Biuro perkėlimas į Vokietiją greitai atitinkant grafiką: kaip išvengti nervų sugriuvimo

Dirbu šioje srityje beveik dvi dešimtmetis ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas į Vokietiją niekada nesuėta taip kaip planuojama Excel lentelėje. Viskas prasideda nuo to, kad klientas visada mano, jog tai „tik“ kelios dešimtys dėžių, o baigiasi tuo, kad vairuotojas stovi ties Berlynu ir negali įvažiuoti į miestą, nes nesugebėjote iš anksto gauti leidimo sunkiasvoriui transportui. Greitas grafikas čia yra beveik mitas, jeigu nepasirūpinei smulkmenomis, kurios Vokietijoje svarbiau nei kur kitur. Kalbėsime tiesiai, be reklamų, tiesiog kaip vienas profesionalas kitam, tik jūs šiuo atveju esate tas, kuris reikia perkelti savo verslį. Čia ne tik apie krovinius, bet ir apie tai, kaip neprarasti protą vokiškoje biurokratijoje.

Kodėl visada truksta laiko ir ką daryti

Kiek iš tikrųjų užtrunka biuro perkėlimas į Vokietiją?

Visada sakau klientams – daugiau nei manote. Jei planuojate, kad viskas įvyks per vieną dieną, greičiausiai nusivilsite. Standartinis maršrutas iš Lietuvos į Vokietiją, tarkime, į Miuncheną arba Hamburgą, užtrunka maždaug 18–20 valandų važiavimo, tai neatsižvelgiant į poilsio laikus. Jei reikia atitikti griežtą grafiką, reikia planuoti bent vieną naktį kelyje arba dviejų vairuotojų brigadą, tačiau pastarasis brangiau. Prisimenu vieną atveją, kai klientas tikėjosi, kad vairuotojas išvažiuos ryte, o vakare jau jaugs kavinę Vokietijoje. Pamiršo, kad turi įveikti ne tik kilometrus, bet ir sienas, kuriose eilės gali būti begalinės. Taigi, skirkite laiko rezervą.

Ar tikrai reikia kreiptis į profesonalus ar galima pačiam?

Galima ir pačiam, jei turite savo sunkvežimį, vairuotojus ir norite praradius naktų miego. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja žinoti, kaip pakrauti baldus, kad jie neišlįžtų posūkiuose. Vieną kartą matęs, kaip klientas bandė vežti serverius savo furgonu, tiesiog juos užmažęs ant grindų be jokios amortizacijos. Galima pasakyti, kad Vokietijoje jie atvyko jau „mėšlu“ (išsipučiusiu dėl vibracijos). Profesionalai turi užtikrinimo priemones, o tas užtikrinimas Vokietijoje yra šventas dalykas.

Kas daryti, jei grafikas keičiasi paskutine minute?

Tai kasdienybė. Vokietija yra disciplinuota, bet ir ten kas nutinka. Jei jums pridėjo dar vieną savaitę, reikia nedelsiant pranešti pervežėjui, nes sunkvežimio gali nebeti. Ką aš darčiau? Skambinčiau iš karto. Ne rašyčiau el. pašto, kuris gulės dešimt valandų. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra dinamiškas procesas, ir vėluoti pranešti apie grafiko pokyčius reiškia, kad kaina šoks į viršų, arba reikės ieškoti naujo krovininio.

Ar galima taupyti ant pakavimo medžiagų?

Negalima. Vokietijos keliai, ypač autobanai, yra geri, bet posūkiai į gamyklas ar biurus dažnai būna siauri. Jei dėžė su spausdintuvu suirs per posūkį, kas vyks? Kompensuosime, bet laiko prarasite daug. Geriau iš karto paimti kokybiškas dėžes, o ne tas, kurias radote parduotuvės kieme po lietaus. Tai tas atvejis, kai skrupas sumoka du kartus.

Ar sunku gauti leidimus važiuoti į miesto centrą?

Labai sunku. Dauguma Vokietijos miestų turi环保 zoną (Umweltzone) arba apribojimai sunkiasvoriams transportams. Prieš pradedant biuro perkėlimą į Vokietiją, turite tiksliai žinoti naujojo adreso koordinates. Jei vairuotojas atvažiuoja į centrą be „Großverkehrsbeschränkung“ leidimo, gausiu baudą, o jūs nebusite gavę savo daiktų. Kartais netgi aš nežinau visų miestelių taisyklių iš galvos, tenka konsultuotis su vietiniais partnerais.

Burokratija ir dokumentai, be kurių niekur neisivažiuosi

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti?

Sąrašas nėra trumpas, bet pagrindas yra CMR krovinio kvitas ir sandėliavimo-pakavimo aktas. Be CMR per sieną neišvažiuosite. Beje, užtikrinkite, kad CMR būtų užpildytas lietuviškai ir vokiškai, arba bent anglų kalba, kad muitininkas nešoktų nuo stalo. Biuro perkėlimas į Vokietiją tai ne tik fizinis darbas, bet ir popierizmas. Jei trūksta vieno parašo, stovite pasienyje valandas.

Ar reikia muitinės deklaracijos, jei tai ne prekyba?

Jei tai tarpinės prekybos (intra-Community) siunta, t.y., pervežate savo turtą iš vienos įmonės filialo į kitą, tai yra lengviau, bet vis tiek reikia INTRASTAT deklaracijų, jei vertė viršija limitus. Jei tiesiog uždarote biurą ir vežate daiktus atgal, tai gali būti traktuojama kaip grąžinimas. Aš čia neesu advokatas, todėl patarčiau pasitarti su savo buhalteriu, nes klaidos čia būna brangios. Vokietijos muitinė (Zoll) yra griežta.

Kas dėl draudimo? Ar jis apima viską?

Standartinis draudimas dažnai neapima nebrangių daiktų, jei juos nepakavote patys. Yra toks dalykas kaip „nusidėvėjimas“. Jei vežate 5 metų senus biuro kėdes, o jos susitrynės, kompensacija bus menka. Geriau iš anksto pasirašyti, kad vertybės yra mažesnės, nei perkate naujų, kad draudimas nebrangtų. Biuro perkėlimas į Vokietiją be draudimo yra lošimas.

Ar reikia specialių leidimų technikai (IT ir serveriams)?

Serveriai yra jautrūs. Nors tai ne pavojingi krovimai (ADR), vairuotojas turi žinoti, kad krauna jautrią techniką. Dokumentuose reikia pažymėti „Achtung, empfindlich“ (Dėmesio, jautru). Be to, jei turiite duomenų saugojimo sistemas, gali reikėti įrodymų, kad duomenys yra užšifruoti arba kad serveriai išjungti teisingai, kad nesugestų. Bet tai jau jūsų IT skyriaus reikalas, aš tik galiu juos uždėti ant putų.

Kas nutinka, jei prarandu dokumentus kelyje?

Tada bėda. Be CMR negite įrodžių, kad krovinys jums priklauso. Viskas turi būti nufotografuota prieš pakrovimą. Aš visada liepiu darbuotojams daryti nuotraukas, nes kartais vairuotojas gali užmiršti užpildyti vieną langelį, o tada Vokietijoje gali kilti klausimų, dėl ko ši sofa čia važinėja.

Techniniai niuansai ir logistika

Kaip vežti didelius biuro baldus (lentynas, stalus)?

Išardome. Viskas, ką galima išardyti, išardiname. Didelės conf lentynos, jei būtų vežamos surinktos, tikrai neišlaikytų važiavimo Vokietijos autobanu (tokie gūsiai ten kartais būna...). Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja, kad turėtume savo meistrus, kurie sukuria ir pakrauna. Jei statysite lentynas į furgoną kaip lego, pirmas stiprus stabdymas jas suvers.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai galima, bet tai nėra legalu be papildomų dokumentų, jei tai neverslo kelionė. Vokietijos policija mėgsta tikrinti, ar sunkvežimyje nėra „juodojo“ prekybos ar kontrabandos. Jei darbuotojas įmes savo dviratį į sunkvežimį be sąrašo, gali būti nemalonumų. Geriau pasakykite žmonėms, kad vežia savo daiktus asmeniniais automobiliais.

Ką daryti su pavojingais atliekomis (toneriai, chemija)?

Biure visada susikaupia senų tonerių ar valymo priemonių. Jas vežti galima tik tada, kai turite ADR licenciją arba tai yra nedidelės, vartotojo pakuočių kiekys. Biuro perkėlimas į Vokietiją neleidžia mums išpilti puse valymo skysčio buteliuke ir įmesti į dėžę. Tie dalykeliai turi būti hermetiškai uždaryti, jei netyčia išsilieja, gausime didelę baudą už užterštą kelią.

Ar vairuotojai moka kalbėti vokiškai?

Ne visada. Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai, lietuviškai ir angliškai. Su Vokietijos uodega arba saugotoju susitarti angliškai paprastai užtenka, bet jei reikia suprasti sudėtingus instrukcijas vietinių žmonių, gali kilti barjerų. Aš stengiuosi siųsti tuos, kurie bent mėgsta „ein bisschen Deutsch“, bet garantuoti negaliu.

Kaip organizuoti iškrovą, jei nėra keltuvo?

Tai problema. Jei naujame biure nėra krovininio lifto arba keltuvo (Gabelstapler), mums reikės nešti rankomis. Tai užtrunka tris kartus ilgiau. Užtikrinkite, kad vietoje yra žmonių, kurie gali padėti nešti, arba nuomokite keltivą iš vietinės firmos. Nenoriu, kad mano vairuotojai išeitų iš jėgų pirmąją valandą.

Pinigai ir nerealių lūkesčių valdymas

Nuo ko priklauso kaina?

Kubatura, atstumas, krovimo darbai ir, svarbiausia, krovimo aukštis. Jeigu reikia kelti baldus pro langą, nes liftas per mažas – tai papildomas mokestis. Biuro perkėlimas į Vokietiją kainuoja brangiau nei į Lenkiją, nes distancijos didesnės ir degalai brangesni (kažkas girdėjo, kad Vokietijoje degalai brangiau, nors dabar skirtumas mažesnis, bet vis tiek).

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, bet ji bus didesnė, kad aš apsisaugociu nuo staigmenų. Jei sutariame valandinį darbą, gali gautis pigiau, jei viskas nueina sklandžiai, bet jei užstrigame pasienyje 5 valandas, mokėsite už tas 5 valandas. Fiksuota kaina – tai ramybė jums, bet rizika man. (Asiūlyčiau imti fiksuotą, jei esate neramus).

Ar reikia mokėti iš anksto?

Įprastai imame 30–50 proc. avansą, kad užtikrintume, kad jūs neatsisakysite paskutinę minutę. Likusią dalį mokate, kai krovinys pasiekia vietą arba iškrovinamas. Su naujais klientais visada imame avansą, per tą dešimtmetį buvau apgautas ne kartą.

Kas padidina kainą neplanuotai?

Parkavimas mieste. Vieną kartą turėjome statyti sunkvežimį centre, ir viena valanda parkavimo vietos prie pat įėjimo kainavo 150 eurų! Tokios išlaidos tenka klientui. Be to, laukimas. Jei jūs vėluojate atidaryti sandėlį, laukimo mokestis taikomas pagal tarifus.

Ar atsižvelgiate į savaitgalius?

Taip, savaitgaliai brangiau. Jei norite, kad biuro perkėlimas į Vokietiją įvyktų šeštadienį, tam reikia sumokėti viršvalandžius vairuotojams ir krovikams. Be to, Vokietijoje sekmadieniais viskas uždaryta, net degalinės (nors maždaug 10 proc. dirba). Geriau planuoti atvykti penktadienį arba pirmadienį ryte.

Praktiniai patarimai, kurių niekas nepasako

Ką daryti su vaiduokliu (duomenų serveriu)?

Jei turite didelį serverį, kuris negali būti išjungtas, reikia specialios technikos. Aš asmeniškai nerekomenduoju juos vežti įprastu būdu, jei įmonės duomenys svarbiausi už pinigus. Yra firmos, kurios specializuojasi tik IT perkėlimu, jos turi vibracijos slopinimo sistemas. Paprastas biuro perkėlimas į Vokietiją gali sugriauti diską, jei kelias būnas blogas (o ruožas tarp Kauno ir Berlyno vietomis...).

Ar verta vežti senus baldus ar geriau nusipirkti naujus?

Sąžiningai? Nusipirkite naujus Vokietijoje. Transportavimo išlaidos seniems, supleišėjusiems stalams neapsimoka, nebent tai yra brangūs dizainerio baldai arba istoriniai. Vokietijoje "IKEA" arba vietiniai pardavėjai pristatys greičiau ir pigiau, nei mes vešime tą šiukšlių krūvą per visą Europą.

Kaip pažymėti dėžes, kad niekas nesipainiotų?

Naudokite spalvas. Aš ne kalbu apie rašymus „Vadovas" ar „Buhalterija", kas aišku. Kalbu apie lipdukus su skirtingomis spalvomis skirtingiems aukštams. Kai vairuotojas atvyksta, jis nemato rašmenų, jis mato spalvas. Taip iškrovimas vyksta 3 kartus greičiau. Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai vaizdinis darbas.

Kas daryti su maistu biuro virtuvėje?

Išmesti arba suvalgyti. Nevežkite atidarytų indų. Vokietijos higienos normos yra griežtos, o jei užsidegs ugnis arba pūs kūsnis uždarytame furgone... nenusiprašysite. Viskas, kas turi galiojimo laiką, turi likti senoje vietoje.

Ar reikia pranešti kaimynams Naujoje vietoje?

Tai ne jūsų reikalas, bet darbdavio. Tačiau gali būti, kad reikės užblokuoti gatvę keltiui. Tada reikia koordinuotis su vietine savivaldybe (Ordnungsamt). Aš to nedaryju, tai jūsų (arba jūsų Vokietijos partnerių) darbas. Aš tiesiog atvežu ir stoviu.

Svarbiausios klaidos ir kaip jų išvengti

Kodėl nenuvežėte mano dėžės su dokumentais?

Nes ją palikote prie lifto, o ne prie sunkvežimio. Vairuotojas negali būti atsakingas už daiktus, kurie nepateko į jo akiračiu. Perkraunant stambius daiktus, mažos dėžės dažnai nukelia už grandinės. Patikrinkite patalpą prieš išvykstant mums.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS. Galiu siųsti nuorodą. Bet nepamirškite – vairuotojas gali važiuoti ir be interneto arba telefonas gali būti išjungtas (pavojingi keliai). Jei koordinates keletą valandų nejudėja, nesijaudinkite – gali būti, kad jis tiesiog miegoja arba stovi eilėje.

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus. Tada turiu siųsti kitą. Tai reiškia delsos. Biuro perkėlimas į Vokietiją tampa košmaru, jei sugenda variklis prieš Hanoverį. Tokiu atveju stengiamės pervežti krovinį kitu transportu, bet tai papildomai kainuoja. Aš niekada garantuooti 100 %, kad technika neapsisuks.

Ar saugu palikti daiktus furgone naktį?

Nėra. Jei furgonas stovi be sargybinio, jis gali būti apiplėštas. Vokietijoje vagystės prie sankryžų nėra retas reiškys. Jei reikia stabdyti per naktį, stengiamės rasti saugią aikštelę (Secured Parking), bet tai kainuoja. Geriau planuoti taip, kad iškrovimas vyktų iš karto.

Kodėl vairuotojas atsisako nešti tos dėžės?

Ji per sunki. Sąlygos darbe yra griežtos – vienas žmogus gali nešti iki 25 kg (arba 30, priklauso nuo sutarties). Jei įdėjote visus knygyną puslapius į vieną dėžę, ji sverdys 60 kg. Vairuotojas turi teisę atsisakyti, kad nepalaužtų nugaros. Perskirstykite svorį.

Kaip elgtis su nusiskundimais dėl bruožalų?

Fotografuokite iš karto. Jei atidarydami dėžę matote, kad stiklas sužalotas, nedelsiant praneškite vairuotojui. Jei pasirašote aktą, kad viskas tvarkoje, o po savaitės skambinate, kad buvo dužęs vazas – nieko nedarysiu. Biuro perkėlimas į Vokietiją baigiasi tuo momentu, kai pasirašote priėmimo-perdavimo aktus.

Paskutiniai nereikalingi bet svarbūs dalykai

Ar galima užsisakyti tik transportą be krovikų?

Galima, bet tuomet jūs turite būti pasiruošę padėti. Mūsų sutartyje dažnai yra punktų, kad jei jūsų krovikai lėtai dirba, mokėsite laukimo mokestį. Vairuotojo laikas yra pinigai.

Kas dėl kavos ir maisto vairuotojams?

Tai nebūtina, bet labai padeda. Jei vairuotojas pastebi, kad jums rūpi jo komfortas, jis dirba geriau ir greičiau. Paprastas gesintis arba sumuštinis gali padaryti stebuklą. Žmoniškumas visuomet vertinamas.

Ar reikia tikrinti vairuotojo dokumentus?

Jūsų teisė, bet dažniausiai tai daro logistikos vadybininkas. Vairuotojas turi turėti vairuotojo pažymėjimą, C kategoriją, darbo laiko apskaitos tachografo kortelę. Biuro perkėlimas į Vokietiją su netinkamu vairuotoju gali baigtis Didžiosios Britanijos stiliaus bėdomis (prieš Breksitą buvo daugiau problemų, dabad geriau).

Ką daryti su šiukšlėmis po iškrovimo?

Mes juos nevežame atgal. Susitarkite su valymo kompanija naujame biure, arba mes galime juos išmesti į artimiausią konteinerą, jei tai leidžiama. Bet dažniausiai reikia mokėti už šiukšlių ivežimą.

Ar galima kreiptis dėl pagalbos iškart po atvykimo?

Taip, aš dažnai esu pasiekiamas telefonu, jei kyla nesklandumų. Bet žinokite, jei skambinate 3 ryto, aš galiu būti blogai nusiteikęs (tikrai). Geriau planuoti atvykimą darbo valandomis.

Viskas suskaičiuota

Taip, biuro perkėlimas į Vokietiją yra sudėtingas ir dažnai stresinguois procesas, kuris reikalauja ne tik pinigų, bet ir kantrybės. Nėra idealų sprendinių, visada bus kažkas, kas nesusitvarko laiku, arba dėžė, kuri pasiliksta senoje vietoje. Jei pasiruošę ir neklaidinsite savo logistikos partnerio, viskas įvyks greičiau, negu planavote. Svarbiausia – nesusimulkinkite su tais detalių dėžutėmis ir gerbkite vairuotojus, o jie padės jums išvengti didelių bėdų kelyje. Sėkmės naujoje vietoje.