baldus prieš vežimą?

Nebūtinai iki blizgesio, bet neapsimulkinkite. Vokiečių darbuotojai gali atsisakyti nešti purvinus baldus (higienos sumetimais). Be to, dulnies maišeliai turi būti išimti iš siurbliukų. Vienas toks maišelis gali užpilti visas dėžes dulnimis.

Kas dėl dujų balionų virtuvėje (jei yra)?

Jei biure yra maisto ruošimo vieta su dujomis, balionai turi būti tuščiai arba atjungti. Vežti pilnus dujų balionus be specialių leidimų yra draudžiama ir pavojinga. Užpildykite juos Vokietijoje.

Kaip užtikrinti, kad vairuotojas neprisigirs?

Padarykite nuotraukas prieš įkrovą. Ypač brangių daiktų. Tai neleidžia vairuotojui (ar kitiems) pasisavinti kažko kelyje. Nors dauguma vairuotojų sąžiningi, bet vienas iš šimto gali sugalvoti, kad "šis monitorius jiems tikrai nereikalingas".

Ar reikia pranešti apie išvykimą kaimynams?

Gerojo tono klausimas. Jei išvykstate iš gyvenamojo namo (pvz., namo biuro), praneškite kaimynams, kad bus didelis sunkvežimis. Jie gali skųstis dėl užblokuotos aikštelės, o tai gali sulėtinti jūsų išvykimą.

Kas dėl duomenų apsaugos (GDPR)?

Kai perkeliate biurą, kartu perkeliate ir dokumentus. Užtikrinkite, kad asmeniniai duomenys (darbuotojų, klientų) yra saugiai supakuoti. Jei dėžė su duomenimis dingus kelyje, tai bus didelė problema ne tik su logistika, bet ir su teisu. (Na, bent jau tikiuosi, kad jūsų advokatai žino ką daryti).

Galutinis patikrinimas – kas dar liko?

Paskutinis žvilgsnis į tuščias patalpas. Ar nieko nepalikote po sofa? Ar išjungta elektra? Uždarykite duris ir palikite raktus ten, kur sutarta. Viskas, biuro perkėlimas į Vokietiją baigtas. Dabar laukia naujas iššūkis – viską susirūšiuoti naujoje vietoje.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas į Vokietiją nėra begalinis pragaro, jei pasiruošiate laiku. Dokumentai yra tas raktas, kuris atidaro duris, o ne baldai. Nenaudokite "gudrių" schemų, vokiečias jas moka per mylią. Pasitikėkite profesionalais, viską užrašykite ir būkite kantrūs.