Biuro perkėlimas į Vokietiją – efektyvus darbo vietų keitimas: vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galima sakyti, mačiau viską. Pradedant nuo tų laikų, kai reikėdavo tik gero „Volvo“ vairuotojo ir mobiliojo telefono, baigiant šiandieniniais logistikos iššūkiais. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tiesiog dėžių pakrovimas į sunkvežimį, tai ypatingas reikalas, susijęs su dideliu stresu ir biurokratija. Vokietija – tai tvarkingumas, bet kartais tas tvarkingumas sukelia daugiau galvos skausmo nei mūsų „lietuviškas“ elastingumas. Dažnai klientai klausia, kaip viskas vyksta, todėl nusprendžiau viską parašyti čia paprastai, be jokių oficialių tekstų. Jei planuojate efektyvų darbo vietų keitimą ir perkėlimą į Vokietiją, geriau žinoti, į ką įsijungiate iš anksto.

Pradiniai žingsniai ir planavimas

Kiek laiko užtrunka visoks biuro perkėlimas į Vokietiją?

Viskas priklauso nuo to, kiek daug turite daiktų, bet paprastai nuo planavimo iki galutinio išsikraipymo praeina maždaug nuo dviejų savaičių iki mėnesio. Jei tai tik mažas kabinetas, galima susitvarkyti ir greičiau, sakyčiau, savaitę. Tačiau didelį biurą perkelti į Vokietiją reikia daugiau laiko, nes ten reikia suderinti viską su savininkais ir dokumentais. Neskubėkite, geriau padarykite lėčiau, bet tvarkingai.

Ar verta kreiptis į profesionalus ar galima padaryti paties?

Galima ir paties, jei turite gerą draugą su sunkvežimiu ir daug laisvo laiko. Bet biuro perkėlimas į Vokietiją turi savo niuansų, pavyzdžiui, krovininės mašinos leidimai miestuose arba lifto išmatavimai. Vieną kartą matęs, kaip klientas bandė vežti patis ir užstrigo pasienyje be tinkamų dokumentų tris dienas. Profesionalai žino, kur reikia gerti kavą, o kur reikia rodyti dokumentus.

Kaip suskaičiuoti, kiek kainuos biuro perkėlimas į Vokietiją?

Kainos labai svyruoja, tai ne tik kuro kaina. Reikia įskaičiuoti vairuotojo darbo valandas, pervežimo atstumą, o jei reikia ir pakavimo paslaugų – tai papildomai. Paprastai mažam biurui gali tekti nuo kelių šimtų eurų, o didelėms įmonėms – tūkstančiai. Geriausia kreiptis ir paprašyti apskaičiuoti konkrečiam atvejui, nes telefonu pataisyti kainą beveik neįmanoma.

Ką daryti su tais daiktais, kurių nebebeleidžiate į naują biurą?

Geriau juos išmesti dar Lietuvoje. Biuro perkėlimas į Vokietiją kainuoja pagal tūrį, o nevežti senų sulūžusių kėdžių arba senų spausdintuvų yra pinigų švaistymas. Vokietijoje šiukšlių ivežimas labai brangu, todėl neapsigaukite. Atsikratykite nereikalingų daiktų iš anksto, tai padės sutaupyti nemažai pinigų ir vietos sunkvežimyje.

Ar reikia sudaryti inventoriaus sąrašą?

Be abejo, taip. Be inventoriaus sąrašo biuro perkėlimas į Vokietiją gali tapti tikru košmaru, ypač jei dingsta kažkas brangaus. Turite užrašyti viską: nuo kompiuterių serijinių numerių iki lentų skaičiaus. Vokietiai mėgsta tvarką, todėl jei dings seifas, o sąraše jo nebus, draudimas nebus mokėtas. Geriau praleisti dieną rašant sąrašą nei vėliau gailėtis.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia turėti kelyje?

Būtinas yra TIR kelių vekselis arba CMR dokumentas, kuris patvirtina krovinio pervežimą. Be to, reikia turėti draudimo polisą, kuris padengtų žalą kelyje. Jei vežate techniką, gali reikėti ir jos specifikacijų. Biuro perkėlimas į Vokietiją be šių popierių yra nelegalus ir gali baigtis dideliais baudomis pasienyje.

Ar reikia mokėti muito ar PVM?

Jei esate įmonė, kuri perkelia savo nuosavybę iš vienos ES šalies į kitą, tai dažniausiai PVM mokėti nereikia (taip vadinamas 0 proc. PVM tarifas), jei pateikiate tinkamus dokumentus. Muito taip pat neturėtų būti, tai vidinė ES prekyba. Bet čia reikia būti tikriems dėl tų dokumentų, vadinamų „intrastat“ ir pan. (geriau pasikonsultuoti su buhalteriu, aš tik vežėjas).

Kas dėl vokiškų leidimų važiavimui miestuose?

Tai viena sudėtingiausių dalių. Vokietijoje daugelyje miestų, ypač centriniuose rajonuose, sunkvežimiams važiuoti draudžiama arba reikia specialaus leidimo (Verkehrsbeschränkung). Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja, kad vairuotojas žinotų, kur gali važiuoti, o kur ne. Mes visada patikriname maršrutą iš anksto, kad nebūtų nemalonumų su policija.

Ar reikia vertimo dokumentų į vokiečių kalbą?

Ne visada, bet labai rekomenduoju. Jei CMR arba inventoriaus sąrašas yra lietuviškai, vokiškas muitininkas gali supikti ir pradėti klausinėti. Biuro perkėlimas į Vokietiją būna kur kas lengvesnis, kai svarbiausi dokumentai turi anglų arba vokiečių kalbos vertimą. Tai sutaupo laiko pasienio kontrolėje.

Ką daryti, jei pasienyje kils problemų?

Geriausia turėti vairuotoją, kuris bent šiek tiek kalba vokiškai arba angliškai. Jei ne, reikia mums skambinti iš karto. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali užstrigti dėl to, kad netinkamai užpildytas vienas laukelis. Nereikia panikuoti, viskas išsprendžiama, bet tai gali užtrukti kelias valandas.

Pakavimas ir techninė pusė

Kaip tinkamai supakuoti kompiuterius ir techniką?

Kompiuterius reikia išjungti, surišti laidus ir viską uždėti į specialias dėžes su putomis. Negalima tik mesti į kuprinę. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra ilgas kelias, o keliai Vokietijoje, nors ir geri, bet yra bangoti. Technika yra jautri, todėl ją reikia apsaugoti kaip vaiko akis. Geriau pasirūpinkite originaliomis dėžėmis, jei jas dar turite.

Ar jūs atvežate dėžes ir iš jų surenkate?

Taip, mes galime atvežti dėžes ir netgi jas surinkti, jei to pageidaujate. Taip pat galime padėti ir iškrauti bei išnešti dėžes į naują biurą. Biuro perkėlimas į Vokietiją mums yra kompleksinė paslauga, mes ne tik važiuojame, bet ir dirbame. Tik pasakykite, ką reikia, o mes nuspręsim, kaip tai padaryti geriausiai.

Kaip elgtis su baldais, kurie nesimontuojasi?

Dauguma biuro baldų yra moduliniai, bet kai kurie seni stalai ar spintos gali būti vientisi. Tada juos tenka išmontuoti. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai reikalauja išmontavimo paslaugų, nes per duris nepraeis didelė spinta. Mūsų komanda turi įrankių, tai greitai padarome, tik reikia apie tai pranešti iš anksto.

Ar reikia žymėti kiekvieną dėžę?

Labai rekomenduoju. Parašykite ant dėžės, kas joje yra ir į kurią patalpą ją reikia nuvežti. Biuro perkėlimas į Vokietiją tampa kur kas greitesnis, kai vairuotojai iš karto žino, kur dėti dėžes su popieriais, o kur – su virtuvės reikmenimis. Nenaudokite tik spalvų, geriau rašykite tekstą.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (toneriais, chemija)?

Tonerius ir chemines medžiagas reikia pakuočią atskirai ir uždaryti taip, kad neišsilietų. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi griežtas taisykles dėl pavojingų krovinių (ADR). Negalima mesti tonerio į bendrą dėžę su popieriais, jei ji sutekės, viskas bus sugadinta. Geriau tuos daiktus vežti atskirai automobiliu (jei jų nedaug).

Vairuotojai ir kelionė

Ar vairuotojai gali būti vieni arba reikia įgulos?

Ilgose kelionėse, kaip į Miuncheną ar Hamburgą, geriau, kad būtų du vairuotojai. Taip kelionė trunka trumpiau, nes jie gali važiuoti be ilgų pertraukų. Biuro perkėlimas į Vokietiją su vienu vairuotoju gali užtrukti ilgiau dėl poilsio režimo, o laikas – pinigai. Be to, jei vienas susirgs, kitas gali pavaižiuoti.

Kur nakvoja vairuotojai?

Jeigu eina du vairuotojai, jie dažniausiai nemiega, važiuoosi pakaitomis. Jei vienas – jis privalo laikytis poilsio laiko ir miega sunkvežimyje arba viešbutyje. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra suplanuotas taip, kad vairuotojai būtų atsargesni. Mums nereikia, kad jie būtų pavargę, kai atvyksta į iškrovimą.

Ar galiu sekti savo krovinį kelyje?

Šiais laikais tai yra standartas. Mes įrengiame GPS stebėjimo sistemas, todėl galite matyti, kur yra jūsų krovinys realiu laiku. Biuro perkėlimas į Vokietiją tampa mažiau stresingu, kai žinai, kad mašina jau perėjo Lenkijos sieną ir artėja prie Berlyno. Suteikiame nuorodą ir viskas aišku.

Kas nutinka, jei mašina sugenda?

Tai retkas atvejis, nes mūsų technika nauja ir prižiūrėta, bet technikos triktys įvyksta. Tada mes išsiunčiame pagalbos komandą arba keičiame mašiną. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali šiek tiek pavėluoti, bet mes visada pasirūpiname, kad krovinys pasiektų kryptį. Klientui nereikia rūpintis techniniais daiktais.

Ar vairuotojai gali padėti išnešti daiktus į biurą?

Taip, tai jų darbas. Jie ne tiesiog stovi prie mašinos, jie neša dėžes, stato baldus (jei susitarta). Biuro perkėlimas į Vokietiją mūsų atveju yra „turnkey“ paslauga – atiduodame raktus ir išvažiuojame. Žinoma, jei reikia nešti 5 aukštus be lifto, tai papildomai aptariama, nes tai fiziškai sunku.

Problemos ir nepageidaujami įvykiai

Kas daryti, jei naujame biure nėra lifto?

Tai klasikinė problema. Vieną kartą atvežėme į seną pastatą Frankfurte, kur lifto nebuvo, o klientas nieko nepasakė. Teko nešti viską rankomis per 4 aukštus. Biuro perkėlimas į Vokietiją be lifto kainuoja daugiau ir trunka ilgiau. Būtinai pasakykite apie tai iš anksto, kad mes pasiimtume daugiau žmonių.

Ar įmanoma atvežti daiktus penktadienį vakare?

Galima, bet tai kainuoja brangiau. Vairuotojai turi savo poilsio laikus, o Vokietijoje naktinio darbo taisyklės griežtos. Biuro perkėlimas į Vokietiją po 18:00 valandos arba savaitgaliais yra laikomas nepaprastomis aplinkybėmis. Geriau planuoti atvykimą darbo laiku, kad išvengtumėte papildomų mokesčių.

Kas daryti, jei pasidaręs šiukšlių?

(taipat reikėjo pasirūpinti konteineriais).

Geriau susitarti dėl šiukšlių išvežimo iš karto po iškrovimo. Mes galime pasiimti dėžes ir pakuoju medžiagas atgal į Lietuvą (jei jos tinkamos pakartotiniam naudojimui). Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti švarus, nes vokiečiai nepakenčia, kai kieme lieka dėžių kalnai.

Ar apdraudžiate krovinį visą kelionės metu?

Taip, mes turime atsakomybės draudimą, kuris veikia nuo to momento, kai pasiimame daiktus, iki jų padavimo vietos. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra rizikingas dalykas, todėl draudimas yra privalomas. Tačiau skaitykite sutartį, yra dalykai, kurių draudimas nedengia, pavyzdžiui, brangiausių daiktų (gintaras, dideli pinigai), jei jie nebuvo deklaruoti.

Kas nutinka, jei klientas vėluoja priimti krovinį?

Tada vairuotojas turi laukti. Pirmą valandą dažniausiai laukiama nemokamai (arba nedidelis mokestis), o toliau – mokestis už vairuotojo laiką. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti suplanuotas tiksliai, nes vairuotojo laikas yra brangus resursas. Geriau būkite vietoje 10 minučių anksčiau.

Ar buvote atvejų, kai dingdavo daiktų?

Per 20 metų buvo vienas ar du kartai, kai dingo smulkių daiktų (pelės, telefonų krautuvai), kai buvo palikta atvira mašina neapsaugotoje aikštelėje. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra saugus, jei laikomės taisyklių. Niekada nepalikite mašinos be priežiūros netrukus po iškrovimo, kol nesuskaičiavote visko.

Mokėjimai ir sutartys

Kaip vyksta apmokėjimas už paslaugas?

Įprastai reikalaujame 50 proc. avanso, o likusią dalį – atlikus darbą. Taip pat galima mokėti paskyros išrašymu. Biuro perkėlimas į Vokietiją kainuoja nemažai, todėl mums taip pat reikia užtikrinimo, kad klientas neatšauks paslaugos paskutinę minutę.

Ar priimate grynusius pinigus?

Galima ir grynaisiais, bet nerekomenduoju. Didelių sumų gabenimas pavojinga, o be kvitų vėliau sunku įrodyti, kad sumokėjote. Biuro perkėlimas į Vokietiją geriau apmokėti banku, kad būtų aiškus mokesčių ir apskaitos įrašai. Mes dirbame legaliai, todėl mums svarbi tvarka.

Ar galima keisti sutartį kelionės metu?

Galima, bet tai brangu. Jei pakeliui nuspręsite, kad reikia vežti dar 10 dėžių, kurias pamiršote, turime sugrįžti arba ieškoti kitos mašinos. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti suplanuotas iš anksto. Pakeitimai galimi, tik jei mes dar nesėdėme už vairo.

Kas dėl PVM sąskaitos faktūros išrašymo?

Mes išrašome PVM sąskaitas faktūras Lietuvos įmonėms. Vokiškoms įmonėms taip pat išrašome, naudodami atitinkamus PVM kodus (VAT), kad jums būtų lengviau apskaitoje. Biuro perkėlimas į Vokietiją mūsų atveju visada tvarkingai dokumentuojamas, tad neturėsite problemų su savo buhalteriu.

Ar yra jokių paslėptų mokesčių?

(tik jei jūs pats juos sukursite).

Mes stengiamės būti skaidrūs. Kaina sutartyje – tai galutinė kaina, nebent nustatytos papildomos paslaugos, kurios nebuvo planuotos. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali brangti tik dėl jūsų nenumatytų poreikių, pavyzdžiui, jei reikės išnešti daiktų iš rūsio, kurio nebuvo planuota.

Kodėl pasirinkti jus o ne pigesnį vežėją?

(klausimas, kurį girdžiu dažnai).

Pigiau reiškia dažniausiai lėčiau, be draudimo arba su sena technika. Aš jau čia dirbu ilgai ir žinau, ką darau. Biuro perkėlimas į Vokietiją su mumis yra ramybė. Už mokamus pinigus gausite garantiją, kad jūsų stalai neatkeliaus sulūžę o vairuotojai nebus prisigėrę. Patikimumas brangiau, bet verta.

Išvada

Taigi, biuro perkėlimas į Vokietiją nėra paprasta užduotis, jei norite tai padaryti efektyviai ir be nervų. Reikia gerai pasiruošti, susidėti dokumentus ir pasirinkti patikimus partnerius. Mano patirtis rodo, kad taupymas čia dažnai pasiverčia dideliais nuostoliais. Jei viską suplanuosite teisingai, jūsų darbo vietų keitimas vyks sklandžiai, o įmonė greitai galės dirbti naujoje vietoje. Nedarykite iš to šventės, geriau tiesiog pasitikėkite profesionalais.