Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją: kaip išvengti nervų griūties ir išlaikyti protą

Dvidešimt metų jau sėdžiu šioje srityje, o vistiek kiekvienas kartas atrodo kaip pirmas. Žmonės visada nori, kad būtų pigiai, greitai ir kad kablys nenukristų nuo lentynos. Tiesą sakant, biuro daiktų pervežimas į Vokietiją nėra joks rocket science, bet tai ir nėra paprasta kelionė pas gatvės prekeivį pirkti duonos. Vokiečiai yra disciplinuoti, jei kas netinka dokumentuose ar gabaritai šiek tiek krypsta, sulaiko krovinį ir tu stovi. Čia ne taip, kad įmetė dėžę į sunkvežimį ir važiuoji gatve. Reikia žinoti kelis niuansus, kuriuos aš išmokiau per savas klaidas ir per klientų skundus, o ne iš kokio nors vadovėlio. Suprask, kaimietiškai kalbant – reikia turėti galvą ant pečių ir žinoti, ką ieško muitininkas prie pat sienos.

Dokumentai ir pinigai, arba kas viskas prasideda

Kokie dokumentai yra būtinti, kad išvis neprisistotų prie sienos?

Nieko nepadarysi be popierių, tai kaip ir su vairuotojo pažymėjimu – be jo nevažiuoji. Mums reikalingas TIR arba CMR kvitas, krovininės deklaracija ir sąskaita faktūra, kurioje visada būtų nurodyta tikslūs daiktų pavadinimai. Negali rašyti tiesiog "biuro įranga", reikia "kompiuteriai Dell, spausdintuvai HP" ir t.t. Vėliau dar reikės eksporto deklaracijos, kurią užpildo tarpininkas, o jei tu esi PVM mokėtojas, turi mums perduoti savo PVM mokėtojo kodą ir kitus duomenis be klaidų. Jeigu dokumentuose bus nesutapimų, vokiečiai sulaiko visą sunkvežimį tol, kol neišaiškinsi kas ten kažkas yra.

Ar turiu mokėti PVM pervežant biuro įrangą?

Tas klausimas visada kelia problemų, nes priklauso nuo to, ką tu iš tikrųjų darysi su tais daiktais. Jei tu tiesiog perkeli savo įmonės turtą iš vieno biuro į kitą kitame mieste (tarkime, iš Vilniaus į Berlyną), tai tai laikoma vidinės apyvartos operacija ir PVM neturėtum mokėti, tačiau turi pateikti dokumentus, kad tai yra turtas, o ne prekė. Bet jei tą įrangą parduodi vokiškai partneriui, tai jau yra prekyba ir reikia mokėti Vokietijos PVM (arba taikyti nulinę tarifą, jei viskas tvarkinga su VIES deklaracija). Geriau pasikalbėk su savo buhalteriu, nes aš galiu tik pasakyti, kaip tai dažniausiai būna, o ne kaip tavo atveju.

Kaip susiformuojama kaina? Ar yra kokių nepasakytai taisyklių?

Kaina – tai dalykas, kuris visada erzina klientus. Mes skaičiuojame pagal užimamą vietą krovežimyje (kubiniais metrais arba palečių skaičiumi) bei atstumą. Taip pat įeina kuro mokestis, mokesčiai už kelių naudojimą Vokietijoje (kurie, tiesa sakant, ne maži) ir vairuotojo darbas. Bet yra ir paslėpti dalykai – pavyzdžiui, jei krovinys netelpa į liftą ir tenka nešti rankomis penktu aukšte, tai tas laikas bus įskaičiuotas atskirai. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją tampa brangus, jei klientas iš pradžių nepamiršo pasakyti, kad nėra lifto ar kad įvažiavimas į kiemą yra per siauras.

Kodėl kainos skiriasi tarp skirtingų rinkėjų?

Na, čia paprasčiausiai logika. Vienas važinėja senais "Scania" vilkikais, kuriems reikia daug degalų, o kitas turi naujus "Mercedes" su pigesniu sąnaudu valdymu. Be to, yra firmos, kurios dirba be tarpininkų, o yra tokių, kurios tiesiog perka paslaugą ir uždirba ant skirtumo. Dar vienas dalykas – draudimas. Pas mus kaina įtraukia pilną draudimą "nuo visko", o pigesniuose variantuose gali tekti rizikuoti. Žiūrėk ne tik į skaičių sąskaitoje, bet į tai, kas įeina į tą skaičių, nes pigiau – dažnai reiškia brangiau galų gale.

Ar galima susiderėti dėl kainos, jei daug daiktų?

Žinoma, mes ne parduotuvė su fiksuotomis kainomis ant etiketės. Jei tu parveži tiek daiktų, kad užpildysi visą sunkvežimį (tarkim, 33 europaletes), tuomet galime kalbėtis apie nuolaidą. Tada mums patogu – vienas klientas, vienas maršrutas, nereikia ieškoti papildomų krovinių sugrįžtant. Tačiau jei turi tik tris dėžes ir vieną kėdę, tai derėtis nėra iš ko, mes ir taip dirbame nuostolingai tokiu atveju. Dideliame versle biuro daiktų pervežimas į Vokietiją visuomet vertinamas pagal apimtis.

Kas daryti, jei pasiūlyta kaina atrojo per maža?

Bėkite tolyn. Nenoriu pasakyti, kad visi, kas dirba pigiai, yra apgavikai, bet logistikoje kaip ir gyvenime – nemokamas sūris būna tik pelės spąstuose. Jei kas nors siūlo pervežti tavo biurą už pusę mažiau nei rinka, tai reiškia, kad kažką jis taupo. Arba tai bus vairuotojas, kuris miegos vairuojant, arba nebus draudimo, arba krovinys nukels į kažkokį sandėlią Lenkijoje ir lauks savaitę, kol surinks pilną mašiną. Geriau pridėk šimtą eurų ir miekite ramiai.

Pakavimas ir ką daryti su tuo visą šlamštu

Ar aš turiu pats susirinkti dėžes?

Galima, bet nerekomenduoju. Mes turbūt turime savo dėžių, kurios yra pritaikytos kelti sunkius daiktus. Jei bandysi uždaryt tą tavo seną monitorių į "Ikea" dėžę iš ledų, tai viršus nulūžs. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją reikalauja tvirtos taros. Geriau pasakyk mums, kiek turi kompiuterių, stalų, ir mes atvešime reikalingą kiekį specialių dėžių su putomis. Taip sutaupysi nervų vėliau, kai atsiimsi sugadintą techniką Vokietijos sandėlyje.

Kaip elgtis su jautria technika – serveriais ar tais dideliais spausdintuvais?

Čia reikia labai stropiai. Serverius prieš išjungiant reikia išjungti taip, kad nebūtų jokių duomenų praradimų (na, tai ne mano darbas, bet IT žmonės turi tai žinoti). Fiziškai juos reikia uždaryti į specialias dėžes, kurios neleidžia judėti. Kartais įvyksta situacijų, kai vairuotojas užkabina smailų kampą ir... praeinu, kad nebūtų blogų minčių. Bet jei serveris yra originalioje pakuotėje – 99 proc., kad viskas bus gerai. O jei ne, tai turi tą riziką.

Ar reikia išmontuoti biuro baldus?

Paprastai taip. Didelius stalus neįmanoma įvežti pro duris neišmontavus kojų. Mūsų komanda tai padarys, tik reikia apie tai pranešti iš anksto. Niekada nežinau, kodėl klientai mano, kad stalo kojos kažkaip magiškai nusileis žemyn. Susiskaičiuok laiką – vieno stalo išmontavimas ir vėl surinkimas gali užeiti valandą, tai dar viena vietos, kur kažkas gali nustebti, kad toks darbas kainuoja. Bet kitaip neišeis, nebent turi tokias duris, pro kurias galima įvežti dramblys.

Ką daryti su asmeniniais daiktais stalų stalčiuose?

Palik juos namie. Vairuotojams neleidžiama vežti jokių asmeninių daiktų, netgi tų, kuriuos atiduodi už nemokamai (tarkim, dėžę su senais drabužiais ar knygomis). Jei ten atsiras narkotikai ar kažkas panašaus per patikrą, tai sunkvežimis konfiskuojamas ir aš sėdžiu kalėjime (galvojau, ne iš tikrųjų, bet panašu). Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją yra tik verslo turtas, o ne tavo senų žurnalų ar vaiko nuotraukų pervežimas. Susitvarkyk stalčius prieš mūsų atvykimą.

Ar verta naudoti liftą ar nešti rankomis?

Liftas – tai dieviška dalykė, jei jis talpina ne tik du žmones, bet ir sofą. Bet dažnai senių namų liftai tokie maži, kad ten net tėvukas neįlįs. Tada tenka vežti laiptais. Čia tokia vieta, kur aš visada pasakodavau: "žiūrėk, kad nenusiptum ant kojos". Vokietijoje dauguma biurų yra modernūs, bet kartais patenki į tokį "Altbau" namą Kelne, kur nėra lifto išvis. Tada kaina staiga šoką į viršų, nes vairuotojai reikalingi papildomi nešikai.

Kelionės metas ir Vokietijos keliai

Kiek laiko trunka tas pervežimas?

Standartiškai, jei važiuojame į vakarinę Vokietiją (tarkime, į Frankfūrtą ar Miuncheną), tai tai trunka apie 2–3 dienas. Rytuose (Berlynas, Hamburgas) galima spėti greičiau, kartais net per dieną arba su naktine važiavimo pertrauka. Bet negaliu garantuoti, kad nebus eismo įvykių A1 autostradoje. Prisimenu vieną kartą, kai važiavome rugpjūtį, ir stovėjome 6 valandas dėl avarijos Lenkijoje. Taigi, biuro daiktų pervežimas į Vokietiją yra toks procesas, kurio laiko tiksliai nustatyti negali niekas, net ir patyręs vadybininkas.

Ar vairuotojai sugeba susikalbėti vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ir angliškai, o vokiškai – labai pagrindiniais žodžiais "Ausweis", "Zoll", " toilette ". Bet dažniausiai su vokiškais klientais susitarta anglų kalba, nes versle visi ja moka. Jei turi specifinių instrukcijų, paaiškink mums lietuviškai, o mes perduosime vairuotojui raštu. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas aptars su Vokietijos sandėlininku filosofiją, jis tiesiog paduos dokumentus ir išveš krovinį.

Kas daryti, jei sunkvežimis neužsuka į kiemą?

Vokietijos miestuose gatvės dažnai siauros, o dviračių takai tiesiai kiemo centre. Jei sunkvežimis įvažiavimas draudžiamas (tokia juosta su užrašu "Anlieger frei"), tu turi organizuoti iškrovimą gatvėje. Tai reiškia, kad reikės nešti daiktus toliau. Kartais reikia gauti specialų leidimą iš miesto savivaldybės ("Sondererlaubnis"), bet tuomet reikia tai žinoti savaitę anksčiau, o ne tada, kai mašina jau stovi prie vartų ir blokuoja visą eismą.

Ar yra problemų su automobilių stovėjimo vietomis didmiesčiuose?

Didelė problema. Hamburge ar Miunchene rasti vietą 20 metrų sunkvežimiui be ankstesnio rezervavimo yra beveik neįmanoma. Mes stengiamės susiderėti su vietinėmis firmomis, kurios turi privažiavimus, bet jei tu to nepadarai, vairuotojas gali praleisti pusę dienos sukdamasis ratu ir mokėdamas brangius stovėjimo mokestis. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją reikalauja vietos žinių, kur galima stovėti, o kur už tai gali gauti baudą.

Kaip vyksta patikra sienoje arba Vokietijoje?

Lietuvos-Lenkijos sieną dažnai pravažiuojame be sustojimo (jei eilė nėra), tačiau vokiškoje pusėje kartais sustoja sunkvežimių patikros punktai ("Kontrollstelle"). Ten gali patikrinti, ar svoris neatitika, ar krovinis užtvirtintas taip, kaip reikia, ir ar nėra narkotikų. Negaliu pasakyti, kad tai nutinka kas kartą, bet kartą per metus galiu tikrai susidurti su tuo. Jei viskas tvarkai – tą patikrą praeisi per 20 minučių.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Sąžiningai? Ne visada. Yra tokių rajonų (ypač didmiesčių pramoniniuose zonose), kur "gešefterių" yra daug. Mes visada stengiamės rasti saugų stovėjimą su apsauga arba važiuojame taip, kad naktį būtume ramioje vietoje. Tačiau jei krovinys yra labai vertingas (tarkim, brangūs serveriai ar tūkstančiai eurų vertės įranga), aš visada rekomenduoju papildomą apsaugą arba bent jau gerą fizinį apsauginį. Nenorėčiau ryte gauti skambučio, kad mašinos gale nėra.

Problemų sprendimas ir netikėtumės

Kas nutinka, jei kažkas sulūžo važiuojant?

Tai baisiausia situacija, bet ji įvyksta. Jei sulūžta dėl to, kad blogai užtvirtinome tai ant mašinos – mes mokame. Jei dėl to, kad dėžė buvo sena ir suirusi viduje – oops (tai tavo problema). Turime draudimą, kuris padengia žalą, bet reikia turėti vaizdo medžiagą (nuotraukas) išsiuntimo metu, kad įrodytum, kaip tai atrodė anksčiau. Be įrodymų draudikas neišduoks nieko.

Ar galiu juos užsisakyti į savaitgalį?

Vokiškiems sandėliams savaitgalis yra šventė, jie nedirba. Taigi, jei atvyksime penktadienį vakare, krovinys gali stovėti iki pirmadienio rytas. Tai kainuoja pinigus (stovėjimas). Geriau planuoti atvykimą į darbo dieną ryte. Tačiau jei tu turi savo žmones, kurie laukia ir gali priimti bet kuriuo metu, tai galima ir sekmadienį, tiesiog reikia tai suplanuoti iš anksto, kad vairuotojas nepraleistų laiko.

Kas jei aš pavėliauju su išsiuntimu?

Tuomet mes turim problemą, nes mašina jau surežiuota kitaems klientams. Jei tu pasakai, kad reikia važiuoti trečiadienį, o pats pasiruoši tik penktadienį, mums tenka ieškoti kitos mašinos arba krauti papildomus daiktus, kad užpildytume vietą. Tai dažnai sukelia konfliktus. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją turi būti planuojamas kaip karinė operacija – nėra vietos vėlavimams.

Ar galima sekti kur yra mano krovinys?

Šiais laikais – dažniausiai taip. Mes turim GPS stebėjimo sistemas, galiu atsiųsti nuorodą. Bet vairuotojai kartais užjungia "tuščią vežą" (kuomet neveikia aptikimas), arba būna zonoje be signalo (Vokietijos kalnuose arba požeminiuose tuneliuose). Taip kad, neišsigask, jei paskutinę valandą rodo, kad jis stovi vietoje – gali būti tiesiog pietauja.

Kodėl vairuotojai kartais būna piktos?

Tiesiog pavargę. Jie važiuoja po 9–10 valandų per dieną, girdi visur "greičiau, lėčiau, kodėl ne čia". Dar su tais vokiškais keliais – ten visur ribos, turi būti tikslus 80 km/h, o jei nuvažiuoji 81 – bauda. Taip kad, jei gauti žinutę su trumpais sakiniais, tai ne piktumas, o tiesiog pavargimas ir noras baigti darbą.

Ar verta rūpintis draudimu papildomai?

Nemanau, kad mūsų standartinis draudimas (paprastai 10 EUR arba daugiau už kg) neužtektų. Bet jei turi ką nors tokio, kas kainuoja šimtus tūkstančių, geriau tai pasakyti. Gali užsakyti "all risk" draudimą, kuris dengia viską, net jei vairuotojas užkabina kaktą ir visa mašina užsidega (vėlgi, blogų minčių keliaujant, bet tikėtinos variantus reikia žinoti). Papildoma ramybė kainuoja nedaug.

Kas daryti, jei atvykęs vairuotojas atsisako iškrauti?

Tai nutinka retai, bet nutinka. Pavyzdžiui, jei kieme yra purvas, kur mašina gali įstrigti, arba jei reikia nešti į 6-ą aukštą be lifto, o tai nebuvo sutarta. Vairuotojas turi teisę nesiimti rizikos sugadinti sveikatą ar mašiną. Tada tu turi greitai spręsti – ar samdyti "kraniuką", ar mokėti papildomai už nešimą. Geriau diskutuoti su mumis apie visas šias "smulkmenas" dar prieš važiuojant.

Galutiniai nustatymai ir išvados

Ar jūsų įmonė dirba su grįžtančiais krovinais (backhaul)?

Taip, stengiamės. Jei mes atvežame tavo biuro daiktus į Vokietiją, mums reikia kažko parvežti atgal, kad nevažiuotų tuščia. Tai leidžia mums pasiūlyti geresnę kainą. Kartais tai gali būti mašinos dalys, kartas nuo kado – vynas arba maisto produktai. Jei tu turi ką pervežti atgal į Lietuvą, pasakyk iš karto – tapsime geriais draugais (nuo kainos pusės). (Galbūt turi kaimyną firmą, kuri nori siųsti prekes į Lietuvą?)

Kaip apmokėti paslaugas? Ar priimate korteles?

Mes visada pageidaujame sąskaitos faktūros pervedimu, nes taip aiškiausia ir apskaitos tikslumu. Bet jei esi susimošęs, galima sutarti dėl grynųjų pinigų prieš išvykstant (tik neduok vairuotojui visos sumos, gerti nuo to nebus, bet oportunistų yra). Kortelių apmokėjimas mums sunkesnis, nes reikia turėti terminalą, kuris dažnai būna pas vadybininką biure, o ne su vairuotoju.

Ką daryti, jei pas mane nėra ką pakrauti į mašiną grįžtant?

Niekai nedaryk. Mūsų tikslas yra surasti kitą klientą. Tačiau jei tu sužinojai, kad tavo partneris iš Kauno nori siųsti prekę į Vokietiją, būk tas ryšys. Mes mėgstame, kai klientai padeda mums užpildyti mašinas. Tai padara tavo biuro daiktų pervežimas į Vokietiją dar pigesniam ateityje, nes mes žinome, kad tu esi patikimas partneris.

Kodijl aš turėčiau rinktis būtent jus, o ne didžiąsias korporacijas?

Nes pas mane pasiskambinsi į mobiliajį ir gausi atsakymą iš karto, o ne "paspausk 1 norėdamas kalbėti su robotu". Esu mažesnė firmą, todėl kiekvienas klientas man svarbus. Didelės firmos pamirš tavo pavardę, kai tik pasirašysi sutartį, o aš žinoiu, kur tu turi biurą. O taip pat – aš turiu patirties, kurios nusipirkti negali. (Beje, kartas nuo karto padaryčiau klaidą raše, bet tai žmogiška.)

Ar darysite iškrovą tiksliai į mano kabinetą?

Jei mums duosi plano (brėžinio), kur kas turi stovėti, mes bandysime taip padaryti. Bet reikia suprasti, kad mes ne esime baldų surinkėjai, mes esame logistika. Mes atvešime dėžę į kambarį. Jei tu turi specifinių reikalavimų dėl Feng Shui ar kažko panašaus, geriau turi tą savo žmogų ten, kuris vadovaus processes. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją mums baigiasi tada, kai paskutinė dėžė palieka mašiną ir pasirašome dokumentus.

Ar galite duoti kontaktą, su kuo kalbėtis Vokietijoje?

Dažniausiai mes esame tarpininkai. Mes duosime tau vairuotojo numerį, tačiau jis gali kalbėti tik rusiškai arba lietuviškai. Jei reikia kalbėtis su vokišku sandėliu, mes padarysime tai už tave. Nerašyk man pusryčių laiku, jei tai nėra skubu, nes aš galiu būti užsirašęs prie gero kavos puodelio.

Galiausiai, viskas baigiasi tuo, kad klientas gauna savus daiktus (arba ne, jei pasirinko pigiausią variantą ir pataikė į apgaviką). Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją nėra tas dalykas, kuri reikia eksperimentuoti. Pasidomėk dokumentais, nepasitikėk kainomis kurios peržengia sveiką proto ribą, ir viskas bus gerai. O jei kiltų klausimų – geriau pašokk į telefoną ir paklausk, nei spėk forume. Sėkmės susirandant patikimą, o ne pigų sprendimą.