Užsakymo procesas iš Olandijos: efektyviai ir greitai – vadovas iš vidaus

Sveiki, esu čia, kad papasakotų, kaip visa tai veikia iš tikrųjų, o ne kaip tai rašoma sausose knygose. Dirbau logistikos srityje beveik dvidešimt metų, mačiau viską – nuo tada, kai vairuotojas prarado dokumentus Danijoje, iki tokių situacijų, kai krovinys iš Olandijos pasiekdavo Lietuvą greičiau nei užsakovas spėdavo išgerti ryto kavą. Dauguma klientų mano, kad užsakyti pervežimą – tai tiesiog paprastas skambutis, tačiau profesionalus užsakymo procesas iš Olandijos turi savo niuansus, kuriuos vertinau žinoti iš anksto. Olandija (arba Nyderlandai) yra vienas pagrindinių logistikos mazgų visoje Europoje, ir ten viskas sukasi kaip tiksliai sukalta laikrodis, jeigu žinai, ką daryti.

Per šiuos dešimtmetis supratau viena dalyką – greitis ir efektyvumas priklauso ne nuo to, kaip greitai vairuotojas spaudys vairo pedalą, o nuo to, kaip tiksliai ir profesionaliai bus suorganizuotas pačios pradžios etapas. Klientai dažnai klausia: „O kodėl taip ilgai?“ arba „Ar tikrai reikia tiek dokumentų?“. Atsakymas paprastas: todėl, kad užsakymo procesas iš Olandijos nėra tik krovinių vežimas, tai sudėtinga grandinė, kurioje viena grandelės trūkuma gali viską sustabdyti. Šiame straipsnyje aš nešiuosi savo patirtį į popieriaus lapą, kad jūs, skaitytojau, žinotumėte, kaip išvengti tų pačių klaidų, kurių aš matydau daugybę kartų. Kalbėsime apie tai, kaip užtikrinti, kad jūsų prekės iš Tulono ar Roterdamo pasiektų Lietuvą saugiai ir laiku, neužleidžiant per daug laiko biurokratijai.

Kaip pradėti ir ką tiksliai reikia žinoti

Ką aš turiu padaryti pirmiausia, kad pradėti?

Tiesiog susisiekite su mumis suteikdami kuo tikslesnę informaciją apie krovinių. Nereikia jokių ceremonijų – parašykite el. laišką arba paskambinkite, bet svarbiausia yra nurodyti tikslius krovinių matmenis, svorį bei atsiėmimo ir pristatymo adresus. Jeigu turite nuotraukų, siųskite jas iš karto, nes tai labai pagreitina darbą. Dažnai žmonės sako: „Aš turiu vieną dėžę“, tačiau to nepakanka – mums reikia žinoti, ar tai dėžė nuo batų, ar dėžė su indukčine krosnele, nes jų svoris ir tūris skiriasi kaip dangus ir žemė.

Ar reikia turėti specialią paskyrą ar sutartį, kad užsakyti transportą?

Nebūtinai, jei tai vienkartinis užsakymas, tačiau nuolatiniams klientams tai gerokai palengvina gyvenimą. Esu matęs įmonių vadovus, kurie vėluoja pasirašyti sutartis, o paskui stebisi, kad jų krovinys nevažiuoja. Turint sutartį, mes jau žinome jūsų reikalavimus, mokėjimo sąlygas ir galime pradėti veikti tą akimirką, kai gauname užklausą, be nereikalingų formalumų. Taigi, jei planuojate prekiauti su Olandija reguliariai, pasirūpinkite dokumentais iš anksto.

O jeigu aš netiksliai žinau, kiek svorio mano krovinys?

Tai klasikinė situacija, ypač kai perkamos naudosotos mašinos arba įvairi ūkio technika. Geriausia yra nurodyti apytikrį svorį, bet pridėti nuorodą, kad tai tik vertinimas, o mes patikrinsime realų svorį pakrovimo metu. Vairuotojas Olandijoje dažnai turi prieigos apsvarų, todėl galime tiksliai nustatyti svorį vietoje. Nepaisykite šios detalės, nes perpildyta sunkvežimio pavara gali baigtis ne tik baudomomis kelyje, bet ir tuo, kad krovinys tiesiog nebus priimtas.

Ar galite paimti prekes iš mažo kaimo Olandijoje, ne iš miesto?

Žinoma, Olandija yra nedidelė šalis, tačiau jos kelių tinklas yra vienas geriausių pasaulyje, todėl netoli esančiuose kaimuose dažnai yra puikiai išvystyta infrastruktūra. Viskas priklauso nuo to, ar yra vietos sunkvežimiui apsukti. Kartais atsitinka, kad ūkininkas sako „atsiimkite iš fermos“, bet ten veda siauras takas, kuriuo nepravažiuoja net lengvasis automobilis. Tokiu atveju mes sutvarkome vietinį pervežimą mažesniu transportu iki artimiausios aikštelės.

Kainos, terminai ir logistikos subtilybės

Kiek tai kainuotų, pavyzdžiui, iš Eindhoveno į Vilnių?

Dėl kainos negaliu pasakyti fiksuoto skaičiaus be užklausos, nes ji kinta kasdien priklausomai nuo degalų kainos ir rinkos situacijos, tačiau galiu pasakyti, kad standartinis 33 tonų sunkvežimis šiuo metu svyruoja nuo 800 iki 1200 eurų, priklausomai nuo sezono. Jei kalbame apie dalių krovinius (kai krovinių yra mažiau nei pilnam sunkvežimiui), kaina skaičiuojama už vieną praleistą metrą arba palečių skaičių. Verta prisiminti, kad rytinės Olandijos regionai gali būti šiek tiek brangesni dėl didesnio užimtumo.

Kodėl kainos šokuoja taip staigiai? Vakar buvo pigiau.

Logistika – tai gyvas organizmas, o ne statinė. Jei vakar buvo pigiau, gali būti, kad buvo laisvų vairuotojų, kurie norėjo išvykti iš Olandijos tuoj pat. Šiandien gali būti, kad visi sunkvežimiai užimti didelių parodų Roterdame arba degalų kaina per naktį šoktelėjo 5 centais. Aš asmeniškai stebiu rinką jau 20 metų ir galiu pasakyti – stengiuosi laikyti kainas stabilias, bet kai kurios dalykų mes tiesiog negalime kontroliuoti, kaip antai kuro kainos ar pasienio eilių ilgis.

Ar galite atvykti rytoj? Tai labai skubu.

Kartais galime, bet ne visada. Jei vairuotojas jau yra Olandijoje ir neturi krovinio atgal, vadinasi „tuščias bėgikas“, tai tikrai įmanoma padaryti per 24 valandas. Tačiau jei reikia siųsti specialų automobilį iš Lietuvos, tai gali užtrukti 2-3 dienas, kol jis atvyks į atsiėmimo vietą. Nereikia meluoti sau – stengiamės padaryti maksimumą, bet fizikos dėsniai mums taip pat taikomi. Skubumas kainuoja, todėl jei galite planuoti savaitę-dvi iš anksto, bus ir pigiau, ir ramiau.

Kas vyksta, jei aš užsakuosiu pilną sunkvežimį, bet prekės netilps?

Tai viena dažniausių baimių, tačiau mes visada patikriname matmenis prieš pradėdami užsakymo procesas iš Olandijos vykdymą. Jei matote, kad gali būti problemų, praneškite mums iš karto – mes galime pasiūlyti didesnį „Jumbo“ sunkvežimį su aukštesniu arba platesniu tentu. Geriau iš anksto pasirūpinti papildoma vieta, nei vėliau stebėtis, kaip vairuotojas bando įspausti 33 europaletes į vietą, skirtą 30.

Rūpesčiai kelyje, muitinė ir pristatymas

Kas bus, jei vairuotojas užstrigs spūstyje prie Kauno arba Lenkijoje?

Tokios situacijos yra mūsų kasdienybė, tad nereikia panikuoti. Mūsų dispečeriai stebi visus automobilius GPS sistema ir mato, jei jie stovi ilgiau nei įprasta. Mes nedelsdami susisiekiame su vairuotoju ir jei reikia, keičiame maršrutą arba informuojamus gavėją apie vėlavimą. Svarbiausia yra komunikacija – aš visada sakydamas savo klientams: „Geriau gauti žinią apie vėlavimą nei nieko negirdėti ir galvoti, kad krovinys dingo“.

Kas dėl muitinės procedūrų, jei aš asmeninis siuntėjas ir perkau mašiną?

Asmeniniai importai visada sudaro daugiau galvos skausmo, nes reikia tvarkyti T1 dokumentus ir mokėti PVM bei veryti mokesčius. Mums nėra skirtumo, ar siunčiate vieną dviratį, ar penkis konteinerus su baldais – mes žinome, kaip tai padaryti teisingai. Svarbiausia yra pateikti mums sąskaitą-faktūrą ir techninį pasą (jei tai technika). Jeigu dokumentai bus tvarkingi, užsakymo procesas iš Olandijos praeis lyg ir su šluota, o muitinėje nebus nepykusių pareigūnų.

Ar reikia sekti krovinią kurjeriu ar patys jūs tai darote?

Mes darome tai už jus. Kai tik krovinys pasiimamas iš Olandijos, gausite sekimo numerį (tracking number) ir nuorodą, kur galite matyti realų laiką. Tačiau dažniausiai aš pats rašau klientuiSMS arba el. laišką: „Vairuotojas jau Lietuvoje, bus po 2 valandų“. Manau, kad tokiomis smulkmenomis turėtų rūpintis ekspeditorius, o ne klientas, kuris turi savo verslą valdyti.

O jei vairuotojas atvyks ir sako, kad neįeina į mūsų kiemą?

Tai, deja, labai dažna problema Lietuvoje, kur kiemai dažnai projektuoti ne pagal sunkvežimius. Jeigu žinote, kad prie jūsų sandėlio veda siauras takas arba yra žemi medžiai, praneškite mums iš karto. Mes galimą atsiųsti automobilį su kranu (autokranas) arba susitarti dėl perkrovimo į mažesnį transportą artimiausioje aikštelėje. Niekada nepaisykite šio klausimo, nes vairuotojas neįveiks fizikos dėsnių, ir jis nebus kaltas dėl to, kad negalėjo pravažiuoti.

Išvada

Apibendrinant visą šią kalbą, noriu pasakyti vieną dalyką – logistika nėra rocket science, tačiau ji reikalauja dėmesio ir kantrybės. Gerai suorganizuotas užsakymo procesas iš Olandijos yra pusė sėkmės jūsų versle. Nereikia būti ekspertu, kad suprastum, kad tiksli informacija, sąžiningumas ir planavimas iš anksto gelbėja nemažai nervų ir pinigų. Aš per šiuos metus mačiau daugybę klientų, kurie pradžioje bandė viską daryti patys, o paskui, nusivylę, grįždavo pas mus. Geriau iš karto pasitikėti profesionalais ir gauti taiką, nei kovoti su vėjo malūnais.

Jei planuojate prekes iš Olandijos, nebijokite klausti ir diskutuoti. Mes čia tam, kad padėtume jums išsiverži tų biurokratinių užuolaidų. Sėkmės jūsų verslui ir tikiuosi, kad jūsų kroviniai visada atvyks laiku, o užsakymo procesas iš Olandijos taps jums paprasta kasdiena, o ne košmaras.