Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją aiškia ir patogia tvarka

Sveiki, ilgiau nei dvidešimt metų man tenka gaudyti telefonus iš panikuojančių vadovų, kuriems reikia skubiai išsiųsti visą kabinetą į Berlyną ar Miuncheną. Paprastai tai prasideda tiesiogiai: „reikia vežti“, bet baigiasi dažnai chaotiškai, jei nėra plano. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją nėra rocket science, tačiau Vokietija yra Vokietija – ten viskas turi būti tvarkingai surašyta ir supakuota, kitaip galite likti be krovinio pasienyje. Aš čia ne tam, kad daryčiau iš jūsų specialistus, o tam, kad papasakotų, kaip tai vyksta iš vidaus, be tų visų rafinuotų marketingo frazėlių. Ypatingai dabar, kai kainos šoka, o vairuotojų trūksta, viską reikia planuoti bent kiek nugara.

Pagrindiniai dokumentų ir papierių niuansai

Kas tas EORI numeris ir ar man jis tikrai reikalingas?

Daug kas klausia apie šitą abreviatūrą, tikėdamiesi, kad ji jiems nereikalinga, tačiau be jo biuro daiktų pervežimas į Vokietiją gali užstrigti pačiame priekyje. Jei jūsų įmonė siunčia ką nors pirmą kartą į ES iš trečiosios šalies arba tiesiog dar neturite to kodo, reikės jį gauti. Užtrunka kelios dienos, todėl nedarykite tos klaidos paskutinę sekundę. Be EORI, muitininkai vos ne su rankomis sustabdys sunkvežimį. Vieną kartą mačiau, kaip dėl to dėžės su kompiuteriais stovėjo sandėlyje savaitę, kol vadovas suskubo susitvarkyti formalumus. Geriau tai padaryti iš anksto.

Ar reikia eksporto deklaracijos, jei tai tik paprasti stalai?

Taip, net jei tai atrodo kaip šiukšlės jums, oficialiai tai yra eksportas. Negalima tiesiog užvežti krovinių per sieną, net jei tai biuro daiktų pervežimas į Vokietiją, atliekamas jūsų įmonės vidiniam poreikiui. Muitinė reikalauja, kad kiekvienas krovinys būtų deklaruotas. Jei tik bandysite „praslysti“, rizikuojate, kad viskas bus sustabdyta ir pridėta bauda. Yra tokių klientų, kurie mano, kad jei dėžė maža, tai niekas nepastebės, bet sistemos dabar tokios geros, kad matyti viską. Geriau užpildyti formulę ir miegoti ramiai.

Ką daryti, jei neturiu pakavimo sąrašo (packing list)?

Tai yra viena dažniausių bėdų. Be sąrašo, kuriame būtų nurodytas kiekis, svoris ir prekinės ženklas (jei yra), vairuotojas neįveš per sieną. Tiesiog parašykite ant lapelio, kas kas yra – „stalai, 5 vnt., 100 kg“, „kėdės, 10 vnt.“. Nereikia būti poetu, reikia tikslumo. Kai biuro daiktų pervežimas į Vokietiją jau vyksta, o sąrašo nėra, tai prasideda begaliniai telefonai paštu, kurių niekas nenori girdėti. Pas mane buvo atvejis, kai vadybininkas užmiršo pridėti dėžę su svarbiais dokumentais, ir teko skubiai rasti siuntėją Namų ruošos centre, kad jis nufotograuotu turinį.

Ar Muitinė tikrina biuro techniką serijinius numerius?

Absoliučiai taip, ypač kai kalbame apie brangią elektroniką – serverius, nešiojamus kompiuterius, monitorius. Jeigu serijiniai numeriai neatitinka tuo pateiktų dokumentų, gali kilti didelių klausimų. Vokiečiai čia ypatingai griežti. Kai organizuojamas kompleksinis biuro daiktų pervežimas į Vokietiją, visada patariu dvikart patikrinti TUOS numerius. Vieną kartą teko padėti klientui, kuris buvo nusipirkęs naudotų kompiuterių ir neįrašęs jų numerių, o muitinė mania, kad tai gali būti vogta technika. Nusibodo aiškinti tris dienas.

Kodėl muitinė gali uždelsti siuntą?

Dažniausiai dėl klaidų dokumentuose arba dėl to, kad siunta atrodo įtartai. Pavyzdžiui, jeigu deklarate biuro baldus, o į dėžę padėjote degtukus ar alkoholį be atitinkamų leidimų. Taip pat, jeigu krovinys vaziuoja į Vokietiją, o grįžta tuščias, turi užpildyti transitines dokumentas. Kartais biuro daiktų pervežimas į Vokietiją užtrunka ne dėl kelio, o dėl to, kažkas kas nors padarė klaidą deklaracijos laukelyje „gavėjo adresas“. Būna, kad ir vairuotojas tiesiog praleidžia muitinės postą, nes užmiega, o tai jau kelias dienas laukimo.

Kainos, terminai ir kas daro įtaką

Kiek trunka kelionė į Miuncheną ar Hamburgą?

Įprastai, jei nėra didelių spūstių, tai trunka apie 1–2 dienas viena kryptį, tačiau tai yra idealus variantas. Realumoje, kai vykdomas biuro daiktų pervežimas į Vokietiją, reikia numatyti rezervą. Jeigu vairuotojas turi užsukti į kelis sandėlius prieš tai, arba yra apribojimų vairavimo režimuose (tokie tąso grafikai), gali prailgėti iki trijų dienų. Dar žiūrėkime orus – žiema Vokietijoje ant greitkelių gali būti baisu, ir vairuotojas tiesiog privalo stabdyti.

Kaip susiformuoja kaina – už ką moku?

Viskas priklauso nuo tūrio (kubinių metrų) ir svorio. Jeigu turite mažai daiktų, gali tekti mokėti už minimumą, pavyzdžiui, už 2 kubus, net jei vežiate tik vieną kėdę. Taip pat įeina kuras ir mokesčiai už kelių naudojimą (Vokietijoje tai brangu). Taip pat, kai reikalingas biuro daiktų pervežimas į Vokietiją su kranine arba manipuliatoriumi (tokia mašina su keliamu galu), kaina šokteli aukštyn. Nemažai žmonių nusteiba, kad užkėlimas į trečią aukštą be lifto kainuoja kaip ir pusė kelionės.

Ar pigiau, jei aš pats vežiu savo furgonu?

Pasirodo, ne visada. Jei jūsų furgonas mažesnis nei 3.5 tonos, gal ir tiesiog, bet už kuro rūgštį mokėsite daugiau kaip didelis vežėjas, kuris turi sutartas kainas degalineje. Be to, reikia laiko, dokumentų, o jei kas nutiks kelyje? Profesionalus biuro daiktų pervežimas į Vokietiją dažnai išeiga pigiau, jeigu suskaičiuojate savo laiką ir nervus. Dar žiūrėkite draudimą – jūsų furgono draudimas gali nedengti komercinio krovinio (nors dažnai klaidingai manoma, kad pridengia).

O dėl PVM? Ar moku PVM Vokietijai?

Tai sudėtingiausia vieta be buhalterio. Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, o gavėjas Vokietijoje taip pat turi PVM kodą (t.y. yra registruota įmonė), dažnai taikoma 0% PVM tarptautinėms prekybai (intra-Community supply). Bet čia reikia labai tvarkingų dokumentų. Jei biuro daiktų pervežimas į Vokietiją yra į fizinį asmenį (pvz., darbuotojo išlaikymui), tai Vokietijoje gali tekti mokėti importo PVM. Aš čia neesmu ekspertas, bet tiesiog įspėju – pasitikrinkite tiek su savo buhalteriu, kad neišsitumštumėte. (aš turbūt klystu dėl tų procentų, bet geriau perspektyva).

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Kartais yra taip vadinami „užlaikymo mokesčiai“. Jei vairuotojas atvažiuoja į paskirties vietą ir jo ten nėra, arba turi laukti valandą, kol gavėjas suranda raktus, laukimas mokamas. Vokiečai moka gerai, bet jie ne moka už nieką. Geriausias biuro daiktų pervežimas į Vokietiją yra tada, kai vienas pusėj pakrovė, o kitoj jau laukia su kuriumis. Kitu atveju laikrodis pasuka tiesiog milžiniškas sumas, ypač jei kalbame apie sunkvežimius su manipuliatoriumi.

Kokia padėtis su kuro kainomis dabar?

Kuro priedai keičiasi kiekvieną mėnesį. Dauguma suteikiame kainą su fiksuotu kuro priedu, pvz., +10%, bet jei kaina šuoliais šoka (kaip buvo per karus), tai gali būti derinama atskirai. Negalima laikyti, kad kaina pastovi. Žinoma, kai kalbame apie biuro daiktų pervežimas į Vokietiją, stengiamės nustatyti kainą, kuri nebekitų, bet kartais reikia tiesiog suprasti, kad rinka yra rinka. Užpildykite baką iki galo – tai vienintelė garantija.

Ar galiu gauti nuolaidą, jei vežu dažnai?

Žinoma, pas mus visiems malonu, kai yra pastovių klientų. Jei važiuojate kas mėnesį ar kas savaitę, kaina tampanti labiau lanksti. Padedame sudaryti ilgalaikę sutartį, fiksuojame tarifus. Tačiau, jei biuro daiktų pervežimas į Vokietiją jums reikalingas tik vieną kartą, kiekvieną centą teks gynėti. Nenusimąskite, tai normalu – logistikoje taip yra, kad pastovumas duoda naudą abiejoms pusėms.

Pakavimas, krovimas ir specifiniai daiktai

Ar galiu dėti kompiuterius į dėžes be orlapės?

Kartais, bet labai rizikinga. Jei šokinėjimas ant kelio (kryžminės bangos), vaizdo plokštė gali atsiskirti nuo pagrindo. Geriau naudoti putų plastiką arba burbuliukus. Mūsų praktikoje, kai atliekamas biuro daiktų pervežimas į Vokietiją, matome, kad gerai supakuota technika pasiekia vietą be įbrėžimų, o prastai supakuota – netgi per 200 km atstumą. Vienas klientas taip įdėjo serverius į paprastas dėžes, kad juos teko montuoti iš naujo... nepadėjo ir draudimas.

Kaip supakuoti stalus ir spintas?

Geriausia išardyti. Jei stalas yra 2 metrų ilgio, jis užima daug vietos ir daugiau nešiojamas. Išardytos kojos ir plokštės telpa kompaktiškiau. Tiesiog užsukite varžtus į mažą maišelėlį ir priklijuokite prie viršaus. Niekada nemegstu, kai atvyksta ir tenka išardyti biuro baldus gatvėje vokiečių mieste – tai kelia eismo trikdžių, o policija ten greitai pasirodo. Planuokite biuro daiktų pervežimas į Vokietiją taip, kad viskas būtų paruošta iš anksto.

Ar galima vežti augalus į biurą?

Tai yra jautri tema. Fitosanitorinė kontrolė gali nebepaleisti augalų, jei jie su žeme (tarkime, vazone). Be to, augalai negali būti užšaldyti žiemos metu, o vagonuose gali būti šalta. Jei labai reikia, geriau suderinti su specializuotais tiekėjais. Aš asmeniškai patariu nedaryti tų eksperimentų su biuro daiktų pervežimas į Vokietiją, jei tai ne viena maža kaktė, kurią galite paslėpti tarp dėžių. Nors oficialiai griežtai draudžiama, bet realybėje kartais praeina... tik atsakomybę dėl mirties turėsite jūs.

Kas dėl paslėptų svorių knygose?

Knygos yra blogiausias daiktas, ne mano, o jūsų nugarai. Vienos knygos dėžė gali sverti daugiau nei dėžė su monitoriumi. Dažnai klientai sako „o, čia tik kelios knygos“, o užkrovimo metu pasirodo, kad tai kelios šimtų kilogramų biblioteka. Neapgaudinėkite, nes sunkvežimis gali būti perkrautas, o tai bauda. Galų gale, biuro daiktų pervežimas į Vokietiją turėtų būti apskaičiuojamas tiksliai, kad vairuotojas žinotų, ką vežia.

Ar reikia pažymėti dėžes „Viršus“?

Tai privalomas dalykas, ypač jei ten yra kažkas trapaus. Žymekliai „Fragile“ arba „Do not tilt“ turi būti matomi. Vairuotojai yra žmonės, jie pavargę, ir jei matą dėžę be jokios informacijos, ją mes tiesiog įmesime į krūvą. Nėra jokio stebuklo, kad spinta su stiklu nulūžta, kai ant jos buvo pastatyta dėžė su popieriumi. Klasikinis biuro daiktų pervežimas į Vokietiją dažnai pasibaigia ieškant kaltės, bet tiesą sakant, dažniausiai kaltas yra blogas pakavimas.

Kaip elgtis su svarbiais paslaptingais dokumentais?

Jei turite konfidencialių dokumentų (sutartys, apskaitos), juos geriausia nevežti kartu su baldais. Pasiimkite juos su savimi, arba naudokite kurjerių paslaugas, kurios turi draudimą ir saugumą. Neįsivaizduoju situacijos, kai dėžė su svarbiais duomenimis dingsta tarp Berlyno ir Kelno. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją visada turi tam tikrą riziką, o dokumentai dažniausiai vertingesni nei visi baldai kartu paėmus. Nepamirškite atlikti dokumentų naikinimo atsarginėje kopijoj prieš išvykstant.

Vokietijos specifika ir iššūkiai vietose

Kas yra „Lieferzeit“ ir kodėl vokiečiai taip jie laikosi?

Vokiečiai labai mėgsta tikslius terminus. Jei sako, kad pristatymas tarp 14:00 ir 16:00, tai reiškia tarp 14:00 ir 16:00, ne 16:05. Jei vairuotojas pavėluoja, gavinys gali atmesti siuntą. Todėl, planuodamas biuro daiktų pervežimas į Vokietiją, visada liepiu vairuotojams važiuoti bent valanda anksčiau. Dar blogiau, jei bandote kalbėtis telefonu su vokiečiu vadybininku ir aiškinti, kodėl lėtai – jie tiesiog neduoda jokių nuomonių, tik užrašo pažeidimą.

Ar sunku rasti vietą pristatymui prie „Goethe Werke“?

Centrinės Vokietijos miestų dalys, senamiestiai ar verslo centrai, yra siauri. Didelės mašinos (40 tonų) ten tiesiog neįvažiuoja. Tada reikia naudoti mažesnes mašinas (7.5t) arba perkrauti ant vietinės „miesto“ mašinos. Tai brangiai. Būtinai pasitikrinkite, ar gavėjo vieta turi didžiulę liftą arba gatvė, kur galima stovėti. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją gali tapti košmaru, jei paskutinę minutę sužinome, kad įvažiavimas yra žemiau grindų arba yra apribotas aukščio ženklas „2.8m“.

Ar reikia kalbėti vokiškai su muitininku?

Ne būtinai, anglų kalba paprastai užtenka, tačiau vokiškai kalbantys vairuotojai ar vadybininkai visada turi pranašumą. Muitinėje darbuotojai yra labiau pasitiki ir labiau padeda, jei gali susikalbėti savo kalba. Kartais biuro daiktų pervežimas į Vokietiją užstringa dėl paprasto nesupratimo – vienas kalba apie „įrangą“, kitas daro iš to „ginklus“. Bet jei neturite kambario draugo vokiečio, būkite tikri, kad jūsų dokumentai yra tobuli anglų kalba, ir tada bus viskas gerai.

Kas dėl „Umweltplakette“ – ekologinės kortelės?

Tai absoliučiai būtina dalykas važiuojant į daugelį Vokietijos miestų (žalios zonos). Be ją mašina gautų baudą. Kai kurios mūsų mašinos jos jau turi, bet jei siunčiate savo furgoną, užtikrinkite, kad vairuotojas ją turi ant priekinio stiklo. Negalima tiesiog „užsukti į miestą penkioms minutėms“. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją turi būti legalus, o Vokietijoje ekologijos taisyklės yra popieriaus tvarka.

Ar galiu padaryti iškrovą savaitgalį?

Vokiški sandėliai ir biurai dažnai dirba tik nuo pirmadienio iki penktadienio, 8:00 iki 17:00. Pristatymas šeštadienį ar sekmadienį yra labai brangus ir turi būti derinamas iš anksto. Nedaug kas nori dirbti poilsio dienomis. Jei biuro daiktų pervežimas į Vokietiją yra skubus, geriau mokėti vairuotojui už laukimą iki ryto, nei bandyti priversti sandėlininką atidaryti duris naktį. Nors kartais, už didelį mokestį, viskas įmanoma. Vieną kartą į Berlyną įvežėme naktį, nes kitaip būtų sustoję gamyba.

Kokios problemos su važiuoklėmis ten būna?

Asfaltas Vokietijoje kietas, o vamzdžiai gali būti aukšti. Kartais vairuotojai, įpratę važinėti Lietuvoje, užplečia važiuoklę per daug ir užkliūna. Taip pat, daug kur yra apribojimų, kur negalima stovėti su įjungtu varikliu. Reikia žinoti, kur užsukti poilsio ar įdėti „AdBlue“. Nėra nieko blogiau kaip užstrigti tarp Miuncheno ir Štutgarto su tuščiu baku ir neaisku, kur degalinė (nors dabar jų daug, bet vis tiek).

Kaip elgtis, jei dėžė atėjo pažeista?

Čia svarbiausia yra „protokolas“. Negalima pasirašyti apie priėmimą, jei matote, kad dėžė sutrupdyta. Reikia užrašyti pastabas „pažeistas“ ant dokumento. Tada draudikas viską padengs. Jei pasirašote švarų lapą o vėliau pradėsite verkti, niekas nejungs. Profesionalus biuro daiktų pervežimas į Vokietiją visada įtraukia šį momentą. Aš pats stengiuosi nufotografuoti krovinią prieš išvykstant ir po atvykstant – tai mano ir jūsų apsauga.

Draudimas ir atsakomybė

Ką daryti, jei sužalojau ką nors kelyje?

Pirmiausia nufotografuoti vietą, paskui skambinti policijai. Niekada neprisipažinkite, kad esate kaltas, kol nežinote situacijos. Vokietijoje eismo įvykių tvarka griežta. Jei tai įtakoja biuro daiktų pervežimas į Vokietiją, praneškite mums nedelsiant (ne po savaitės). Kuo greičiau mes žinome, tuo greičiau galime padėti su draudimo išmokomis arba sukuria alternatyvą. Kartais tai tiesiog mažia dėmė ant durų, o kartais – visiškas stabdžių gedimas.

Ar mano daiktai apdrausti automatiškai?

Taip, mes turime draudimą (CMR), bet jo suma dažnai ribota (pvz., 8.33 SDR/kg). Jei vežate auksinius lankus ar labai brangią serverinę įrangą, ši suma nepadengs visos vertės. Geriau pirmiausia pasikalbėti apie papildomą draudimą arba apie visos vertės deklaravimą. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją turi būti apsaugotas finansiniu požiūriu, ypač kai kalbame apie start-up’ų išmaniąją įrangą, kurią vos atvežė iš Kinijos.

Kas nutinka, jei vairuotojas dingsta?

Tai reta situacija, nes mes naudojame patikimus įmones, tačiau technika gabi sugesti. Mes stebėsime GPS poziciją. Mašina nebegali tiesiog „pranykti“. Jei matome, kad mašina stovi kelias valandas vienoje vietoje, skambinam. Jei čia biuro daiktų pervežimas į Vokietiją kuris skubus, mes galime siųsti kitą automobilį pasiimti dalį krovinio, jei būtina. Tai kainuoja, bet bet nėra tokio dalyko, kurio negalima išspręsti už pinigus.

Ar galiu atšaukti užsakymą paskutinę minutę?

Techniškai galite, bet jūs tikriausiai privalėsite sumokėti baudą (cancellation fee), ypač jei vairuotojas jau yra kelyje arba jau užkrovė krovinius. Vairuotojo laikas – tai pinigai. Negalima žaisti su tokiomis kompanijomis kaip mūsų. Patikėkite, geriau sužinoti savo planus savaitę anksčiau. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją nėra taksi, kurį galite užsakyti per 5 minučių ir atšaukti po 10.

Išvados

Galų gale, biuro daiktų pervežimas į Vokietiją yra procesas, kuris sėkmingai įvyksta tada, kai yra pasitikėjimas tarp kliento ir vežėjo. Nereikia būti logistikos ekspertu, tiesiog būkite sąžiningi dėl to, ką vežate, kiek svorio ir kada reikia pristatyti. Vokiečiai mėgsta tvarką, mes mėgstame sklandžius procesus, o jūs, tikėkimės, norite, kad jūsų baldai ir kompiuteriai atvyktų saugiai. Sekite šiuos paprastus patarimus, o jei kils klaustimų – tiesiog skambinkite, paaiškinsime gyvai, be tų visų nereikalingų biurokratinių uždarojų.