Profesionalus biuro perkraustymas iš Olandijos: praktiniai patarimai verslui

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau beveik dvidešimt metų ir per tą laiką mačiau viską – nuo mažų start-up’ų, besikeliančių iš garažo Hiutenke prie Vilniaus, iki didelių korporacijų, perkeliančių visus skyrius iš Amsterdamo Zuido verslo rajono. Galiu pasakyti viena: biuro perkraustymas iš Olandijos nėra tas pats, kas kasdieninis krovinių vežimas. Čia ne tiek apie tonas, kiek apie nervus, laiką ir, svarbiausia, verslo tęstinumą. Jei verslas stovi, jis ne uždirba, o olandai, kaip žinote, moka gerai pinigus už efektyvumą, todėl klaidos kainuoja brangiai.

Kai įmonė nusprendžia grįžti į Lietuvą arba tiesiog perkelti padalinį, visada kyla tas pats chaosas: kas darys su kompiuteriais? Ar serveriai atitvers kelionę per Vokietijos automagistralių spūstis? O svarbiausia – kaip viską tai susiderinti su olandiška biurokratija, kurios dažnai baiminasi net patys vietiniai? Esu matęs, kaip įmonės mėgino taupyti ant pakavimo ir vėliau mokėjo du kartus daugiau už sugadintus technikos komplektus. Profesionalus biuro perkraustymas iš Olandijos reikalauja strategijos, o ne tik stiprių rankų. Šiame straipsnyje pasakysiu, kaip visa tai vyksta iš vidaus, be paslėpiamų mokesčių ir nerealių pažadų.

Logistika ir laiko planavimas

O kiek laiko viskas užtruks?

Tiesioginio atsakymo nėra, nes viskas priklauso nuo to, kiek daugiau ar mažiau turite tos „įrangos“. Jei tai tik penkių žmonių kabinetas su keturiais stalais, tai galime viską nuvežti per dvi dienas – viena diena krovinys surenkamas Olandijoje, kita iškraunamas Lietuvoje. Tačiau jei kalbame apie visą aukštą Roterdame su konferencijų sala ir serverine, tai tai jau tris dienas truksiantis reikalas. Reikia atsižvelgti ir į tai, kad olandai neleidžia taip tiesiog sustoti prie namų ir krauti reikalus – ten reikalingi leidimai, o tai gali užtrukti. Taigi, užsakykite mašiną bent savaitei iki planuojamo išvykimo, kad išvengtumėt streso paskutinę minutę.

Galim tai daryti šeštadienį, kad nevežtų darbo laiko?

Absoliučiai taip, ir netgi rekomenduoju. Profesionalus biuro perkraustymas iš Olandijos dažniausiai vyksta būtent savaitgaliais arba naktimis. Kodėl? Nes jūsų darbuotojams nereikia sustabdyti darbo, o jums nereikia mokėti jiems už „neveiklumą“. Tiesa, olandiškose vietose, tokiuose kaip Amstelveenas ar Haaga, savaitgaliais gali būti griežtesni reikalavimai dėl triukšmo, bet mes su tuo susitvarkome – žinome, kur gauti leidimą ir kiek tai kainuoja. Taip sutaupote ne tik laiko, bet ir nereikės susidurti su tuo, kad pirmadienį ryte darbuotojai neturi kur sėdėti.

Kas dėl dėžių – jūs atvežate ar mes turime susirasti patys?

Geriau, kad tiekime mes. Turiu savo patirties: vienas klientas nusipirko pigių dėžių iš vietinio prekybos centro, o jas pakrovus ant sunkvežimio, tiesioggiuose dėžės sugriožo po sunkių monitorių svoriu. Mes naudojame tik specializuotas, dvigubai sienelių dėžes, kurios atlaiko net kelis šimtus kilogramų. Be to, mes jas ir pristatome, ir surenkame, o po perkraustymo atsiimame. Jums nereikia galvoti apie šiukšlių ivežimą ar dėžių sandėliavimą – visą tai įtraukiame į kainą. Tai paprasčiau ir saugiau jūsų turiniui.

Ar sugebate pakrauti labai brangų serverį?

Be abejo, tai mūsų specifika. Esu matęs, kaip buvo neatsargiai numestas vienas „rack“ tipas serverio, ir įmonė prarado duomenis, kurie nebuvo užfiksuoti debesyje. Profesionalus biuro perkraustymas iš Olandijas visada apima specialią techniką – vibracijos slopinimo sistemas ir specialius kėbulus. Serveriai nėra paprasti baldai, jie nekenčia smūgių. Mes juos įrengiame taip, kad net jei vairuotojas staigiai stabdytų prieš kažką ant A9 autostrados, technika liks vietoje. Tai reikalauja ne tik įgūdžių, bet ir specialios įrangos, kurią turime savininkystėje.

Pinigai, dokumentai ir „paprasti“ dalykai

Kiek tai viskas kainuos? Aš turiu biudžetą.

Kainos formavimas čia nėra tiesioginis – aš negaliu pasakyti „euras už kilometrą“, nes kiekvienas biuras kitoks. Mažam biurui, pavyzdžiui, 40 kvadratinių metrų Eindhovene, su visais baldais, kaina prasidės nuo 2–3 tūkstančių eurų, priklausomai nuo to, kiek reikės išmontuoti baldų. Didelėms įmonėms skaičiai eina į dešimtis tūkstančių. Pats svarbiausias dalykas – fiksuota kaina. Aš niekada nedirbu su valandiniais tarifais, nes tuomet niekas nežino, kiek tai kainuos galų gale. Atėjame, įvertiname, sakome: tiek ir tiek. Jei sutinkame – dirbame. Jokių staigmenų paskutinę dieną.

O kaip su muitinė? Ar nebus problemų su dokumentais?

Nesijaudinkite, mes su tuo dirbam kasdien. Nors Olandija ir Lietura yra ES, tai nereiškia, kad galima tiesiog įvežti ką nors neparašius. Reikia deklaracijos, jei pervežama prekių, kurios nėra asmeninio naudojimo, arba jei tai įrangos, kuri buvo nusipirkta su PVM atskaitomu. Mes paruošiame visus CMR sąskaitas-faktūras ir eksporto/inporto kvitus. Ypač svarbu, jei įmonė perkelia savo inventorinę turto sąrašą – viskas turi būti tvarkingai užregistruota, kad muitinė neužstrigtų. Mūsų brokeriai žino olandiškus reikalavimus iš akyų.

Ar jūsų draudimas padengs, jei kažkas susprogs?

Tiesiogiai sakydamas – ne, jei tai sprogmenys, bet kalbant apie biuro turinį, taip, mes turime pilną atsakomybės draudimą. Standartinės sąlygos yra apie 10 eurų už kilogramą, bet jei turite labai brangios technikos, reikia tai nurodyti iš anksto. Vienas klientas Utrechte turėjo brangų menininko kūrinių kolekciją sienose – mes turėjome tai ypatingai įvertinti. Profesionalus biuro perkraustymas iš Olandijos be draudimo yra būtina sąlyga, nes kelyje visada gali atsitikti – nuo avarijos iki vagystės stovėjimo aikštelėje. Mūsų polisas apima visą kelią nuo jūsų durų Olandijoje iki naujojo biuro Lietuvoje.

Kas dėl PVM grąžinimo? Mes pervežame savo turtą.

Tai geras klausimas, dažnai užmirštamas. Jeigu pervežate turtą, kuris buvo naudojamas jūsų veikloje Olandijoje ir bus toliau naudojamas Lietuvoje, tai gali būti apmokestinamas vidaus sandoris. Mes padedame suformuoti dokumentus taip, kad jūsų buhalteris galėtų tinkamai tai apskaityti. Svarbu, kad sąskaita faktūra būtų pateikta teisingai, kitaip gali tekti mokėti PVM, kurio iš tikrųjų nebūtų reikėję. Nereikia jums čia gilintis į teisės aktus – mums užtenka žinoti, ką ir kieno vardu vežame.

Technika, baldai ir specifiniai daiktai

Mums daug serverių ir IT įrangos – ar jums reikės IT specialisto iš mūsų pusės?

Labai padėtų, jei jūsų žmogus galėtų stebėti, bet nebūtina. Mūsų komanda yra įgudusi pakrauti ir iškrauti IT spintas, tačiau mes neįjungiame jų arba nesujungiame kabelių – tai jūsų IT skyriaus darbas. Mes atsakingi už fizinį pervežimą. Esu matęs atvejų, kai vairuotojas bandė ištraukti kabelį, nešildant jo, ir tiesiog jį nutraukė. Taigi, mes užtikriname, kad visa technika atvyks saugiai, o jūsų administratoriams paliekame visą „įjungimą“. Tai saugiausias pasidalinimas atsakomybės.

Ar reikia išsirinkti baldus ar juos surenka jūs?

Mes darome viską. Nereikia jums šimtą kartų užsirašyinėti, kuris varžtąs nuo kurio stalo. Profesionalus biuro perkraustymas iš Olandijos apima ir baldų išmontavimą bei surinkimą Kitoje pusėje. Turiu savo „meistrą“, kuris moka surinkti net pačias sudėtingiausias olandiškas sistemas. Žymime kiekvieną detalę: „stalas Nr. 5, kairė koja“. Kai atvykstate į naują biudą Vilniuje ar Kaune, jūs tiesiog nurodote, kur kas turi stovėti, o mes viską pasistatome. Taip sutaupote savo darbuotojų laiką – jie gali dirbti, o ne sukti atsuktuvus.

Darbuotojai nori pasivežti savo asmeninius daiktus ir augalus – kaip su tuo?

Asmeniniai daiktai, jei jų nedaug, galima susiplanuoti kartu su biuro kroviniu, tačiau augalai tai atskira istorija. Olandai myli savo augalus ir dažnai nori juos vežti. Jei tai keli dideli vazonai, nėra problemų, jeigu nėra žemės (dėl karantinių). Bet jei norite vežti visą „žalę“ iš biuro, reikės fitosanitarinių pažymų, o tai brangu ir ilgai trunka. Dažniausiai patariu palikti augalus Olandijoje ir nusipirkti naujų Lietuvoje – tai pigniau nei gauti leidimų šūdo. Asmeninius daiktus – puodukus, paveikslėlius – lygiai taip pat supakuosime kaip ir turtą.

O kaip su vietomis gatvėje? Olandijoje tai kažkokia bėda.

Tai viena didžiausių bėdų, ypač Amsterdame senamiestyje. Jūs negalite tiesiog sustabdyti 16 metrų sunkvežimio prie kanalo ir pradėti krauti. Mes turime partnerių, kurie uždirba būtent tai, kad gauti leidimą (ontheffing) užimti vietą ar net įrengti „keltuvą“ virš gatvės, jei reikia. Tai reikia planuoti savaitėmis iš anksto, o vietos savivaldybė gali atsisakyti, jei paraiška pateikiama per vėlai. Profesionalus biuro perkraustymas iš Olandijos neapsieina be šių detalų – mes žinome, kur kreiptis ir kokių formų užpildyti, kad jus nubaustų piniginės bauda.

Kas nutinka, jei naujame biure neįsileis sunkvežimio?

Tai dažnas scenarijus Lietuvoje, ypač senesniuose pastatuose. Mes visada įvertiname situaciją iš anksto. Jei sunkvežimis negali važiuoti kieme, mes atvežame mažesnę transporto priemonę (7.5 t arba 5 t), kurią vadiname „last mile“ sprendimu. Krovinys perkraunamas iš didelės mašinos į mažą prie pat paskirties vietos. Tai gali šiek tiek padidinti kainą, tačiau išsaugo jūsų grindis ir sienas nuo pažeidimų, kai būtų mėginama įvežti spintas per siaurus koridorius.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas iš Olandijos nėra tas dalykas, kurį verta eksperimentuoti. Matęs esu daugybę situacijų, kai vadovai mėgino sutaupyti šimtus eurų ir paskui prarado tūkstančius dėl sugadintų duomenų ar sulaužytų baldų. Olandijoje viskas vyksta pagal taisykles, o kertamas Lietuvos ir Vokietijos kelias reikalauja patirties. Jei pasiruošęs profesonaliai, tai visa operacija gali vykti tolygiai ir be jokių nemalonių netikėtumų. Pasitikėkite savo partneriu, planuokite iš anksto, ir tada jūsų verslas ne pajus perkelimo traumą, o tiesiog tęs darbą naujoje vietoje.