Nustatykite pristatymo datą siuntai iš Olandijos patys: praktinis vadovas verslui

Sveiki, draugai. Po dvidešimt metų šioje srityje – nuo vairuotojo kelevės iki ekspeditoriaus kabineto – galiu pasakyti viena dalyką tikrai: logistika nėra magija, nors dažnai atrodo, kad tai vienas didelis triukas. Klientai dažnai skambina ir klauso: „Kada prekės bus pas mane?“ Žinote, atsakymas „rytoj“ ar „poryt“ dažniausiai tenkina tik tuomet, jei jūs nesate atsakingas už gamybos procesą ar statybos objektą, kur kiekviena diena be medžiagų kainuoja tūkstančius. Tiesą sakant, norint tiksliai žinoti, kada vairuotojas atvers duris, reikia ne tik magiško lazdelio mostelėjimo, bet ir suprasti mechanizmus.

Norėjimas nustatyti pristatymo datą siuntai iš Olandijos patys yra visiškai natūralus noras kiekvienam verslininkui, kuris nori kontroliuoti savo atsargas. Olandija (Nyderlandai) yra vienas pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių – čia tiekiama viskas, nuo gėlių ir sūrių iki sudėtingų agrigrežių ir cheminių medžiagų Roterdamo uoste. Bet kaip tą datą suvaldyti? Nepaisant to, kad oras, eismas ar net muitinės officerio nuotaika gali pakeisti planus, egzistuoja algoritmai, kuriais vadovaujantis galite tikrai tiksliai numatyti atvykimo laiką. Šiandane pasidalinsiu savo patirtimi, be nereikalingų oficialbiurokratinių frazių, kaip tai padaryti taip, kad jūsų partneris nepagydytų nervų, o jūsų sandėlis nebuštų tuščias.

Kaip susiskaičiuoti laiką ir planuoti maršrutą

Tai, kad jūs užsisakote pervežimą, dar nereiškia, kad prekės pasiroys iš niekur. Viskas prasideda nuo to, kada vairuotojas fiziškai gali atvykti prie siuntėjo į Olandijoje. Jei norite nustatyti pristatymo datą siuntai iš Olandijos patys, turite žinoti ne tik atstumą kilometrais, bet ir vairuotojo darbo laiko apribojimus. Atstumas nuo Amsterdamo ar Eindhoveno iki Vilniaus yra apie 1700–1800 km. Tai atrodo ne taip daug, tačiau sunkvežimis važiuoja maždaug 80–90 km/h vidutiniu greičiu. Prie tai pridėkite reikalavimą po 4,5 valandos vairavimo daryti 45 minučių pertrauką, o po 9 valandų – 11 valandų poilsio. Beje, dažnai pamiršstama, kad jei vairuotojas pradeda važiuoti pirmadienį ryte, jis gali atvyti tik trečiadienio vakare arba ketvirtadienio ryte, nes tiesiog fiziškai negali važiuoti be pertraukų.

Oi, o kiek to laiko tik reikia tokiam atstankui važiuoti?

Tiesioginis važiavimas, jei niekas netrukdo, trunka maždaug 20–22 valandas, tačiau realybėje įsiskaitant poilsį tai susidaro maždaug dvi su puse dienos. Taigi, jei krovinys pas jūsų tiekėją paruoštas antradienį, laukite, kad jis pas jūs atvyks penktadienį arba artėjant prie kitos savaitės pradžios. Verta atsižvelgti ir į tai, kad Olandijoje dažnai būna didelių spūsčių, ypač aplink Roterdamą ir Utrechtą, kas gali suvalgyti kelias valandas papildomai.

Ar galiu būti tikras, jei sakau klientui „rytoj bus prekės“?

Jūs galite būti tikras tik tuo atveju, jei vairuotojas jau yra Lietuvoje arba Lenkijoje ir jums atsiuntė GPS vietovę bei patvirtino, kad nieko nekeliauja. Kitu atveju, sakant „rytoj“ dar tariant, kai mašina tik įsivažiuoja į Vokietiją, jūs žaidžiate loteriją. Geriau sakyti „planuojame ketvirtadienį“ ir pristatyti trečiadienį, nei pažadėti rytoj ir pristatyti po savaitės – kliento pasitikėjimas jums brangiau kainuoja nei viena diena delsimo.

Ką daryti, jei reikia, kad būtų būtent pirmadienį ryte?

Tuomet turite derinti įkrovos laiką Olandijoje taip, kad vairuotojas startuotų bent prieš 48 valandų iki pageidaujamo pristatymo. Taip pat reikia įsitikinti, kad tai nebus 13 paras ilgas maršrutas vienam vairuotojui – tuomet gali reikėti dviejų vairuotojų komandos, kuri kur kas brangesnė, bet leidžia nustatyti pristatymo datą siuntai iš Olandijos patys su milimetriniu tikslumu, nes jie važiuoja be ilgo poilsio pertraukų.

Bėdų su dokumentais ir muitine vengimas

Dvidešimt metų praleidau stebėdamas, kaip puikiai suplanuoti siuntimai žlunga dėl vieno mažo lapelio – neteisingo eksporto mokesčio (VAT) numerio arba trūkstamo sertifikato. Muitinė yra tas filtras, kuris gali sustabdyti net greičiausią „Ferrari“ kelyje. Norint tur�ti kontrolę, dokumentai turi būti tvarkingi dar prieš tai, kai vairuotojas užveda variklį.

O jeigu muitinė laikia jau dvi dienas, kas per velnias?

Tai reiškia, kad kažkur nėra harmonijos tarp deklaracijos duomenų ir to, kas fiziškai yra pakuotėje. Jei gavote prašymą pateikti papildomus dokumentus, nedelskite. Kiekviena valanda muitinėje – tai ne tik laiko praradimas, bet ir galimybė praleisti planuotą keltą arba vairuotojo poilsio laiką, kas stumia pristatymą dar toliau.

Ar galiu išvengti muitinės problemų, kad nustatyčiau pristatymo datą siuntai iš Olandijos patys?

Galite, jei ankščiau išsiųsite man visus dokumentų kopijas (invoice, packing list, sertifikatus) patikrinti prieš išsiuntimą. Mes, ekspeditoriai, matome tas klaidas iš karto – pvz., neteisingas HS kodas arba vairuotojo dokumentuose nurodytas kitas krovinys. Ištaisyti tai dar Olandijoje yra kur kas lengviau nei sėdėti ir laukti prie Lietuvos pasienio punkto Kybartuose.

Ką reiškia tas TSL dokumentas ir kodėl jis svarbus?

TSL (Transit Security and Safety) deklaracija arba tiesiog tinkamai pildomas TIR knygelėje arba NCTS sistemoje užtikrina, kad krovinys eina tranzitu be sustojimų. Jei vairuotojas padaro klaidą įveddamas duomenis į terminalą, sistema jį užblokuoja. Tada jis privalo važiuoti į artimiausią muitinės postą ištaisyti klaidos, ir viskas, kas buvo planuota, nueina vėjais.

Kokį transportą rinktis greitam pristatymui

Pasirinkimas tarp dalinio krovinio (krovininio taksi) ir pilnos mašinos (FTL) lemia ne tik kainą, bet ir galimybę kontroliuoti laiką. Jei jums reikia nustatyti tikslią datą, tai vienas svarbiausių sprendimų.

Turime vieną padėklą, ar verta imti pilną mašiną?

Jei tas padėklas yra kritiškas ir reikia, kad jis būtų pas jūsų rytoj, taip, verta. Nors sumokėsite už tuščias vietas, tačiau jūsų mašina važiuos tiesiai į adresą be sustojimų kituose sandėliuose Vokietijoje ar Lenkijoje iškrauti kitų klientų krovinių. Krovininio taksi atveju vairuotojas turi surinkti 10–15 kitų krovinių, kol užpils mašiną, o tai užtrunka 1–2 dienas.

Kas yra „dedikuota“ mašina ir ar ji brangi?

Tai mašina, kurią nuomojate tik savo kroviniui. Ji ne tik leidžia nustatyti pristatymo datą siuntai iš Olandijos patys, bet ir užtikrina, kad krovinys nebus perkraunomas (perkraunimas visada keliajuosčio rizika). Kainos šiuo metu svyruoja, bet vidutiniškai tai kainuoja 1.5–2 kartus daugiau už dalinį krovinį, tačiau užtikrumo verta.

Ar galima siųsti dalinį krovinią, jei skubu?

Galima, tačiau tuomet turite kreiptis į ekspeditorius, kurie turi dažnus išvykimus (pvz., kasdien arba kas antrą dieną). Jei spėjate į tai savo siuntą įtraukti į jau suformuotą grupę, kuri važiuoja šiandien vakare, tai gali būti taip pat greita kaip ir pilna mašina, tik pigiau. Bet čia reikia tikslumo su dokumentais – jei jūsų dokumentai vėluoja, mašina išvažiuoja be jūsų.

Olandijos ypatumai ir realybė

Ne viskas priklauso nuo mūsų. Olandai turi savo kultūrą – jie dirba greitai, tačiau griežtai laikosi savo taisyklių. Patirtis moko, kad reikia žinoti jų specifiką.

Olandijoje dažnai būna, kad neįsivažiuoja į sandėlį, kodėl?

Ten labai griežti reikalavimai dėl vairuotojo sertifikatų (pvz., kodėl reikalingas „Basisk“ pažymėjimas dirbant su statybinėmis medžiagomis arba chemija) bei atsarginių ratai. Jei vairuotojo atsarginis ratas yra purvinas arba mašina neturi tam tikro ekologinio standarto, vartotojų sandėlis jo neįleis. Dėl to vairuotojas gali praleisti dieną laukdamas leidimo arba ieškodamos alternatyvaus įvažiavimo.

Ar tikrai taip sunku rasti vairuotojus grįžtantį atgal?

Dabar, kai transporto rinka yra tokia chaotiška, rasti vairuotoją, kuris norėtų važiuoti į Olandiją paimti 2 padėklus ir važiuoti atgal tuščia arba su pilnu kroviniu, yra iššūkis. Dažnai tenka derinti su vairuotojais, kurie jau yra ten ir ieško grįžimo krovinių. Taigi, kai užsakote pervežimą, klauskite ne tik kainos, bet ir ar jie turi vairuotojų zonoje.

Kainos klausimas – kodėl jos šoka aukštyn ir žemyn?

Kainos priklauso nuo kuro, kuris dabra brangesnis, ir nuo vairuotojų trūkumo. Jei norite nustatyti pristatymo datą siuntai iš Olandijos patys ir būsite tikras, kad mašina atvyks, pasiruoškite sumokėti rinkos kainą, o ne ieškoti pigiausio varianto, kuris dažnai pasirodo esąs brangiausias dėl vėlavimų.

Patarimai iš praktikos: kaip išvengti nereikalingo streso

Gale gale viskas sumažėja iki komunikacijos. Neklauskite „kada bus“, klauskite „kas trukdo“. Stebėkite savo siuntą realiu laiku.

Vairuotojas neatsiliepia į telefoną, kas daryti?

Nepanikuokite iš karto. Gali būti, kad jis vairuoja (kas yra gerai) arba miega. Jei neatsiliepia 4 valandas, tuomet skambinkite brokeriui. Kartais vairuotojai tiesiog užmiršta užkrauti bateriją arba yra zonoje, kurioje nėra ryšio, pvz., Vokietijos miškuose netoli sienos.

Ar verta tikėti brokerių pažadais apie „rytoj“?

Tikėkite, tačiau patikrinkite. Jei brokerius sako, kad vairuotojas išvyks rytoj, paklauskite jo mašinos numerio arba GPS nuorodos. Mes, ekspeditoriai, esame žmonės ir kartais norime pamaloninti klientą, bet realūs duomenys (pvz., CMR konosamentas su eksporto data) yra vieninteliai, kuriuos verta manyti už pinigus.

Kaip geriausiai pasiruošti siuntai?

Užpildykite eksporto deklaraciją iš anksto, pasirūpinkite, kad tiekėjas Olandijoje būtų informuotas apie tai, kad jis turi padaryti EX1 dokumentą. Paprastas dalykas, tačiau dažniausiai klaidos ten. Kai viskas paruošta, vairuotojas praleidžia sandėlyje ne 4 valandas, o 30 minučių, ir tai leidžia jam pradėti važiuoti anksčiau.

Išvada

Galiausiai, po visų tų metų kelių, sniego, audrų ir sėdėjimų prie pasienio, galiu pasakyti viena: logistika – tai ne tik technika, bet ir žmonių ryšiai.