Saugus biuro perkėlimas į Olandiją: be trikdžių

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir, pasakykina tiesiai, mažai kas gali sukelti verslo vadovui tiek pilko plauko, kaip būtinybė perkelti biurą į kitą šalį. Ypač jei kalbame apie Olandiją. Žmonės dažnai sako: „Oi, olandai – tai tvarkingi žmonės, viskas turėtų būti paprasta“. Tačiaa realybėje, kai ten reikia nuvežti kelis šimtus dėžių, serverius ir brangius baldus, be gero plano susidaro tikras chaosas. Aš mačiau viską – pradedant nuo tų, kurie bandydami sutaupyti viską vežti savo „volfswagen“ Touran, baigdami su nulūžusia nugarą ir sulaužytais stalais, baigiant milžiniškais korporacijų projektais, kurie užstrigdavo dėl vieno neįforminto popieriaus.

Saugus biuro perkėlimas į Olandiją: be trikdžių nėra tiesiog gražus šūkis iš mūsų svetainės, tai taisyklė, be kurios jūsų verslas gali prarasti dienas, o gal ir savaites produktyvumo. Žinoma, visada galima rasti pigiau variantą „gatvės kampe“, bet ar verta rizikuoti savo duomenimis ir inventoriumi? Olandija turi savo niuansų – nuo siaurų gatvelių Amsterdame iki griežtų aplinkosaugos reikalavimų, kurie gali apstulbinti net patyrusius logistikos specialistus. Šiame straipsnyje, kaip paprastam žmogui, papasakosiu, kaip visa tai suorganizuoti taip, kad pirmąją darbo dieną naujame biure jūsų komanda tiesiog pasisveikintų ir užsiregistruotų „Wi-Fi“, o ne šiuotųsi ieškodama dėžių su kava.

Biuro perkėlimo planavimas ir organizavimas

Ar įmanomas saugus biuro perkėlimas į Olandiją be ilgo planavimo?

Galiu pasakyti trumpai – įmanomas, bet tai kaip lošti rulete: gal laimėsi, o gali ir viską prarasti. Esu matęs atvejų, kai klientai skambindavo penktadienį ir prašydami viską nuvežti iki pirmadienio ryto, nes nuomą sutartis baigėsi. Tokiuose atvejuose kaina šoka į dangų, nes tenka įtraukti papildomą vairuotojų komandą, dirbančią naktį, ir sumokėti už greitąjį režimą. Jei norite išvengti streso ir perbraižytų veidų, pradėkite planuoti mažiausiai prieš 4–6 savaičių. Tada mes spėjame suderinti vietinius ekspeditorius, užsitikrinti, kad vairuotojas turės leidimą važiuoti į miesto centrą, o jūsų darbuotojai spės susirūpinti asmeniniais daiktais, o ne rinkti IT įrangą.

Kiek tai iš tikrųjų kainuoja, jei kalbame apie vidutinį 50 žmonių biurą?

Nedarykite to klaidos, kad manytumėte – kainų lentelėje viskas aišku. Kaina priklauso ne tik nuo tūkstančio kubinių metrų, bet ir nuo to, kaip sudėtingas yra pats išvežimas. Pavyzdžiui, jei jūsų biure yra didžiulė konferencijų salė su stiklinėmis sienomis, kurias reikia išmontuoti, tai papildomai kainuos, reikės specialios įrangos ir pakuojimo medžiagų. Vidutiniškai tokio dydžio biuro perkėlimas su pilna paslauga (pakavimu, transportu, išmontavimu) Olandijos link gali svyruoti nuo 4 iki 8 tūkstančių eurų, priklausomai nuo to, ar reikia įrenginėti baldus naujoje vietoje. Bet nepamirškite, kad pigiausias pasiūlymas dažnai pasirodo brangiausias, kai sugenda liftas arba dingsta dėžė su svarbiaisiais dokumentais.

Ar jums patys reikia rinkti dėžes ar tai daryti jūsų darbuotojams?

Žmonės dažnai klausia: „Gal tiesiog atsiųskite vairuotoją?“ Viskas gerai, bet jei dėžės bus surinktos chaotiškai, sunku rasti garantiją, kad atvykus į Roterdamą ar Eindhoveną, stikliniai indai ar monitoriai bus sveiki. Profesionalus saugus biuro perkėlimas į Olandiją: be trikdžių visada įtraukia profesionalų pakavimo komandą, kuri žino, kaip užfiksuoti baldus, kad jie nejudėtų trasoje. Tačiau asmeninius daiktus – nuotraukas, augalus, puodukus – geriausia susirūpinti pačiems darbuotojams. Tai sutaupo laiko ir pinigų, nes mums nereikės kurti inventoriaus sąrašo kiekvienam pieštukui atskirai.

Techninės pusės ir dokumentų niuansai

Kas daryti su serveriu ir jautria IT įranga, kai keliama per jūrą?

Tai vienas svarbiausių klausimų, nes be serverio verslas dažnai sustoja. Negaliu tik pakrauti serverio į furgoną kaip bulvių maišą – jis turi būti specialiai užfiksuotas, o geriausia – perkeltas į specializuotą transportą su „air ride“ pakaba, kuri sušvelnina bumps kelyje. Be to, visada patariu prieš išvežimą susieti duomenų kopijas (backup) į debesį, nes net ir geriausias vairuotojas gali patekti į avariją, kurios niekas neprognozuoja. Esu matęs, kaip įmonės prarasdavo savo serverius dėl blogo pakavimo, todėl šioje srityje geriau permokėti už apsaugą nei verkti vėliau.

Ar reikia mums rūpintis muitinės deklaravimu, jei tai vidinis įmonės perkėlimas?

Daug kas mano, kad jei daiktai yra jų nuosavybė, tai jokie muitai ar mokesčiai netaikomi, tačiau Europos Sąjungos taisyklės yra gana griežtos. Net jei judate iš Lietuvos į Nyderlandus, abi šalys yra ES narės, tačiau reikia pateikti prekių judėjimo apžvalgos dokumentus (Intrastat) arba eksporto deklaracijas, jei prekių vertė viršija tam tikrą thresholdą. Be to, jei įmonė perregistruojama, tai gali būti traktuojama kaip prekių perdavimas, o ne tiesiog perkėlimas. Mūsų komanda visada paduoja reikiamus dokumentus, tačiau patariu pasikalbėti ir su savo buhalteriu, kad nesusidurtumėte su PVM grąžinimo problemom.

Ką daryti, jei naujame biure nėra krovimo aikštelės (dock)?

Olandijos miestuose, ypač senosiuose rajonuose, daugelis biurų yra įsikūrę istoriniuose pastatuose, kur nėra normalios pravažiuojamosios aikštelės sunkvežimiams. Tokiu atveju tenka naudoti mažesnes transporto priemones, kurios gali važiuoti į kiemus arba netgi pėsčiųjų zonomis, jei gautas leidimas. Kartais netgi tenka naudoti specialius keltuvus su kabinu, kuris pakelia dėžes per langą ar antrąjį aukštą. Tai viskas brangiau, bet be to tiesiog neišeis atlikti darbo, jei norite išvengti blokuojamosios eilės gatvėje ir pykčio iš vietinių gyventojų.

Olandijos specifika ir staigmenys

Ar tikrai reikia gauti leidimą stovėti gatvėje jei tik krauname dėžes?

Manote, kad tai juokinga? Aš mačiau, kaip mūsų vairuotojas gavo 500 eurų baudą už tai, kad stovėjo 20 minučių perleidimo zonoje be leidimo, nors tik iškrauninėjo biuro kėdes. Olandijoje vietos savivaldybės yra itin griežtos dėl vietos stovėjimo taisyklių, todėl saugus biuro perkėlimas į Olandiją: be trikdžių visada prasideda nuo leidimo (ontheffing) gavimo. Mes į tai įtraukiame kainą, bet jei bandysite tai daryti patys, pasiruoškite nusipirkti daug parking kortelių arba nuomoti vietą automobiliui už bloku.

Kaip elgtis su baldų atliekomis – ar galima juos tiesiog palikti gatvėje?

Absoliučiai ne. Olandijoje atliekų tvarkymas yra be galo griežtas reguliuojamas srities, o neteisėtas baldų palikimas gali baigtis ne tik baudomis, bet ir teismo procesu. Jei senus biuro baldus planuojate išmesti, tai reikia susitarti dėl specialių konteinerių arba nuvežti į perdirbimo centrą. Kartais klientai klausia, ar mes nemokamai juos pasiimsime, deja, mums taip pat tenka sumokėti už šiukšlių išvežimą, todėl šias išlaidas tenka įtraukti į sąskaitą.

Ar reikia rūpintis draudimu, ar jūsų jis turi?

Žinoma, mūsų kompanija turi atsakomybės draudimą, bet jis dažnai apdraudžia tik transporto priemonę ir atsako už žalą trečiesiems asmeniams. Paties krovinio (cargo) draudimas dažnai yra papildomas pasirinkimas, kurį klientai praleidžia, norėdami sutaupyti 50 eurų. Pasakykime tiesiai – jei krenta 10 tūkstančių vertės spausdintuvas, o vairuotojas staigiai stabdo, be draudimo gausite tik nusivylimą. Visada patikrinkite draudimo polisą ir įsitikinkite, kad jis dengia įrangą ne tik Lietuvoje, bet ir visoje trasoje iki pat galutinio taško.

Išvada

Perkėlimas į užsienį yra nebe tik fizinis daiktų judinimas, tai strateginis žingsnis, kuris nulemia, kaip greitai jūsų įmonė galės atsinaujinti naujoje vietoje. Esu matęs įmonių, kurios dėl blogai planuoto perkėlimo prarado svarbius kontraktus, nes klientai negalėjo jų pasiekti arba buvo trikdžiai telefonuose. Todėl nebijokite klausti ir reikalauti detalaus plano – tik taip užtikrinsite, kad jūsų verslas nenukentės.

Geriausias patarimas, kurį galiu duoti po 20 metų patirties – nesitikėkite stebuklų iš pigiausių pasiūlymų. Investuokite į profesionalią logistiką, pasirūpinkite dokumentais ir, svarbiausia, pasitikėkite tais, kurie tą darbą atlieka. Tik taip saugus biuro perkėlimas į Olandiją: be trikdžių tampa realybe, o ne stresine naktimis sujaukta svajone. Sėkmės jūsų naujuose narystuose Nyderlanduose – ten tikrai verta dirbti, jei visa įranga atvyksta saugiai ir laiku.