Biuro logistika persikraustant į Vokietiją be trikdžių: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir mačiau viską – nuo paslėptų ginklų padėjėjo lagamine iki išsilydžiusių serverų vasarą. Vokietija yra specifiska rinka, ten viskas turi būti tvarkingai, o biuro logistika persikraustant į Vokietiją be trikdžių nėra tikrai paprasta užduotis, jeigu nežinoi niuansų. Čia ne tiesiog padėti dėžę į sunkvežimį ir važiuoti, čia reikia suprasti muitinę, vairuotojų poilsio režimus ir tai, kaip vokiečiai reaguoja į vėlavimus. Jei norite, kad viska nueitų sklandžiai, turite žinoti, kas laukia už užkardos, todėl štai mano nešventas, bet tikras vadovas.

Pradinis chaosas ir planavimas (ir kodėl visada trūksta laiko)

Kiek laiko iš anksto reikia pradėti planuoti?

Geriausia būtų pradėti prieš mažiausiai mėnesį, o jei didelis biuras – tai dar anksčiau. Žinoma, visada gaunu skambučius penktadienį vakare su prašymu "nuvežti viską iki pirmadienio", ir tada prasideda isterija. Biuro logistika persikraustant į Vokietiją be trikdžių neįmanoma, jei spieji iš paskutinės minutės, nes reikia užsakyti sunkvežimį, parengti inventorinę sąrašą, o tai ilgas procesas. Vokietijoje viskas užsakinėjama iš anksto todėl neskubėkite, kitaip teks mokėti už "skubą", kas kaino tris kartus brangiau.

Ar tikrai reikalingas detalus inventorius?

Absoliučiai taip, ir tai ne mano privalumas, tai vokiečių reikalavimas. Beje, vienas kartas klientas bandė įrašyti "biuro reikmenys" viena eilute, ir muitinėje Mesėje mes stovėjome dešimt valandų, kol viską išskaidrė. Kiekvienas kompiuteris, kėdė ir net senas spausdintuvas turi būti aprašytas su serijiniais numeriais ar bent jau apytikriu vertės įvertinimu. Biuro logistika persikraustant į Vokietiją be trikdžių prasideda nuo to popieriaus darbo, kitaip gausite baudą arba krovinys bus sulaikytas.

Kas dėl tos padėjėjos, kuri nori vežti savo daiktus?

Tai dažna problema. Jei ji nori vežti asmeninius daiktus biuro sunkvežimiu, tai turi būti atskirai pažymėta inventoriuje, kitaip bus traktuojama kaip kompanijos turtas, ir jums gali tekti mokėti PVM ar net muitą. Patirkau tai savo kailiu, kai vienas direktorius įkėlė savo motociklą į biuro krovininį (nepaklausęs manęs), ir buvome beveik įstrigę. Geriau pasakykite darbuotojams, kad asmeninius daiktus veža patys, arba tiksliai atskirkite tai dokumentuose.

Ar verta rūpintis dėžėmis patys ar duoti mums?

Galite rūpintis patys, jei norite sutaupyti, bet tada būkite tikri, kad dėžės tvirtos. Kartą važiavome su kliento dėžėmis iš parduotuvės, kurios sugedo prieš Berlyną, ir viskas iškrito. Mes turime savus, industrialinius konteinerius, kurie atlaiko net sunkiausius seifus. Biuro logistika persikraustant į Vokietiją be trikdžių priklauso nuo pakavimo – jei dėžė suirus, nebus svarbu, kad vairuotojas vairavo gerai.

Kodėl reikia žinoti apie "Verkehrsbeschränkung"?

Tai vokiškas žodis transporto apribojimams. Jei jūsų sunkvežimis per sunkus ar per aukštas, jis negali važiuoti tam tikromis gatvėmis, ypač miestuose. Vieną kartą mūsų vairuotojas nuvažiavo trumpesniu keliu per Hanoverį ir užstrigo po tiltu, kuris buvo per žemas. Tekdavo iškrauti pusę krovinio... Biuro logistika persikraustant į Vokietiją be trikdžių reikalauja iš anksto patikrinti maršrutą, o ne tik pasitikti GPS.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos biurokratai

Kokius dokumentus reikia tur�ti pasiruošus?

Būtinas TIR arba T1 dokumentas (priklausomai nuo to, ar tai išvežimas, ar ne), CMR kontraktas, inventorius ir, žinoma, galiojantis asmens dokumentas vairuotojui. Vokietijoje policija dažnai sustabdo sunkvežimus tik patikrinti, ar viskas tvarkoje, ypač netoli Miuncheno arba Hamburgo. Jei trūksta bent vieno parašo, gali tekti stovėti kelias valandas. Biuro logistika persikraustant į Vokietiją be trikdžių reikalauja, kad dokumentai būtų paruošti dar Lietuvoje, ne laukiant sienos.

Ar reikia mokėti PVM pervežimo metu?

Tai priklauso nuo to, ar jūsų įmonė turi PVM mokėtojo kodą Vokietijoje. Jei neturite, tai gali būti būtina registruoti laikiną PVM kodą, kitaip gausite sąskaitą su vokiečiu PVM, kurią nebus galima susigrąžinti. Girdėjau, kad kai kurios firmos tai praleidžia, o paskui verčia mokėti 19% vertės. Biuro logistika persikraustant į Vokietiją be trikdžių (finansiniu požiūriu) be šio kodo tiesiog neįmanoma, jei norite išvengti papildomų mokesčių.

Kas dėl serverių ir duomenų saugumo?

Serverius reikia ne tik supakuoti, bet ir, žinoma, padaryti atsarginę kopiją. Aš asmeniškai nebūčia užtikrintas, kad jie atvyks sveiki, jei kelyje bus duobės (o Vokietijoje keliai geri, bet Lietuvoje... vienas važiavimas pro Marijampolę buvo baisus). Draudimas ne visada padengia duomenų praradimą, tik technikos vertę. Biuro logistika persikraustant į Vokietiją be trikdžių turi apimti ir IT dalį – pasikalbėkite su savo administratoriumi prieš įkeliant daiktus į mašiną.

Ar reikia speciali leidimas įvažiuoti į miesto centrą?

Taip, daugelyje Vokietijos miestų, tokių kaip Frankfurtas ar Štutgartas, yra aplinkos zonos ("Umweltzone"), į kurias negali važiuoti seni sunkvežimiai. Be to, reikia gauti specialų leidimą stovėjimui gatvėje, jei nėra rampų. Vienas kartas mus beveik nuvežė į aikštelę už miesto, nes vairuotojas nežinojo apie ribojimus. Biuro logistika persikraustant į Vokietiją be trikdžių reiškia, kad iš anksto patikrinsite, ar jūsų sunkvežimis atitinka "Euro 6" standartą ar bent jau turi leidimą.

Ar garantuotas pristatymo laikas yra įvykdomas?

Mes stengiamės, bet... yra faktorių, kurių negalima valdyti. Užstrigimas pasienyje su kitais sunkvežimais gali užtrukti valandą, o kartais ir pusę dienos. Vokietija yra griežta, bet jų sienos kartais būna užstrigusios. Biuro logistika persikraustant į Vokietiją be trikdžių numato planą B, jei vairuotojas atvyks vėlai dėl neišvengiamų priežasčių.

Fizinis pervežimas – ką tikrai reikia žinoti

Ką daryti, jei naujame biure nėra lifto?

Tai košmaras. Jei ten penktas aukštas ir tik laiptai, tai turite suprasti, kad mūsų vadybininkai nėra kariai specialiosios pajėgos. Reikia tartis iš anksto, ar reikalingi papildomi žmonės, ir tai, žinoma, kainos. Kartą atvežėme į vieną vietą be lifto, ir klientas tik tada sužinojo, kad reikia mokėti už kiekvieną pakeliamą kilogramą. Biuro logistika persikraustant į Vokietiją be trikdžių baigiasi tada, kai pradedi nešti stalus per laiptus be išankstinio įspėjimo.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Įprastai ne, jeigu tai nebuvo sudaryta sutartyje. Sunkvežimių vairuotojų darbo laikas yra griežtai ribojamas, ir jie tiesiog neturi laiko ar energijos nešti dėžes. Jie atveža ir iškrauna su "keltuvu" (jei yra), o toliau – jūsų arba mūsų komandos reikalas. Neklauskite vairuotojo "gal galit padėt tą vieną dėžę", jis gali net ir nusižudyti nuo pykčio, nes jis turi važiuoti toliau.

Kaip su el. šiukšlėmis?

Negalite tiesiog mesti senių kabelių į sunkvežimį ir palikti juos Vokietijoje, ten tai laikoma atliekomis, ir už tai gausite milžinišką baudą. Vokietijai labai svarbi ekologija. Jei norite atsikratyti senų monitorių, tai reikia specialių sertifikatų. Biuro logistika persikraustant į Vokietiją be trikdžių taip pat reiškia, kad nevešiate savo šiukšlių į šalį, tai tiesiog nemandagu ir nelegalu.

Ar saugu vežti brangų meną ar vyną?

Vyną ir tabaką reikia deklaruoti atskirai, nes tai yra akcizinės prekės. O paveikslai... turi būti supakuoti labai gerai. Vienas klientas turėjo brangų tapybos darbą ir užkabinėjo jį ant sienos sunkvežimio (kas buvo kvaila), ir jis nukrito pirmame posūkyje. Biuro logistika persikraustant į Vokietiją be trikdžių neapima "padaryk pats" pakavimo metodų, jei vertė didelė.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai problematiška. Turi būti fitosanitarinis pažymėjimas, kitaip jie gali būti sulaikyti sienoje arba sunaikinti, jei bus įtariama ligomis. Vokietijai labai griežti taisyklės dėl augalų įvežimo. Man atrodo, kad pigiau nusipirkti naujus augalus Vokietijoje, nei mokėti za dokumentus ir rizikuoti, kad jie užšals kelyje.

Finansai ir paslėpti milžinai

Kodėl kaina pasikeitė dieną prieš važiavimą?

Tai gali būti dėl degalų kainos pokyčio arba dėl to, kad rado brangesnį vairuotoją. Žinoma, aš nekęčiu, kai firmos taip daro, bet kartais tai ne mūsų kaltė – pavyzdžiui, jei reikia ilgesnio krovininio, nes pradinės apskaitos suklydo. Užsirašykite kainą raštu. Biuro logistika persikraustant į Vokietiją be trikdžių (ir nervų išsaugojimas) priklauso nuo fiksuotos kainos sąskaitos-faktūros.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įprastai yra pagrindinis draudimas pagal CMR konvenciją, bet jis yra labai mažas – kažkiek svorio kilogramų. Jei vežate serverius už 50 tūkstančių eurų, turite pasakyti apie tai iš anksto ir papildomai apdrausti. Niekada nenaudokite standartinio, nes jei sudegs sunkvežimis (kas retai, bet nutinka), gausite tik šiukšlių vertę.

Kas dėl laukimo laiko mokesčio?

Jeigu vairuotojas atvyksta, o jūsų biuras dar neužrakintas arba raktų nėra, laikmatis eina. Vairuotojų darbo laikas yra auksas. Aš mačiau situaciją, kur klientas vėlavo 3 valandas, sąskaita už laukimą buvo didesnė nei už patį pervežimą. Biuro logistika persikraustant į Vokietiją be trikdžių reikalauja punktualumo, vokiečiai to labai nemėgsta.

Ar galima mokėti grynaisiais?

Galima, bet nerekomenduoju. Be to, jei suma didelė, vairuotojas gali atsisakyti imti grynaisiais dėl saugumo. Geriau bankinis pavedimas. Vienas kartas mums mokėjo grynaisiais, ir mes turėjome problema su muitine, nes įtariant pinigų plovimą (buvo keista situacija). Naudokite sąskaitas.

Kiek kainuoja papildoma pakavimo medžiaga?

Tai priklauso. Jei reikia specialių dėžių pianinui ar tūriniams daiktams, tai brangiau. Įprastos dėžės dažnai būna įskaičiuotos, bet burbulių plėvelės ar lipniajuosčius juostos visada trūksta. Pasiskaičiuokite, kad gali tekti papildomai sumokėti už "ekstra" apsaugą, jei turite daug jautrių daiktų.

Problemos, su kuriomis susidursite (realybė)

Kas daryti, jei sugedo sunkvežimis?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tada mes siunčiame kitą sunkvežimį arba perkrauname į kitą. Tai gali užtrukti. Biuro logistika persikraustant į Vokietiją be trikdžių turi numatyti ir tokias avarines situacijas, todėl nedarykite planų, kad viskas bus įrengta lygiai 12:00 valandą. Turėkite rezervą.

Ar vokiečių kalbos žinojimas svarbus?

Labai. Jei jūsų vadybininkas kalba tik lietuviškai ar rusiškai, o vokiečių saugnikas arba muitininkas nekalba anglų (o jie dažnai nenori kalbėti anglų), tai bus problemų. Geriau, kad būtų žmogus, kuris supranta bent pagrindinius žodžius, ypač jei reikia spręsti problemas su keliais ar dokumentais.

Kodėl kai kurios firmos pigesnės?

Nes joms nereikia mokėti draudimo, arba joms dirba nelegalūs vairuotojai, arba jų sunkvežimiai seni ir genda pusiaukelėje. Mačiau firmas, kurios siūlo neįtikėtinas kainas, o paskui klientai skambina man verktis. Biuro logistika persikraustant į Vokietiją be trikdžių kainuoja pinigus, ir jei kaina atrodo per gera, kad būtų tiesa, tai ji tikrai tokia nėra.

Ar reikia patikrinti naują biurą prieš atvykstant?

Būtina. Vienas kartas atvykome, o durų plotis buvo per siauras įvežti dideliam stalui. Teko išardyti stalą lauke vėjyje (buvo šaltukas). Jei matote aukštį ar plotį, užrašykite mums. Tai sutaupo daug nervų.

Kas dėl alkoholio biuro baruose?

Jei vežate alkoholį, tai yra pavojinga sritis. Reikia deklaruoti, o jei daug – gali reikėti akcizo mokesčio. Geriau nusipirkti Vokietijoje, nei gabenti per sieną ir tirti su muitinės pareigūnais, kodėl turite 50 butelių viskio biuro inventoriuje.

Ar galima persikraustyti savaitgaliu?

Techniškai taip, bet Vokietijoje naktinis ir savaitgalinio darbo apribojimai yra griežti. Vairuotojui gali būti uždrausta vairuoti sekmadienį. Reikia specialių leidimų, kurie kainuoja. Geriau planuoti atvykti penktadienį arba pirmadienį ryte. Biuro logistika persikraustant į Vokietiją be trikdžių nėra verta to papildomo streso dėl savaitgalio.

Kas nutinka, jei klientas nepasirodo vietoje?

Mes laukome. Bet tik valandą ar dvi. Po to sunkvežimis važiuoja toliau arba į sandėlį, ir jums teks mokėti už sandėliavimą ir grąžinimą. Vienas kartas klientas pamiršo pasakyti, kad adresas pasikeitė... tai buvo ilgai aiškinamasi. Būtinai turite kontakto telefono numerį, kuris veikia.

Išvada

Viskas sužinota? Biuro logistika persikraustant į Vokietiją be trikdžių nėra magija, tai tiesiog geras planavimas ir realiųjų tikslų vertinimas. Nereikia tikėtis, kad viskas įvyks per stebuklą, pasirūpinkite dokumentais ir pasirūpinkite tuo, kad vairuotojai neliktų be darbo. Jei viską padarysite teisingai, tai gali būti net lengvas procesas, nors po 24 metų darbu aš retai matau idealų persikraustymą – visada kažkas trūksta, bet su mūsų pagalba bent jau nebus katastrofos.