Pristatymo terminų lankstumas ir tikslumas iš Olandijos: praktiko vadovas

Eikime tiesiai į punktą – aš šiame versle jau beveik dvi dešimtmetis. Mašinas daugiau nei pamiršęs vairuotojai, sandėlių viršininkai, kurie sušunka nosį vieninteliam ne taip sudėtam paletės kamštui, ir klientai, kurie manytų, kad logistika – tai kažkas panašaus į „Harry Potter“ ir pasirodymo priemonę. Deja, realybė yra daug grubesnė, ypač kai kalbame apie maršrutus, kuriuose vaidmenį vaidina ne tik atstumas, bet ir griežti tvarkaraščiai. Šiandien norėčiau papasakoti tai, kas dažniausiai kelia nerimą verslui atvykstant iš Vakarų, ir aiškiai įvardyti, kaip veikia pristatymo terminų lankstumas ir tikslumas iš Olandijos.

Olandija – tai ypatingas atvejis. Čia ne per daug toli geografiškai, tačiau logistiškai tai viena intensyviausių vietų Europoje. Ten viskas sukasi kaip tik laikrodžio mechanizmas, ir jei jūsų krovinys pavėluoja penkias minutes, gali tekti laukti kitos dienos. Būtent dėl to pristatymo terminų lankstumas ir tikslumas iš Olandijos tampa tų pačių Olandijos eksportuotojų ir mūsų, importuotojų, prioritetas Nr. 1. Per savo karjerą esu matęs viską – nuo tų, kuriems pavyko pristatyti per 24 valandas (ir tai ne stebuklas, o gerai suplanuotas darbas), iki tų, kurie dėl vieno neteisingo dokumento sėdėjo pasieniečiuose savaite.

Svarbiausia suprasti vieną dalyką – terminų lankstumas nereiškia, kad galime atvežti kada nors norim. Tai reiškia, jog mes sugebame adaptuotis prie kliento poreikių ir, žinoma, prie to, ką leidžia keliai. Olandijoje labai populiarios „afspraken“ – susitikimai arba pristatymo langai. Jei jums duotas laikas nuo 14:00 iki 15:00, o vairuotojas atvyksta 15:05, durys gali būti uždarytos. Mūsų užduotis – suderinti šią griežtumą su Lietuvos verslo lūkesčiais, kurie vis dar kartais mąsto „važiuok ką gali“ principu. Tiesą sakant, tinkamas planavimas čia užtikrina 90 proc. sėkmės.

Taigi, kas tiksliai lemia, kai jūsų prekės išvyksta iš Roterdamo ar tiesiog iš mažo šeimos verslo netoli Arnhemo, ir ką jūs turėtumėte žinoti, kad nebūtumėte nustebęi? Žemiau pateikiu atsakymus į klausimus, kuriuos man klauso kasdien, ir bandau paaiškinti tai be jokių užmaskuotų marketingo frazių.

Kas daro įtaką laikui kelyje?

Kiek iš tikrųjų trunka vežimas iš Olandijos?

Dažniausiai sakome, kad tai nuo 2 iki 4 darbo dienų, tačiau tai labai priklauso nuo to, kur tiksliai yra siuntėjas ir kiek yra krovos darbų. Jei tai pilna sunkvežimio mašyna, kuri vairuotojui tenka tik užkabinti ir nuvažiuoti, tai mes galime kalbėti apie 48 valandas, jei nėra didelių spūstių Vokietijoje ar Lenkijoje. Esu atvežęs ir per 24 valandas, kai vairuotojas dirbo be sustojimų, bet tai yra išimtis, o ne taisyklė.

Ar tikrai taip sunku numatyti tikslią atvykimo data?

Numatyti galima tik tiek, kiek leidžia orai ir eismo sąlygos, o su Vokietijos autostradomis niekada nepžysi, kas bus po valandos. Mes stengiamės duoti realius terminus, tačiau jei įvyksta avarija A2 autostradoje, tai visi grafikai keliauja į šiukšlinę. Geriausias patarimas – visada planuokite savo sandėlio darbus taip, kad turėtumėte vienos dienos atsarginį laiką.

Kodėl Olandijoje taip griežtai laikomasi laiko?

Ten tiesiog tokia kultūra – laikas yra pinigai, o sandėlių darbuotojų darbo grafikai yra sukalbenti iki minučių. Jei vairuotojas pavėluoja į paskirtą laiką (time slot), jis gali nebeįvažiuoti iki kitos dienos, o tai reiškia ne tik pavėlavimą, bet ir papildomų stovėjimo mokesčių. Esu matęs, kaip dėl 15 minučių pavėlavimo įmonė prarasdavo kontraktą, nes prekės nebuvo paruoštos gamybai laiku.

Ar savaitgalis turi įtakos pristatymo terminams?

Be abejo, turi, nes dauguma Olandijos tiekėjų ir sandėlių dirba tik nuo pirmadienio iki penktadienio, o šeštadienį tik trumpai. Jei užsakymą pateikiate ketvirtadienio vakarą, didžiausia tikimybė, kad krovinys bus išvežtas tik pirmadienį, o pas jus atvyks antradienį arba trečiadienį. Nemanau, kad verta rizikuoti ir tikėtis, kad kas nors dirbs sekmadienį, nebent tai yra ypatingas arba labai brangus ekspresinis vežimas.

Pinigai ir dokumentai

Ar lankstesnis terminas kainuoja brangiau?

Ne visada, tačiau dažniausiai taip yra, jei kalbame apie ekspresinius reisus, kai mes siunčiamą mašiną tik dėl jūsų siuntos. Jei kalbame apie dalinius krovinius ( grupiniai vežimai ), čia lankstumas ribotas, nes reikia suderinti su kitais klientais. Pavyzdžiui, jei jums skubu, mes galime pasiimti jūsų prekes anksčiau, tačiau tai gali reikšti, kad vairuotojas turės dirbti viršvalandžius, o tai kainuoja.

Kokius dokumentus būtina paruošti, kad nebūtų delsos?

Baziniai dalykai yra prekių SF-are (invoice), pakavimo sąraše (packing list) ir, jei reikia, sertifikatuose. Dažniausiai delsos atsiranda dėl to, kad SF-je nurodytas blogas prekės kodas (HS kodas) arba trūksta mokesčių mokėtojo kodų. Geresniu atveju vairuotojas laukia valandą kol pataisote, blogesniu – grįžta atgal su visais nemaloniais padariniais.

Kas nutinka, jei vairuotojas nesugeba susisiekti su gavėju?

Tai viena dažniausių problemų, ir ji niekada nejaučiais, jei gavėjas neatsiliepia į skambučius. Mes tada stoviame už vartų, laikas eina, o vairuotojas pradeda nervuoti, nes jam gali baigtis vairavimo laikas. Tada būna taip, kad krovinys nuvežamas į saugyką, o klientas tada moka už išvežimą, nors tai galėjo pasakyti ir iš anksto.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, susijusių su greitesniu pristatymu?

Gali būti taip vadinamų „waiting fees“ arba stovėjimo mokesčių, jei vairuotojas turi laukti ilgiau nei valandą, nes jūs dar nesiruošiate priimti prekių. Taip pat, jei reikia specialios technikos (pvz., „autokranas“ arba šaldytuvas su atidarymo galimybe be stovėjimo), tai visada kainuoja brangiau nei standartinis 33 tonų tentas.

Kas daryti, kai kažkas negerai?

Kas nutinka, jei prekės sugedą kelyje?

Tai retas atvejis, tačiau jis įvyksta, ir tada tuojau pat reikia pradėti draudimo procedūrą, o ne bandyti sutaisyti savarankiškai. Aš kartą mačiau, kaip klientas bandė išardyti sugedusią mašiną pačiam sandėlyje, ir dėl to prarado draudžiamąją išmoką. Visada fotografuokite pažeidimus prieš pradedant iškrovą.

Ar galima keisti paskirties vietą, kai mašina jau važiuoja?

Techniškai – taip, tačiau tai labai brangus ir sudėtingas procesas, gali reikalauti naujų dokumentų ir netgi muitinės procedūrų, jei maršrutas keičiasi stipriai. Nebent tai yra kaimyninis miestas, priešingu atveju geriau laukti kito reiso, nei mokėti už tuščią važiavimą per visą šalį.

Kodėl kartais sako, kad krovinys jau Lietuvoje, bet jo neįmanoma gauti?

Lietuvoje taip pat yra savo niuansų, pavyzdžiui, jei krovinys atvyksta naktį arba anksti ryte, o sandėlis dar neleidžia vairuotojų vidun. Vairuotojas turi laikytis poilsio režimo, todėl jis tiesiog miega mašinoje laukdamas, kol sandėlis atsidarys. Tai nereiškia, kad mes pristatėme vėlai, tai reiškia, kad laikomės taisyklių, kad vairuotojas nepravažiuotų maršruto mieguodamas.

Kaip išvengti nesusipratimų dėl adreso?

Geriausias būdas – nurodyti ne tik adresą, bet ir GPS koordinates, o jei ten yra sudėtinga prieiga – pridėti nuotrauką ar schema. Esu matęs, kaip navigacija ves į vieną kiemą, o krovinys reikia vežti į kitą, kuris yra už uždarytų vartų to paties kiemo gale. Tokios smulkmenos suvalgo valandas.

Ar tikrai verta rinktis brangesnį vežėją dėl garantijų?

Kartais tikrai taip, ypač jei kalbame apie brangias arba jautrias siuntas. Pigūs vežėjai dažnai taiko „tikslią“ datą, tačiau turi mažiau resursų spręsti problemas, kai jos atsiranda. Patirtis rodo, kad tas 50 ar 100 eurų skirtumas gali sutaupyti tūkstančius, jei kažkas nueina ne taip, kaip planavote.

Išvada

Galiausiai, pristatymo terminų lankstumas ir tikslumas iš Olandijos nėra kažkokia magija, o tiesiog kruopštus darbas, patirtis ir gebėjimas susitarti. Mano dvidešimt metų patirtis sako, kad sėkmės formulė paprasta: kuo anksčiau informuojate apie planus, kuo tikslesniais duomenatais apie prekes ir gavėją pasidalijate, tuo mažiau erdvės likvida nenumatytiems siurprizams. Nenaudinga pykti ant vairuotojo, jei jis stovi spūstyje ties Kaunu, jei pats sandėlis nenurodė, kad reikalinga speciali leidimas įvažiavimui.

Logistika – tai gyvas organizmas, kuris kvėpuoja kartu su keliais ir žmonėmis. Mes stengiamės būti lankstūs ten, kur įmanoma, kad būtume tikslūs ten, kur būtina. Jei jūsų verslas priklauso nuo to, kad prekės atvyks laiku, pasidomėkite ne tik kaina, bet ir tuo, kaip transporto kompanija sugeba valdyti rizikas. Tada pristatymo terminų lankstumas ir tikslumas iš Olandijos taps ne baimės šaltiniu, o jūsų konkurenciniu pranašumu rinkoje. Gerai suplanuokite, pasikalbėkite su savo brokeriu ir tikėkis geriausio, bet visada turėkite planą B – to moka tikri profesionalai.